1. https://support-test.yclients.com/
  2. База знаний YCLIENTS TEST
  3. YCLIENTS Knowledge base

YCLIENTS Knowledge base


Возможности YCLIENTS

YCLIENTS – мощная и понятная в использовании облачная платформа по автоматизации бизнес-процессов компаний сферы услуг.

Вам будут доступны самые передовые технологии: виджет онлайн-записи, мобильные приложения, разработанные индивидуально под ваш бренд, финансовый и складской учет, подробная аналитика, программа лояльности, SMS и Email-рассылки клиентам и сотрудникам, IP-телефония, интеграция с кассовым оборудованием и многое другое.

Компания существует уже более 12 лет и является лидером своего сектора рынка, более 35 000 клиентов ведут свой бизнес в YCLIENTS, более 290 000 специалистов, доступные для записи по всей России и Беларуси, ежедневно используют YCLIENTS.

Виджет онлайн-записи

Интуитивно понятный дизайн виджета настраивается в соответствии с вашим фирменным стилем.Простая установка виджета на сайт и партнерские площадки.Быстрая скорость работы на всех смартфонах и планшетах.Просмотр отзывов о сотрудниках.Подтверждение номера телефона клиента с помощью SMS.Автоматические SMS-уведомления (информация о записи, напоминание о визите, запрос отзыва и другие шаблоны).Онлайн-оплата выбранной услуги.Запись к нескольким специалистам и на несколько услуг.Подсказки о ближайшем свободном времени.Личный кабинет клиента: история записей и карты лояльности, отмена и перенос визита.Виджет переведен более чем на 25 языков.Интеграция с Яндекс.Метрикой и Google Analytics.Легкий и понятный выбор города и филиала для больших сетей.

Примеры

Сеть мужских парикмахерских «Chop-Chop» (60 филиалов)Сеть мужских парикмахерских «TOPGUN» (222 барбершопа)Сеть салонов красоты «Точка красоты» (140 салонов)Имидж студия «Денис Осипов» (8 филиалов)Сеть студий маникюра «4hands» (82 салона)

и еще 35 000+ компаний по всей территории РФ и РБ.

Электронный журнал

100% адаптация под мобильные устройства.Компактный и полный режимы просмотра.Автоматический учет занятости аппаратов и кабинетов.Установка расписания в одном окне.Единое окно с данными о записи и клиенте.Логирование действий администратора.Поддержка IP-телефонии.PUSH-уведомления о записях и отменах.Мобильное приложение для администраторов.

Клиентская база и быстрый поиск

Единое окно со всеми данными по клиентам.Более 20 видов SMS и Email-уведомлений.Сегментация клиентов по категориям.Поиск клиентов по 20+ различным параметрам.SMS, E-mail и PUSH-рассылки.История посещений по сети.Идентификация нескольких номеров клиента.Хранение файлов и комментариев.Аналитика предпочтений клиента.Скидки и бонусы.

Складской и финансовый учет

Более 5 аналитических отчетов.Программируемые схемы расчета зарплаты.30+ правил и критериев для расчета зарплат.Единая база всех складских операций и документов.Возможность работы с множеством складов.Оплата в 1 клик.Возможность выгрузки в Excel любого отчета.Анализ продаж товаров и расхода материалов.Технологические карты и инвентаризация.Отслеживание остатков на складах.Учет взаиморасчетов с поставщиками.Поддержка сканера штрих-кодов.

Аналитика и статистика

Более 10 аналитических отчетов.Основные показатели работы салона, мастера или администратора в одном окне.Аналитика по сотрудникам, клиентам и услугам.Возвращаемость к мастерам.Статистика источников онлайн-записи.Поддержка сети филиалов.Возможность выгрузки в Excel любого отчета.

Программа лояльности

Накопительные системы скидок и cashback.Электронные карты Boomerangme.Подарочные сертификаты и абонементы.Реферальная программа для клиентов.Промоблок и витрина подарков в виджете онлайн-записи. Уведомления по SMS, Email и Push о скидках и бонусах.Автоматическая выдача скидки при первой онлайн-записи.Защита от обмана со стороны клиента или сотрудника с помощью верификации по номеру телефона и др.

Мобильное приложение для клиентов

Включает все функции, доступные в онлайн-записи с сайта или других источников.Единый и привычный интерфейс записи.PUSH-уведомления: возможность экономить на SMS-оповещениях и рассылках.Геолокация и определение расстояния до компании.Повтор предыдущей записи.Персонализированное оформление и дизайн.Бесплатная поддержка и обновления.Поддержка приложения осуществляется техническими специалистами YCLIENTS.Размещение приложения на собственных аккаунтах в AppStore и Google Play.

Примеры на iPhone

Точка красотыMa&MiChop-Cho‪p

Примеры на Android

Студия депиляции SAHAR&VOSKOldBoy BarbershopБарбершоп «Big Bro»Ногтевая студия 4hands

Интеграции

Онлайн-кассы (LIFE PAY, Эвотор, МодульКасса, Атол, Штрих).Электронные карты (Passteam, Boomerangme).IP-телефония (Гравител, Мегафон, Mango Office и многие другие).Онлайн-оплата (ЮKassa, Тинькофф).Прием чаевых онлайн.Модуль SMS-уведомлений (IMOBIS, Пронто СМС, Альфа-SMS и др.).amoCRM.Яндекс.Карты.Google Maps.2ГИС.Relax.ВКонтакте.Roistat.И многое другое.

Возможность осуществлять собственные интеграции по API.

Зачем нужна онлайн-запись YCLIENTS

Зачем это клиенту

Технологии позволяют нам решать все больше и больше проблем онлайн. Мы управляем банковскими счетами с мобильного телефона, покупаем авиа-билеты, бронируем отели и даже подаем налоговые декларации через интернет. Люди уже давно ожидают, что все можно сделать через интернет. И для них будет очень странно, если они не смогут записаться к вам онлайн.

Онлайн-запись нужна клиенту:

1. Чтобы записаться, когда телефон не поднимают или он просто занят.2. Чтобы иметь возможность записаться в любое время дня и ночи.3. Чтобы отменять и переносить свои записи самостоятельно без конфузных звонков.4. Чтобы получать SMS-напоминания о предстоящем визите.5. Чтобы долго не договариваться по телефону о времени визита.6. Чтобы делать выбор в спокойной обстановке.7. Чтобы иметь возможность записаться, когда неудобно позвонить (на рабочем месте).8. Чтобы никто не оказывал давления по телефону.9. Чтобы всегда знать, когда свободен любимый сотрудник.

Зачем это бизнесу

Каждый посетитель сайта стоит недешево. Вы знаете, что каждый месяц десятки клиентов проходят мимо вас? Кто-то не смог дозвониться, было занято или не взяли трубку, кому-то было неудобно позвонить с рабочего места, а кто-то зашел на сайт поздно вечером, и звонить было бессмысленно. Все эти люди записались к вашим конкурентам, у которых на сайте стоит кнопка «Записаться онлайн».

Онлайн-запись нужна бизнесу:

1. Чтобы повысить конверсию/продуктивность сайта, увеличить прибыль.2. Чтобы начать получать отдачу от страниц в социальных сетях.3. Чтобы снизить нагрузку на администратора.4. Чтобы не терять клиентов, когда телефон занят.5. Чтобы клиенты понимали, что имеют дело с сервисом высокого уровня.

Зачем нужна автоматизация бизнеса

Любой бизнес создается с основной целью – получение прибыли. Если основная цель другая — это не бизнес.

Заработать больше денег можно двумя способами:

1. Увеличить доход/оборот компании.

2. Снизить издержки/расходы компании.

Как автоматизация решает эти две основополагающие задачи?

Увеличение оборота

1. За счет увеличения количества клиентов

Онлайн-запись позволяет не терять потенциальных клиентов на сайте.Напоминания и уведомления помогают снизить количество неявок клиентов.

Как правило, даже если 5 клиентов в месяц не уйдут с сайта и 3 не забудут про визит, вложения в автоматизацию уже окупятся в несколько раз.

2. За счет увеличения частоты посещений клиентов (среднего чека)

Рассылки помогают напомнить о себе и побудить клиента прийти, даже если он не планировал.Автоматические уведомления о повторном визите удобны для клиентов и увеличивают частоту посещений.Программа лояльности помогает выявить наиболее важных/платящих клиентов и предложить им индивидуальные условия, чтобы они не хотели уйти к конкурентам.

Как правило, даже если 5 клиентов в месяц придут вне обычного расписания и 3 не уйдут к конкурентам, вложения в автоматизацию окупятся в несколько раз.

3. За счет снижения оттока клиентов

CRM-система помогает выявить клиентов, которые могут быть потеряны и предложить индивидуальные условия.Модуль аналитики помогает оперативно определить рост количества потерянных клиентов и принять своевременные меры.

Если у бизнеса дела стали идти хуже, то самый действенный способ спасти его – внедрить сервис автоматизации, вложиться в индивидуальный подход к клиентам и разобраться в причинах оттока.

Снижение издержек

1. За счет уменьшения недостач и упрощения расчетов

Сервис складского учета позволяет автоматически рассчитывать, сколько расходных материалов должно было быть потрачено (технологическая карта), остается только сравнить с фактическими остатками (инвентаризация).Сервис финансового учета автоматически учитывает все денежные потоки и позволяет быстрее понять, кто из сотрудников не учитывает доходы.

Часы, потраченные на учет операционной деятельности, стоят намного дороже любого сервиса автоматизации, а снижение расходов на сопутствующие материалы еще больше усиливает позитивный эффект от внедрения.

2. За счет выявления неэффективных сотрудников и направлений

Модуль аналитики позволяет выявить сотрудников, которые приносят меньше всего прибыли, и принять решение об их замене на более эффективных профессионаловАнализ продаж по услугам и товарам помогает выявить невостребованные направления и сосредоточиться только на том, что приносит максимальный доход.

Маленькие и эффективные команды приносят больше денег, чем большие коллективы, которые занимаются не тем. У предпринимателей с большим опытом интуиция работает эффективнее анализа, но у бизнесменов с большим опытом все уже автоматизированно, и опыт получен на основании анализа.

3. За счет внедрения систем мотивации

Модуль расчета заработных плат помогает мотивировать сотрудников работать эффективнее.Учет себестоимости расходных материалов и сложности услуг поможет платить справедливые зарплаты, не переплачивая.

Если компания платит сотрудникам процент от дохода, это не должен быть фиксированный процент. Сложность услуг и стоимость материалов варьируются. Успешные компании платят больше за длительные и технологичные услуги и меньше за услуги с большими издержками. Это справедливо и позволяет бизнесу экономить. И, к сожалению, такие зарплаты невозможно рассчитать без сервиса автоматизации.

Авторизация в YCLIENTS

Для того чтобы начать работу в YCLIENTS, авторизуйтесь на сайте yclients.com

Пройдите регистрацию или войдите под логином и паролем (если уже регистрировались ранее).

Регистрация

Для регистрации укажите мобильный телефон и Email. Примите условия пользовательского соглашения и нажмите кнопку «Зарегистрироваться».

Вход

Для входа введите логин и пароль. Нажмите кнопку «Вход».

Логин – Email или номер телефона с кодом страны (в России 71234567890, в Беларуси 375123456789).

Пароль приходит в SMS на номер телефона, который вы указали при регистрации. Для получения пароля обязательно указывайте актуальный номер телефона. Пароль можно изменить также в личном кабинете. Чтобы проверить правильность ввода пароля, поставьте галочку «Показать пароль».

Если вы забыли пароль, нажмите «Не помню пароль». Введите Email или номер телефона, на который зарегистрирован ваш пользователь в YCLIENTS.

При вводе номера телефона вы получите звонок на телефон или SMS.

При вводе почты вы получите письмо с кодом на Email.

После ввода кода нужно будет придумать и подтвердить новый пароль.

После авторизации вы попадете в интерфейс YCLIENTS и сможете начать пошаговую настройку.

Начало работы с YCLIENTS

I. Базовые настройки программы

Авторизация в YCLIENTSОсновная информацияКонтактная информацияНастройка списка услугНастройка списка сотрудниковДолжности сотрудниковНастройка услуг сотрудникаГрафик работы сотрудников

II. Настройка онлайн-записи

Запись на веб-сайтеЗапись через мобильное приложениеЗапись через Вконтакте

III. Настройка журнала записи

Работа с журналом записиНастройки журнала записиРабота в окне визита

IV. Настройка финансового модуля

Счета и кассыСоздание и настройка кассРабота с контрагентами

V. Настройка модуля расчета зарплат

Расчет зарплат. Общая информацияПравила расчета зарплатКритерии расчета зарплатСоздание схем расчетаНачисления и выдача зарплат

VI. Настройка складского модуля

Склад. Общая информацияСоздание и настройка складовСоздание и настройка товаровСписание расходных материалов

VII. Дополнительные настройки

Настройка модуля уведомленийНастройка ресурсовНастройка клиентов

Персональные данные

Персональные данные подпадают под регулирование многих законодательных актов, требования которых необходимо соблюдать как юридическим, так и физическим лицам. Надзор за правильной обработкой персональных данных занимается Роскомнадзор — Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

С 1 сентября 2022 года вступили в силу очередные изменения в закон ФЗ-152 «О персональных данных» (далее — Закон). Теперь оператором персональных данных являются практически все, кто использует персональные данные в работе, даже если это только данные ваших сотрудников. Иностранные организации и граждане, которые обрабатывают персональные данные россиян, теперь также должны соблюдать требования Закона. В настоящей статье постараемся кратко объяснить, что такое персональные данные, какие произошли изменения с 1 сентября 2022 года, а также как правильно собирать и обрабатывать персональные данные нашим клиентам и партнерам.

Как правило, в работе данных о клиенте обрабатывается много. Согласно Закону персональные данные — это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу, субъекту персональных данных (далее — Субъект). То есть это практически любая информация о человеке, а также совокупность данных, позволяющих его идентифицировать. Это персональные данные и сотрудников, и клиентов, и партнеров и третьих лиц. Если сомневаетесь, являются ли данные персональными, не сомневайтесь — это персональные данные и их нужно правильно обрабатывать. Оператором обработки персональных данных является государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

Что нового?

1. До 1 сентября 2022 года обрабатывать персональные данные для целей заключения или исполнения договора можно было без согласия Субъекта. Теперь же на данные действия необходимо получать согласие. Также расширились требования к форме согласия — согласие Субъекта должно быть не только конкретным, информированным и сознательным, а теперь еще и предметным и однозначным, то есть клиент/сотрудник/третье лицо должны точно знать цель (для каких действий) обрабатываются его данные, самостоятельно выбрать какие действия будут производиться с его данными, и перечень этих данных, а также что клиент дает свое однозначное согласие на обработку вышеуказанных данных и понимает это.

2. Нельзя обрабатывать персональные данные несовершеннолетних, кроме случаев, установленных законодательством РФ. Это значит, что вы не можете получить на обработку данные ребенка от ребенка, также его согласие на обработку будет ничтожным.

3. Нельзя обрабатывать избыточных персональных данных. Например, если вы записываете клиента в салон на стрижку, не обрабатывать его домашний адрес.

4. Сокращен срок реагирования на запросы до 10 рабочих дней с возможностью продления до 15 рабочих дней при мотивированном уведомлении о необходимости продления срока.

5. Новые правила трансграничной передачи (передача персональных данных через границу иностранному лицу — юридическому или физическому). Правила применяются, в том числе, если компания до вступления в силу изменений осуществляла трансграничную передачу данных. Если компания передает данные за границу, необходимо направить Роскомнадзору отдельное уведомление до 1 марта 2023 года. Причем правила уведомления о трансграничной передаче отличаются в зависимости от того, в какую страну направляются данные. Роскомнадзор может принять решение о запрете передачи персональных данных иностранному лицу. В таком случае иностранное лицо должно уничтожить ранее полученные персональные данные, а оператор должен будет предоставить подтверждение этого.

6. Новые правила к поручению обработки персональных данных от оператора другому оператору (обработчику). Обработчик — это оператор персональных данных, осуществляющее обработку персональных данных строго по поручению оператора. Данный термин не введен в Закон, но для понятия процесса обработки в статье используем данный термин. Обработчик не собирает согласия субъектов персональных данных, этим должен заниматься оператор. Обработчик обязан соблюдать конфиденциальность, действовать строго в рамках поручения оператора, принимать необходимые меры, направленные на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Законом. Более того, если обработчиком является иностранная компания, то оператор и обработчик несут ответственность наравне. Например, YCLIENTS обрабатывает часть персональных данных по поручению салона. Это и данные сотрудников, данные клиентов, собранных и внесенных в Сервис силами салона, иные данные. Согласия Субъектов на обработку этих данных должны собирать салоны как операторы персональных данных, а также получать согласие на обработку персональных данных YCLIENTS по поручению. Поручение — это договор между Обработчиком и оператором персональных данных.

7. Теперь обработка биометрических персональных данных возможна только в исключительных случаях — это различные сведения о физиологических и биологических особенностях человека, по которым можно установить его личность, за исключением случаев, которые указаны в ч. 2 ст. 11 Закона. На обработку биометрических данных обязательно нужно письменное согласие гражданина. В Законе будет четко зафиксировано, что человек должен сообщить такие данные о себе только в случаях, которые перечислены в ч. 2 ст. 11 Закона. Во всех остальных ситуациях предоставление биометрических данных не может быть обязательным.

8. Необходимо выстроить взаимодействие с ГосСОПКой. ГосСОПКА — это Государственная система обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак, созданная в 2013 году. ГосСОПКА расследует инциденты кибератак, выявляет уязвимости информационных систем безопасности. ФСБ в скором времени должны принять подзаконный акт, который конкретизирует как именно нужно взаимодействовать с ГосСОПКой. ФСБ в подзаконных актах могут также определить дополнительную ответственность за отказ подключаться к ГосСОПКе. После принятия акта ФСБ необходимо: принять регламент взаимодействия с ГосСОПКой, а также выполнить иные требования.

9. Также теперь Законом закреплена обязанность операторов персональных данных в течение 24 часов с момента утечки персональных данных — неправомерной или случайной передачи обрабатываемых персональных данных, уведомить ФСБ об инциденте, сообщить предполагаемые причины утечки и предполагаемый вред. А также течение 72 часов провести расследование инцидента и сообщить о его результатах.

10. Планируется принятие нового регламента проведения «оценки вреда» — определение уровня вреда Субъекту персональных данных на основании учета причинённых убытков и морального вреда в результате нарушения безопасности персональных данных (конфиденциальности, целостности и доступности). На данный момент особых требований Роскомнадзора нет, их планируют принять к 1 марта 2023 года. Возможно, в них будет закреплена процедура оценки вреда, а также правило о том, как часто нужно будет ее проводить. Сейчас регулярно проводить «оценку вреда» не обязательно, компания сама выбирает какие именно меры по обеспечению безопасности персональных принимать. Роскомнадзор, однако, может проводить проверки, и давать предписания провести оценку вреда. Выполнение предписаний обязательно.

И что же делать?

Краткое пособие пользователям YCLIENTS

Нам часто приходят запросы, что же делать с персональными данными, как правильно уведомить Роскомнадзор, как сделать все правильно. В одной статье мы не сможем досконально описать все нюансы работы с персональными данными, это целая отрасль, этим занимаются ИБ (информационные безопасники), а также юристы и технические специалисты, обучающиеся информационной безопасности не один год. Но постараемся описать понятным языком, что надо сделать для начала законной обработки персональных данных в части их обработки компаниями, использующие Систему YCLIENTS.

ООО “УАЙКЛАЕНТС” является правообладателем Программы для ЭВМ “Система YCLIENTS”, ввиду этого является оператором персональных данных (регистрационный номер в реестре 77-22-021415), строго соблюдая законодательство в сфере персональных данных и конфиденциальности.

Обрабатывая персональные данные своих сотрудников, пользователей системы, осуществляющих онлайн-запись на услуги компаний, использующих YCLIENTS, персональные данные партнеров и третьих лиц, YCLIENTS самостоятельно получает согласие данных Субъектов персональных данных, на сайте или в письменном виде. Также YCLIENTS обрабатывает персональные данных сотрудников и мастеров компаний, использующих YCLIENTS, персональные данные клиентов компаний, их партнеров и третьих лиц — по поручению компаний-пользователей YCLIENTS. В этом случае обработка персональных данных осуществляется с согласия Субъекта персональных данных, полученного непосредственно самой компанией без привлечения Систему YCLIENTS.

Одна из основных целей обработки персональных данных YCLIENTS — выполнение обязательств перед пользователями Системы, в том числе и обеспечение работоспособности Системы. Данные россиян локализованы на территории Российской Федерации. ЦОДы: https://selectel.ru, https://www.servers.ru ; https://cloud.yandex.ru.

Компании, использующие YCLIENTS, являются отдельными операторами персональных данных, самостоятельно определяющими порядок обработки персональных данных, самостоятельно обрабатывающими полученные персональные данные, и самостоятельно направляющие уведомления в Роскомнадзор исключительно о своей деятельности. В рамках работы, компании, могут использовать не одно программное обеспечение, иметь свои сервера, быть компанией в сетке салонов, следовательно, персональные данные могут обрабатываться сторонними организациями. Это означает, что информация о вас, как операторе персональных данных, ваши методы и способы обработки персональных данных, цели обработки и т.д., не будут совпадать с методами, способами и целями YCLIENTS, и копировать информацию о YCLIENTS не нужно, более того, могут возникнуть вопросы Роскомнадзора, почему используются и указаны неспецифичные вашей деятельности цели, методы обработки персональных данных.

Итак, для надлежащей и законной обработки персональных данных компании, использующей YCLIENTS (напоминаем, что это касается не только юридических лиц, но и физических лиц), как и любому Оператору персональных данных, осуществляющему обработку персональных данных, прежде всего необходимо:

1. Определить, какие персональные данные обрабатываете именно вы, для каких целей, каким способом их собираете, как получаете согласие, кому передаете либо поручаете обработку этих персональных данных. Есть ли трансграничная передача персональных данных, нет ли избыточного сбора персональных данных, нет ли данных несовершеннолетних.

2. Определить, какие сотрудники имеют доступ к персональным данным, назначить внутри компании ответственного за обработку персональных данных, разработать внутренние локальные документы по обработке персональных данных и разместить их в доступном для клиентов месте. Минимальный пакет документов это:

согласие на обработку персональных данных,приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных,политика обработки персональных данных,согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом для распространения (если такое есть),согласие на обработку персональных данных по поручению, и т.д.

У многих компаний также обязательно будут и дополнительные документы, например если вы обрабатываете специальные категории персональных данных (медорганизации).

3. В политике обработки персональных данных для каждой цели обработки теперь необходимо прописать категории и перечень персональных данных, способы, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения. По новым правилам необходимо разместить политику обработки персональных данных в общедоступном месте, например на каждой странице сайта, на которой осуществляется сбор персональных данных либо в доступе для клиентов, если собираются согласия в бумажном виде.

4. До начала обработки персональных данных получить согласие Субъекта, как на обработку данных (это все действия с данными), на поручение на обработку персональных данных третьим лицам, так и на распространение или передачу собранных данных Субъекта. Нельзя получать согласия путем бездействия субъекта и ограничивать права и свободы субъектов персональных данных. То есть согласие не может даваться путем молчания, непредоставления ответа в течение какого-то времени и т.д. Согласие может быть дано:

в форме отдельного бумажного документа, подписанного Субъектом;путем подписания его электронной цифровой подписью Субъекта;активация субъектом специального флажка «чекбокса» напротив политики конфиденциальности.

5. До начала обработки персональных данных подать в Роскомнадзор уведомление об обработке персональных данных (о том, как направить уведомление, см. письмо Роскомнадзора от 19 августа 2022 г. № 08-75348).

6. Уничтожить персональные данные по достижении цели их обработки либо при получении соответствующего требования Субъекта.

7. В случае изменения целей или порядка обработки персональных данных, своевременно уведомлять об этом Роскомнадзор путем подачи соответствующего уведомления. Уведомление об изменении персональных данных оператор обязан направить в течение 15 дней, о прекращения обработки персональных данных — в течение 10 дней.

До конца 2022 года вероятность привлечения к ответственности низкая, так как пока на плановые проверки Роскомнадзора наложен мораторий (внеплановые проверки есть), тем более на данный момент отсутствуют пояснения госорганов и практика по внесенным изменениям, следовательно, не на что ориентироваться. Но это не значит, что приводить в порядок свою документацию, соблюдать новые требования Закона, не надо.

Основная информация

После регистрации и входа отредактируйте основную информацию о компании.

Зачем заполнять этот раздел?

Основная информация отражает структуру филиалов в виджете онлайн-записи, размещается на внешних ресурсах, таких как Google Maps, Яндекс.Карты, 2ГИС, VK и др.

Редактирование

Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Мой филиал» > «Настройки филиала».

1. Укажите «Название филиала», оно будет использоваться только внутри системы и не будет отображаться на внешних ресурсах.

2. «Название компании» будет использоваться на внешних ресурсах, укажите его без кавычек и форм собственности: правильно – Звезда, неправильно – ООО «Звезда».

3. Укажите «Категорию» бизнеса: не более 2-3 слов, например, Центр эстетической медицины.

4. Выберите «Страну» и «Город». Эта настройка влияет на размещение информации о компании на сайтах-каталогах и отражает структуру филиалов в виджете онлайн-записи. Также от этой настройки зависит время в филиале.

5. Выберите «Язык уведомлений». Он будет использоваться при отправке уведомлений клиентам от компании.

6. Настройте «Формат даты и времени», который подходит для вашей страны. На текущее время в филиале эта настройка не влияет, оно автоматически подтягивается из настроек города.

7. Загрузите «Логотип»: рекомендуемое разрешение 500 x 500 px. Логотип должен размещаться на белом или прозрачном фоне. Максимальный размер файла: 12 Мегабайт.

8. В конце обязательно нажмите кнопку «Сохранить».

После этих настроек перейдите к настройкам контактных данных.

Контактная информация

После настройки основной информации добавьте контактные данные компании.

Зачем заполнять этот раздел?

Контактные данные отображаются в виджете онлайн-записи, на странице «О компании» и в списке филиалов. Размещается на внешних ресурсах, таких как Google Maps, Яндекс.Карты, 2ГИС, VK и др.

Пример отображения:

Редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Мой филиал» > «Информация о филиале».

2. Заполните все необходимые поля на вкладке «Контакты».

3. «Адрес» компании укажите в свободной форме, выберите наиболее подходящий адрес из выпадающего списка.

4. «Индекс» будет установлен автоматически после выбора адреса компании.

5. Выберите ближайшее «Метро» (доступно для Москвы и Санкт-Петербурга, максимум 3 станции). Станции выбирайте по очереди, они будут автоматически добавляться в список.

6. Выберите «Район». Информация о районе зависит от города, указанного в основных настройках.

7. Укажите «Телефон» с кодом страны и города/оператора. Вы можете добавить несколько номеров с помощью кнопки +.

8. Укажите «Сайт» компании. Если сайта нет, добавьте ссылки на страницы в социальных сетях.

9. Укажите «График работы» в свободной форме, например, Понедельник – пятница: 10:00-22:00, суббота – воскресенье: 12:00-21:00. Эта настройка указывает на время работы компании и не отражает график конкретных сотрудников. Рабочее время сотрудников настраивается отдельно.

10. В конце обязательно нажмите кнопку «Сохранить».

После этих настроек добавьте описание компании.

Видеоинструкция по первоначальным настройкам

Описание компании

После настройки контактной информации добавьте описание компании.

Зачем заполнять этот раздел?

Описание отображается в виджете онлайн-записи. Здесь компании рассказывают о своих преимуществах, о том, что они делают и для кого, какие проблемы клиентов решают.

По статистике YCLIENTS 24% клиентов заходят в этот раздел, поэтому важно донести до них информацию, которая поможет сделать выбор.

Примеры отображения в виджете:

Редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Мой филиал» > «Информация о филиале».

2. На вкладке «Описание» расскажите о своей компании. Чтобы дать более развернутое описание, добавьте ссылки, видео и картинки.

Не рекомендуется использовать большое разнообразие начертаний, цветов и размеров шрифтов, это повышает утомляемость глаз и затрудняет восприятие информации.

3. В конце обязательно нажмите кнопку «Сохранить».

После этих настроек добавьте фотографии компании.

Видеоинструкция по первоначальным настройкам

Фото компании

После описания добавьте фотографии компании.

Зачем заполнять этот раздел?

Фотогалерея вместе с описанием отображается в виджете онлайн-записи. Здесь компании размещают фото интерьера, примеры работ и другую информацию, которая помогает клиенту сделать выбор.

Пример отображения в виджете:

Редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Мой филиал» > «Информация о филиале».

2. Во вкладке «Фото» добавьте фотографии своей компании. Вы можете загрузить несколько изображений, все они должны размещаться на белом или прозрачном фоне. Максимальный размер файла: 12 мегабайт.

3. Нажмите кнопку «Загрузить фото», откроется всплывающее окно с мини-редактором.

4. Нажмите кнопку «Загрузить новое изображение». Отредактируйте фото: вы можете приблизить, отдалить и повернуть его влево или вправо. Нажмите кнопку «Применить изменения».

5. Добавьте необходимое количество фотографий.

6. В конце обязательно и нажмите кнопку «Сохранить».

После этих настроек добавьте реквизиты компании.

Видеоинструкция по первоначальным настройкам

Реквизиты компании

После редактирования контактной информации, описания и фото добавьте реквизиты компании.

Зачем заполнять этот раздел?

Все данные о реквизитах автоматически выводятся в счетах на продление лицензии. Заполните этот раздел один раз, и вам не придется каждый раз вручную прописывать реквизиты.

Редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Мой филиал» > «Информация о филиале».

2. На вкладке «Реквизиты» заполните все поля:

Тип (юридическое лицо или ИП)Название юридического лицаЮридический адресФактический адресИННКППБИКНазвание банкаКорреспондентский счетРасчетный счет

3. В конце обязательно нажмите кнопку «Сохранить».

Видеоинструкция по первоначальным настройкам

Модерация филиала в YCLIENTS

Что это и для чего это нужно?

Модерация филиала позволяет вывести информацию о нем на бесплатные площадки для привлечения клиентов.

Только у отмодерированных компаний появляется кнопка онлайн-записи на Zoon и на площадках SalonLocator на сайтах брендов компании L’Oréal. Более того, информация о филиале будет бесплатно размещена в приложении ВКонтакте.

Примечания

Мы не гарантируем размещение на всех вышеперечисленных ресурсах, у многих из них есть свои критерии отбора. Сроки размещения также зависят от площадки (от 1 дня до нескольких недель).Для некоторых интеграций прохождение модерации филиала в YCLIENTS не требуется, например, для площадок Яндекс.Карты, 2 ГИС, Тинькофф и Google Maps, в приложении «YCLIENTS - онлайн-запись» для ВКонтакте и др. Большинство интеграций можно подключить через маркетплейс YCLIENTS в разделе «Интеграции».

Если филиал вашей компании еще не прошел модерацию, в разделе «Настройки» > «Мой филиал» > «Информация о филиале» появится уведомление. Если уведомления нет, значит филиал успешно прошел модерацию, и информация о нем будет размещаться на внешних ресурсах.

Что нужно для модерации?

Для успешной модерации в YCLIENTS заполните разделы с информацией о компании и настройте виджет онлайн-записи.

Информация в разделе «Настройки» > «Мой филиал» > «Настройки филиала»:

1. «Название филиала», оно будет использоваться только внутри системы и не будет отображаться на внешних ресурсах.

2. «Название компании» будет использоваться на внешних ресурсах. На сайтах партнеров существуют четко регламентированные правила размещения организаций. Чтобы ваша компания попала на сайты партнеров, очень важно указывать только название компании без кавычек и форм собственности, без адресов и условных обозначений.

Правильно – Бизнес Образец

Неправильно – ООО «Бизнес Образец», Бизнес-образец, Москва ТЦ Европейский.

3. «Категория» бизнеса: не более 2-3 слов, например, Центр эстетической медицины.

4. «Страна» и «Город». Эта настройка влияет на размещение информации о компании на сайтах-каталогах и отражает структуру филиалов в виджете онлайн-записи. Также от выбранного города зависит текущее время в филиале.

5. «Логотип». Рекомендуемое разрешение 500 x 500 px, максимальный размер файла: 12 Мегабайт.

Информация в разделе Настройки > Мой филиал > Информация о филиале:

1. «Адрес» (без города). «Индекс» выбирается автоматически и зависит от адреса.

2. «Телефон».

3. «Сайт» или ссылка на социальные сети.

Другие настройки

1. Наличие оформленного виджета в источнике, указанном в графе «Сайт».

2. Наличие фото сотрудников в разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники».

3. Компания должна вести деятельность: записывать клиентов, устанавливать расписание в журнале записи и т.д.

Как пройти модерацию филиала?

Если вы успешно выполнили все требования модерации и готовы к размещению и привлечению бесплатных клиентов, просто напишите своему куратору или менеджеру сопровождения (его контакты можно найти в разделе «Обзор» > «Сводка») с пометкой «Модерация» и указанием ID филиала (Как узнать ID филиала).

Видеоинструкция по первоначальным настройкам

Добавление категорий и услуг

В системе YCLIENTS услуги объединяются в категории аналогичных услуг, чтобы вам и вашим клиентам было проще найти необходимую услугу.

Чтобы добавить услуги в систему, сначала нужно создать категории услуг, и уже в них добавить услуги.

Как создать категорию услуг

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги».

2. Чтобы добавить новую категорию, нажмите кнопку «Создать» > «Создать категорию». Откроется новое окно, в котором нужно внести название категории услуг, например, Массажные услуги или Мужские стрижки, и нажать кнопку «Создать».

Настройку «Использовать другое название для онлайн-записи» нужно заполнить, если вы хотите использовать другое название в виджете онлайн-записи.

Категории услуг можно редактировать и удалять. Подробнее об этом читайте в статье «Настройка и редактирование категорий услуг».

Пример создания категории услуг:

Как добавить услуги

Услуги можно создать и добавить по одной вручную или загрузить списком из Excel-файла.

Создание услуги

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги».

2. Чтобы добавить услугу, нажмите на кнопку «Создать» > «Создать услугу». Или откройте категорию, в которую нужно добавить услугу, и нажмите кнопку «Добавить услугу».

3. В открывшемся окне заполните данные:

Название, например, Мужская стрижка.Выберите категорию, например, Стрижка. Если вы добавляете услугу сразу в категорию, то она будет выбрана автоматически. Если через кнопку «Создать», то будет выбрана первая категория из списка, ее можно изменить. Укажите цену услуги. Поставьте галочку «Указать цену в диапазоне» при необходимости, укажите минимальную и максимальную цену.Укажите длительность услуги. Эта длительность будет выбрана по умолчанию при прикреплении услуг к сотрудникам. При необходимости для сотрудников можно будет установить разную длительность.Выберите тип услуги — «Индивидуальная» или «Групповая». Если выбрали групповую, укажите вместимость группы.

4. Выберите сотрудников, которые будут оказывать услугу, если они уже созданы в системе. Если сотрудники не созданы, к этой настройке можно вернуться в будущем. Подробнее о создании сотрудников читайте здесь.

5. Нажмите «Создать».

Этих настроек достаточно, чтобы создать услугу, но для полноценной работы в программе и онлайн-записи необходимы и другие настройки.

Также к услугам вы можете добавить фото и описание, которое будут видеть клиенты при онлайн-записи, включить и выключить онлайн-запись, и еще много других возможностей настройки услуг, которые вы сможете настроить позже.

Подробнее о настройке услуг читайте в статье «Настройка и редактирование услуг».

Пример создания услуги:

Добавление нескольких услуг из Excel-файла

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги».

2. Чтобы загрузить услуги из Excel-файла, нажмите в правом верхнем углу «Операции с Excel» > «Загрузить из Excel» и следуйте инструкциям на экране или в этой статье.

Если у вас несколько филиалов, где действуют одинаковые услуги, добавьте услуги для всей сети.

Теперь, когда все услуги заведены в системе, привяжите их к сотрудникам. Как это сделать — в следующей статье.

У вас остались вопросы? Напишите нам в Телеграм.

Настройка и редактирование категорий услуг

После заполнения разделов с первоначальными настройками добавьте и отредактируйте информацию об услугах компании.

Все услуги распределяются по категориям. «Категория» – это раздел (папка) с несколькими видами аналогичных услуг или работ.

Примеры категорий: стрижки, окрашивания, консультации, квесты, кузовной ремонт.

Новая категория

Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги».

Чтобы добавить новую категорию, нажмите кнопку «Создать» > «Создать категорию». Откроется новое окно, в котором нужно внести информацию о категории.

1. Укажите название категории, например, Стрижки

2. Отметьте чекбокс «Использовать другое название для онлайн-записи», если вы хотите использовать другое название в виджете онлайн-записи. Если не указывать другое название, будет использоваться основное название категории.

В поле «Название для онлайн-записи» укажите название категории, которое будут видеть клиенты при онлайн-записи.

3. Нажмите кнопку «Создать».

Пример создания категории услуг: Редактирование

В разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги» вам доступен список всех категорий с услугами.

Справа от названия категории есть элементы управления:

Используйте их для редактирования категории и перемещения категории по списку. Порядок категорий отображается в виджете онлайн-записи и в журнале записи.

Чтобы отредактировать уже существующую категорию или удалить ее, нажмите на кнопку «Изменить». В открывшемся новом окне внесите необходимые изменения и нажмите кнопку «Сохранить».

Для удаления категории нажмите кнопку «Удалить». Откроется окно с предупреждением: «Удаление приведет к необратимым последствиям, потере всех связанных операций и настроек». Введите слово «УДАЛИТЬ» для подтверждения удаления

Чтобы просмотреть существующие услуги, нажмите на папку с названием категории. Откроется выпадающий список, в котором можно редактировать услуги, удалять их и добавлять новые.

Примечание

Если категория услуг помечена значком «Сеть», она является сетевой и может редактироваться только в сети. Подробнее о работе с сетевыми услугами читайте в статье «Настройка сетевых услуг».

Настройка и редактирование услуг

После того как категории добавлены и настроены, добавьте и настройте услуги в каждой категории.

Новая услуга

Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги». Чтобы добавить услугу, нажмите на кнопку«Создать» > «Создать услугу». Или откройте категорию, в которую нужно добавить услугу, и нажмите кнопку «Добавить услугу».

Пример создания услуги:

Настройка

В открывшемся новом окне настройте информацию об услуге.

Информация настраивается в разных вкладках:

Основные настройки.Онлайн-запись.Расширенные настройки.Ресурсы.Языки.

Основные настройки

1. Укажите название услуги, например, Мужская стрижка.

2. Выберите категорию услуги, например, Стрижки. По умолчанию будет выбрана категория, в которой создается услуга.

3. Укажите цену услуги. Поставьте галочку «Указать цену в диапазоне» при необходимости, укажите минимальную и максимальную цену.

4. Укажите длительность услуги. Эта длительность будет выбрана по умолчанию при прикреплении услуг к сотрудникам. При необходимости для сотрудников можно будет установить разную длительность.

5. Выберите тип услуги — «Индивидуальная» или «Групповая». Если выбрали групповую, укажите вместимость группы. Для индивидуальных услуг в журнале записи будет создаваться индивидуальная запись, а для групповых — событие. Подробнее о настройке групповых событий читайте в статье «Настройка групповых событий».

6. Добавьте сотрудников, которые выполняют услугу, чтобы клиенты могли к ним записаться онлайн или через администратора.

Нажмите «Назначить сотрудника» и выберите из списка доступных сотрудников, тех кто будет оказывать эту услугу. Если вы еще не создали сотрудников, то добавьте их по инструкции.

Вы можете указать индивидуально длительность услуги для каждого сотрудника.

При необходимо добавьте технологическую карту (подробнее о назначении и настройке технологических карт читайте здесь).

Онлайн-запись

1. Укажите, будет ли услуга отображаться в онлайн-записи. Если переключить ползунок в неактивное положение, клиенты не смогут записываться на эту услугу онлайн. Но администратор сможет делать записи на эту услугу в журнале записи.

2. Укажите название для онлайн-записи. Это название услуги будут видеть клиенты при онлайн-записи. Если поле оставить пустым, то будет использоваться основное название услуги.

3. Добавьте описание услуги. Здесь расскажите об особенностях оказания услуги: материалы, преимущества и прочая информация, которая поможет клиенту сделать выбор. Максимальное количество символов в описании — 450.

4. Добавьте изображение, которое отражает суть услуги.Рекомендуемый размер изображения — 680 х 280 px. Максимальный размер файла — 12 Мегабайт.

5. Укажите статус онлайн-оплаты для этой услуги: «Разрешена», «Запрещена» или «Обязательна» — для старой версии онлайн-записи. Для оплаты в новой версии необходимо переключить соответствующий ползунок в поле «Онлайн-предоплата». При включенной онлайн-оплате, клиенты смогут оплатить услугу в виджете онлай-записи. Подробнее о настройках онлайн-оплаты читайте в этой статье.

6. При необходимости переключите ползунок «Услуга доступна ограниченное время». Укажите «В какой период доступна запись», «В какое время доступна запись», и «Дни, доступные для записи» («Только будни», «Только выходные», «Любой день», «Указанные дни» — для указанных дней нужно отметить необходимые дни в календаре).

В виджете онлайн-записи при записи на эту услугу будут доступны только сеансы, которые попадут в этот интервал.

Важно

Настройка «В какое время доступна запись» работает и без настройки «В какой период доступна запись». Вы можете ограничивать время онлайн-записи не ограничивая период. Но настройка времени будет работать только если заполнены оба шага вывода и поиска сеансов (например, шаг вывода — 30 минут и шаг поиска — 30 минут без прочерков).Если интервал времени, например, с 12:00 по 15:00, то в 15:00 можно сделать последнюю запись.

7. Укажите настройки вывода сеансов записи. Настройте интервалы для «Шага вывода», и «Шага поиска» сеансов. С их помощью настраивается отображение в виджете онлайн-записи свободного времени для записи на эту услугу. Подробнее об этих настройках читайте в статье «Что такое шаг поиска и шаг вывода сеансов в виджете?».

Расширенные настройки

1. Укажите название в чеке. Если поле оставить пустым, то будет использоваться основное название услуги.

2. Выберите из списка систему налогообложения, которая используется в компании, и укажите размер НДС.

3. Выберите платежный профиль, который будет использоваться по умолчанию для этой услуги.

4. Настройте автоматическое уведомление о повторном визите» для клиентов с предложением снова совершить визит. Уведомление будет отправляться, если в течение указанного периода клиент не совершил запись в компанию на эту услугу. Также эти настройки вы можете сделать в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Типы уведомлений» (детальное описание в статье «Приглашение на повторный визит»).

5. Включите автоматическое списание с абонемента. Если у клиента есть активный абонемент, то визит спишется автоматически, если клиент не отменит визит заранее. Укажите «За сколько часов (максимум 48) до визита» клиент может отменить визит без автоматического списания с его абонемента.

Важно

При установке в настройке «За сколько часов возможна бесплатная отмена занятия» значения 0, бесплатная отмена возможна за 5 минут до начала. То есть, автосписание по-прежнему будет работать при значении 0 часов.

Подробное описание функции в статье «Автоматическое списание с абонемента».

Ресурсы

Добавьте ресурсы из списка, необходимые для выполнения услуги, чтобы учитывать их занятость при записи на услугу. Подробнее, что такое ресурсы и как их создать, описано в этой статье.

Языки

Укажите название услуги на других языках, чтобы клиенты видели его при смене языка в виджете онлайн-записи.

Выберите необходимый язык и добавьте к нему перевод названия этой услуги. Подробнее об этой настройке можно прочитать здесь.

В конце обязательно нажмите кнопку «Создать» (если услуга еще не создана) или «Сохранить».

Редактирование

При необходимости вы можете редактировать эти настройки, переносить услуги из одной категории в другую, добавлять или удалять услуги.

Чтобы отредактировать уже существующую услугу или удалить ее, нажмите на ее название или на кнопку «Изменить» .Для удаления услуги нажмите кнопку «Удалить услугу», далее появится предупреждение: «Удаление приведет к необратимым последствиям, потере всех связанных операций и настроек», ведите слово УДАЛИТЬ для подтверждения удаления.Услуги можно перемещать по списку внутри категории, для этого нажмите на кнопку с тремя полосками слева от названия услуги и перетяните строку на нужное место. Эта последовательность услуг отображается виджете онлайн-записи и при создании записи в журнале.Для быстрого включения и отключения онлайн-записи нажмите на переключатель под шапкой «Онлайн-запись» рядом с названием услуги.При необходимости также можно быстро изменить цену, общую длительность услуги, привязать технологическую карту и назначить сотрудника. Для этого нажмите на соответствующие поля.

У вас остались вопросы? Напишите нам в Телеграм.

Как добавить список услуг с помощью Excel

Чтобы загрузить услуги из Excel-файла:

1. Подготовьте таблицу в Excel со списком услуг.

Таблица обязательно должна содержать названия категорий услуг, названия самих услуг, минимальную стоимость (цену от) и максимальную стоимость (цену до). При необходимости в отдельный столбец можно добавить описания услуг, но в ячейках не должно быть переноса строк.

Новые категории заранее создавать не нужно, если загрузка идет в уже существующие категории, убедитесь, что названия в системе и в таблице полностью совпадают.

Цены должны быть указаны без разделения на разряды и без букв (должно быть 1500, а не 1 500р).

2. Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги».

3. Нажмите в правом верхнем углу на кнопку «Операции с Excel» и выберите «Загрузить из Excel».

4. Скопируйте в поле для ввода данные из таблицы Excel и нажмите кнопку «Загрузить», за один раз может быть загружено не более 500 строк таблицы.

5. В открывшемся новом окне сопоставьте данные с заголовками таблицы: «Категория», «Название», «Цена от» (минимальная), «Цена до» (максимальная).

6. Нажмите кнопку «Сохранить».

Примечание

За один раз может быть загружено не более 500 строк таблицы.

Назначение сотрудников на услугу

После настройки услуг и заполнения раздела «Сотрудники» назначьте сотрудников на выполнение услуг.

Назначить услуги сотрудникам можно двумя способами:

1. В разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники». Такой вариант удобнее использовать, если в компании много услуг и мало сотрудников, описание в статье по ссылке.

2. В разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги». Такой вариант удобнее использовать, если в компании мало услуг и много сотрудников, описание читайте в этой статье.

Настройка

Чтобы назначить сотрудников на услугу, перейдите в основном меню раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги».

Откройте нужную категорию, выберите услугу и нажмите на фото сотрудника или на кнопку «Не назначены» под шапкой «Сотрудники».

1. В новом окне откроется вкладка «Основные настройки», под надписью «Сотрудники, оказывающие услуги» нажмите на кнопку «Назначить сотрудника».

2. Выберите имя сотрудника в списке, при необходимости укажите индивидуальную длительность услуги и закрепите за услугой технологическую карту (подробнее о назначении и настройке технологических карт читайте здесь).

3. Чтобы снять сотрудника с выполнения этой услуги нажмите на кнопку «Удалить» (корзина).

4. Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы применить изменения.

Пример назначения сотрудников на услугу:

Примечания

Здесь вы можете назначить несколько сотрудников на одну услугу.Длительность услуги необходимо указывать для онлайн-записи и журнала записи администратора. Однако после онлайн-записи администратор может изменить длительность записи прямо в журнале.Корректная настройка длительности услуг позволяет организовать рабочий процесс и уменьшить количество пустых окон при записи, тем самым увеличить количество клиентов, которым можно оказать услуги за рабочий день.

Перевод категорий и услуг на другие языки

Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги». Выберите категорию услуг или услугу, нажмите на кнопку «Изменить» напротив названия.

Перейдите на вкладку «Языки». Для добавления перевода нажмите кнопку «Добавить перевод», в выпадающем списке выберите нужный язык и укажите название категории или услуги на соответствующем языке напротив.

Чтобы удалить перевод, нажмите на кнопку удаления напротив.

Для применения настроек нажмите кнопку «Сохранить».

Если пользователь выберет другой язык при онлайн-записи, он увидит переведенное название категории или услуги.

Пример отображения в виджете онлайн-записи с переводом и без:

Добавление сотрудников

После заполнения раздела «Услуги» добавьте и отредактируйте информацию о сотрудниках компании. «Сотрудник» — это любой работник компании, который оказывает услуги или выполняет какие-либо действия.

Как добавить сотрудника

1. Перейдите в основном меню в «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники».

2. В правом верхнем углу нажмите кнопку «Добавить».

3. В открывшимся окне заполните все необходимы поля:

Укажите должность и специализацию сотрудника. Должность чаще всего используется для внутреннего пользования, указывать ее необязательно. Специализацию необходимо указать обязательно. Строгих критериев должности и специализации в YCLIENTS нет, вы самостоятельно выбираете, как определять своих сотрудников. Как правило, данные поля используются так: Должность — это группа сотрудников, выполняющих схожие виды работ или услуг. Например: Стилист, Визажист, Косметолог, Врач, Автомойщик, Репетитор. Если вы еще не создали список должностей, то оставьте поле пустым и укажите должность позднее. Подробнее о создании должности читайте здесь. Специализация — более узкое определение должности, конкретное направление деятельности в рамках одной профессии. Например: Косметолог-эстетист, Косметолог-дерматолог; Паркмахер-универсал, Парикмахер-колорист.В настройках виджета онлайн-записи вы можете выбрать, что будет отображаться рядом с именем сотрудника — должность или специализация (по умолчанию будет выбрана специализация). Подробнее об этом читайте здесь. Укажите номер телефона пользователя или пропустите этот шаг, сняв галочку. Связка с пользователем необходима для отправки уведомлений сотруднику и печати чека. Пользователя можно пригласить отдельно в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей» и уже после привязать к сотруднику при необходимости. Подробнее об этой настройке читайте в статье.

Пример добавления сотрудника:

Редактирование

Чтобы добавить описание и фото сотрудника, которые увидят клиенты в виджете онлайн-записи, а также отредактировать или внести дополнительную информацию:

1. Нажмите на имя сотрудника в списке сотрудников или используйте кнопки, которые находятся справа.

2. На вкладке «Информация» добавьте описание сотрудника. Описание отображается в виджете онлайн-записи при нажатии на кнопку i рядом с фото сотрудника. Здесь размещают информацию о профессиональном опыте сотрудников, образовании, услугах, которые они оказывают. По статистике YCLIENTS каждый пятый пользователь заходит в этот раздел, поэтому важно донести информацию, которая поможет сделать выбор.

Пример отображения в виджете:

3. Добавьте фото сотрудника:

Нажмите кнопку «Изменить», откроется всплывающее окно с мини-редактором.Нажмите кнопку «Загрузить новое изображение».Отредактируйте фото: вы можете приблизить, отдалить и повернуть его влево/вправо. Нажмите кнопку «Применить изменения».

Фото должно размещаться на белом или прозрачном фоне. Рекомендуемый размер изображения: 365 x 365 px, максимальный размер файла: 12 Мегабайт. Рекомендуется размещать качественные профессиональные фотографии, они помогают расположить к себе клиента.

С описанием и настройкой остальных разделов в карточке сотрудника, можете ознакомиться в этой статье.

Видеоинструкция по добавлению сотрудников

У вас остались вопросы? Напишите нам в Телеграм.

Управление списком сотрудников

Оглавление:

1. Добавление и редактирование.2. Удаление и увольнение.3. Как правильно уволить сотрудника.4. Восстановление.5. Сортировка.6. Статус.7. Видеоинструкция.

В разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники».указывается и настраивается вся информация о сотрудниках, услугах, которые они оказывают, графике их работы, схемах расчета зарплаты.

«Сотрудник» — это любой работник компании, который оказывает услуги или выполняет какие-либо действия.

1. Добавление и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники».

2. Чтобы добавить нового сотрудника, нажмите кнопку «Добавить». Во всплывающем окне укажите имя сотрудника, его должность (подробнее о назначении и настройке раздела «Должности» читайте здесь) и специализацию (например, Стилист-визажист). Поставьте галочку, если хотите указать данные пользователя для привязки к сотруднику (детальное описание раздела «Список пользователей» читайте здесь).

3. Редактировать данные о сотрудниках можно и после их создания. Для этого нажмите на имя сотрудника или воспользуйтесь кнопками справа от сотрудника: «Изменить описание и фото», «Изменить услуги», «Изменить график работы», «Другие настройки».

Подробнее о том, как настраивать и редактировать данные сотрудников, читайте в статьях «Добавление сотрудников», «Дополнительная информация о сотруднике», «Настройки сотрудника».

2. Удаление и увольнение

Сотрудников можно увольнять или удалять. Для этого:

1. Нажмите на имя сотрудника или на кнопки «Изменить описание и фото»/«Другие настройки».

2. В открывшемся новом окне нажмите кнопку «Действия».

3. Выберите действие «Уволить», если нужно убрать сотрудника из списка, но при этом сохранить всю статистику по нему. Укажите дату и причину увольнения, введите слово УВОЛИТЬ для подтверждения и нажмите на кнопку «Уволить».

Если хотите удалить сотрудника и все данные о нем, выберите действие «Удалить». Введите слово УДАЛИТЬ для подтверждения удаления, затем нажмите на кнопку «Удалить».

Важно

При увольнении или удалении автоматически открепляются данные пользователя, которые были указаны в настройках сотрудника.Уволенного или удаленного сотрудника можно восстановить в течение 24 часов, по истечению 24 часов сотрудника можно восстановить только через 30 дней после увольнения.Расписание уволенных сотрудников отображается в журнале записи. Чтобы уволенный сотрудник не отображался в журнале, необходимо очистить его расписание. Удобнее это сделать в разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники».После увольнения или удаления сотрудника все созданные на него записи не удаляются и хранятся в разделе «Обзор» > «Записи».

3. Как правильно уволить сотрудника

Чтобы избежать неприятных ситуаций, которые могут возникнуть после увольнения или удаления сотрудника из филиала (к примеру, сотрудника уже уволили, а его записи не перенесли или сотруднику не выдали зарплату), ознакомьтесь, пожалуйста, с информацией ниже.

Перед увольнением сотрудника:

1. Перейдите в раздел «Обзор» > «Записи». Отфильтруйте по этому сотруднику записи на будущее.

Если записи на будущее есть, их необходимо открыть через кнопку «Изменить запись» с изображением карандаша и перенести/удалить, связавшись с клиентом (по ситуации).

Запись также можно перенести прямо в журнале, перетащив ее на нужного сотрудника.

2. Проверьте, была ли выплачена зарплата этому сотруднику. Это можно сделать в разделе «Расчет зарплат» > «Расчет за период» или в разделе «Расчет зарплат» > «Взаиморасчеты». Если зарплата не выплачена, это необходимо сделать до увольнения, так как для удаленного сотрудника создать расчетную ведомость нельзя (для уволенного создать ведомость можно).

3. Перейдите в раздел «Настройки» > «График работы» или в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники» и удалите рабочие дни сотрудника.

4. Теперь можно перейти в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники» и уволить или удалить сотрудника.

4. Восстановление

Удаленных и уволенных сотрудников можно восстановить.

Для восстановления уволенных сотрудников:

1. Отфильтруйте список по статусу «Уволенные» и нажмите кнопку «Показать».

2. В появившемся списке выберите сотрудника, нажмите на его имя или на кнопку «Изменить описание и фото».

3. На вкладке «Информация» выберите статус «Работает».

4. Нажмите кнопку «Сохранить».

Для восстановления удаленных сотрудников:

1. Отфильтруйте список по статусу «Удаленные» и нажмите кнопку «Показать».

2. В появившемся списке выберите сотрудника и нажмите на кнопку со стрелкой «Восстановить» напротив его имени.

5. Сортировка

Сотрудников можно перемещать по списку, для этого нажмите на кнопку с тремя полосками слева от сотрудника и перетяните строку на нужное место. Эта последовательность отображается в журнале и виджете онлайн-записи.

Для удобства вы можете просмотреть сотрудников выборочно. Для этого отфильтруйте список по должности или статусам «Удаленные»/«Неудаленные», «Уволенные»/«Неуволенные» и нажмите кнопку «Показать».

6. Статус

Статус сотрудника «Занят» означает, что у сотрудника нет свободных окон для записи в течение всего времени, на которое у сотрудника установлено расписание рабочих дней.

Например, если сотрудник работает с 15 мая по 31 мая, это указано в графике в YCLIENTS, и все время занято записями клиентов, то отобразится статус сотрудника «Занят». Если добавить расписание, то статус изменится на «Активен».

Другие статусы:

«Активен» — есть расписание, свободное время и открыт для онлайн-записи.«Нет расписания» — на сегодня и будущие дни нет расписания.«Скрыт» — скрыт из формы онлайн-записи.«Удален» — сотрудник удален.«Уволен» — сотрудник уволен.

7. Видеоинструкция

У вас остались вопросы? Напишите нам в Телеграм.

Дополнительная информация о сотруднике

После редактирования основной информации о сотрудниках добавьте дополнительную информацию.

Здесь размещаются данные о сотрудниках, которые необходимы работодателю: ФИО, дата приема на работу, номера телефонов, на которые приходят уведомления о записи, ее переносе или отмене, гражданство, пол, паспортные данные, номер страхового свидетельства, а также данные о сотруднике, которые отображаются при печати чеков (ИНН).

Редактирование

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники».

2. Нажмите на имя сотрудника и заполните поля на вкладке «Доп. инфо».

3. В конце обязательно нажмите кнопку «Сохранить».

Видеоинструкция

Настройки сотрудника

После редактирования основной и дополнительной информации о сотрудниках добавьте индивидуальные настройки.

Редактирование

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники».

2. Нажмите на имя сотрудника или на кнопку «Другие настройки».

3. На вкладке «Настройки» отредактируйте всю информацию.

4. В конце обязательно нажмите кнопку «Сохранить».

Связанный пользователь

Укажите данные пользователя для привязки к сотруднику. Для этого в разделе «Связанный пользователь» нажмите кнопку «Изменить», выберите существующего пользователя или добавьте нового.

Новый пользователь — пользователь, который не был добавлен в YCLIENTS ранее и ни разу не записывался онлайн.Существующий пользователь — пользователь, который уже был ранее добавлен в YCLIENTS.

1. «Выбрать из существующих»: выберите пользователя из списка и нажмите кнопку «Сохранить».

2. «Создать нового»: введите номер телефона нового пользователя и нажмите кнопку «Сохранить» (эта опция доступна при наличии подключенного SMS-агрегатора). Подробнее о добавлении новых пользователей читайте здесь.

Для того чтобы отменить привязку пользователя к сотруднику нажмите кнопку «Отменить связь».

Пример привязки пользователя к сотруднику: Запись

1. Если запретить онлайн-запись, никто не сможет записаться к этому сотруднику или просмотреть его страницу, но расписание работы будет доступно администратору в электронном журнале для учета записей по телефону.

2. Если сделать онлайн оплату обязательной, пользователи не смогут записаться, пока не оплатят запись. Если разрешить* онлайн-оплату, пользователи смогут выбрать оплачивать запись или нет (*эта настройка актуальна только для старых типов онлайн-записи).

3. Опция «Сотрудник не важен» отображается в виджете онлайн-записи. Разрешите/запретите онлайн-запись к этому сотруднику, если клиент выбрал опцию «Сотрудник не важен».

4. Укажите интервалы для шага вывода и шага поиска сеансов в форме. С их помощью настраивается отображение в виджете онлайн-записи свободного времени для записи к этому сотруднику. Подробнее об этих настройках читайте в статье «Что такое шаг поиска и шаг вывода сеансов в виджете?».

5. Укажите время начала и окончания поиска сеансов. В виджете онлайн-записи при записи к этому сотруднику будут доступны только сеансы, которые попадут в этот интервал.

6. Сделайте дополнительную разметку в журнале записи, она позволяет визуально разделить день на интервалы. Дополнительная разметка необходима для того, чтобы администратор мог записывать клиентов наиболее эффективно. Обычно разметка в журнале записи формируется исходя из длительности самой популярной из самых прибыльных услуг, и все расписание сотрудника подстраивается под эту услугу, чтобы на нее можно было создать как можно больше записей.

7. Рейтинг выводят или скрывают в виджете, если он низкий или наоборот очень высокий, чтобы все клиенты не стремились к одному сотруднику. Если снять галочку, рейтинг не будет отображаться при выводе списка сотрудников.

8. Если поставить галочку «Не отображать в Журнале записи», то сотрудник не будет отображен в журнале записи.

Статистика

1. Если поставить галочку «Сотрудник учитывается в заполненности», статистика этого сотрудника будет влиять на общий процент заполненности в разделе «Аналитика».

Интеграция

2. Подключите Google Календарь (о том, как его подключить и настроить, читайте здесь).

3. Если снять галочку «Выгружать данные клиентов в Google Календарь», то контактные данные клиентов не будут синхронизироваться с Google Календарем, будут отображаться только имена.

3. Поле «Внешний ID» можно заполнить только с помощью API.

Видеоинструкция

Настройка услуг сотрудника

После заполнения разделов с основной, дополнительной информацией и настройками добавьте услуги сотрудникам.

Назначить услуги сотрудникам можно двумя способами:

1. В разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги». Такой вариант удобнее использовать, если в компании мало услуг и много сотрудников, подробное описание в статье по ссылке.

2. В разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники». Такой вариант удобнее использовать, если в компании много услуг и мало сотрудников. Этот способ описан ниже.

Добавление услуг сотрудникам

Чтобы назначить услуги сотрудникам:

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники». Нажмите на имя сотрудника или на кнопку «Изменить услуги».

2. На вкладке «Услуги» добавьте категории и услуги, которые будет выполнять этот сотрудник.

3. Нажмите кнопку «Добавить категорию», когда категория появится в списке, нажмите на ее название, в открывшемся новом окне отметьте галочками услуги из списка.

4. Укажите длительность услуги, закрепите за услугой технологическую карту при необходимости (подробнее о назначении и настройке технологических карт читайте здесь).

5. Добавьте возможность создавать запись к сотруднику на конкретную услугу через журнал или через виджет онлайн-записи. Для этого в столбцах «Журнал» и «Онлайн-запись» поставьте переключатели «On»/«Off» в соответствующее положение.

6. Чтобы удалить услуги у сотрудника, снимите галочки напротив их названия. Для удаления всей категории нажмите на кнопку с изображением корзины напротив названия категории.

Пример добавления услуг сотруднику:

Примечания

Длительность услуги необходимо указывать для онлайн-записи и журнала записи администратора. Однако после онлайн-записи администратор может изменить длительность записи прямо в электронном журнале.Корректная настройка длительности услуг позволяет организовать рабочий процесс и уменьшить количество пустых окон при записи, тем самым увеличить количество клиентов, которым можно оказать услуги за рабочий день.

Видеоинструкция

График работы (новый интерфейс)

Оглавление:

Как добавить график работы.Как удалить график работы.Как скопировать график работы другому сотруднику.

В YCLIENTS появился новый интерфейс настройки графика работы персонала. Теперь устанавливать/редактировать график сотрудникам стало проще и быстрей за счет гибкого выбора параметров и массовой настройки.

Назначить расписание сотрудникам можно несколькими способами:

через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы (new)» (новый интерфейс);через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники»;через журнал записи;через мобильное приложение YCLIENTS;через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы» (старый интерфейс).

В этой статье мы рассмотрим первый вариант настройки графика работы персонала в новом интерфейсе.

1. Как добавить график работы

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы (new)».

2. Для добавления графика выберите действие «Добавление». Настройте нужные параметры для конкретного сотрудника/сотрудников, при необходимости сбросьте параметры через кнопку «Сбросить». Кнопка «Сбросить» очищает параметры до дефолтных, которые открываются при загрузке графика работы: «Добавление – Период на 1 день – Рабочий день – Рабочее время с 09:00-22:00».

При необходимости вы можете отфильтровать сотрудников по должности.

3. Выберите нужный период:

По дням. Можно установить график на 1 день, на неделю, 2 недели, 3 недели и т.д. Максимальное количество недель — 30.

Посменно. Задайте любой посменный период, например, 2/2 или 5/2, затем укажите количество недель, можно выбрать от 1 до 30 недель. Количество дней не может превышать 365, система не даст ввести число более 365.

По дням недели. Выберите количество недель (от 1 до 30), затем отметьте нужные дни недели.

4. Выберите тип графика:

Рабочий деньБольничный.Отпуск.Выходной за свой счет.Прогул.Оплачиваемый выходной.

У нерабочих дней нет выбора параметра «Рабочее время», остальные типы графика для нерабочих дней.

В настроенном графике цвет выбранного типа будет соответствовать тому, который был выбран при установке.

Также возможно добавлять собственные типы графика для нерабочих дней, если системные не подходят, настроить их можно в сетевом разделе «Сотрудники» > «Типы нерабочих дней».

5. Укажите рабочее время. При необходимости добавьте перерыв, для этого нажмите на кнопку «Добавить перерыв». Добавленные перерывы будут отображаться в ячейках графика в виде оранжевых точек. При этом в одной ячейке будет одна точка, независимо от того, сколько перерывов добавлено на день. При наведении на ячейку отобразится количество перерывов и их время. Максимально возможное количество перерывов для добавления одному сотруднику — 5.

Чтобы удалить перерыв, нажмите на кнопку с изображением корзины напротив перерыва. Если перерыв уже добавлен в график, чтобы удалить/изменить его для сотрудника, нужно добавить в график заново рабочий день (т.е. применить новый шаблон графика на необходимый день) без перерыва или с другим временем перерыва.

6. Выберите месяц и год. Месяца по порядку можно переключать с помощью кнопок со стрелками. Чтобы выбрать другой год/месяц, нажмите на название месяца, выберите нужный год и месяц.

Если выбран текущий год, то рядом со стрелками будет отображаться только название месяца, если выбран год отличный от текущего, то он будет отображаться рядом с месяцем. На данный момент в графике могут отображаться два месяца, например, от 1 февраля и следующий за ним март.

7. Добавьте кликом в рабочей области график конкретному сотруднику или нескольким сотрудникам. Лишние ячейки графика, до его сохранения, можно убрать повторным кликом на ячейку в рабочей области.

Чтобы отменить изменения в графике полностью, нажмите на кнопку «Отмена» в левом нижнем углу.

8. Нажмите на кнопку «Сохранить» в правом нижнем углу.

График работы для сотрудника можно изменить аналогичным способом.

Настроенный график работы можно выгрузить в PDF-файл с помощью кнопки «Выгрузить в PDF» в правом верхнем углу и после сохранить на ваше устройство или распечатать. Выгрузка графика доступна как для всех сотрудников, так и для сотрудников, отфильтрованных по должности (в этом случае в выгрузку попадут все сотрудники выбранной должности).

2. Как удалить график работы

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы (new)».

2. Для удаления графика выберите действие «Удаление». Настройте нужные параметры для конкретного сотрудника/сотрудников, при необходимости сбросьте параметры через кнопку «Сбросить».

3. Выберите нужный период:

По дням. Можно удалить график на 1 день, на неделю, или несколько недель (можно выбрать до 30 недель).Посменно. Задайте любой посменный период, например, 2/2 или 5/2, затем укажите количество недель, можно выбрать от 1 до 30 недель.По дням недели. Выберите количество недель (от 1 до 30), затем отметьте нужные дни недели.

4. Напротив нужного сотрудника нажмите на область графика, который хотите удалить. Выбранные дни выделятся красным цветом.

5. Нажмите на кнопку «Удалить» в правом нижнем углу.

Важно

Отменить удаление графика нельзя. Красные точки в ячейках расписания означают наличие записи на этот день у сотрудника.Если попытаться удалить день с записью (красной точкой) из расписания, появится ошибка. В этом случае перед удалением расписания необходимо предварительно перенести запись на другой день/другого сотрудника или отменить ее.

3. Как скопировать график работы другому сотруднику

Если сотрудники работают по одному и тому же графику, можно настроить график для одного сотрудника и просто скопировать его для других.

Чтобы скопировать график:

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы (new)».

2. Слева рядом с именем сотрудника, с которого необходимо скопировать график, нажмите на кнопку копирования.

3. В открывшемся окне отметьте сотрудников, которым необходимо скопировать график. Можно отметить как одного, так и нескольких сотрудников из списка, выбор сотрудников не ограничен. Для быстрого поиска можно вбить имя сотрудника в поле «Кому».

4. Выберите период, на который будет скопирован график. По умолчанию будет указан период копирования — две недели от текущего дня, при необходимости его можно изменить. Максимальный период копирования пока ограничен текущим и следующим месяцем.

5. При необходимости поставьте отметку «Скопировать график с перерывами», если перерывы одинаковые. Если перерывы отличаются, то отметку ставить не нужно, в этом случае необходимо будет добавить перерывы сотруднику вручную после копирования графика.

6. Нажмите «Скопировать график». После нажатия на кнопку, график будет скопирован, включая отмеченные рабочие и нерабочие дни.

Важно

Отменить копирование графика нельзя.

Расписание сотрудников

После заполнения разделов с основной, дополнительной информацией, настройками и услугами добавьте расписание сотрудникам.

Назначить расписание сотрудникам можно несколькими способами:

через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы (new)» (новый интерфейс);через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники»;через журнал записи;через мобильное приложение YCLIENTS;через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы» (старый интерфейс).

В этой статье мы рассмотрим второй вариант.

Редактирование

1. Чтобы назначить расписание сотрудникам, перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники».

2. Нажмите на имя сотрудника или на кнопку «Изменить график работы».

3. На вкладке «Расписание» настройте график. Здесь есть три способа настройки: шаблон автозаполнения, ручное редактирование и копирование графика на будущие недели.

Шаблон автозаполнения

Используется для установки посменных графиков.

1. В поле «График» выберите необходимый график работы, например, 2 через 2.

2. В поле «Начиная с» выберите дату начала действия расписания. Также можно выбрать неделю начала действия расписания в календаре слева.

3. В поле «Время работы» укажите время начала и конца рабочего дня сотрудника.

4. В поле «Выставить на» укажите количество недель, на которое нужно скопировать данное расписание.

5. Нажмите кнопку «Заполнить и сохранить график».Ручное редактирование

Таким способом можно настроить любое расписание, даже самое сложное и нестандартное. Этот способ не подходит для настройки расписания сотрудников, у которых рабочий день начинается и заканчивается не ровно по часам, например, с 9:30 до 20:30.

В таблице отметьте кругами рабочие часы сотрудника: поставьте круг на пересечении дня недели и часа. Нажмите кнопку «Сохранить».

Копирование графика на будущие недели

Позволяет скопировать расписание текущей недели на будущее. Например, если у сотрудника уже установлены рабочие дни в Пн, Ср, Пт с 10:00 до 22:00, то эти же рабочие дни скопируются на будущие недели.

Чтобы скопировать график, выберите необходимое количество недель и нажмите кнопку «Сохранить».

Очистка графика

Позволяет удалить все рабочее время на выбранной неделе.

1. В календаре слева выделите нужную неделю.

2. Нажмите «Очистить график на неделю», а затем кнопку «Сохранить».

3. Для очистки графика на будущие недели нажмите «Скопировать на ... недель вперед».

4. В конце обязательно нажмите кнопку «Сохранить».

Видеоинструкция

Редактирование графика работы сотрудника в журнале записи

После заполнения разделов с основной, дополнительной информацией, настройками и услугами настройте график работы сотрудников.

Назначить расписание сотрудникам можно несколькими способами:

через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы (new)» (новый интерфейс);через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники»;через журнал записи;через мобильное приложение YCLIENTS;через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы» (старый интерфейс).

В этой статье мы рассмотрим третий вариант.

Добавление сотрудника в расписание на текущий день

1. Перейдите в журнал записи и выберите нужную дату в календаре. Откроется расписание на выбранный день.

2. Нажмите на кнопку с изображением человеческого силуэта в правом верхнем углу.

3. Выберите сотрудника или нескольких сотрудников из списка, укажите время работы, чтобы сразу добавить перерыв, нажмите «Добавить интервал» и укажите разные рабочие интервалы за исключением перерыва.

4. Нажмите «Сохранить».

Редактирование графика работы через журнал записи

1. Перейдите в журнал записи и выберите нужную дату в календаре. Откроется расписание на выбранный день.

2. Выберите сотрудника, которому нужно изменить график, для этого нажмите на его имя.

3. В открывшемся меню выберите необходимое действие из списка:

добавить перерыв;отменить рабочий день;добавить рабочие дни;убрать рабочие дни.

Добавить перерыв

Выберите отрезок времени, на который будет назначен перерыв. Нажмите кнопку «Сохранить».

Чтобы добавить еще один перерыв, откройте меню с действиями и создайте перерыв.

Отменить рабочий день

Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы отменить рабочий день сотруднику. После этого он будет удален из расписания на выбранный день.

Примечание

Если на выбранную дату у сотрудника есть записи, и вы не перенесете или не отмените их, заново добавьте рабочий день, и записи появятся в расписании сотрудника. Перенесите или отмените их, а после этого снова отмените рабочий день.

Добавить рабочие дни

В открывшемся окне выберите необходимые даты, укажите рабочее время и при необходимости добавьте интервалы в работе. Нажмите кнопку «Сохранить».

Удалить рабочие дни

Снимите отметки с рабочих дней, для этого нажмите на даты отмеченные черными кругами. Нажмите кнопку «Сохранить».

Примечание

Для изменения начала и конца рабочих дней сотрудника нужно «Удалить», а потом «Добавить рабочие дни» с новым началом и концом дня.

Видеоинструкция

Как подключить Google Календарь сотруднику

Google Календарь подключается для определенного сотрудника или сотрудников. Синхронизация осуществляется из YCLIENTS в Google Календарь, но не наоборот.

Подключение календаря

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники», выберите сотрудника и перейдите на вкладку «Настройки».

2. В пункте «Внедрение» нажмите кнопку «Войти через Google».

3. В открывшемся новом окне браузера авторизуйтесь в аккаунте Google и разрешите передачу данных.

После подключения календаря все записи автоматически будут загружаться Google Календарь.

4. Если включить опцию «Выгружать данные клиентов в Google», то при записи в календарь Google будут попадать данные клиента. Если эта функция выключена, то в календарь попадет только имя.

Отключение календаря

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники», выберите сотрудника и перейдите на вкладку «Настройки».

2. В пункте «Внедрение» нажмите кнопку «Отключить синхронизацию».

Синхронизация расписания всех сотрудников в один календарь

1. Добавьте один и тот же календарь всем сотрудникам, например, на вашу учетную запись Google.

2. Для того чтобы каждый сотрудник получил доступ к информации по своим записям в Google Календаре, выберите календарь сотрудника и нажмите кнопку с тремя точками. В выпадающем меню выберите пункт «Настройки и общий доступ».

3. В разделе «Открыть доступ пользователям или группам» нажмите кнопку «Добавить пользователей или группы», укажите адрес электронной почты сотрудника и настройте права на просмотр и/или изменения календаря, нажмите кнопку «Отправить». Пользователь появится в общем списке. Вы можете настроить нужные права доступа как на этапе добавления пользователя в календарь, так и после добавления в этом же разделе.

4. В настройках проверьте часовой пояс календаря. Он должен соответствовать часовому поясу того города, где находится ваша компания.

Должности сотрудников

После редактирования разделов «Услуги» и «Сотрудники» настройте должности сотрудников.

«Должность» — это группа сотрудников, выполняющих схожие виды работ или услуг. Например: Стилисты, Визажисты, Кардиологи, Автомойщики, Репетиторы.

Должности нужны для внутреннего пользования, с их помощью можно фильтровать данные о сотрудниках в разных разделах YCLIENTS, например, при настройке графика работы или расчета зарплаты. Также эта настройка удобна для компаний, в которых много сотрудников: с ее помощью можно отображать расписание сотрудников по должностям.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Должности» и нажмите на кнопку «Добавить должность».

2. В открывшемся окне укажите название и при необходимости описание.

3. Нажмите кнопку «Сохранить».

Привязка должностей к сотрудникам

Для распределения сотрудников по должностям:

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники».

2. Нажмите на имя сотрудника или на кнопку «Изменить описание и фото».

3. В открывшемся окне в поле «Должности» выберите необходимую должность.

4. Нажмите кнопку «Сохранить».

График работы (старый интерфейс)

Назначить расписание сотрудникам можно несколькими способами:через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы (new)» (новый интерфейс);через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники»;через журнал записи;через мобильное приложение YCLIENTS;через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы» (старый интерфейс).

В этой статье мы рассмотрим последний вариант.

Как добавить график работы сотруднику

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы».

2. Выберите период, заполнив поля «Дата начала» и «Дата окончания», и, при необходимости, отфильтруйте список сотрудников по должности.

3. Нажмите кнопку «Показать».

Настраивать график работы можно индивидуально для каждого дня или по шаблону.

Настроенный график работы всех сотрудников можно выгрузить в PDF-файл с помощью кнопки «Выгрузить в PDF» в правом верхнем углу и после сохранить на ваше устройство или распечатать.

Также можно выгрузить в PDF график отдельного сотрудника, нажав на кнопку «в PDF» под именем сотрудника в графе «Сотрудники».

Установить график на конкретный день

1. Нажмите кнопку «Изменить день» и выберите день в расписании сотрудника.

2. В открывшемся окне установите тип дня: рабочий или нерабочий. Для нерабочего в поле «Тип дня» можно выбрать причину: «Больничный», «Отпуск», «Выходной за свой счет», «Прогул» или «Оплачиваемый выходной».3. Для рабочего дня укажите часы работы сотрудника в поле «График». Чтобы установить время для перерывов, создайте несколько интервалов, исключающих время перерывов (с помощью кнопки «Добавить интервал»).4. Нажмите «Сохранить» в окне и после еще раз «Сохранить» в правом верхнем углу.

Установить график по шаблону

1. Нажмите кнопку «Установить по шаблону» и после на ссылку под словом «Шаблон».

2. В открывшимся окне, произведите аналогичные настройки, как в инструкции выше.3. Отметьте дни, которые необходимо установить по шаблону в расписании сотрудников.4. Чтобы изменения вступили в силу, нажмите кнопку «Сохранить» в правом верхнем углу.

Видеоинструкция

Управление списком пользователей

После редактирования разделов «Услуги» и «Сотрудники» настройте раздел «Список пользователей».

Что это и для чего это нужно?

«Пользователь» — сотрудник компании, имеющий доступ и определенные права в YCLIENTS.

Пользователем YCLIENTS может быть любой сотрудник компании (владелец, управляющий, администратор, мастер, бухгалтер и т.д.) В зависимости от роли сотрудника нужно настраивать разные уровни доступа.

Уникальными идентификаторами пользователя являются Email и номер телефона.

Важно

На пробном периоде приглашение пользователей недоступно, необходима оплаченная лицензия.

Настройка

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей».

2. В открывшемся окне нажмите на кнопку «Пригласить пользователей».

3. Введите имя и номер телефона или Email пользователя/нескольких пользователей.

Важно

Для нового интерфейса приглашения пользователей доступна отправка только одного приглашения за раз. Если вам доступен новый интерфейс, воспользуйтесь подробной инструкцией в статье «Роли пользователей».

Если приглашаете существующего пользователя, укажите тот номер или Email, который он уже использует для входа в YCLIENTS и нажмите кнопку «Отправить».

Новый пользователь — пользователь, который не был добавлен в YCLIENTS ранее и ни разу не записывался онлайн.Существующий пользователь — пользователь, который уже был ранее добавлен в YCLIENTS.

4. Приглашенные пользователи отображаются на отдельной вкладке в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей». Там же можно отправить приглашение еще раз или отозвать его.

5. Пользователь получит SMS или письмо со ссылкой-приглашением, по которой ему нужно перейти для добавления в филиал. В сообщении или письме также будет указано название филиала, из которого было отправлено приглашение.

6. После перехода по ссылке новые и существующие пользователи увидят разную информацию.

Новый пользователь увидит форму, в которой ему нужно указать регистрационную информацию:

Имя.Номер телефона (если приглашение было отправлено по почте) или Email (если приглашение было отправлено по SMS).Придумать и повторить пароль.Принять условия пользовательского соглашения и соглашения об обработке персональных данных.Предоставить/не предоставить согласие на получение информационных сообщений от YCLIENTS.

Существующий пользователь увидит форму авторизации, в которой ему нужно будет ввести логин и пароль той же учетной записи, на которую было отправлено приглашение (при условии, что пользователь не авторизован в программе).

Примечания

Если существующий пользователь уже авторизован в программе под другой учетной записью, то при переходе по ссылке откроется личный кабинет авторизованного пользователя. В этом случае необходимо выйти из программы через кнопку «Выход» перед принятием приглашения.Если пользователь авторизован под той же учетной записью, на которое было отправлено приглашение, то после перехода по ссылке, он увидит окно с поздравлением и предложением перейти в личный кабинет и/или в филиал (если уже настроены права доступа).

7. Приглашенным пользователям можно настроить права доступа (возможности при использовании YCLIENTS) сразу после отправки ссылки-приглашения.

Права пользователя могут определяться его должностными обязанностями и быть связаны с отображением/скрытием определенных разделов YCLIETNS и наличием/отсутствием доступа к различным функциям.

Настройка прав доступа дает руководителю возможность контролировать деятельность сотрудников, у которых есть доступ к YCLIENTS. Добавлять или удалять новых и существующих пользователей возможно только при согласовании с руководством.

Детальное описание настройки прав доступа читайте здесь.

YCLIENTS работает как с отдельными организациями, так и с сетями, в которых несколько филиалов (подробнее о сетевых возможностях читайте здесь). Для сетей действуют отдельные права доступа пользователей. Вы можете настроить их в сетевом интерфейсе в разделе «Настройки» > «Пользователи» (более детально настройка описана здесь).

Видеоинструкция

Настройка уведомлений пользователя (сотрудника/администратора)

После добавления всех пользователей и установки прав доступа, настройте уведомления, которые будет получать сотрудник, связанный с пользователем.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений»

и настройте уведомления для администраторов и сотрудников.

Подробнее о настройке типов уведомлений читайте здесь.

2. Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники» и нажмите на имя сотрудника или на кнопку «Другие настройки».

На вкладке «Настройки» свяжите сотрудника с пользователем, для этого нажмите на «Изменить» в поле «Связанный пользователь», выберите пользователя из списка или пригласите нового, затем нажмите «Сохранить». Подробнее о приглашении новых пользователей читайте здесь.

Важно

При отсутствии связки уведомления по типу «Уведомления сотруднику» приходить не будут.Для администраторов и владельцев связка пользователя с сотрудником не нужна.

3. Перейдите в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей» Выберите пользователя и перейдите на вкладку «Уведомления».

4. Из раскрывающегося списка выберите, какие типы уведомлений будет получать сотрудник, связанный с этим пользователем:

«Для администратора» — в этом случае будут отправляться уведомления по типу «Уведомления администратору».«Для сотрудника» — в этом случае будут отправляться уведомления по типу Уведомления сотруднику.«На основе прав доступа» — система YCLIENTS сама определяет тип уведомлений для пользователя на основе его прав доступа. Этот тип уведомления автоматически устанавливается для нового пользователя после его добавления в филиал. Это снимает необходимость администратору настраивать каждому сотруднику Push-уведомления, сотрудник может сам для себя установить, какие Push-уведомления (в мобильное приложение YCLIENTS) он будет получать. Подробнее об этих настройках можно прочитать в статье. Если нужно добавить отправку уведомлений по другим каналам (SMS, Email, Web), то это делается только вручную в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей».

Если вы не хотите, чтобы пользователь получал уведомления, выберите вариант:

«Отключены».

Важно

Если выбрана опция «На основе прав доступа», то фактический тип уведомлений («Для администратора»/«Для сотрудника»/«Отключены») определяется по следующему алгоритму:

Есть право на просмотр расписания одного сотрудника -> «Для сотрудника».Есть корневое право на журнал записей -> «Для администратора».В остальных случаях -> «Отключены».

Корректировка происходит при любом изменении прав доступа. Эта опция никак не коррелирует с настройкой «Отправлять контактные данные» — она управляется по-прежнему. Остаются остальные три ручные опции, которые имеют приоритет над автоматической.

5. Выберите типы уведомлений, которые будет получать сотрудник, связанный с этим пользователем, и каналы их отправки (SMS, Push или Email). Поставьте галочку, чтобы сотрудник получал уведомления:

с данными клиентов: если снять галочку, сотрудник не будет получать контактные данные клиента в SMS и Email уведомлениях, но он получит все остальные детали записи: время, услуга и т.п.;о новых записях, созданных клиентом;о новых записях, внесенных через журнал;об удалении записей клиентом (или администратором);о переносе записей клиентом (или администратором);о скором окончании лицензии;письма с платежными документами (чтобы разблокировать данную настройку, обратитесь к менеджеру, указанному в разделе «Обзор» > «Сводка»; если поставить галочку, сотрудник будет получать письмо со счетом на оплату лицензии);об операциях с записями в Web-версии;о звонках в Web-версии.

Если нужный канал не получается отметить галочкой, значит в разделе «Настройки» > «Уведомления» > «Типы уведомлений» отключен тип уведомления или сам канал в его настройках.

6. Нажмите кнопку «Сохранить».

Как обезопасить ваши данные в YCLIENTS

Ситуация, когда сотрудник при переходе на другое место забирает с собой клиентскую базу, для многих не новость. Он может продать ее будущему работодателю или использовать в личных целях.

Меры по охране информации в YCLIENTS

1. Создайте отдельную учетную запись для каждого пользователя. В YCLIENTS есть функция логирования, которая позволяет отследить действия каждого пользователя.

2. Закройте доступ к номерам телефонов клиентов в клиентской базе. Запретите выгрузку в Excel клиентской базы компании. Для этого снимите соответствующие галочки в настройках прав доступа пользователя. Сделать это можно в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей» > имя пользователя > «Права доступа» в пункте «Клиентская база». Подробная инструкция в статье.

После этих настроек пользователь будет видеть символы XX вместо цифр номера телефона.

3. Закройте пользователю доступ на удаление или редактирование записей клиентов в журнале. Подробная инструкция в статье.

4. Зайдите под учетными записями пользователей и проверьте, вступили ли настройки в силу.

Более подробная информация о настройке прав доступа в статье.

5. В разделе «Обзор» > «Операции с данными» отображается информация о том, кто, когда и какие данные запрашивал. Также здесь вы можете получить файл выгрузки при наличии прав на этот раздел (список разделов, по которым можно сделать выгрузку, в статье).

Помимо настроек YCLIENTS, сохранность клиентской базы обеспечивает закон.

Юридические аспекты защиты данных

Клиентская база может быть отнесена к конфиденциальной информации, которая составляет коммерческую тайну предприятия, и использование ее в личных целях без согласия обладателя данной информации преследуется по закону.

Чтобы эта информация относилась к конфиденциальной, должны выполняться некоторые условия.

Признаки коммерческой тайны:

Информация должна быть коммерчески ценной и не должна быть общеизвестной.Отсутствие доступа на законном основании. Могут существовать способы добровольного предоставления доступа (лицензирование, франчайзинг и пр.)Меры по охране конфиденциальности информации.

Чтобы информация получила статус коммерческой тайны, ее обладатель должен исполнить установленные процедуры:

Разработать положение о защите коммерческой тайны, в которой перечислить сведения, относящиеся к коммерческой тайне.Утвердить приказом и ввести в действие положение о коммерческой тайне.Утвердить перечень лиц, которые могут пользоваться данной информацией (например администраторы, если есть необходимость, то и исполнители).Утвердить порядок использования данной информации.Прописать в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему необходимость соблюдать положение о коммерческой тайне и нести ответственность за несоблюдение.Ознакомить под роспись со всеми документами работников.

Характер и объем сведений, составляющих коммерческую тайну, определяются обладателем информации. Им же обеспечивается охрана ее конфиденциальности.

Защита коммерческой тайны в России регламентирована законами:

ст. 183 УК РФФедеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (с изменениями на 6 июля 2016 г)

Что делать, если подозреваете, что клиентская база уже украдена?

1. Обратитесь в YCLIENTS с запросом выгрузки логов сервера. Таким образом вы узнаете, кто из сотрудников украл базу.

2. Свяжитесь с ним и попросите вернуть или удалить клиентскую базу.

3. Если сотрудник отрицает свою вину, сообщите, что имеете доказательства кражи и намерены обратиться в суд.

4. Обратитесь в суд и предоставьте логи веб-сервера.

Настройка прав доступа пользователя

Что это и для чего это нужно?

Настройка прав создана для удобства работы пользователей, обеспечения безопасности компании и информации, например, клиентской базы, а также дает руководителю возможность контролировать деятельность сотрудников, у которых есть доступ к YCLIENTS.

Важно

1. Для обеспечения безопасности вашей информации предоставляйте каждому сотруднику индивидуальный доступ, мы не рекомендуем давать общие доступы для нескольких сотрудников.

2. Будьте внимательны при предоставлении прав на выгрузку информации и управление пользователями.

Настройка

Перейдите в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей». Выберите Пользователя и перейдите на вкладку «Права доступа».

Здесь вы можете предоставить или снять абсолютно все права, а также настроить права доступа по каждому разделу. Изучите особенности настройки более детально в разделе «Права доступа» и настройте права доступа для каждого пользователя.

О том, как добавить пользователя, читайте в статье «Управление списком пользователей».

Видеоинструкция

У вас остались вопросы? Напишите нам в Телеграм.

Роли пользователей

Оглавление:

1. Что это и как это работает?2. Настройка роли нового пользователя.3. Редактирование роли и прав доступа существующего пользователя.4. Копирование прав доступа.

В YCLIENTS руководители и администраторы могут управлять доступом пользователей к важной информации и возможностям платформы. Например, к контактам клиентов и расписанию коллег. Правильно настроенные права доступа позволят сотрудникам работать только с нужными разделами и данным. А руководители смогут не беспокоиться о защите важной для бизнеса информации.

С помощью новой функции «Роль пользователя» владелец или менеджер сможет легко и быстро настроить необходимые права доступа пользователям филиала.

Важно: всем приглашенным ранее пользователям роли присваиваются автоматически по настроенным ранее правам доступа, БЕЗ изменения этих прав доступа.

1. Что это и как это работает?

Роль необходимо выбрать на этапе приглашения пользователя в филиал, а также можно присвоить уже существующему пользователю. В дальнейшем роли можно менять, редактировать и копировать права доступа. Подробнее об этом читайте в этой статье ниже.

Каждой роли присваивается определенный набор рекомендованных прав доступа, которые будут включены автоматически, а также набор дополнительных прав, которые можно включить при необходимости.

Для настройки доступны следующие роли:

Сотрудник. Оказывает услуги.Администратор. Отвечает за записи и их оплату.Бухгалтер. Отвечает за расчет зарплат.Менеджер. Управляет филиалом.Владелец. Имеет все доступы.

Список всех прав доступа, которые соответствуют каждой роли, можно посмотреть в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей» > имя пользователя > вкладка «Права доступа».

2. Настройка роли нового пользователя

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей» и нажмите кнопку «Пригласить пользователей».

2. В открывшемся окне введите имя и номер телефона или Email пользователя (если приглашаете существующего пользователя, укажите тот номер или Email, который он использует для входа в YCLIENTS). При необходимости укажите должность.

3. Ниже выберите роль пользователя из списка, сотрудника, к которому будет прикреплен пользователь (выбрать сотрудника необходимо только для роли «Сотрудник», в остальных случаях указывать его не нужно), и настройте права доступа.

Если вам не хватает опций, выберите роль с расширенными правами. Подробнее о редактировании ролей и прав доступа читайте в этой статье ниже.

4. Нажмите на кнопку «Отправить» и выберите «Отправить» или «Отправить и пригласить еще», если хотите перейти к приглашению другого пользователя.

3. Редактирование роли и прав доступа существующего пользователя

Роль пользователя и права доступа можно менять и редактировать. Если пользователь был приглашен ранее, но ему не была назначена роль, ее также можно присвоить.

Для редактирования:

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей». Нажмите на имя пользователя и перейдите на вкладку «Права доступа».

2. Чтобы изменить роль, нажмите на кнопку «Изменить» в поле «Роль». Если вернуться к предыдущей роли, настройки сохранятся.

3. Чтобы изменить сотрудника (для роли «Сотрудник»), который будет связан с этим пользователем, выберите сотрудника из выпадающего списка. Если необходимо убрать связку сотрудника с пользователем, нажмите на его имя и выберите значение «Не выбран».

4. Чтобы предоставить или убрать права для роли, нажмите на три точки в поле «Права доступа» и выберите необходимый параметр.

5. Чтобы предоставить/убрать все права к разделу используйте переключатель

6. Чтобы добавить дополнительные права доступа, нажмите на стрелку справа от переключателя и затем на строку «Дополнительные». В раскрывшемся списке выберите необходимые параметры или поставьте галочки.

7. Чтобы предоставить или убрать права для раздела, нажмите на три точки напротив его названия и выберите необходимый параметр.

8. Нажмите кнопку «Сохранить».

4. Копирование прав доступа

Чтобы не настраивать одни и те же права доступа, их можно скопировать для другого пользователя. Копирование прав доступно как на этапе отправки приглашения, так и для пользователя уже добавленного в филиал.

Для копирования прав:

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей».

2. Нажмите на имя пользователя и перейдите на вкладку «Права доступа», если пользователь уже добавлен в филиал. Если необходимо отправить приглашение, нажмите на кнопку «Пригласить пользователей».

3. На открывшейся странице в поле «Права доступа» нажмите на кнопку копирования.

4. Выберите пользователя из списка, права которого необходимо скопировать, можно воспользоваться поиском по пользователям. Нажмите кнопку «Применить».

После скопированные права будут добавлены в настройки пользователя.

Мы работаем над улучшением и оптимизацией ролей пользователей.Если вы считаете, что в каком-то шаблоне роли недостаточно прав доступа, то можете сообщить, каких именно вашему менеджеру (его контакты можно найти в разделе «Обзор» > «Сводка»). Ваша обратная связь очень поможет нам при доработке функционала.

Права доступа к журналу записи

Журнал записи представляет собой электронный календарь, в котором ведется работа с расписанием и визитами.

Настройка прав доступа позволяет ограничивать просмотр и редактирование записей отдельных сотрудников или групп сотрудников по должностям.

1. Снимите галочку, чтобы полностью закрыть доступ к разделу «Журнал записей».

2. Выберите сотрудников и/или должности сотрудников, расписание и записи которых будет видеть этот пользователь. Например, администратор может видеть расписание и записи всех сотрудников компании, а конкретный сотрудник только свое расписание.

3. Ограничьте доступ к истории расписания и записей, для этого выберите, за какой период в прошлом пользователь сможет просматривать журнал.

4. Снимите галочку, чтобы закрыть доступ к редактированию графика работы в журнале. Эта настройка позволяет избежать изменений графика без согласования с руководством.

5. Снимите галочку, чтобы закрыть доступ к номерам телефонов клиентов. Эта настройка позволяет избежать утечки информации.

6. Снимите галочку, чтобы пользователь не мог переносить записи.

7. Снимите галочку, чтобы пользователь не мог просматривать статистику.

Видеоинструкция

Права доступа к окну записи

Окно записи позволяет вносить, редактировать и удалять записи в журнале, проводить продажу товаров и услуг в рамках записи. В окне записи можно просмотреть данные клиента, историю и статистику его посещений.

Настройка доступа предполагает назначение/снятие прав по созданию, изменению и удалению записей, проведению продажи товаров и услуг, просмотру данных клиента и истории его посещений и контактов.

Если у вас сеть филиалов (или несколько сетей), вы можете настроить пользователю доступ к просмотру данных клиента по сети.

Например, администратор может создавать записи, но не может их изменять и удалять, может продавать товары и проводить оплату, но не видит товарные транзакции и данные об оплате услуг за прошедшие дни.

Во избежание утечки информации здесь же можно запретить доступ к данным клиента (1) и выпадающему списку с данными клиентов (2).

Видеоинструкция

Права доступа к разделу «Финансы»

Раздел «Финансы» содержит данные о движении денежных средств в компании, позволяет создавать, редактировать и удалять транзакции, управлять расчетом заработной платы сотрудников компании.

Настройка доступа предполагает назначение/снятие прав по просмотру движения средств, работе со счетами, кассами и контрагентами, просмотру статьей платежей и операций с ККМ, расчету заработной платы, работе с отчетами.

Например, администратор отвечает за основную кассу, проводит закупку товаров и материалов, продажу товаров и абонементов.

Откройте ему доступ к основной кассе, скройте просмотр движений денежных средств за прошедшие дни (оплаты, проведенные предыдущим администратором), разрешите создание, редактирование и выгрузку транзакций по закупке материалов, товаров, оказанным услугам, продаже товаров и абонементов.

Видеоинструкция

Права доступа к разделу «Склад»

Раздел «Склад» содержит информацию о товарах и расходных материалах, о продаже и остатках данных товаров, позволяет просматривать и управлять движением товаров: производить закупки, продажи, списания, перемещения между складами.

Выберите склад, доступ к которому необходимо открыть пользователю. Например, если мастер должен видеть только информацию о расходных материалах, можно предоставить ему доступ только к складу с расходными материалами.

Здесь можно ограничить доступ к отчету по движению товаров конкретными транзакциями (приход, продажа, оказание услуг или списание), а так же на уровне управления: перемещение товаров между складами, создание и редактирование транзакций, удаление транзакций или только просмотр отчетов в веб-интерфейсе или электронных таблицах Excel.

Например, мастер работает в компании со своими материалами, сам ведет их учет и осуществляет закупку. В этом случае он может создавать/редактирование транзакции по приходу и списанию товаров. Откройте ему доступ к отчету остатков на складе, чтобы он мог своевременно докупить необходимые материалы, разрешите выгрузку данных в Excel, если он планирует выполнять пользовательские сортировки в данных отчетах.

Видеоинструкция

Права доступа к разделу «Настройки»

Основная цель ограничения прав доступа к этому разделу – обезопасить YCLIENTS от внесения изменений, несогласованных с руководством, которые могут нанести вред имиджу и бизнес-процессам, протекающим в компании. Данным правом должны обладать пользователи, имеющие расширенные полномочия (управляющий, владелец компании).

Администратору, например, будет достаточно предоставить право редактировать только график работы сотрудников.

Важно

В этом разделе можно разрешить или запретить управление пользователями. Эта настройка предполагает, что пользователь может управлять правами других пользователей по своему усмотрению и без согласования с руководством. Во избежание таких ситуаций доступ к этой функции должен быть только у сотрудников с расширенными полномочиями.Чтобы подключить/отключить интеграцию в разделе «Интеграции», у пользователя должно быть право доступа «Управлять пользователями» — «Управлять правами пользователей» (любое из прав, как «Управлять всеми правами», так и в «Рамках своего набора прав»).

Видеоинструкция

Права доступа к разделу «Клиентская база»

В разделе «Клиентская база» отображаются данные обо всех клиентах, посещавших компанию.

Настройка доступа предполагает назначение/снятие прав по просмотру данных и удалению клиентов, созданию, просмотру и изменению комментариев.

Например, администратор не видит номера телефонов в списке и карточке клиента, не может удалять клиентов и выгружать список в Excel, может добавлять и просматривать комментарии, но не может изменять и удалять их.

Здесь можно настроить право для вывода в клиентской базе только тех клиентов, которые посещали конкретного сотрудника.

Видеоинструкция

Права доступа к разделу «Обзор»

В разделе «Обзор» собрана служебная информация, которая необходима для связи со службой поддержки YCLIENTS, информация об отзывах, сообщениях и звонках, информация по последним записям и визитам, информация о том, какие записи за какой период были сделаны, кто именно их сделал (администратор или клиент), информация об источнике, откуда поступила онлайн-запись, к какому сотруднику, на какую услугу была запись, данные клиента и т.д.

Настройка прав доступа позволяет разграничить возможность просмотра этих данных.

Например, у администратора есть доступ к разделу «Сводка», он видит контактные данные персональных консультантов (2 и 3) и ID филиала (1), который необходимо назвать для быстрой идентификации при обращении в службу поддержки, но не видит номера телефонов клиентов. Также он может просматривать отзывы и список записей (в списке отображаются записи только за текущий день и без доступа к номерам телефонов клиентов).

Видеоинструкция

Права доступа к разделам «Лояльность» и «Онлайн-запись»

Доступ к разделу «Лояльность»

Доступ к разделу «Лояльность» позволяет выдавать и удалять карты лояльности клиентов, вручную осуществлять пополнение и списание с карт лояльности, редактировать баланс и срок действия абонементов, а также проводить оплату сертификатами и абонементами без кода в ситуациях, непредусмотренных программой лояльности или ошибочных начислений/списаний.

Также доступ к этому разделу дает возможность использовать кнопку «Применить сертификат/абонемент/карту лояльности» в визите на вкладке «Статус визита», если этот сертификат/абонемент/карта лояльности есть в карточке клиента в разделе «Лояльность». В таком случае нет необходимости вводить код в оплате визита.

Доступ к разделу «Онлайн-запись»

Доступ к разделу «Онлайн-запись» позволяет пользователю:

получить доступ к разделу «Обработка персональных данных», пользователь с этими правами сможет редактировать текст соглашения, изменять язык, а также включать/отключать настройку отображения соглашения на обработку персональных данных в онлайн-записи.

Видеоинструкция

Права доступа к разделам «Биллинг», «Чаевые» и «Аналитика», права доступа к отправке SMS

Доступ к разделу «Биллинг»

Право просматривать биллинг позволяет ограничить доступ к истории изменений баланса. Данное право может быть доступно определенным пользователям, которые имеют компетентность для владения этой информацией.

Доступ к разделу «Чаевые»

За доступ к разделу «Расчет зарплат» > «Чаевые» отвечает право в блоке «Чаевые». Право «Настройка чаевых» позволяет получить доступ ко вкладкам «QR-код», «Настройки чаевых» и «Статистика» в этом разделе.

Доступ к разделу «Аналитика»

За право просматривать статистику отвечает доступ к разделу «Аналитика», в котором содержатся статистические данные по основным показателям (доход, расход, средний чек и т.д.), по работе сотрудников, по заполняемости, по услугам и клиентам. Ограничить это право можно для пользователей, не имеющих полномочий и компетенции взаимодействовать с данными опциями.

Доступ к отправке SMS

Право «Совершать SMS рассылки клиентам» касается всех типов SMS, которые доступны в YCLIENTS. Вы решаете, кто из пользователей имеет полномочия для осуществления SMS-рассылки. Это очень важная функция, так как SMS-рассылки осуществляются за счет компании. Поэтому данное право может быть ограничено и наоборот доступно для определенных пользователей.

Склад. Основная информация

Модуль «Склад» предназначен для ведения складского учета компании и применения функционала списания расходных материалов при оказании услуг.

Модуль включает в себя несколько разделов. Подробные инструкции по настройкам читайте в статьях по разделам:

«Склад».«Работа с товарами».«Складские операции».«Отчеты о работе склада».

Видеоинструкция

Создание и настройка нового склада

По умолчанию в YCLIENTS создано два склада: «Расходники» и «Товары». Склады можно добавлять, настраивать и удалять.

Новый склад

1. Перейдите в раздел «Склад» > «Склады».

2. Нажмите кнопку «Добавить склад».

3. В открывшемся новом окне укажите «Название», «Тип склада» (для списания расходных материалов или для продажи товаров) и «Комментарий».

4. Нажмите кнопку «Сохранить».

Редактирование

Склад можно перемещать в списке, для этого зажмите кнопку с тремя полосками и перетащите склад на нужное место.

Информацию обо всех складах можно редактировать. Для этого нажмите на название склада или на кнопку «Изменить».

В открывшемся новом окне измените название склада, его тип и комментарий, нажмите кнопку «Сохранить». Также здесь вы можете удалить склад.

Видеоинструкция

Управление складами

В этом разделе отображается информация обо всех складах компании. Здесь можно перемещать товары между складами и редактировать информацию о складах.

Настройка и редактирование

Для начала работы перейдите в раздел «Склад» > «Склады».

По умолчанию в YCLIENTS создано два склада: «Расходники» и «Товары». Склады можно добавлять, настраивать и удалять (подробнее об этом читайте в статье «Создание и настройка нового склада»).

Склады можно перемещать по списку, для этого нажмите на кнопку с тремя полосками слева от названия склада и перетяните строку на нужное место. Эта последовательность отображается в списке складов при продаже товара или при создании любой складской операции.

Информацию обо всех складах можно редактировать. Для этого выберите склад, нажмите на его название или кнопку «Изменить», в открывшемся новом окне измените название склада, его тип и комментарий. Нажмите кнопку «Сохранить». Также здесь вы можете удалить склад.

Видеоинструкция

Себестоимость товара на складе

Алгоритм подсчета себестоимости настраивается в настройках склада. Значение себестоимости товара можно брать из настроек товара или из последнего прихода товара, а также можно высчитывать среднее от стоимости товара во всех приходах.

Чтобы установить алгоритм:

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Склад» > «Настройки склада».

2. Выберите из выпадающего списка подходящий вариант: Брать из последнего прихода товара.Высчитывать среднее от стоимости товара во всех приходах.Брать из настроек товара.

3. При необходимости поставьте отметку «Ограничение операций продажи/списания/перемещения товара при недостаточном количестве». Эта опция ограничивает создание складских операций с товарами, пока их количество не будет достаточным для создания операции. Например, если товара Шампунь на складе 0, то при продаже будет выходить ошибка, чтобы продолжить продавать товар, необходимо оформить приход товара.

4. Нажмите кнопку «Сохранить».

Значение себестоимости меняется автоматически при оформлении новой поставки товаров и указании цены поставки.

Важно

По цене поставки при поступлении товаров на склад важно понимать, что если отчет старый за октябрь, а сейчас ноябрь, и последняя поставка была в ноябре, то будет взята цена поставки из последнего прихода на конец октября.По истории транзакций в разделе «Склад» > «Складские операции» аналогично. Если товар продан 20-го, то себестоимость его будет по последней поставке до 20-го. А если товар продан уже 30-го, то себестоимость будет по поставке 25-го и т.д.

Где используется себестоимость товара?

1. При просмотре операций по складам в разделе «Склад» > «Складские операции».

2. В отчетах в разделе «Склад»: отчеты «Остатки на складе» и «Анализ продаж».

Подробнее об отчетах по работе склада можно прочитать здесь.

3. При расчете заработной платы сотрудника.

Если для сотрудника настроена схема расчета зарплаты, которая должна учитывать себестоимость расходных материалов, то при расчете зарплаты в разделе «Расчет зарплат» > «Взаиморасчеты» будет отображаться себестоимость расходных материалов.

Важно

Расходные материалы по умолчанию могут быть списаны только со склада с типом «Для списания расходных материалов».Чтобы настроить автоматическое списание расходных материалов, воспользуйтесь инструкцией в статье «Настройка автоматического списания расходников».Чтобы настроить учет себестоимости расходных материалов при расчете зарплаты, воспользуйтесь инструкцией в статье «Как задать правила расчета зарплаты».

Настройка автоматического списания расходных материалов

Что это и для чего это нужно?

YCLIENTS позволяет автоматически списывать расходные материалы при оказании услуг.

Списание настраивается с помощью «Технологических карт», закрепленных за услугами. «Технологическая карта» – это список расходных материалов, необходимых для предоставления услуги. Например, для услуги «Окрашивание» используются шампуни, краски для волос, окислители и т.д. в определенном количестве. Если настроить технологическую карту для этой услуги, то все расходные материалы будут автоматически списаны со склада, и будет создана складская операция списания расходников.

Как настроить автоматическое списание расходников?

1. Создайте «Склад», на котором будут храниться расходные материалы для списания. Подробная инструкция в статье «Создание и настройка нового склада». При выборе типа склада обязательно укажите «Для списания расходных материалов».

2. Добавьте расходные материалы, которые необходимо списывать, в номенклатуру в разделе «Склад» > «Товары». Подробная инструкция в статье «Товары. Начальная настройка».

3. Оформите приход товаров на склад, который создали для списания расходников. Подробная инструкция в статье «Поступление товаров на склад».

4. Создайте технологические карты и закрепите их за услугами. Подробная инструкция в статье «Технологические карты». За одной услугой можно закрепить только одну технологическую карту.

Настройка автоматического списания расходников завершена. Теперь YCLIENTS будет фиксировать списание расходников со склада при выборе статуса «Клиент пришел» в окне визита с определенной услугой.

Данные по количеству и видам списываемых материалов можно посмотреть в разделах «Склад» > «Складские операции»

и «Склад» > «Отчеты» > «Остатки на складах».

Важно

Если при оказании услуг по расходу материалов произойдет отклонение от значений, заданных в технологической карте, вы можете исправить это в окне визита в разделе «Списание расходников».

Технологические карты

Что это и для чего это нужно?

YCLIENTS позволяет автоматически списывать расходные материалы при оказании услуг. Для этого необходимо создать технологические карты и закрепить их за услугами и сотрудниками.

Перед настройкой технологических карт убедитесь, что в номенклатурах (в разделе «Склад» > «Товары») есть необходимый перечень наименований.

Настройка и редактирование

1. Для начала работы перейдите в раздел «Склад» > «Технологические карты». Технологические карты можно создавать, редактировать и удалять.

2. Чтобы добавить новую технологическую карту, нажмите кнопку «Добавить технологическую карту» (подробнее об этом читайте в статье «Создание и настройка новой технологической карты»).

3. Для редактирования технологической карты нажмите на ее название или кнопку «Изменить».

4. В открывшемся новом окне вы можете отредактировать необходимую информацию о карте:

«Название».«Комментарий».«Расходник».«Склад».«Количество» расходного материала, которое будет списываться по этой карте.«Добавить расходник» и/или удалить его.

5. В конце обязательно нажмите кнопку «Сохранить».

6. Чтобы удалить технологическую карту, нажмите кнопку «Удалить».

Пример создания технологической карты:

Закрепление технологических карт за услугами и сотрудниками

Для связи технологической карты с услугой, ее необходимо связать с сотрудником, выполняющим данную услугу. Также для разных сотрудников можно указать разные технологические карты в пределах одной и той же услуги. Это позволит отслеживать расходники даже в случае, когда разные сотрудники для оказания одной и той же услуги используют разное количество расходных материалов.

Есть несколько способов закрепить технологическую карту за услугой и сотрудником.

1. Через опцию быстрое управление

Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги» и раскройте нужную категорию. В открывшемся списке выберите технологические карты для соответствующих услуг.

Эта опция доступна только если к услуге уже привязан сотрудник. Если сотрудник не указан, то необходимо сначала назначить сотрудника не оказание услуги. Также через данную опцию нельзя указать разные технологические карты, только одну для всех сотрудников. 2. Через настройки услуг

Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги». Откройте нужную категорию, выберите услугу и нажмите на фото сотрудника или на надпись «Не назначены».

1. В новом окне сразу откроется вкладка «Основные настройки», нажмите кнопку «Назначить сотрудника», если сотрудник еще не добавлен в услугу. Также можно сразу создать сотрудника, если он не создан.

2. Выберите сотрудника, укажите длительность услуги, закрепите за услугой технологическую карту.

3. Нажмите «Сохранить».

3. Через настройки сотрудника

Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники». Нажмите имя сотрудника или на кнопку «Редактирование услуг».

На вкладке «Услуги» добавьте категории и услуги, которые будет выполнять этот сотрудник.

1. Нажмите кнопку «Добавить категорию», когда категория появится в списке, нажмите на ее название, в открывшемся новом окне отметьте галочками услуги из списка.

2. Укажите длительность услуги и закрепите за услугой технологическую карту.

ПримечанияЕсли одна и та же технологическая карта привязана ко всем сотрудникам, оказывающим одну и ту же услугу, то она будет уже выбрана по умолчанию при прикреплении к другому сотруднику в той же услуге. Если к сотрудникам, оказывающим услугу, будут привязаны разные тех. карты или для некоторых сотрудников карта не будет указана, то при прикреплении ее к новому сотруднику в той же услуге по умолчанию ничего не будет выбрано. В этом случае тех. карты необходимо выбирать вручную из списка. Работа с технологическими картами в окне визита

Если при оказании услуг по расходу материалов произошло отклонение от значений, заданных в технологической карте, вы можете исправить это в окне визита.

Откройте окно визита, перейдите на вкладку «Списание расходников», исправьте значения и нажмите кнопку «Сохранить».

Также при необходимости в окне визита можно применить другую тех. карту, нажав на кнопку справа от названия услуги.

Видеоинструкция

Создание и настройка новой технологической карты

Для начала работы перейдите в раздел «Склад» > «Технологические карты» и нажмите кнопку «Добавить технологическую карту».

1. Укажите название карты и при необходимости добавьте комментарий.

2. Добавьте расходники: данные о материалах, которые будут списываться:

введите название или артикул товара;выберите склад, на котором находятся товары;укажите количество расходника, которое будет списываться за один раз (единицы измерения для списания расходников автоматически подтянутся из карточки товара).

Здесь вы можете добавить несколько расходников, а также удалить их.

3. Нажмите кнопку «Сохранить».

Видеоинструкция по настройкам склада

Инвентаризация

Инвентаризация позволяет контролировать актуальность продажи товаров и списания расходных материалов и выявлять расхождения.

Создание инвентаризации

Чтобы провести инвентаризацию:

1. Перейдите в раздел «Склад» > «Инвентаризация» и нажмите кнопку «Создать инвентаризацию».

2. В открывшемся окне настройте сведения о данной инвентаризации:

дата и время (подставляется автоматически);склад;категория товаров;комментарий.

3. При необходимости загрузите файл со штрихкодами товаров. Файл в формате txt генерируется специальным сканером штрих-кодов товаров на складе.

Чтобы загрузить файл со штрихкодами товаров:

Создайте новый текстовый файл на компьютере. У него должно быть расширение txt.Кликните мышью в открытый файл.Отсканируйте все штрихкоды у всех товаров на складе. Они попадут в файл. Сколько было экземпляров товара, столько и будет в файле одинаковых штрихкодов.Сохраните файл с понятным для вас названием.Поставьте галочку в пункте «Загрузить файл со штрихкодами товаров».Укажите значение для параметра «Фактический остаток товаров, которых нет в файле»: «Приравнять к нулю» или «Приравнять к расчетному остатку».Перетащите созданный вами файл или загрузите его вручную.

4. Нажмите на кнопку «Начать инвентаризацию».

Пример создания инвентаризации:

Информация об инвентаризации

Автоматически будут посчитаны все товары, которые удовлетворяют заданным условиям (количество товаров на заданном вами складе или в заданной категории) на текущий момент времени.

Для удобства с помощью фильтров вы можете отсортировать товары, с которыми не проводились никакие товарные операции.

Товары с отрицательным количеством появляются, когда списываются со склада при условии, что на складе их уже не осталось.

Данные в столбцах «Наименование товара» и «Количество» представлены в виде кликабельных ссылок. При клике на наименование, вы перейдете в карточку товара, а при клике на количество — в раздел со складскими операциями по данному товару.

Что означают разные цвета строк:

Белый — цвет по умолчанию. В него окрашены все строки, по которым не было изменений и расхождений.Синий — этот цвет появится в таблице после того, как вы отредактируете хотя бы одно значение в инвентаризации.Строка с товаром, в которую были внесены изменения, останется белой. Строки, которые не редактировались, окрасятся в синий.Зеленый — строка только что была отредактирована.Красный — цвет указывает на то, что по товару есть расхождения по сравнению с предыдущей инвентаризацией.

Работа с таблицей

1. Чтобы указать реальные остатки товаров, посчитайте складские остатки и внесите в таблицу в столбец «Фактический остаток» — «Количество для продажи». После изменения данных в этом столбце, данные в других столбцах также изменятся. Вся информация по списанию, массе и себестоимости берется из карточки товара.

2. Если на складе открытые неполные упаковки, взвешивайте эти товары прямо в упаковке. Чтобы учитывать вес упаковки, в карточке товара укажите значения массы нетто и массы брутто (для быстрого перехода в карточку нажмите на название товара).

3. Если на складе оказалось меньше товара, чем указано в инвентаризации, то автоматически будет создаваться списание (столбец «К списанию»).

4. Если на складе больше товара, чем указано в инвентаризации, автоматически будут создаваться операции прихода (столбец «В приход»).

Все инвентаризации сохраняются, их можно отредактировать. Если вы удалите инвентаризацию, все складские операции, с ней связанные, будут удалены.

Важно

Если вы систематически проводите инвентаризацию, и возникла необходимость отредактировать предпоследнюю (или выполненные ранее), во всех последующих инвентаризациях расхождения будут выделены красным.В инвентаризации можно найти товар в строке поиска для быстрого изменения. Если выбрать товар из списка в поиске и нажать на Enter, фактический остаток этого товара увеличится на 1. Не нажимайте на Enter без необходимости. Для поиска по таблице можно воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl + F.

Если вам нужно обнулить все остатки по товарам, нажмите кнопку «Обнулить фактические остатки», после подтверждения во всех товарах фактический остаток будет равен 0.

Если необходимо установить фактические остатки, равные расчетным (т.е. согласно складским операциям), нажмите кнопку «Рассчитать фактические остатки».

Операции, выполненные в процессе инвентаризации, можно найти «Склад» > «Складские операции». При клике на дату такой операции, откроется документ с этой инвентаризацией.

Инвентаризацию можно выгрузить в Excel через кнопку в правом верхнем углу «Операции с Excel» > «Выгрузить в Excel».

Видеоинструкция

Сканеры штрихкодов

Как подключить интеграцию?

Интеграция сканера и YCLIENTS не требуется. Сканер штрихкода – это устройство ввода информации, как клавиатура или мышь. Он просто сканирует штрихкод и вставляет значение в активное поле. Нужно подключить сканер к компьютеру или ноутбуку.

Общий принцип работы

1. Кликните мышью в поле, в которое вы хотите ввести штрихкод или добавить товар по штрихкоду.2. Направьте сканер на штрихкод товара.3. Нажмите кнопку на сканере, чтобы отсканировать штрихкод.4. Номер штрихкода появится в поле.

Как может пригодиться сканер штрихкодов в YCLIENTS?

Сканер поможет ввести штрихкод в карточку товара

1. В разделе «Склад» > «Товары» откройте карточку товара или откройте форму создания товара.2. Кликните мышью в поле «Штрихкод».3. Направьте сканер на штрихкод товара.4. Нажмите кнопку на сканере, чтобы отсканировать штрихкод.5. Номер штрихкода появится в поле «Штрихкод». Товар нужно сохранить.

Сканер поможет быстро продать товар

1. Откройте визит на вкладке «Статус визита» или откройте форму создания складской операции.2. Кликните мышью в поле с товаром.3. Направьте сканер на штрихкод товара.4. Нажмите кнопку на сканере, чтобы отсканировать штрихкод.5. Номер штрихкода появится в поле с товаром.6. Нужный товар появится в выпадающем списке и его можно будет выбрать.

Сканер поможет ввести учет сертификатов и абонементов

Если у вас есть карточки-сертификаты или карточки-абонементы с разными штрихкодами на каждой карточке, то вы сможете с помощью сканера ускорить процесс продажи сертификата, абонемента и процесс оплаты сертификатом, абонементом.

1. Продать сертификат или абонемент можно так:

1.1. Откройте визит на вкладке «Статус визита» или откройте форму создания складской операции.

1.2. Выберите нужный вид сертификата или абонемента.

1.3. Кликните мышью в поле «Код».

1.4. Направьте сканер на штрихкод сертификата или абонемента.

1.5. Нажмите кнопку на сканере, чтобы отсканировать штрихкод. Номер штрихкода появится в поле «Код». Таким образом вы присвоили проданному сертификату или абонементу.

2. Провести оплату можно так:

2.1. Откройте визит на вкладке «Оплата визита».

2.2. На вкладке «Быстрая оплата» в поле «Лояльностью» > «Поиск по коду и другие способы оплаты» кликните в поле ввода кода в «Поиск сертификата» или «Поиск абонемента».

2.3. Направьте сканер на штрихкод сертификата или абонемента.

2.4. Нажмите кнопку на сканере, чтобы отсканировать штрихкод. Номер штрихкода появится в поле, после этого нужно нажать на иконку в виде лупы, чтобы сертификат или абонемент был найден.

Сканер поможет провести инвентаризацию

1. Сначала подготовьте файл для инвентаризации.

1.1. Создайте новый текстовый файл на компьютере. У него должно быть расширение txt.

1.2. Кликните мышью в открытый файл.

1.3. Отсканируйте все штрихкоды у всех товаров на складе. Они попадут в файл. Сколько было экземпляров товара, столько и будет в файле одинаковых штрихкодов.

1.4. Сохраните файл с понятным для вас названием.

2. Загрузите файл в инвентаризацию.

2.1. В YCLIENTS перейдите в раздел «Склад» – «Инвентаризация».

2.2. Нажмите на кнопку «Создать инвентаризацию».

2.3. Заполните все поля в форме нужными вам данными: «Дата и время», «Склад», «Категория товара», «Комментарий».

2.4. Поставьте галочку в пункте «Загрузить файл со штрих-кодами товаров».

2.5. Укажите значение для параметра «Фактический остаток товаров, которых нет в файле»: «Приравнять к нулю» или «Приравнять к расчетному остатку».

2.6. Перетащите созданный вами файл или загрузите его вручную.

2.7. Нажмите на кнопку «Начать инвентаризацию». Сколько было упоминания штрихкода в файле, столько и будет единиц для продажи в фактическом остатке у товара с таким штрихкодов.

Товары. Начальная настройка

YCLIENTS позволяет работать с данными о товарах, их покупке, продаже, списании и т.д. В программе можно создавать товары, классифицировать их, редактировать и удалять.

Настройка и редактирование

1. Для начала работы перейдите в раздел «Склад» > «Товары». Прежде чем добавлять товары на склад, создайте и настройте категории товаров.

«Категория» – это группа товаров, имеющих общие свойства. Например, в категорию «ESTEL» добавляются все товары марки ESTEL, в категорию «Шампуни» все шампуни от разных производителей и т.д.

По умолчанию в YCLIENTS создана одна категория «Основные товары». Категории можно добавлять, настраивать, архивировать и удалять (подробнее об этом читайте в статье «Создание и настройка новой категории товаров»).

2. После создания и настройки категорий добавьте товары. Товары можно добавлять по отдельности или списком через Excel. Подробнее об этих настройках читайте в статьях «Создание и настройка нового товара» и «Как добавить список товаров с помощью Excel».

В разделе «Склад» > «Товары» предусмотрен быстрый поиск по названию товара, штрихкоду или артикулу. Для этого введите данные в строку поиска и нажмите кнопку «Показать».

3. Для того чтобы отредактировать информацию о товаре, перейдите в карточку товара. Для этого нажмите на кнопку с изображением карандаша или на название товара.

В карточке товара вы можете:Изменить данные о товаре. Распечатать ценник (кнопка «Ценник в PDF»).Скопировать данные в другие филиалы (если у вас сеть).Архивировать и/или удалить карточку товара. Также вы можете перейти в карточку другого товара, для этого нажмите на название товара в списке слева.

Пример редактирования карточки товара:

Для редактирования информации о товарах в массовом порядке используйте интерфейс «Быстрое управление» (подробнее об этом читайте здесь).

4. Также вы можете архивировать одновременно несколько товаров, не переходя каждый раз в карточку. Выберите необходимые товары (поставьте галочку напротив названия) и нажмите кнопку «Архивировать выбранные». Архивация дает возможность не просто безвозвратно удалить товар, а заархивировать неиспользуемую номенклатуру, а после выбрать — удалить безвозвратно или восстановить ее в случае необходимости. Подробнее об этом читайте здесь под заголовком «Редактирование».

Видеоинструкция

Создание и настройка новой категории товаров

«Категория» – это группа товаров, имеющих общие свойства. Например, в категорию «ESTEL» добавляются все товары марки ESTEL, в категорию «Шампуни» все шампуни от разных производителей и т.д.

По умолчанию в YCLIENTS создана категория «Основные товары». После создания собственной категории, её можно будет удалить. Категории можно добавлять, настраивать и удалять.

Новая категория

Для создания новой категории:

1. Перейдите в раздел «Склад» > «Товары» и нажмите на кнопку «Добавить категорию».

2. В открывшемся окне укажите название и при необходимости родительскую категорию (если создаваемая категория будет являться подкатегорией), артикул и комментарий.

3. Нажмите «Сохранить».

Пример создания категории и подкатегории товаров:

Редактирование

Информацию обо всех категориях товаров можно редактировать. Для этого выберите категорию, нажмите на кнопку с изображением карандаша рядом с ее названием, в открывшемся новом окне измените название, родительскую категорию, артикул и комментарий, нажмите кнопку «Сохранить».

Также здесь вы можете удалить или архивировать категорию товара. Архивация дает возможность не просто безвозвратно удалить категорию товара, а заархивировать неиспользуемую номенклатуру, а после выбрать – удалить безвозвратно или восстановить ее в случае необходимости.

Важно

Архивировать можно только товары, заведенные в филиале.Нельзя архивировать единственную категорию.Нельзя архивировать категорию, если в ней имеется товар или другая категория.Нельзя архивировать товары, привязанные к технологическим картам.Если товар привязан к зарплате, он исчезает из расчета зарплаты.Удаленные архивные категории и товары восстанавливаются в архив (для этого обратитесь в службу технической поддержки YCLIENTS).Невозможно удалить категорию, в которой содержатся товары. Прежде чем удалить категорию, удалите из нее все товары.

Вы можете архивировать категорию товара только при выполнении следующих условий:

У пользователя есть право на «Доступ к архивации и восстановлению товаров» (настраивается в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей» > Пользователь > «Права доступа» > блок «Склад»).Категория товара не сетевая и не привязана к другой сетевой категории.Категория товара не удалена.Категория товара не архивирована.В категории нет активных подкатегорий или товаров (допускаются только архивированные и удаленные).Категория не единственная.

Чтобы разархивировать или безвозвратно удалить категорию, перейдите на вкладку «Архив товаров». На вкладке «Категории товаров» восстановите категории по одной или выберите несколько категорий (отметьте галочками) и нажмите кнопку «Восстановить выбранные» или кнопку «Удалить». Чтобы вернуться к списку товаров, нажмите кнопку «Назад к товарам».

Вы можете разархивировать категорию товара только при выполнении следующих условий:

У пользователя есть право на «Доступ к архивации и восстановлению товаров» (настраивается в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей» > Пользователь > «Права доступа» > блок «Склад»).Категория товара не сетевая и не привязана к другой сетевой категории.Категория товара не удалена.Категория товара архивирована.Категория товара не находится в удаленной категории товаров.Категория товара не находится в архивированной категории товаров.

Примечания

Категории всех уровней упорядочиваются по времени создания – вверху располагается самая первая из созданных, ниже – вторая и т.д.Любую категорию товаров можно удалить (в том числе и категорию «Основные товары», которая создана по умолчанию). Однако в YCLIENTS не предусмотрена возможность удалить абсолютно все категории товаров, всегда должна оставаться хотя бы одна категория.

Видеоинструкция

Создание и настройка нового товара

После создания и настройки категорий добавьте номенклатуры товаров. Товары можно добавлять по отдельности или списком через Excel (подробнее о том, как добавить товары через Excel читайте здесь).

Новый товар

Перейдите в раздел «Склад» > «Товары», откройте нужную категорию и нажмите кнопку «Добавить товар».

В открывшемся новом окне укажите всю необходимую информацию:

1. Укажите название товара, например, «Краска для волос Matrix».

2. Укажите название в чеке. Если поле оставить пустым, при печати чека будет использоваться значение из поля «Название».

3. Введите артикул товара.

4. Введите штрихкод или нажмите кнопку с круглой стрелкой, чтобы он сгенерировался автоматически.

5. Категория будет выбрана автоматически, при необходимости измените ее.

6. Выберите из раскрывающегося списка единицы измерения — «Для продажи» и «Для списания». В поле «Равно» необходимо обозначить, сколько единиц списания товара содержится в одной единице для продажи.

Пример:

Для товара «Краска для волос» единицу измерения для продажи можно указать «Штука», а для списания «Грамм». В поле «Равно» нужно указать, сколько граммов краски в одной штуке.

7. Укажите массу нетто и брутто.

8. Укажите цену продажи товара.

9. Укажите себестоимость товара. Себестоимость — цена, по которой данный товар будет списываться в качестве расходника. В дальнейшем себестоимость будет автоматически подставляться в приход товара.

10. Если у вас подключена интеграция с системой маркировки товаров «Честный знак», поставьте отметку «Требуется маркировка товара», после выберите категорию маркировки.

Если интеграция не подключена, данная настройка отображаться не будет.

11. Выберите из списка систему налогообложения и НДС, которые используются в компании.

12. Укажите критичный остаток. Это количество товара, при котором дальнейшая работа невозможна, и нужно заказывать новую поставку товаров данного вида. Фильтр по товарам, достигшим критичного остатка, находится в отчетах «Остатки на складах» и «Заказ товаров».

Примечание

Товары будут выводиться в поиске, когда значение будет на 1 единицу товара больше, чем указано в поле «Критичный остаток».

13. Укажите желаемый остаток. Это количество товара, которое должно находиться на складах для решения тех или иных задач. В отчете «Заказ товаров» будут выведены все товары, количество которых ниже желаемого. Также будет автоматически рассчитано количество товаров, необходимое для достижения желаемого.

14. Добавьте комментарий, если необходимо внести дополнительную информацию о товаре.

15. Нажмите «Сохранить», чтобы создать товар.

Пример создания товара: Редактирование

Информацию обо всех товарах можно редактировать. Для этого перейдите в карточку товара: нажмите на название товара или на кнопку редактирования с изображением карандаша.

Также здесь вы можете удалить или архивировать товар. Архивация дает возможность не просто безвозвратно удалить товар, а заархивировать неиспользуемую номенклатуру, а после выбрать – удалить безвозвратно или восстановить ее в случае необходимости.

Важно

Архивировать можно только товары, заведенные в филиале.Нельзя архивировать товары, привязанные к технологическим картам.Если товар привязан к зарплате, он исчезает из расчета зарплаты.Удаленные архивные категории и товары восстанавливаются в архив (для этого обратитесь в службу технической поддержки YCLIENTS).

Вы можете архивировать товар только при выполнении следующих условий:

У пользователя есть право на «Доступ к архивации и восстановлению товаров» (настраивается в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей» > Пользователь > «Права доступа» > блок «Склад»).Товар не сетевой и не привязан к другому сетевому товару.Товар не удален.Товар не архивирован.Товар не используется в технологических картах.Товар не используется для продажи абонементов или сертификатов.

Чтобы архивировать сразу несколько товаров, перейдите в раздел «Склад» > «Товары» и выберите категорию, из которой хотите перенести товары в архив. В списке товаров отметьте галочками товары для архивации и нажмите на кнопку «Архивировать выбранные».

Чтобы разархивировать или безвозвратно удалить товар, перейдите на вкладку «Архив товаров». На вкладке «Товары» восстановите товары по одному или выберите несколько (отметьте галочками) и нажмите кнопку «Восстановить выбранные» или кнопку «Удалить». Чтобы вернуться к списку товаров, нажмите кнопку «Назад к товарам».

Вы можете разархивировать категорию товара только при выполнении следующих условий:

У пользователя есть право на «Доступ к архивации и восстановлению товаров» (настраивается в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей» > Пользователь > «Права доступа» > блок «Склад»).Товар не сетевой и не привязан к другому сетевому товару.Товар не удален.Товар архивирован.Товар не находится в удаленной категории товаров.Товар не находится в архивированной категории товаров.

Видеоинструкция

Как добавить список товаров с помощью Excel

Для загрузки списка товаров из Excel:

1. Перейдите в раздел «Склад» > «Товары».

2. Нажмите на название категории, в которую необходимо загрузить товар, или создайте новую. Все категории должны быть созданы перед загрузкой.

Если загрузка будет происходить в несколько разных категорий, то обязательно в Excel-файле создайте отдельный столбец, в котором нужно указать ID категории, куда будет добавляться товар.

ID категории — это ее уникальный номер в YCLIENTS. Чтобы определить ID категории, перейдите в основном меню в раздел «Склад» > «Товары», нажмите на название нужной категории.

В адресной строке появится ссылка вида: https://yclients.com/goods/list/123456/377832/?goodNameOrArticleOrBarcode=&page=1&editable_length=25, где цифры 377832 — ID категории товара.

3. Нажмите в правом верхнем углу на кнопку «Операции с Excel» и выберите «Загрузить из Excel».

4. Подготовьте таблицу в Excel со списком товаров. Таблица обязательно должна содержать названия товаров. При необходимости в отдельные столбцы можно добавить дополнительные параметры:

ID категории товара (для загрузки в разные категории).Название в чеке.Артикул.Штрихкод.Цену продажи.Себестоимость товара.Единицы измерения для продажи.Единицы измерения для списания.Сколько единиц списания в единице продажи.Масса нетто.Масса брутто.Критичный остаток.Желаемый остаток.Комментарий.

Цены должны быть указаны без разделения на разряды и без букв (должно быть 1500, а не 1 500р).

Для определения единиц измерения укажите ее полное или краткое название (например, Штука или мл.). Если единицы измерения нет в списке будет установлена единица измерения Штука.

Правильные обозначения единиц измерения можно посмотреть на странице загрузки, которая открылась в п.3. Использовать можно как сокращенные названия, так и слова целиком.

Комментарий к товару не должен содержать переносов строк.

5. Скопируйте в поле для ввода данные из таблицы Excel и нажмите кнопку «Загрузить». За один раз может быть загружено не более 500 строк таблицы.

6. В открывшемся новом окне сопоставьте загруженные данные с заголовками таблицы.

7. Нажмите кнопку «Сохранить».

Пример загрузки списка товаров из Excel:

ПримечанияЭтот же процесс можно использовать и для обновления данных в товарах (например, обновления цен), для этого можно выгрузить товары в Excel c помощью кнопки «Операции с Excel» — «Выгрузить в Excel», и загрузить этот же файл обратно.Обратите внимание, что единицы измерения товаров, по которым уже были операции, можно исправить только вручную.После первой загрузки каждому товару автоматически присваивается идентификатор (ID).

Быстрое управление товарами

Для редактирования информации о товарах в массовом порядке перейдите в раздел «Склад» > «Товары» и нажмите кнопку «Быстрое управление».

В открывшемся новом окне измените значения в полях: «Артикул», «Штрихкод», «Цена продажи», «Себестоимость», «Массу нетто» и «Массу брутто». Для того чтобы перейти в карточку товара, нажмите на его название.

Видеоинструкция

Печать товарных ценников

Что это и для чего это нужно?

После того как вы добавите товары и укажете в карточках товаров цены, артикулы, штрихкоды, вы можете настроить вид товарных ценников прямо в YCLIENTS, а после распечатать их.

Настройка и редактирование

1. Для печати товарных ценников по заданным параметрам перейдите в раздел «Склад» > «Печать товарных ценников».

2. Настройте размеры текста» заголовка, названия товара и цены.

3. Укажите, будет ли на ценнике отображаться (столбец «Показывать»): артикул, штрихкод и подпись.

4. Укажите ориентацию страницы (ценники будут расположены вертикально или горизонтально) и размеры ценника: высоту и ширину.

5. Укажите дату печати ценника, настройте размер отступов, введите текст заголовка и количество экземпляров на товар.

6. Нажмите на кнопку «Выбрать товары» и отметьте в списке те товары, для которых делаете ценники.

7. Распечатайте сформированный документ, для этого нажмите кнопку «Распечатать».

Пример настройки ценников:

Виды складских операций

Что это и для чего это нужно?

Складская операция — одна из главных функций по работе с товарами (также можно продавать и списывать товары через интерфейс записи в журнале). Проведенные складские операции являются основой для формирования аналитики и отчетности в YCLIENTS по работе с товарами и по работе компании в целом (данные по выручке, прибыли и т.д.)

Складские операции позволяют фиксировать любые движения товаров: приход, продажу и списание. Эти операции не всегда связаны с оказанием услуг клиентам, и поэтому не требуют создания записи в журнале.

С помощью складских операций можно добавлять сразу несколько товаров (до 500 позиций из списка или через Excel). Также по каждой складской операции сохраняется история изменений.

Подробное описание каждого вида складской операции в статьях:

«Поступление товаров на склад»

«Продажа товаров через складскую операцию»

«Перемещение товара между складами»

«Списание товаров через складскую операцию»

Редактирование

Для редактирования перейдите в раздел «Склад» > «Складские операции» и нажмите на ссылку с датой операции.

В открывшемся новом окне внесите все необходимые изменения и нажмите кнопку «Сохранить».

При необходимости список финансовых операций можно «Выгрузить в Excel» через соответсвующую кнопку в правом верхнем углу. Складские операции выгружаются только через электронную почту. Пользователь получает письмо со ссылкой на файл выгрузки. После этого в YCLIENTS в разделе «Обзор» > «Операции с данными» появится лог выгрузок с информацией о том, кто, когда и какие данные запрашивал. Файл выгрузки также можно будет получить через лог выгрузок при наличии прав на этот раздел.

Примечания

В складских операциях «Продажа»/«Приход»/«Списание» после сохранения можно изменить любые параметры, кроме типа операции.В складской операции «Перемещение» изменения вносить нельзя, но можно отменить транзакцию.

Видеоинструкция по настройкам склада

Поступление товаров на склад

Для того чтобы оформить поступление товаров на склад:

1. Перейдите в раздел «Склад» > «Складские операции».

2. Нажмите кнопку «Операции с товарами».

3. В выпадающем списке выберите тип операции «Приход товара».

4. В открывшемся новом окне укажите:

Дату и время создания складской операции. Введите и выберите контрагента (поставщика товара, контрагента необходимо создать заранее, подробная инструкция здесь).Выберите склад, на который поступят товары.

5. Добавьте товар.

Есть три способа добавить товары:

Последовательное добавление каждого товара по отдельности

Нажмите кнопку «Добавить товар», и введите название или артикул товара (подробнее о настройке каталога товаров читайте здесь).

Добавление товаров из списка

Нажмите кнопку «Добавить из списка». Выберите категорию, нажмите на ее название, а после этого кнопку «Добавить». Отметьте галочкой товары, которые необходимо оприходовать и нажмите кнопку «Добавить».

Добавление сразу нескольких товаров из Excel

1. Нажмите кнопку «Загрузить из Excel».

2. Скопируйте данные из таблицы Excel в поле для ввода.

3. Нажмите «Загрузить» и в открывшимся окне сопоставьте данные с заголовками таблицы.

Обязательными для заполнения являются данные «Название», «Количество», «Цена поставки» и «Итоговая цена».

4. Нажмите кнопку «Сохранить».

Последовательность действий подробно описана в статье «Как добавить список товаров с помощью Excel».

Количество данных при загрузке этим способом отличается от количества, указанного в статье (см.выше). Здесь вы можете добавить ID товара, название, артикул, штрихкод, цену поставки, количество, скидку и итоговую цену. Обязательными для заполнения являются данные: «Название», «Количество» и «Итоговая цена».

Заполнение данные о товарах

После того как вы добавите товары, данные о них выведутся автоматически.

1. Цена поставки равна значению себестоимости, указанной в карточке товара. Если себестоимость указана, цена выведется автоматически, если нет, укажите ее вручную.

2. Укажите количество товара (единицы измерения также автоматически подтянутся из карточки). При необходимости укажите размер скидки (в процентах).

3. Итоговая сумма («Итого») по каждому товару и по всей поставке выведется с учетом количества товара и указанной скидки.

4. Если поставка сразу оплачивается, поставьте галочку «Оплата» и выберите кассу, из которой будут списаны средства.

5. Добавьте комментарий и нажмите кнопку «Сохранить».

Пример оформления прихода товаров на склад:

Приход товара на склад создает одновременно две операции: складскую и финансовую. Все данные об этих операциях вы можете просмотреть в разделах «Склад» > «Складские операции»

и «Финансы» > «Финансовые операции».

У вас остались вопросы? Напишите нам в Телеграм.

Продажа товаров через складскую операцию

Продать товар клиенту можно несколькими способами:

1. В окне визита, в разделе «Статус визита» (подробнее об этом способе читайте в статье).2. С помощью кнопки «Продать товар» в журнале, не привязывая продажу к записи (подробнее об этом читайте в статье).3. В разделе «Склад» > «Складские операции», в этой статье мы рассмотрим этот способ.

Пример продажи товара через журнал записи:

Создание складской операции

Продажа товаров не всегда связана с оказанием услуг клиентам, и поэтому в некоторых случаях необязательно продавать товар через журнал или окно визита.

Для того чтобы оформить продажу товаров через складскую операцию:

1. Перейдите в раздел «Склад» > «Складские операции» и нажмите кнопку «Операции с товарами».

2. В выпадающем списке выберите пункт «Продажа товара».

3. В открывшемся окне укажите дату и время создания складской операции (будут автоматически выбраны текущая дата и время). Введите и выберите имя или номер телефона клиента, которому был продан товар (это поле заполнять необязательно). Выберите сотрудника, который продал товар, и склад (склад обязательно должен быть с типом «Для продажи товаров»).

4. Добавьте «Товар».

Есть два способа добавить товары:

Последовательное добавление каждого товара по отдельности

Введите название или артикул товара, выберите нужный вариант из выпадающего списка. Для добавления других товаров, нажмите кнопку «Добавить товар». Для удаления позиции из списка нажмите на значок корзины (подробнее о настройке каталога товаров читайте здесь).

Добавление товаров из списка

Нажмите кнопку «Выбрать из списка товаров». Выберите категорию, нажмите на ее название, а после этого кнопку «Добавить». Отметьте галочкой товары, которые необходимо оприходовать и нажмите кнопку «Добавить».

5. После того как вы добавите товары, данные о них выведутся автоматически. Цена равна значению цены продажи, указанной в карточке товара. Если она указана, то выведется автоматически, если нет, укажите ее вручную.

6. Укажите количество товара (единицы измерения также автоматически подтянутся из карточки). При необходимости укажите размер скидки (в процентах).

Итоговая сумма выведется с учетом количества товара и указанной скидки.

7. Чтобы сохранить складскую операцию, нажмите на кнопку «Сохранить без оплаты». В таком случае продажа товара будет создана без оплаты. Если нужно перейти к оплате, нажмите «Сохранить и оплатить».

Примечание

Если у вас настроена интеграция с системой маркировки товаров «Честный знак», при продаже товаров, для которых включена опция «Требуется маркировка товара», появится кнопка «Сканировать код маркировки».

Оплата товаров

Если вы хотите оплатить операцию перед сохранением, нажмите на кнопку «Сохранить и оплатить». Вы можете провести оплату наличными, банковской картой или лояльностью.

1. Оплата наличными/банковской картой

В меню оплаты вы можете напечатать чек, оплатить продажу одним платежом при помощи блока «Быстрая оплата» или выбрать смешанный платеж в блоке «Раздельная оплата».

Для оплаты одним платежом достаточно нажать на кнопку «Оплатить наличными» или «Оплатить банковской картой» в блоке «Быстрая оплата». Если вы хотите изменить кассу, в которую поступит оплата, нажмите на стрелку рядом с выбранным способом оплаты:

Для смешанной оплаты перейдите во вкладку «Раздельная оплата».

В появившемся окне выберите суммы и способы оплаты.

2. Оплата лояльностью

После перехода к оплате (кнопка «Сохранить и перейти к оплате») в блоке «Быстрая оплата» отобразится лояльность, доступная данному клиенту для оплаты выбранных товаров. Для списания максимально возможной суммы с баланса просто нажмите на нужный тип лояльности.

Если в вашей сети есть акции типа «Кэшбэк», действие которых распространяется на проданный товар, накопление произойдет автоматически, применять карту при этом не нужно.

Чтобы списать только часть суммы, нажмите на кнопку «Частичная оплата» рядом с названием выбранного типа лояльности.

Если нужный вам тип сертификата/абонемента не закреплен за клиентом и не отображается в блоке, вы можете найти его при помощи блока «Поиск по коду и другие способы оплаты», расположенного чуть ниже:

Введите код искомого сертификата/абонемента в соответствующее поле. Если сертификат/абонемент с таким кодом существует — он появится в результатах поиска (эта опция работает только для типов сертификатов и абонементов, в которых не разрешена продажа без кода).

Продажа товара через складскую операцию создает одновременно две операции: складскую и финансовую. Все данные об этих операциях вы можете просмотреть в разделах «Склад» > «Складские операции»

и «Финансы» > «Финансовые операции».

Списание товаров через складскую операцию

Для того чтобы оформить списание товаров через складскую операцию:

1. Перейдите в раздел «Склад» > «Складские операции» и нажмите кнопку «Операции с товарами».

2. В выпадающем списке выберите тип операции «Списание товара».

3. В открывшемся новом окне укажите дату и время создания складской операции. Выберите склад (склад обязательно должен быть с типом «Для списания товаров»).

4. Добавьте товары.

Есть три способа добавить товары:

Последовательное добавление каждого товара по отдельности

Нажмите кнопку «Добавить товар» и введите название или артикул товара (подробнее о настройке каталога товаров читайте здесь).

Добавление товаров из списка

Нажмите кнопку «Добавить из списка». Выберите категорию, нажмите на ее название, а после этого кнопку «Добавить». Отметьте галочкой товары, которые необходимо оприходовать и нажмите кнопку «Добавить».

Добавление сразу нескольких товаров из Excel

Нажмите кнопку «Загрузить из Excel». Последовательность действий подробно описана в статье «Как добавить список товаров с помощью Excel».

Количество данных при загрузке этим способом отличается от количества, указанного в статье (см.выше). Здесь вы можете добавить ID товара, название, артикул, штрихкод, цену поставки, количество, скидку и итоговую цену. Обязательными для заполнения являются данные: «Название», «Количество» и «Итоговая цена».

Заполнение данные о товарах

После того как вы добавите товары, данные о них выведутся автоматически.

1. Цена равна значению себестоимости (за одну единицу измерения для списания), указанной в карточке товара.

2. Укажите количество товара (единицы измерения также автоматически подтянутся из карточки). Автоматически будет выбрано количество для списания (например, миллилитры), при необходимости измените значение на штуки.

3. Итоговая сумма по каждому товару и по всей поставке выведется с учетом количества товара.

4. Добавьте комментарий и нажмите кнопку «Сохранить».

Пример оформления списания товаров:

Все данные об этой операции вы можете просмотреть в разделе «Склад» > «Складские операции».

Перемещение товара между складами

Для того чтобы оформить перемещение товаров со склада на склад, перейдите в раздел «Склад» > «Склады» и нажмите кнопку «Переместить товары».

В открывшемся новом окне укажите дату и время перемещения товаров, выберите, с какого склада и на какой склад будут перемещаться товары. Добавьте товары.

Есть два способа добавить товары:

Последовательное добавление каждого товара по отдельности

Нажмите кнопку «Добавить товар» и введите название или артикул товара (подробнее о настройке каталога товаров читайте здесь). Укажите количество товара (единицы измерения автоматически подтянутся из карточки). Добавьте комментарий и нажмите кнопку «Переместить».

Добавление товаров из списка

Нажмите кнопку «Добавить из списка». Выберите категорию, нажмите на ее название, а после этого кнопку «Добавить». Отметьте галочкой товары, которые необходимо переместить и нажмите кнопку «Добавить». Укажите количество товара (единицы измерения автоматически подтянутся из карточки). Добавьте комментарий и нажмите кнопку «Переместить».

Пример перемещения товаров:

Отчет по складским операциям

Что это и для чего это нужно?

Все складские операции можно найти в разделе «Склад» > «Складские операции» и сформировать по ним отчет. Он может быть сформирован в различных вариантах в зависимости от того, какую информацию необходимо отразить.

Данные, которые будут отражены в отчете:

Дата.Номер документа.Поставщик/получатель.Тип операции.Склад.Комментарий.Товар.Количество.Себестоимость.Остаток на складе.Визит.История изменений, для просмотра нажмите кнопку «Показать».

Как работать с отчетом?

Для формирования отчета перейдите в раздел «Склад» > «Складские операции». Отфильтруйте список по необходимым пунктам и нажмите кнопку «Показать».

Показатели, по которым можно отфильтровать информацию:

Период, в который были проведены операции.Вид операций (приход, продажа, списание товара, списание расходника, перемещение между складами).Контрагент.Склад.Товар.Услуга, которой соответствует расходник.Клиент.Документ.

Таким образом можно просмотреть, например, отчет только по операциям списания товара.

Данные в столбцах «Дата», «Товар» и «Визит» представлены в виде кликабельных ссылок. Нажмите на ссылку в столбце «Дата» или «Визит», чтобы перейти в окно визита. Нажмите на ссылку в столбце «Товар», чтобы перейти в карточку товара.

Пример работы в разделе «Склад» > «Складские операции»:

При необходимости список складских операций можно выгрузить в Excel через кнопку «Выгрузить в Excel» в правом верхнем углу.

Что такое ресурсы

После заполнения разделов «Услуги» и «Сотрудники» добавьте и отредактируйте информацию о ресурсах.

Что это и для чего это нужно?

Часто случается, что при онлайн-записи возникают накладки из-за того, что мастеров больше, чем возможностей для оказания услуги — кабинетов, аппаратов, инструментов.

Например, в салоне пять мастеров ногтевого сервиса, но всего три оборудованных для маникюра места. Или администратор записывает нескольких клиентов на одну и ту же услугу на одно время к разным мастерам, при этом не учитывает, что хоть массажистов в салоне и трое, но массажных кабинетов всего два. Как результат — недовольный клиент, испорченное впечатление о салоне и наверняка не самые лестные отзывы о нем.

Чтобы исключить подобные случаи, YCLIENTS дает возможность использовать уникальный функционал — «Ресурсы».

Ресурсы дают возможность записаться на услугу только при наличии свободных ресурсов для ее оказания.

Примеры ресурсов: кабинеты, массажные столы, технические устройства (фены и т.д.)

Привязка ресурсов к услугам помогает упорядочивать записи клиентов. Данные о ресурсах предотвращают ситуации, когда на одну и ту же услугу в одно и то же время может записаться несколько клиентов, в то время как требуемых ресурсов не хватает.

Важная особенность «Ресурсов» — клиенты не видят их в виджете онлайн-записи и не могут записаться на них.

Ресурсы бронируются при записи автоматически, если они привязаны к услугам. При этом, когда клиент самостоятельно записывается онлайн на услугу, к которой привязаны некоторые ресурсы, по умолчанию бронируется по одному свободному экземпляру каждого ресурса.

Ресурсы также всегда отображаются в журнале записи. Запись на один и тот же сеанс будет появляться как в расписании сотрудника, так и в расписании экземпляра ресурса.

Работа с ресурсами

Чтобы ресурсы учитывались при записи, нужно добавить их и настроить (подробнее об этом читайте в статье «Создание и настройка ресурсов»).

Ресурсы будут бронироваться при записи, только если они прикреплены к услугам.

При необходимости можно изменять и назначать ресурсы на услугу прямо из карточки записи (подробнее об этом читайте в статье «Работа с ресурсами при записи»).

Видеоинструкция по работе с ресурсами в журнале записи

Создание и настройка ресурсов

Ресурсы дают возможность записаться на услугу только при наличии свободных ресурсов для ее оказания.

Примеры ресурсов: кабинеты, массажные столы, технические устройства (фены и т.д.)

Привязка ресурсов к услугам помогает упорядочивать записи клиентов. Данные о ресурсах предотвращают ситуации, когда на одну и ту же услугу в одно и то же время может записаться несколько клиентов, в то время как требуемых ресурсов не хватает.

Чтобы ресурсы учитывались при записи, нужно добавить их и настроить.

Создание нового ресурса

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Ресурсы».

2. Для создания нового ресурса нажмите кнопку «Добавить ресурс».

3. Укажите название ресурса и при необходимости описание.

4. В поле «Событие по услуге» выберите услуги, которые будут прикреплены к ресурсу. Вы можете пропустить этот шаг на этапе создания и прикрепить услуги позднее. Ресурсы также можно прикрепить в настройках услуг, подробнее об этих способах читайте в статье.

5. Нажмите «Сохранить».

6. Чтобы отредактировать созданный ресурс, нажмите на кнопку «Изменить» напротив ресурса. Создание экземпляра ресурса

Для одного ресурса можно создать несколько экземпляров.

Чтобы добавить экземпляр уже созданного ресурса:

1. Нажмите на его название в списке.

2. В открывшемся новом окне нажмите кнопку «Добавить экземпляр ресурса».

3. Введите название и нажмите кнопку «Сохранить».

4. Для редактирования экземпляра ресурса нажмите на кнопку «Изменить».

Ресурсы будут бронироваться при записи, только если они прикреплены к услугам. После того как ресурсы добавлены и настроены, прикрепите их к соответствующим услугам, если услуги не были прикреплены при создании (более детально эти настройки описаны в статье «Прикрепление ресурсов к услуге»).

Видеоинструкция по работе с ресурсами в журнале записи

Работа с ресурсами при записи

Ресурсы бронируются при записи автоматически, если они привязаны к услугам. При этом, когда клиент самостоятельно записывается онлайн на услугу, к которой привязаны разные ресурсы, по умолчанию бронируется по одному свободному экземпляру каждого ресурса.

Когда запись создает администратор, он может выбирать в карточке визита любые привязанные к услуге ресурсы и любое имеющееся количество экземпляров каждого ресурса.

Пример ресурсов в окне визита:

Пример ресурсов в групповом событии:

Запись на один и тот же сеанс будет появляться как в расписании сотрудника, так и в расписании экземпляра.

В режиме журнала записи по ресурсам можно быстро просмотреть все занятые ресурсы. Также в этом режиме можно создавать новые записи и события, при создании автоматически будет выбран ресурс, на который создается запись.

Чтобы просмотреть расписание по ресурсам в журнале записи за день:

1. Нажмите на кнопку просмотра журнала за день.

2. В колонке «Ресурсы» выберите все ресурсы или какой-то конкретный ресурс.

3. После откроется расписание по ресурсам и их экземплярам.

Чтобы просмотреть расписание экземпляра ресурса в журнале записи за неделю:

1. Нажмите на кнопку просмотра журнала за неделю.

2. В колонке «Ресурсы» выберите экземпляр ресурса. В отличие от просмотра ресурсов за день, для режима «Неделя» можно выбрать только 1 экземпляр.

3. После откроется расписание экземпляра ресурса на неделю.

В режиме просмотра журнала записи по ресурсам запись можно перетянуть и перенести на другой свободный ресурс.

Пример работы с ресурсами в журнале записи:

Примечания

Расписание экземпляров ресурсов нельзя отредактировать, в режиме журнала по ресурсам по умолчанию отображаются все настроенные экземпляры. Рабочее время в просмотре по ресурсам подтягивается из журнала записи по сотрудникам. Начало дня — самое раннее время среди сотрудников за этот день, конец дня — самое позднее время среди сотрудников за этот день.В разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Журнал записи» можно включить «Журнал записи по умолчанию» — «Расписание ресурсов». При такой настройке каждый раз при переходе в журнал записи будет сразу открываться расписание ресурсов. Также можно выбрать конкретный ресурс, который будет сразу открываться по умолчанию.В настройках журнала доступна опция «Разделять записи при добавлении услуг с разными ресурсами» — при создании записи на несколько услуг, ресурсы для каждой из услуг бронируются на все время записи. Если включить данную настройку, система будет создавать отдельные записи для каждой услуги, чтобы занимать ресурсы только на время выполнения соответствующей услуги. Если в настройках журнала установить отметку «Показывать в расписании сотрудника занятые им ресурсы, в расписании ресурса — название услуги и имя сотрудника», то эти данные будут отображаться в миниатюре визита и во всплывающей подсказке при наведении на иконку статуса. Подробнее об этих настройках читайте в статье «Настройки журнала записи».

Видеоинструкция по работе с ресурсами в журнале записи

Прикрепление ресурсов к услуге

Ресурсы будут бронироваться при записи, только если они прикреплены к услугам.

Ресурсы можно прикрепить к услугам двумя способами: в разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги» и в разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Ресурсы». Первый способ удобнее, если к услуге нужно прикрепить несколько ресурсов, второй — если к одному ресурсу нужно прикрепить несколько услуг.

Прикрепление ресурсов через настройки услуг

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги», нажмите на папку с названием категории. Откроется список услуг, нажмите на название услуги, к которой нужно прикрепить ресурс, или на кнопку редактирования услуги.

2. Перейдите на вкладку «Ресурсы» нажмите кнопку «Добавьте ресурсы».

3. Из раскрывающегося списка выберите необходимый ресурс и нажмите кнопку «Сохранить».

4. К услуге можно прикрепить несколько ресурсов, для этого отметьте галочками необходимые ресурсы в выпадающем списке.

5. Для того чтобы открепить ресурс от услуги, нажмите на крестик рядом с названием ресурса или на название ресурса в выпадающем списке, а после этого «Сохранить».

Пример прикрепления ресурсов к услуге:

Прикрепление услуг через настройки ресурсов

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Ресурсы» и нажмите кнопку «Изменить» напротив названия ресурса, к которому нужно прикрепить услуги.

2. В поле «Событие по услуге» выберите необходимую услугу из списка и нажмите «Сохранить». Для удобства поиска можно ввести название услуги.

3. Услуги добавляются по отдельности, для добавления еще одной услуги необходимо снова нажать на поле выбора услуг и выбрать нужную из списка.

4. Чтобы удалить прикрепленную услугу, нажмите на крестик рядом с ее названием, затем на кнопку «Сохранить».

Пример прикрепления услуг к ресурсу:

Примечание

Когда клиент самостоятельно записывается онлайн на услугу, к которой привязаны некоторые ресурсы, по умолчанию бронируется по одному свободному экземпляру каждого ресурса.

Настройки журнала записи

Журнал записи — основной инструмент администратора, в журнале можно просмотреть все визиты, ресурсы, карточку клиента, полную историю его посещений, предпочтения и статистику, а также продать товар.

Интерфейс журнала можно настраивать, для этого перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Журнал записи», выберите необходимые настройки и нажмите «Сохранить». Подробнее о каждой настройке читайте в этой статье ниже.

Настройки журнала записи

1. Журнал по умолчанию — выберите, какое расписание будет отображаться по умолчанию: «Расписание сотрудников» или «Расписание ресурсов».

Если вы выбрали расписание сотрудников, укажите, сотрудники какой должности будут выводиться по умолчанию. Подробнее о настройке должностей читайте в статье «Должности сотрудников».Если вы выбрали расписание ресурсов, укажите ресурс по умолчанию. Подробнее о ресурсах читайте в статье «Что такое ресурсы».

2. Поставьте при необходимости галочку «Показывать в расписании сотрудника занятые им ресурсы, в расписании ресурса — название услуги и имя сотрудника». Данная функция помогает сократить переключения между режимами журнала для ускорения записи администратором и быстрой навигации клиента в нужный зал/на нужный ресурс.

С этой опцией в миниатюре визита в журнале записи и во всплывающей подсказке при наведении на иконку статуса будут отображаться следующие данные:

В «Расписании сотрудников» — занятый сотрудником ресурс.В «Расписании ресурсов» – название услуги и имя сотрудника.

3. Должность по умолчанию — выберите, какая должность будет отображаться по умолчанию. Подробнее о настройке должностей читайте в статье «Должности сотрудников».

4. Тип записи по умолчанию — выберите, какой тип записи будет создаваться по умолчанию:

Смешанная. При создании записи появятся две кнопки: «Запись» (для индивидуальной записи) и «Событие» (для групповой записи).Индивидуальная запись. При создании откроется окно визита.Групповая запись. При создании откроется окно с деталями групповой записи. Подробнее о настройке и работе с групповыми событиями читайте в статьях по ссылке.

5. Значение первой строкой — укажите, какое значение в записи будет выводиться первой строкой в окне визита: имя клиента, телефон или услуга.

6. Интервал между уникальными визитами — укажите, какой интервал будет учитываться при создании отдельных визитов. Эта настройка позволяет группировать или разделять записи одного клиента в течение дня.

Когда один клиент в течение дня посетил несколько услуг (например, маникюр и педикюр), можно объединять их в один визит и в одном окне видеть информацию обо всех записях сразу. Интервал позволяет задать промежуток, в течение которого записи будут объединяться в один визит. Также эта функция позволяет за один раз проставить статус и провести оплату сразу за все услуги.

7. Разделять записи при добавлении услуг с разными ресурсами — при создании записи на несколько услуг, ресурсы для каждой из услуг бронируются на все время записи.

Поставьте галочку, и тогда система будет создавать отдельные записи для каждой услуги, чтобы занимать ресурсы только на время выполнения соответствующей услуги.

8. Показывать по умолчанию дополнительные параметры в окне записи — укажите, будут ли отображаться дополнительные параметры при создании записи. К дополнительным параметрам относится сотрудник.

9. Запись на отмененные слоты — разрешите клиентам записываться поверх записей в статусе «Клиент не пришел». Данная настройка регулирует записи через журнал и виджет онлайн-записи. Если в журнале визит был переведен в статус «Клиент не пришел», то данное время будет освобождено для записи, при этом не нужно будет удалять визит, который был отменен.

10. ФИО клиента — включите дополнительные поля с фамилией и/или отчеством клиента. Подробнее об этой настройке читайте здесь.

11. Поиск клиента по лояльности — включите отображение поля поиска клиента по номеру карты, абонемента или сертификата в индивидуальных записях. Подробнее о настройках лояльности читайте в статьях по ссылке.

12. Добавлять дополнительные места в записи события — включите чтобы при записи на групповое событие была возможность занять несколько мест для одного клиента, затем установите ограничение по числу занимаемых мест. Эта опция позволит клиентам делать запись на групповое событие для себя и друзей или членов семьи без необходимости создавать несколько записей для каждого посетителя.

Видеоинструкция по работе с журналом записи

Масштаб журнала записи

В журнале записи в поле «Масштаб журнала» (кнопка с изображением лупы) вы можете выбрать один из трех вариантов отображения:

Мелкий (15 минут).Средний (10 минут).Крупный (5 минут).

Минуты в названии означают длительность интервалов в журнале записи, которые будут отображаться при выборе этого масштаба.

На минимальную длительность записи выбранное отображение не влияет — вы всегда сможете создавать записи, услуги и события длительностью от 5 минут.

После того как вы выберете масштаб журнала, он применится ко всем сотрудникам и ресурсам в филиале.

Пример масштабирования в журнале записи:

ВажноЗаписи в 5 и 10 минут невозможно увеличить или уменьшить путем растягивания/сужения в журнале записи при выбранном масштабе «Мелкий».Записи в 5 минут невозможно увеличить или уменьшить путем растягивания/сужения в журнале записи при выбранном масштабе «Средний».

Работа в журнале записи

Журнал записи — это электронный календарь, в котором ведется работа с графиком работы и записями.

С журналом могут одновременно работать несколько пользователей: администраторы ведут журнал, а сотрудники могут просматривать свое расписание и записи. В журнале отображаются все актуальные записи и события: созданные администратором через журнал записи и клиентами через виджет онлайн-записи.

Начало работы

Перед началом работы с журналом, убедитесь, что журнал записи настроен, добавлены услуги и сотрудники, а также установлен график работы.

Чтобы перейти в журнал записи, выберите дату в календаре в верхней части основного меню.

Работа в журнале записи

Основная работа в журнале контролируется кнопками на панели сверху.

С помощью кнопок < > вы можете перелистывать дни в журнале, а чтобы вернуться в текущую дату, можно просто нажать кнопку «Сегодня».

Нажмите кнопку с суммой справа, и вам откроется финансовая статистика за день: сколько денег поступило наличными и безналом, на какую сумму создано записей, какая часть суммы была оплачена лояльностью и сумма предусмотренных скидок. Там же, нажав «Продать товар», вы можете продать товар клиенту, даже если у него нет записи на выбранный день. Подробнее о продаже товара читайте здесь.

В режиме «День» можно просматривать расписание сотрудников по всем должностям или по какой-то одной, и так же по ресурсам.

В режиме «Неделя» можно просматривать расписание на всю неделю только по одному сотруднику или экземпляру ресурса.

С помощью кнопки с изображением лупы можно изменить масштаб отображения журнала. Нажав на изображение силуэта человека — добавить в журнал расписание сотрудника на выбранный день.

Чтобы отредактировать график работы или убрать рабочий день, нажмите на имя сотрудника и выберите необходимое действие.

Как создать новую запись или событие

1. Выберите свободное время у нужного сотрудника и нажмите «Новый сеанс».

2. Выберите тип записи: «Запись» или «Событие»:

«Запись» создает индивидуальную запись. Подробнее об этом в статье «Работа с записями».«Событие» создает групповую запись, инструкция по ее созданию подробно описана в статье «Настройки групповых событий».

Зеленым цветом будет отмечена шапка записи, которую создал администратор (или другой сотрудник, имеющий доступ к созданию записей в журнале).

Фиолетовым цветом будет отмечена шапка онлайн-записи, которую создал клиент.

Цвет остальных записей может меняться в зависимости от статуса визита.

Видеоинструкция

Работа с записями

После того как сотрудникам компании было установлено расписание, информация о них появятся в журнале. Также появится возможность записывать клиентов на услуги к этим сотрудникам.

Журнал записи представляет собой электронный календарь, в котором ведется работа с расписанием и визитами. С информацией о визитах клиентов связаны все остальные модули, от программы лояльности до финансового и складского учета. Подробнее о работе с журналом читайте здесь. Создание записи

Для создания новой записи:

1. Нажмите на нужную дату в календаре слева, откроется расписание на выбранный день.

2. Выберите сотрудника и время, на которое нужно записать клиента.

Нажмите на кнопку «Новый сеанс», которая появляется при наведении на свободное время в календаре. Укажите вид сеанса: «Запись» (индивидуальная) или «Событие». В этой статье мы рассмотрим работу с индивидуальными записями, о работе с групповыми событиями можно прочитать здесь.ПримечаниеВыбор создания записи или события появляется только если в настройках журнала записи указан тип записи по умолчанию — «Смешанная», в остальных случаях будет сразу создаваться запись или событие.

При создании новой индивидуальной записи автоматически формируется окно визита.

«Визит» — это все записи клиента на день.

Окно визита включает в себя два блока: «Визит» и «Клиент».

Разделы и возможности блока «Визит»

1. «Детали записи».

2. «Статус визита».

3. «Оплата визита» (появляется при выборе статусов «Клиент пришел» и «Клиент подтвердил»).

4. «Повторение»/«Расписание».

5. «Уведомления» (удаляется при выборе статуса «Клиент не пришел»).

6. «История изменений».

7. «Списание расходников».

Разделы и возможности блока «Клиент»

Содержание блока «Клиент» повторяет содержание информации в карточке клиента в разделе «Клиенты» > «Клиентская база». Подробное описание в статье «Информация в карточке клиента».

Статусы визита

«Визит» — все записи клиента на день. Статусы напрямую влияют на статистику, поэтому их нужно обязательно указывать.

В YCLIENTS предусмотрено 4 вида статусов:

«Ожидание клиента».«Клиент пришел».«Клиент не пришел».«Клиент подтвердил» (используется, к примеру, для записи по телефону).

Для обозначения статуса визита клиента, дополнительной информации о визите или типа записи, в журнале используются следующие цвета и обозначения:

Ожидание клиентаКлиент пришел и оплатил визитПо визиту напечатан чек продажиКлиент не пришелКлиент подтвердилВизит оплачен не полностью

Дополнительные обозначения в шапке записи с категориями:

Сотрудник важен Сотрудник не важен Полная онлайн-оплата Частичная онлайн-оплата

Данные категории присваиваются записи автоматически. В запись могут быть добавлены другие категории, эти значки также будут отображаться в шапке.

Цвет шапки определяется по способу создания записи:

Если запись создал администратор (или другой сотрудник, имеющий доступ к созданию записей в журнале), шапка будет зеленого цвета.Если запись была создана клиентом онлайн, то шапка будет фиолетовая.

Если в настройках услуги включено автоматическое списание с абонемента, в визитах с этой услугой будут отображаться дополнительные статусы:Если автосписание включено, визиты помечаются статусом «Автосписание».Если автосписание произошло успешно, то отображается статус «Списано».Если автосписание произошло не успешно, то отображается статус «Не списано».

Перенос записи (карточки визита)

В YCLIENTS можно перенести запись с одного сотрудника на другого, с одного времени на другое, с одной даты на другую.

Сделать это можно несколькими способами:

1. Выберите нужную запись в журнале, откройте окно визита и перейдите в раздел «Детали записи». В поле «Дата и время» измените дату и/или время визита. Чтобы изменить сотрудника, нажмите на ссылку «Все параметры» и выберите другого сотрудника в поле «Специалист». Нажмите на кнопку «Сохранить».

2. Выберите нужную запись в журнале, направьте курсор на карточку визита и зажмите левую кнопку мыши. Переместите карточку визита в нужный слот журнала записи.

Возможности раздела «Детали записи»

1. Редактирование данных клиента: имя, телефон, Email. Также доступна возможность записать посетителя на номер клиента (например, ребенка или друга).

2. Редактирование услуг. Чтобы изменить услугу, нажмите на кнопку со стрелкой рядом с ее названием.

Чтобы добавить услуги, нажмите на кнопки «Добавить услугу» или «Выбрать из списка».

Чтобы удалить услуги, нажмите на кнопку с изображением корзины.

3. Редактирование комментариев, цвета, категории записи.

4. Редактирование дополнительных параметров: даты и времени, сотрудника, ресурсов и длительности.

5. Внесение информации в дополнительные поля. О дополнительных полях читайте в статье.

6. Действия с оплатой. Появляются при выборе статусов «Клиент пришел» и «Клиент подтвердил».

«Сохранить и перейти к оплате» — открывает раздел «Оплата визита», где можно выбрать кассу для оплаты.«Принимайте оплату, как удобно вашим клиентам» — позволяет провести оплату в один клик. В этом случае итоговая сумма будет зачислена в кассу по умолчанию, выбрать которую предварительно можно в разделе «Финансы» > «Настройки» > «Настройки оплаты».«Принимайте оплату, как удобно вашим клиентам» — открывает раздел подключения и настройки безналичной онлайн-оплаты (эта кнопка отображается при любом статусе).

7. Изменение статуса визита.

После изменения данных обязательно нажмите кнопку «Сохранить».

Возможности раздела «Статус визита»

1. Изменение статуса визита.

2. Редактирование итоговой стоимости услуги (с учетом скидки или без).

3. Добавление услуг и продажа товаров.

4. Оплата визита:

«Сохранить и перейти к оплате» — открывает раздел «Оплата визита», где можно выбрать кассу для оплаты и использовать карты лояльности.«Оплатить наличными» или «Оплатить безналом» — позволяет провести оплату в один клик. В этом случае итоговая сумма будет зачислена в кассу по умолчанию, выбрать которую предварительно можно в разделе «Финансы» > «Настройки» > «Настройки оплаты».«Принимайте оплату, как удобно вашим клиентам...» — открывает раздел подключения и настройки безналичной онлайн-оплаты (эта кнопка отображается при любом статусе).

Примечания

При необходимости вы можете заполнить поле «Заметка». Данные из заметки отображаются в разделе «Финансы» > «Финансовые операции» в столбце «Комментарий».При выборе статуса «Клиент не пришел» вся информация о визите скрывается и остается только поле «Заметка».Если у вас настроена интеграция с системой маркировки товаров «Честный знак», при продаже товаров, для которых включена опция «Требуется маркировка товара», появится кнопка «Сканировать код маркировки».

Возможности раздела «Оплата визита»

Раздел «Оплата визита» появляется после выбора статусов визита «Клиент пришел» и «Клиент подтвердил».

Возможности раздела «Быстрая оплата»

1. Быстрая оплата визита в выбранную кассу.

2. Проведение оплаты сертификатом. Подробная инструкция в статье «Оплата товаров и услуг сертификатами».

3. Проведение оплаты абонементом. Подробная инструкция в статье «Оплата услуг абонементом».

4. Проведение оплаты с личного счета. Подробная инструкция в статье «Счета клиентов».

5. Начисление скидки клиенту, который участвует в программе лояльности. Можно применить несколько карт лояльности по очереди, в этом случае скидка начисляется на остаток. Подробная инструкция в статье «Оплата визита при помощи карт и акций».

6. Поиск абонементов и сертификатов по коду.

7. Печать чека продажи после оплаты визита. Можно распечатать нефискальный чек в PDF-формате. Также можно включить/отключить автоматическую печать фискального чека в визите, если у вас подключена онлайн-касса. Если интеграция с кассой не настроена, возможность печати фискального чека будет заблокирована.

8. Копирование ссылки для онлайн-оплаты клиента (функция доступна при подключенной онлайн-оплате).

9. Оплата по QR-коду на кассе (функция доступна при подключенной онлайн-оплате).

Важно Обратите внимание, что в визите отображаются только те виды лояльности, которыми этот визит можно оплатить.Если виды лояльности, закрепленные за клиентом, не распространяются на услуги/товары из визита, отображаться в этом разделе они не будут. Вы сможете найти их при помощи поиска по коду, однако оплатить ими визит не получится.Также все виды программ лояльности закрепляются за конкретным клиентом. Если в записи не указан клиент, вы не сможете использовать программы лояльности для оплаты визита.

Возможности раздела «Раздельная оплата»

1. Раздельная оплата визита разными способами (наличными, банковской картой).

2. Печать чека продажи после оплаты визита.

Печать чека

1. После печати фискального чека продажи вы не сможете изменить информацию по визиту, которая влияет на сумму оплаты:

Изменение статуса визита (кроме статусов «Клиент пришел» и «Клиент подтвердил»).Удаление визита.Дату и время визита (в том числе и перемещение записи с чеком).Клиента.Добавление или удаление услуг и товаров.Кнопку «Выбрать из списка» (услуги и товары).Кнопку «Добавить услугу».Изменение количества услуг и товаров.Изменение стоимости услуг и товаров.Изменение скидки на услуги и товары.Удаление услуг и товаров в разделе «Статус визита».Кнопку «Оплатить», сумму и кассу в разделе «Оплата визита».Удаление финансовых транзакций в разделе «Оплата визита».Удаление финансовых транзакций в разделе «Финансы» > «Финансовые операции».Изменение суммы в самой финансовой транзакции в разделе «Финансы > «Финансовые операции».

Не блокируется:

Длительность визита.Сотрудник.Статусы визита «Клиент пришел» и «Клиент подтвердил».Выбор склада и сотрудника в дополнительной разворачиваемой панели рядом с товаром в разделе «Статус визита».

2. Если вы уже напечатали чек, но хотите разблокировать визит, чтобы изменить информацию, вам необходимо напечатать чек возврата.

Полее подробно о работе с кассами описано в этой статье.

Возможности раздела «Повторение» («Расписание»)

Повторение индивидуальной записи

Запись можно автоматически повторять, эта настройка избавляет от необходимости каждый раз создавать новую запись в расписании.

Для создания шаблона для повтора в окне записи перейдите на вкладку «Повторение».

1. Укажите название шаблона и выберите периодичность, с которой он будет повторяться, нажмите кнопку «Сохранить шаблон». В последующем вы сможете выбирать этот шаблон для настроек других записей.

2. Укажите время и дату начала повторения записи.

3. Укажите максимальное количество повторов или дату их окончания.

4. Выберите, как будут повторяться события: без записей или с записями и клиентами.

5. Нажмите кнопку «Создать повторения».

После этого повторы записи появятся в расписании.

Для групповых событий можно также создать «Повторение» или настроить «Расписание». По умолчанию в групповых событиях вкладка «Повторение» заменена на вкладку «Расписание», но между ними можно переключаться. Подробная инструкция по настройке здесь.

Возможности разделов «Уведомления» и «История изменений»

Возможности раздела «Уведомления»

1. Отправка уведомления о создании записи, даже если по умолчанию это уведомление не отправляется (подробнее в статье).

2. Настройка индивидуального напоминания о предстоящем визите по SMS и Email.

3. Настройка индивидуального напоминания о повторном визите.

По умолчанию будут использоваться значения, указанные в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления».

Возможности раздела «История изменений записи»

Просмотр всех изменений по визиту в деталях: кто, когда и какие данные изменял.

Возможности раздела «Списание расходников»

1. Редактирование данных о расходниках:

добавление расходника — нажмите кнопку «Добавить расходник»;добавление сразу несколько расходников — нажмите кнопку «Добавить из списка»;изменение количества расходника;изменение склада, с которого происходит списание;удаление расходника — нажмите кнопку с изображением корзины.

2. Изменение (вручную) технологической карты.

Категории записей и событий

Что это и для чего это нужно?

В YCLIENTS предусмотрено распределение записей, событий и клиентов по категориям. Категории представляют собой метки с названиями и условными обозначениями, которые отображаются в электронном журнале или карточке клиента и позволяют быстро понять, к какой категории относится запись, событие или клиент.

Категории записей

По умолчанию создано 4 категории записей: «Полная онлайн-оплата», «Частичная онлайн-оплата», «Сотрудник важен», «Сотрудник неважен».

1. «Полная онлайн-оплата» означает, что клиент заранее полностью оплатил визит с помощью онлайн-оплаты.

2. «Частичная онлайн-оплата» означает, что клиент заранее оплатил часть стоимости визита с помощью онлайн-оплаты.

3. «Сотрудник важен» означает, что клиент записался к конкретному сотруднику.

4. «Сотрудник не важен» означает, что клиент записался к любому сотруднику, и поэтому попал к случайному свободному. При необходимости эту запись можно перенести на другого сотрудника.

Эти категории нельзя удалить или отредактировать.

Можно использовать категории по умолчанию, можно добавлять свои категории записей. Часто создают категории, связанные с источником записи, категорией клиентов (VIP-клиенты, лояльные клиенты, новые клиенты, сложные клиенты и т.д.). Такие категории можно редактировать и удалять.

При создании или редактировании визита в журнале в окне можно выбрать одну или несколько категорий для записи.

После этого условные обозначения категорий будут отображаться в карточке записи в журнале. При наведении на значок можно просмотреть название категории.

Категории событий

По умолчанию нет созданных категорий событий. Вы можете создать собственные категории, которые можно будет добавить в групповое событие.

При создании или редактировании события в журнале в окне можно выбрать одну или несколько категорий для события.

После этого условные обозначения категорий будут отображаться в карточке события в журнале. При наведении на значок можно просмотреть название категории.

Категории клиентов

Клиентам также можно присваивать различные категории. По умолчанию создано 3 категории: «Постоянный», «Лояльный», «VIP». Подробную инструкцию по созданию и работе с такими категориями вы можете прочитать в статье «Категории клиентов».

Как создать категорию

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Категории» и выберите вкладку с нужной категорией.

2. На открывшейся странице нажмите кнопку «Добавить категорию».

3. Укажите название категории, выберите цвет метки и пиктограмму, нажмите кнопку «Сохранить». После этого новая категория появится в общем списке.

4. Для редактирования или удаления категории нажмите на кнопку «Изменить» напротив ее названия.

Видеоинструкция по работе с журналом записи

Запись посетителей на один номер телефона

Вы можете учесть посещение другого человека, например, ребенка, даже если у него нет своего номера телефона. Для этого запишите его на номер телефона родителя и укажите имя ребенка в окне записи.

Как это сделать?

1. Перейдите в журнале записи в окно визита.

2. Нажмите «Записывает другого посетителя» и введите имя посетителя.

3. После посетитель появится в карточке клиента в клиентской базе и окне визита. Позже вы сможете записать этого же посетителя повторно.

4. Если посетитель добавлен в визит, слева в окне визита появится новый блок «Посетитель».

В этом блоке можно отредактировать его данные и просмотреть историю посещений.

Важно

На текущий момент удалить посетителя из карточки клиента нельзя. Посетителя можно добавить в групповое событие. Подробнее об этом читайте здесь.

Дополнительные поля

Что это и для чего это нужно?

В YCLIENTS предусмотрена возможность создания дополнительных полей в карточке записи и в карточке клиента. Это очень удобно, если при записи необходимо кроме контактной информации указать еще и служебную.

Примеры дополнительных полей:

Для записи: номер договора, ID записи (в другой CRM) и т.п.Для клиента: марка и номер автомобиля, имя ребенка, диагноз пациента и т.п.

Настройка и редактирование

1. В сетевом интерфейсе перейдите в раздел «Настройки» > «Дополнительные поля».

2. Выберите, какие дополнительные параметры вы хотите добавить: «Параметры записи» или «Данные клиента», перейдите на соответствующую вкладку и нажмите кнопку «Добавить поле».

3. Укажите название поля и выберите тип ввода данных: текст, число, выбор значений из списка, дата, дата и время.

4. Укажите, сможет ли пользователь просматривать и редактировать дополнительное поле. Предоставьте пользователю право доступа к просмотру и редактированию дополнительных полей записи. Для этого в филиале перейдите в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей», нажмите на имя нужного пользователя и перейдите на вкладку «Права доступа».

В блоке «Окно записи» поставьте галочки в пунктах «Просмотр дополнительных полей записи», «Изменять записи» и «Изменять дополнительные поля записи».

Для просмотра и изменения дополнительных полей клиента в блоке «Клиентская база» отметьте права «Просмотр дополнительных полей клиента» и «Изменять дополнительные поля клиента».

5. Выберите настройку отображения поля в интерфейсе YCLIENTS:

Для параметров записи:

Если вы хотите, чтобы дополнительное поле отображалось в окне визита под ссылкой «Все параметры», выберите настройку «Всегда показывать в окне редактирования записи».

Для данных клиента:

Если вы хотите, чтобы дополнительное поле отображалось в окне визита на вкладке «Данные клиента», выберите настройку «Всегда показывать в окне редактирования клиента».Если вы хотите, чтобы дополнительное поле отображалось в окне визита рядом с данными клиента вверху, выберите настройку «Всегда показывать в окне редактирования записи».

Примечание

Активными могут быть сразу обе настройки.

6. Выберите филиалы, в которых будут отображаться дополнительные поля.

7. Нажмите «Сохранить».

8. Чтобы удалить созданное доп. поле, нажмите на кнопку редактирования напротив его названия, затем нажмите «Удалить», введите слово Удалить для подтверждения удаления, затем снова нажмите кнопку «Удалить».

Пример создания и удаления дополнительного поля:

Поиск клиентов в журнале записи

В YCLIENTS появилась возможность искать клиентов прямо в журнале записи без перехода в окно визита или клиентскую базу.

С помощью нового инструмента можно:

Быстро найти клиента по имени или номеру телефона.Просмотреть категории, присвоенные клиенту. Просмотреть примечание, добавленное в карточку клиента.Просмотреть историю посещений без перехода в карточку клиента в клиентской базе или окне визита.Открыть прошедшую или предстоящую запись/событие клиента в журнале.Перейти к недельному расписанию сотрудника, к которому клиент был записан ранее, чтобы выбрать свободное время для записи.

Как это работает

1. В журнале записи нажмите на кнопку в правом верхнем углу:

2. Справа откроется боковая панель с поиском клиентов:

3. Введите имя или номер телефона клиента и выберите его из выпадающего списка. Если клиент не отображается, но данные при этом верные, значит он еще не добавлен в клиентскую базу. В этом случае необходимо создать запись в журнале, после клиент будет добавлен в клиентскую базу автоматически. Также карточку клиента можно создать вручную в клиентской базе (подробнее об этом читайте в статье).

4. Далее можно работать с историей посещений и записями клиента.

На панели поиска будут отображаться последние записи клиента, сотрудники, к которым он записывался, услуги, которые были ему предоставлены, оплаченные суммы, а также филиалы, которые посещал клиент.

Важно

В истории посещений в журнале записи не отображаются приобретенные товары, скидки, оставленные чаевые и комментарии к записи. Эти данные можно просмотреть в карточке клиента в окне визита или клиентской базе. Максимальное количество записей, отображающееся в панели поиска — 25. Все записи можно просмотреть также в карточке клиента в окне визита или клиентской базе.

Чтобы перейти к визиту, выберите его в списке и нажмите на кнопку «Открыть запись».

Чтобы повторить запись к сотруднику, нажмите на кнопку «Расписание сотрудника», далее откроется его расписание в журнале на неделю, выберите нужное время и создайте запись.

Чтобы в поиске отображалось примечание, оно должно быть добавлено в карточку клиента в клиентской базе или в окне визита.

Пример работы панели поиска клиентов:

Примечания

Поиск доступен в журнале записи и открывается/закрывается одной кнопкой.Панель остается открытой при переключении дней недели в журнале записи.Панель остается открытой при переключении на любой режим журнала записи, например «Расписание сотрудника на неделю» или «Ресурсы».Поиск клиентов в журнале записи доступен только в веб-версии программы. Если в вашем филиале подключена интеграция для чата с клиентами в журнале записи и окне визита, то при нажатии на кнопку в правом верхнем углу журнала будет доступно две вкладки — «Клиенты» и «Чат». Поиск клиентов будет отображаться на вкладке «Клиенты». Подробнее о работе с чатом читайте здесь.

Настройка групповых событий

Оглавление: Создание и настройка групповой услуги.Новое событие. Редактирование события и запись клиентов. Запись посетителя в групповое событие. Повторение и расписание событий.

Для создания групповой записи клиентов необходимо предварительно задать соответствующие параметры в разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Журнал записи» (подробнее об этом читайте здесь).

После необходимо настроить групповые услуги.

Создание и настройка групповой услуги

1. Создайте категорию услуг в разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги». «Категория» — это раздел (папка) с несколькими видами аналогичных услуг или работ. Подробную инструкцию читайте в статье.

2. После создания категории создайте групповую услугу. Как создать и настроить услугу подробно описано в статье. Отличие групповой от индивидуальной услуги в том, что при создании или редактировании необходимо указать ее тип «Групповая» и вместимость.

Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги». Выберите услугу и перейдите в режим редактирования. Или создайте новую услугу.

На вкладке «Основные настройки» поставьте отметку «Групповая» в поле «Тип услуги», укажите вместимость («Максимальное количество человек»). После этого обязательно нажмите кнопку «Сохранить».

Пример создания групповой услуги:

Новое событие

Для создания нового события нажмите на нужную дату в календаре, откроется расписание на выбранный день. Выберите сотрудника и время, на которое нужно записать клиента.

1. Нажмите на кнопку «Новый сеанс», которая появляется при наведении на свободное время в календаре. Если в настройках журнала записи у вас указан тип записи «Смешанная», выберите тип записи «Событие». Если в настройках журнала указан тип «Групповая», то сразу после нажатия на кнопку «Новый сеанс» будет выбрано событие.

2. В открывшемся новом окне задайте следующие настройки:

Выберите сотрудника. По умолчанию будет выбран сотрудник, на которого создается событие.Выберите услугу.Вместимость будет указана автоматически (используется значение из настроек услуги), но при необходимости вы можете изменить это значение.При необходимости добавьте ресурсы. Для этого нажмите на стрелку в поле «Ресурсы» и выберите один или несколько ресурсов из списка. Подробнее о создании и работе с ресурсами читайте здесь. При необходимости измените дату и время.Длительность будет указана автоматически (используется значение из настроек услуги), но вы можете изменить это значение.При необходимости выберите цвет, категорию события и добавьте комментарий.

3. В конце обязательно нажмите кнопку «Сохранить» или «Записать клиентов». В первом случае вы сможете сохранить настройки и вернуться к записи клиентов позже. Во втором случае откроется вкладка «Клиенты» и вы сможете сразу записать клиентов на данное событие. Если в настройках услуги включена онлайн-запись, клиенты смогут записываться самостоятельно через виджет. Подробнее о настройке групповой онлайн-записи читайте здесь.

Также можно нажать кнопку «Перейти в расписание», подробнее о настройке расписания для групповых событий можно прочитать здесь.

Редактирование события и запись клиентов

Все настройки события можно редактировать и удалять. Для этого выберите событие в журнале, нажмите на него и перейдите на вкладку «Текущее событие», измените информацию и сохраните ее.

Для удаления события нажмите кнопку «Удалить». Вы также можете удалять события в разделе «Обзор» > «События» (подробнее об этом в статье).

На вкладке «Текущее событие» вы можете начать создавать записи на событие. Для этого нажмите кнопку «Записать клиентов» или перейдите на вкладку «Клиенты».

В открывшемся окне укажите данные клиента: имя, телефон, количество (если клиент записывает сразу несколько человек на свой номер, в количестве считается также и сам клиент; если клиенту нужно записать посетителя, например, ребенка, и сохранить информацию по нему, воспользуйтесь инструкцией ниже), Email или лояльность (номер карты, абонемента или сертификата). Нажмите кнопку «Записать».

Данные о каждом клиенте будут появляться в списке «Клиенты» под формой для ввода данных.

Также на вкладке «Клиенты» можно:

просмотреть количество визитов каждого клиента, для этого наведите курсор мыши на значок информации ;просмотреть количество мест, занятых клиентом: если клиент занял более одного места, рядом с его именем появится значок с количеством ;посмотреть посетителя, записанного на номер клиента: вместо имени клиента появится специальный значок и будет отображаться имя посетителя (подробнее об этом читайте ниже); перейти в окно визита и отредактировать всю необходимую информацию (подробнее в статье «Работа с записями»), для этого нажмите на имя клиентаизменить статус визита и перейти к оплате в один клик, для этого нажмите на стрелку или другое место в строке клиента;просмотреть статус оплаты или автосписания с абонемента.

Чтобы удалить клиента из события, нажмите на его имя. Далее откроется окно визита, в нем нажмите на кнопку «Удалить» и подтвердите удаление.

Пример создания события с записью клиентов: Запись посетителя в групповое событие

Вы можете учесть посещение ребенка или другого человека, даже если у него нет своего номера телефона. Для этого запишите его на номер телефона основного клиента и укажите имя посетителя в окне записи.

1. Для добавления посетителя введите имя и номер клиента, а затем нажмите на пиктограмму справа от его имени.

2. Введите имя посетителя и нажмите «Записать».

3. Все посетители будут отображаться с пиктограммой справа от имени посетителя.

Для просмотра истории посещений и данных посетителя, нажмите на его имя, после откроется карточка клиента, на чей номер была запись, выберите нужную вкладку в разделе «Посетитель».

Повторение и расписание событий

Любое событие можно автоматически повторять, эта настройка избавляет от необходимости каждый раз создавать новое событие в расписании, а также дает возможность сохранять события вместе с записями и данными клиентов.

По умолчанию при создании события отображается вкладка «Расписание», но между вкладками можно переключаться. Подробная инструкция по настройке расписания здесь.

Функционалы «Повторения» и «Расписания» отличаются, самое главное отличие — в «Расписание» можно создать единую серию событий, а также можно редактировать их массово, в то время как «Повторение» копирует уже созданное событие и создает отдельные события по шаблонам.

Для создания шаблона для повтора в окне групповой записи перейдите на вкладку «Повторение».

Укажите название шаблона и выберите периодичность, с которой он будет повторяться, нажмите кнопку «Сохранить шаблон». В последующем вы сможете выбирать этот шаблон для настроек других событий.Укажите время и дату начала повторения события.Укажите максимальное количество повторов или дату их окончания.Выберите, как будут повторяться события: без записей или с записями и клиентами.Нажмите кнопку «Создать повторения».

После этого повторы события появятся в расписании.

Примечание

Если события по какой-то причине необходимо удалить (создали лишнее количество повторов, группа не набралась и т.д.), вы можете удалить их массово в разделе «Обзор» > «События» (инструкция в статье).

Организация записи на онлайн-занятия

В YCLIENTS доступна возможность автоматизировать проведение групповых онлайн-занятий при помощи отправки клиентам инструкций и ссылок на вебинары.

Как это работает

1. Создайте групповое событие в журнале записи и внесите в него клиентов.

После этого откройте вкладку «Инструкции» в боковой панели окна события.

2. В появившемся окне введите ссылку на занятие и текст уведомления, сохраните настройки:

Кнопка для записи формируется автоматически на основе ссылки, которую вы ввели в этом окне.

3. Перейдите на вкладку «Уведомления», отправьте инструкцию клиентам:

При необходимости вы сможете отправить сообщение повторно из этой же вкладки:

Все отправленные сообщения доступны в разделе «Обзор» > «Сообщения».

Настройка уведомления

1. Для настройки типа уведомления перейдите в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

Выберите тип «Подтверждение записи клиента, созданной через виджет онлайн-записи»:

2. В появившемся окне «Настройки» измените статус на «Уведомления включены», включите отправку по Email:

Важно

Отправка информации о событии в данный момент доступна только для канала Email.

3. По готовности сохраните настройки.

Расписание событий

В YCLIENTS доступна возможность установить расписание для групповых событий.

Что это и для чего это нужно?

Для некоторых сфер бизнеса (преимущественно для сферы спорта) актуальна работа с серией событий, когда клиент записывается, чтобы ходить регулярно. UX-исследование косвенно подтверждает это, где 9 из 9 исследованных бизнесов имеют дело с фиксированным расписанием и повторяющимися событиями. Исключение составляют пробные занятия и акции.

Функционал «Расписания» позволит администраторам быстро записывать клиентов сразу в серию событий и убирать их из этой серии, если клиенты перестали ходить. Расписание можно редактировать и удалять.

Создание расписания

Расписание создается из окна события на вкладке «Расписание». Для его создания:

1. В журнале записи создайте событие. Подробнее о создании событий можно прочитать здесь. Чтобы создать расписание, в событии предварительно обязательно необходимо указать на вкладке «Текущее событие» базовые параметры: сотрудника и услугу.

2. Нажмите на кнопку «Перейти в расписание» или сразу перейдите на вкладку «Расписание».

3. Установите расписание:

Отметьте нужные дни недели.Для каждого дня недели можно указать свое время начала и окончания события, длительность, а также ресурс — один или несколько.Обязательно укажите дату окончания расписания. Это дата, до которой создаются события расписания.Чтобы добавить клиентов из созданного события, отметьте чекбокс «Включить клиентов из текущего события в расписание» (эта опция доступна только если в событие добавлен как минимум один клиент).

4. Нажмите кнопку «Сохранить».

Важно

События расписания создаются не в один момент, а через механизм очереди. Скорость создания событий — порядка 100 в минуту. Необходимо немного подождать, пока все события в расписании будут созданы и отобразятся.Если событие в расписании находится в процессе создания, напротив него появится иконка с изображением часов .При создании событий расписания уведомления о созданных событиях не отправляются администратору/сотруднику и клиентам.Если расписание событий устанавливается на дни, когда для сотрудника не настроен график работы, то события все равно будут созданы.

Если в событие уже добавлены клиенты, при создании расписания появится опция «Добавить клиентов из текущего события». Если ее включить, то во все события в расписании добавятся все клиенты из этого события.

После для каждого клиента будет создан график посещения событий. Подробнее о графике посещений читайте в статье.

Пример создания расписания событий:

Редактирование расписания

После того как расписание было создано, его можно изменить.

Общий принцип, применяемый при редактировании расписания, состоит в том, что расписание в целом нельзя редактировать из событий в прошлом.

Например, расписание было создано 1 мая на даты с 1 мая до 1 августа. Сегодня 1 июля. Если зайти в события ранее 1 июля, то отредактировать расписание не получится (кнопок, связанных с этими действиями не будет, так как пользователь предпринимает попытку совершить массовые действия изменения расписания из прошлого события). Но если открыть расписание в событии позднее 1 июля, то внести изменения во все расписание можно.

Массовое редактирование расписания

1. Перейдите в событии на вкладку «Расписание» и нажмите на кнопку «Редактировать расписание».

2. Отредактируйте расписание:

Чтобы продлить расписание, измените «Дату завершения расписания» в большую сторону, для сокращения — в меньшую сторону (дата не может быть меньше текущей, нельзя сократить расписание в прошлое).В созданное расписание можно добавлять дни недели. Для этого отметьте в чекбоксах нужные дни.Чтобы удалить день недели из расписания, необходимо на странице расписания нажать иконку с тремя точками и после нажать «Удалить». После вся серия с событиями на этот день недели будет удалена. При этом нельзя удалить часть серии событий. Например, установлено расписание с 1 мая по 1 августа на понедельник и четверг. Невозможно удалить, к примеру, часть событий за понедельник. Можно только удалить серию событий целиком (то есть весь день недели).При массовом редактировании расписании/серии изменение услуги невозможно.

3. Нажмите кнопку «Сохранить».

4. Чтобы удалить расписание целиком, нажмите кнопку «Удалить расписание».

Примечания

Нельзя сократить/продлить часть расписания, только расписание целиком.К примеру, если расписание с 1 мая по 1 августа по понедельникам и четвергам, то нельзя сократить расписание по четвергам до 1 июля — можно сократить только все расписание.Если событие было изменено отдельно от серии событий/расписания, то при последующих изменениях расписания или серии событий (день недели) изменения будут применяться ко всем параметрам, кроме тех, что были изменены отдельно.К примеру, есть расписание: 1 мая — 31 мая, на понедельник и четверг с 18:00 до 19:00. Мы меняем отдельно событие понедельника от 5 мая — меняем время с 18:00-19:00 на 15:00-16:00. Затем мы открываем событие от 1 мая и идем редактировать расписание понедельника — хотим везде заменить 18:00-19:00 на новое время 9:00-10:00. В этом случае YCLIENTS подскажет, что в одном из событий серии было ранее изменено время и что изменение расписания не затронет то событие (можно отметить чекбокс «Применить изменения к уникальным событиям»).

Редактирование одного события в расписании

Чтобы изменить какой-либо параметр лишь в одном событии серии/расписания, необходимо открыть нужное событие в журнале и внести это изменение на вкладке «Текущее событие». После внесения изменений нажмите кнопку «Сохранить».

Чтобы удалить отдельное событие из серии, необходимо открыть его в журнале, перейти на вкладку «Текущее событие» и нажать кнопку «Удалить».

Примечания

Если событие было изменено отдельно от расписания, то при последующих изменениях расписания или серии событий оно не изменится.При редактировании отдельного события в расписании возможно изменение услуги.

Отображение вкладки «Повторение»

Вкладка «Расписание» в событии заменяет вкладку «Повторение».Ссылка на вкладку «Повторение» остается в исходном событии при создании расписания. Если зайти в событие, которое уже создано через «Расписание», то там не будет возможности перейти на вкладку «Повторение».Переключение между вкладками «Повторение» и «Расписание» возможно неограниченное количество раз.

Статусы в журнале записи

Групповые события, объединенные в серию событий, имеют специальное отображение в журнале записи: в шапке слота отображается соответствующая иконка и дата окончания расписания.Групповые события, имеющие параметры, отличные от параметров всей серии событий, имеют специальное отображение: в шапке слота отображается соответствующая иконка и дата окончания расписания.

График посещений для групповых событий

В YCLIENTS появилась возможность создавать «График посещений» и записывать клиентов на серию групповых событий.

Что это и для чего это нужно?

Для некоторых сфер бизнеса (преимущественно для сферы спорта) актуальна работа с серией событий, когда клиент записывается, чтобы ходить регулярно.

Ранее клиента нужно было записывать на каждое событие отдельно, теперь администратор может быстро добавить клиента в несколько событий в серии при помощи функции «График посещений».

Чтобы добавить клиента в серию групповых событий, необходимо сначала создать расписание для этих событий. Сделать это можно из окна события на вкладке «Расписание».

Подробно процесс создания расписания событий описан в этой статье.

Если в событие уже добавлены клиенты, при создании расписания появится опция «Добавить клиентов из текущего события». Если ее включить, то во все события в расписании добавятся все клиенты из этого события. В этом случае график посещений для каждого клиента будет создан автоматически, при необходимости его можно отредактировать (подробнее об этом можно прочитать ниже под заголовком «Редактирование графика посещений»).

Создание графика посещений

После того как расписание было создано, в него можно добавить клиентов и настроить для них график посещений. Для этого:

1. Откройте созданное событие и перейдите на вкладку «Клиенты».

2. Введите данные клиента, обязательными являются имя и телефон.

3. В поле «График посещений» отметьте нужные дни из расписания, по которым клиент будет посещать событие.

4. Нажмите кнопку «Записать».

После клиент будет добавлен во все события выбранных дней недели.

Просмотреть события, в которые записан клиент, можно в разделе «История посещений» в карточке клиента.

Редактирование графика посещений

После того как график посещений был создан, его можно изменить или удалить.

Если клиент уже добавлен в событие, для которого было создано расписание, для него также можно отредактировать график посещений.

Редактировать график можно только в текущем дне до наступления события и в будущих событиях.

Для редактирования графика:

1. Откройте предстоящее событие.

2. Перейдите на вкладку «Клиенты» и нажмите на кнопку слева от имени клиента.

3. Для удаления клиента из определенной серии событий в поле «График посещений» уберите отметку со дня недели, затем нажмите «Сохранить». После клиент будет удален только из предстоящих событий. Если событие уже произошло, то из него клиент не удалится.

4. Для удаления всего будущего графика посещений клиента нажмите на кнопку «Удалить». В этом случае клиент также будет удален только из предстоящих событий. Если событие уже произошло, то из него клиент не удалится.

Примечания

В график посещений также можно добавлять посетителей.Клиента невозможно добавить в график посещений из прошедшего события.Если клиент записывает сразу несколько человек на свой номер, то создание графика посещений для такого клиента будет недоступно. Количество должно быть равно одному.График посещений относится исключительно к самой записи в эти события и создает новые записи, не копируя существующую. Если в отдельный визит были внесены изменения, то при создании графика для клиента, они не будут скопированы.Ресурсами и длительностью событий можно управлять в рамках расписания.

Клиентская база

Что это и для чего это нужно?

В разделе «Клиенты» > «Клиентская база» отображается информация обо всех клиентах, посещавших вашу компанию. В списке клиентов выводится основная информация: имя (также можно добавить фамилию и отчество, подробнее об этом читайте здесь), контакты, сумма расходов, скидка, количество визитов, дата первого и последнего визита, количество чаевых.

Клиентская база формируется автоматически при создании записи в журнале, а также, когда клиент записывается онлайн. По каждому клиенту будет храниться полная история посещений, а найти клиентов можно в несколько кликов.

Можно получить список клиентов подходящий под конкретные условия. Для этого используйте фильтры. Как с ними работать, читайте в статье.

YCLIENTS умеет присваивать скидки и категории клиентам. Все категории и правила вы можете настроить самостоятельно. Подробнее об этом читайте здесь.

Если у вас сеть из нескольких филиалов, вы можете вести единую сетевую базу клиентов. Как работать с ней, читайте в статье.

Пример функционала клиентской базы:

Работа с клиентской базой

Информация о клиентах

Перейдите в раздел «Клиенты» > «Клиентская база», здесь вы найдете список всех клиентов. Информация в столбце «Имя» представлена в виде кликабельных ссылок. Если нажать на ссылку, откроется окно с карточкой клиента. Подробнее обо всей информации, которая содержится в карточке, читайте здесь.

Вы можете настроить список клиентов под свои задачи:

Иконка шестеренки в заголовке таблицы открывает меню со списком доступных столбцов.Если какая-то информация сейчас не нужна, вы можете скрыть лишние столбцы.Иконка в виде замка позволяет закрепить порядок столбцов (не более пяти столбцов).Сортировать таблицу можно простым кликом по заголовку столбца. Стрелка покажет порядок сортировки.Например, это пригодится, если нужно понять, кто из клиентов давно к вам не приходил или если вы хотите узнать самого прибыльного гостя.

В разделе «Клиентская база» предусмотрен быстрый поиск по имени, телефону, Email или номеру карты. Для этого введите значение в строку поиска и нажмите кнопку «Найти».

Клиентов можно добавлять в базу не только с помощью записи через журнал записи. В разделе «Клиентская база» вы можете добавить клиентов по одному, для этого нажмите кнопку «Добавить клиента» (подробнее о создании клиента читайте здесь), а также списком из Excel (подробнее об этом читайте здесь).

Действия с клиентской базой

Вы можете совершать массовые рассылки клиентам, отправлять уведомления, удалять клиентов из базы, присваивать им категории, выгружать информацию в Excel.

Чтобы сделать действие на всех клиентов, достаточно просто нажать «Действия» и выбрать соответствующий пункт из списка.

Действия можно совершать либо со всеми найденными в базе клиентами, либо только с выбранными. Чтобы выбрать клиента, поставьте галочку напротив его имени, после этого действия будут совершенны только для выбранных клиентов.

1. «Отправить сообщение». Для SMS-рассылки введите текст сообщения, поставьте галочку, ознакомившись с юридическими аспектами SMS-рассылок, нажмите кнопку «Отправить». Отправленные сообщения можно проверить в разделе «Обзор» > «Сообщения» (подробнее об этом разделе читайте в статье).

Настройки каналов, по которым будет происходить рассылка, можно изменить в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладке «Типы уведомлений» в типе «Массовые рассылки клиентам».

Список доступных каналов для отдельного клиента определяется в карточке клиента.

2. «PUSH-уведомления». Для отправки уведомления введите текст и нажмите кнопку «Отправить».

PUSH-уведомления в мобильное приложение отправляются только тем клиентам, которые установили мобильное приложение от YCLIENTS. Во всплывающем окне будет указано их количество.

3. «Добавить в категорию». Вы можете добавить клиентов в существующие категории, а также создать новую категорию прямо в этом разделе. Для этого введите ее название и выберите цвет. После создания категория появится в списке в разделе «Клиенты» > «Категории клиентов».

4. «Удалить из базы». Вы можете удалить клиентов из базы. Чтобы подтвердить удаление, введите слово «УДАЛИТЬ» в поле и нажмите кнопку «Удалить».

Информацию о клиентах можно выгружать в Excel. Для этого в правом верхнем углу экрана нажмите «Операции с Excel» > «Выгрузить в Excel».

Клиентская база выгружается только через электронную почту. Пользователь получает письмо со ссылкой на файл выгрузки.

После этого в YCLIENTS в разделе «Обзор» > «Операции с данными» появится лог выгрузок с информацией о том, кто, когда и какие данные запрашивал. Файл выгрузки также можно будет получить через лог выгрузок при наличии прав на этот раздел.

Создание нового клиента

В разделе «Клиенты» > «Клиентская база» вы можете добавить нового клиента вручную или загрузить список клиентов из таблицы Excel (подробнее об этом читайте здесь).

Чтобы добавить клиента в клиентскую базу перейдите в раздел «Клиенты» > «Клиентская база» и нажмите кнопку «Добавить клиента».

В открывшемся окне укажите следующую обязательную информацию:

Имя клиента.Сотовый телефон.

Также вы можете указать:

Фамилию и отчество. По умолчанию в системе отображается только имя клиента, но дополнительно вы можете включить отображение фамилии и отчества. Подробнее об этой настройке читайте здесь.Дополнительный телефон.Email.Категорию.Пол.Класс важности.Скидку.Номер карты.Дату рождения.Дополнительное поле. Подробнее о дополнительных полях читайте в статье.Комментарий.Поставьте галочку, чтобы запретить клиенту записываться онлайн.Сумма, на которую этому клиенту было продано услуг и товаров.Сумма оплат по всем товарам и услугам.

Обязательно нажмите кнопку «Сохранить», чтобы подтвердить изменения.

Пример создания клиента:

Фамилия и отчество клиента

В некоторых случаях заполнить только имя клиента недостаточно, например, при заполнении медицинских и других документов или для упрощения поиска в клиентской базе среди одинаковых имен. Но если указать полное ФИО в поле с именем, то оно будет отображаться в уведомлениях клиенту и отзывах в виджете онлайн-записи, также рядовые сотрудники будут видеть полное имя клиента в интерфейсе YCLIENTS.

Чтобы решить эти вопросы в YCLIENTS появилась возможность указывать фамилию и отчество клиента. Теперь нет необходимости создавать дополнительные поля или указывать все ФИО в имени, для фамилии и и отчества были созданы отдельные поля.

Вы можете включать и отключать отображение полей в настройках журнала записи, а также регулировать правами доступа, кто будет видеть фамилию и отчество.

Фамилия и отчество отображаются в следующих разделах и модулях:

Окно визита (детали записи и данные клиента).Окно группового события.Журнал записи.Раздел «Клиенты» > «Клиентская база» (карточка клиента и таблица).Окно продажи товаров.Раздел «Склад» > «Складские операции» (таблица складских операций).Раздел «Обзор» > «Сводка».Раздел «Обзор» > «Записи».Раздел «Обзор» > «Отзывы».Раздел «Финансы» > «Финансовые операции».Раздел «Финансы» > «Документы».

Настройка

Чтобы включить отображение фамилии и отчества:

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Журнал записи».

2. В поле «ФИО клиента» отметьте необходимые поля:

Показывать поле Фамилия.Показывать поле Отчество.

Вы можете включить отображение сразу двух полей или только одного. В зависимости от настроек прав доступа, пользователь будет видеть только имя и первую букву фамилии клиента, или будет видеть полное ФИО. Подробнее о настройке прав читайте в этой статье ниже.

3. Нажмите «Сохранить» внизу.

После настройки журнала записи в интерфейсе взаимодействия с клиентом рядом с полем «Имя» появятся новые поля — «Фамилия» и «Отчество».

Важно

Функционал доступен пока только в веб-версии.На текущий момент функционал еще дорабатывается, в будущем планируется также добавить фамилию и отчество в поля виджета онлайн-записи, в загрузку и выгрузку из Excel, а также в сетевой интерфейс и мобильное приложение для сотрудников. Переменная %CLIENT_NAME% в уведомлениях не включает в себя поля «Фамилия» и «Отчество», а только имя.

Права доступа

Для отображения фамилии и отчества в интерфейсе YCLIENTS, необходимо настроить права доступа пользователя. Если у пользователя нет прав доступа к просмотру фамилии и отчества, то отчество он не увидит, а вместо фамилии будет отображаться ее первая буква, например, Виктория И.

Чтобы настроить права:

1. Перейдите в раздел «Настройки» «Системные настройки» > «Список пользователей».

2. Нажмите на имя пользователя и перейдите на вкладку «Права доступа».

3. Настройте права, в соответствии с задачами, которые будет выполнять пользователь:

Чтобы видеть, добавлять и редактировать фамилию и отчество клиента, у пользователя должны быть включены права в блоке «Клиентская база» — «Редактирование фамилии и отчества клиента».Чтобы пользователь мог только видеть фамилию и отчество клиента в интерфейсе YCLIENTS необходимо право доступа «Клиентская база» — «Просмотр фамилии и отчества клиента».

4. Нажмите «Сохранить» внизу.

Примечание

Независимо от настроек прав доступа в карточке записи в журнале отображается только имя и первая буква фамилии.

Информация в карточке клиента

Вся информация, связанная с клиентом, разделена на 11 разделов.

Карточка клиента

Данные о клиенте относятся к категории персональных данных, их обработка и хранение регулируются законом ФЗ №152 «О персональных данных» (подробнее об изменениях в законе с 1.09.2022 года — здесь).

Примечание

Для регистрации в Роскомнадзоре как оператора персональных данных могут понадобиться следующие данные:

Сведения о местонахождении базы данных информации, содержащей персональные данные граждан РФ (Адрес ЦОД). Центр обработки данных находится в дата-центре компании Servers.ru. Адрес в Москве: ул. Бутырский вал, дом 5, БЦ Ямская центр, 3 этаж, офис 305.

Раздел с данными о клиенте содержит следующую информацию:

Имя клиента.Фамилию и отчество (если такая настройка включена, подробнее об этом здесь).Сотовый телефон.Дополнительный телефон.Email.Фото.Комментарии.Категорию.Пол.Класс важности.Скидку.Номер карты.Дату рождения.Дополнительное поле (если есть, подробнее о дополнительных полях читайте в статье).Примечание.Возможность записываться онлайн.Сумму, на которую этому клиенту было продано услуг и товаров.Сумму оплат по всем товарам и услугам.Баланс.Наличие установленного мобильного приложения (с указанием платформы и даты последнего использования).

История посещений

В этом разделе указываются все записи клиента, сотрудники, к которым он записывался, услуги, которые были ему предоставлены, приобретенные товары, скидки, оплаченные суммы и оставленные чаевые, комментарии к записи, а также указываются филиалы, которые посещал клиент.

Из «Истории посещений» можно перейти в визит, для этого нужно нажать на кнопку «Подробнее».

Примечания

Если клиент не полностью оплачивает визит или товар, финальная сумма в поле «Оплачено» будет выделяться красным цветом.Если клиент провел оплату абонементом, то вместо суммы оплаты будет отображаться количество списанных визитов.С помощью фильтра «Визиты с задолженностью» можно отфильтровать все визиты с недоплатой.

Статистика

В этом разделе отображаются данные о выручке по клиенту и его предпочтения за выбранный период.

Отправленные сообщения

В этом разделе отображается список сообщений, отправленных клиенту по всем каналам. Здесь также отображается их тип, статус, время отправки, содержание сообщения и канал.

Отправить сообщение

В этом разделе вы можете отправить индивидуальное сообщение клиенту по трем каналам: SMS, Push-уведомление в мобильное приложение или Email.

Лояльность

В этом разделе отображается актуальный статус клиента в программе лояльности и предоставляет возможность выдать карту клиенту или удалить ее.

Здесь отображаются все сертификаты и абонементы, а также карты лояльности, которые были выданы клиенту, и информация по ним:

сумма всех оплат;количество визитов;размер скидок;начисленные бонусы;акции, которые закреплены за этой картой;история всех операций по этой карте: дата, акция, сумма оплаты или начисленные бонусы;сгорание бонусов: количество бонусов и срок их действия;начисление/списание бонусов (вручную).

Подробную информацию обо всех возможностях раздела «Лояльность» (скидочные и бонусные карты, сертификаты и абонементы) вы можете найти в статьях по ссылке.

Счета клиента

Счет клиента позволяет оформить авансовый платеж — пополнить депозит. Клиент может использовать зачисленные средства при следующем посещении или для оплаты услуг для ребенка. Подробную информацию про счета клиентов вы можете прочитать здесь.

История звонков

В этом разделе вы можете просмотреть историю общения с клиентом и прослушать звонки, если в компании настроена интеграция с IP телефонией.

Уведомления

В карточке клиента можно настроить отправку сообщений определенного типа или запретить отправку определенных видов сообщений.

Файлы

Вы можете загрузить файлы клиента и хранить их в YCLIENTS, а также скачивать или удалять.

Список доступных форматов: jpeg, jpg, png, gif, doc, docx, pdf, xls, xlsx, txt, JPEG, JPG, PNG, GIF, DOC, DOCX, PDF, XLS, XLSX, TXT.

Максимальный размер файла: 12 Мегабайт.

Видеоинструкция по работе с клиентской базой

Как загрузить список клиентов из Excel

Перейдите в раздел «Клиенты» > «Клиентская база». В блоке «Операции с Excel» выберите «Загрузить из Excel».

Есть два способа загрузки:

скопировать и вставитьзагрузить файл

Скопировать и вставить

Скопируйте в поле для ввода данные из таблицы и нажмите кнопку «Загрузить».

Загрузить файл

Перенесите файл в окно или загрузите с компьютера. Можно загружать файлы с расширением .csv, .xls, .xlsx и не более 12 Mб. За один раз можно загрузить только 1 файл.

В открывшемся новом окне сопоставьте данные с заголовками таблицы: Имя (обязательно).Телефон (обязательно).Дополнительный телефон.Email.Комментарий.Дата рождения.Пол.Потратил.Оплатил.Скидка. Карта.

Нажмите кнопку «Сохранить».

Примечания

За один раз может быть загружено не более 500 строк таблицы или только 1 файл.Для определения пола клиентов используйте символы М и Ж, или цифры 1 и 2 соответственно.Дата рождения должна быть указана в формате ДД-ММ (День-Месяц) или ДД-ММ-ГГГГ (День-Месяц-Год).

Фильтры в клиентской базе

Оглавление:

Типы фильтров:— Параметры по визитам.— Параметры по клиентам.— Параметры по продажам (товары, сертификаты, абонементы).— Автоматические сегменты.Работа с несколькими фильтрами.Примеры использования фильтров:— Получить список клиентов, у которых день рождения на следующей неделе.— Получить список потерянных клиентов за определенный период.— Получить список клиентов, которые записываются только к одному мастеру.— Найти клиентов, которые получали ваши sms-рассылки.

Для сегментации клиентов в разделе «Клиенты» > «Клиентская база» предусмотрен ряд фильтров. Вы можете сформировать список клиентов, для которых можно создать SMS-рассылку (при наличии подключенного SMS-агрегатора) или присвоить им определенную категорию.

Отфильтруйте информацию о клиентах по необходимым пунктам, нажмите кнопку «Найти».

Чтобы снять фильтры, нажмите кнопку с изображением корзины

Типы фильтров

Фильтры разделены на три типа: «По визитам», «По клиентам» и «По продажам». Чтобы отменить действие заданных параметров в рамках одного раздела, нажмите на кнопку «Очистить» в нужном типе фильтров.

Параметры по визитам:

Наличие записей. Поможет найти клиентов, которые еще не записывались в этом месяце.Статус записей. Поможет найти клиентов, которые пропускают визит без предупреждения. Достаточно поставить фильтр «Клиент не пришел».Количество записей. Поможет отследить, сколько записей совершил клиент. Можно отфильтровать количество «От» и «До».Период. Поможет найти клиентов, которые записались/не записались в определенный временной промежуток.Сотрудник. Поможет найти клиентов, которые записывались к определенному сотруднику.Услуги. Поможет найти клиентов, которые записывались на определенные услуги.Сумма оказанных услуг. Поможет найти клиентов, которые оставляют больше среднего чека каждый визит.

Параметры по клиентам:

Пол. Поможет выбрать клиентов определенного пола, к примеру, для рассылки SMS мужчинам, о том что в салоне теперь есть мастер по мужским стрижкам.Мобильное приложение. Поможет найти клиентов, которым нужно рассказать о вашем мобильном приложении от YCLIENTS.Категория клиентов. Поможет найти клиентов из определенной категории, к примеру, «Постоянные клиенты», которые перестали приходить в последнее время.Продано. Поможет найти клиентов, которые потратили у вас больше 200 000₽, чтобы добавить их в категорию «VIP-клиенты».Получал sms-рассылку. Поможет найти клиентов, которые записались после рекламной рассылки, чтобы проверить ее эффективность.Важность клиента. Поможет найти клиентов, для сообщения об акции только для клиентов определенного класса важности.День рождения. Поможет найти клиентов, у которых скоро день рождения, чтобы поздравить именинников.Возраст. Поможет отфильтровать клиентов по конкретному возрасту. Фильтр применяется на тех клиентов, у кого указан год рождения. Если в карточке клиента указана полная дата рождения, то при расчете возраста учитывается и день и месяц.

Параметры по продажам:

Товары. Фильтры помогут найти клиентов, которые покупали конкретный товар или покупали товар в определенные дни.Сертификаты:Название. Поможет найти клиентов, которые купили конкретный сертификат.Использование. Поможет найти клиентов, у которых сертификат уже использован или еще не использован.Баланс. Поможет найти клиентов с указанной суммой на балансе сертификата. Актуально для сертификатов с многократным списанием.Срок действия. Поможет найти клиентов, у которых скоро истечет срок действия сертификата, чтобы провести SMS-рассылку с предупреждением.Дата продажи. Поможет найти клиентов, которые купили сертификат в определенный период.Абонементы:Название. Поможет найти клиентов, которые купили конкретный абонемент.Использование. Поможет найти клиентов, у которых уже использован абонемент или еще не использован.Статус. Поможет найти клиентов с выбранным статусом абонемента, к примеру, с просроченным абонементом.Статус заморозки. Поможет найти клиентов с замороженными абонементами.Срок действия. Поможет найти клиентов, у которых скоро истечет срок действия абонемента.Дата продажи. Поможет найти клиентов, которые купили абонемент в определенный период.Остаток услуг. Поможет найти клиентов, у которых осталось выбранное количество услуг по абонементу.

Автоматические сегменты

«Сегменты» — это сочетания фильтров, которые можно применить, чтобы быстро найти клиентов по определенным параметрам.

Новые. Новые клиенты, которые пришли к вам за последний месяц.Повторные. Клиенты, которые совершили повторный визит за последний месяц.Потерянные. Клиенты без визитов за период, установленный в настройках периода потери клиента.Заканчивается абонемент. Этот сегмент необходим для того, чтобы быстро найти клиентов, у которых заканчивается абонемент по остатку услуг или сроку действия, и сделать доп. продажу или просто уведомить их об окончании абонемента.

Чтобы применить сегмент, нажмите на название нужного сегмента, а затем на кнопку «Найти».

Работа с несколькими фильтрами

Вы можете использовать дополнительные условия фильтрации.Кнопка с изображением плюса появляется после выбора хотя бы одного параметра фильтрации.Для решения ваших задач можно использовать «Тип связи "И"» и «Тип связи "ИЛИ"».Тип связи "И". При использовании «Типа связи "И"» будут найдены только те клиенты, которые удовлетворяют каждому условию фильтрации.Тип связи "ИЛИ". При использовании «Типа связи "ИЛИ"» будут найдены те клиенты, которые удовлетворяют хотя бы одному условию фильтрации.

Примеры использования фильтров

Получить список клиентов, у которых день рождения на следующей неделе

1. Выберите параметр «По клиентам» — «День рождения» — «Следующая неделя», нажмите на кнопку «Выбрать».

2. Чтобы получить результат, нажмите кнопку «Найти».

Получить список потерянных клиентов за определенный период

1. Выберите параметр «По визитам» — «Наличие записей» — «Есть записи». В этой же колонке установите период, предшествующий периоду потери и равный ему по длительности.

Пример:Сегодня — 1 октября.Период потери в вашем салоне — 30 дней.В таком случае вам нужно найти клиентов, которые посещали ваш салон со 2 по 31 августа.

2. Нажмите на кнопку со знаком плюса и выберите «Тип связи "И"».

3. Добавьте второй фильтр «По визитам» — «Наличие записей» — «Нет записей». В этой же колонке установите период потери.

Пример:Сегодня — 1 октября.Период потери в вашем салоне — 30 дней.В таком случае вам нужно найти клиентов, которые не посещали ваш салон с 1 по 30 сентября.

4. Нажмите «Найти».

При поиске потерянных клиентов можно также учитывать фильтр «Статус записей»:«Клиент пришел» — если нужно найти клиентов, которые записались и пришли и «Клиент не пришел» — если нужны те, кто записался, но не пришел.

Получить список клиентов, которые записываются только к одному мастеру

1. Выберите параметр «По визитам» — «Наличие записи» — «Есть записи», нажмите кнопку «Выбрать».

2. Выберите параметр «По визитам» — «Сотрудник» — имя сотрудника, нажмите кнопку «Выбрать».

3. Нажмите на кнопку с плюсом и выберите «Тип связи "И"».

4. Во втором фильтре выберите параметр «По визитам» — «Наличие записи» — «Нет записей», нажмите кнопку «Выбрать».

5. Во втором фильтре выберите параметр «По визитам» — «Сотрудник» — все сотрудники, кроме выбранного ранее, нажмите кнопку «Выбрать».

6. Чтобы получить результат, нажмите кнопку «Найти».

Найти клиентов, которые получали ваши sms-рассылки

Например, необходимо найти клиентов, которые получали sms-рассылку в январе или в марте:

1. Выберите параметр «По клиентам» — «Получал sms-рассылку» — «Получал рассылку с 01.01.2023 по 31.01.2023», нажмите кнопку «Выбрать».

2. Нажмите на кнопку с плюсом и выберите «Тип связи "ИЛИ"».

3. Во втором фильтре выберите параметр «По клиентам» — «Получал sms-рассылку» — «Получал рассылку с 01.03.2023 по 31.03.2023», нажмите кнопку «Выбрать».

4. Чтобы получить результат, нажмите кнопку «Найти».

Баланс клиента

«Баланс» — это разница между суммой внесенных оплат и стоимостью предоставленных услуг и проданных товаров. Он позволяет контролировать задолженность клиента по оплате или внесенные суммы депозитов.

Баланс указывается в карточке клиента. Значение баланса нельзя изменить, так как оно формируется на основании данных из полей «Продано» и «Оплачено».

Продано — суммарная стоимость услуг и товаров, приобретенных клиентом по всем записям со статусом визита «Клиент пришел».

Оплачено — сумма всех оплат, поступивших в кассу по каждому визиту.

Чтобы внести аванс клиента, измените значение поля «Оплачено» на сумму аванса, после этого баланс увеличится на соответствующую сумму. А чтобы уменьшить баланс, закройте визит без оплаты.

Если в балансе клиента образовалась задолженность, то отрицательный баланс будет отображаться красным цветом.

Для учета аванса или депозита клиента лучше использовать модуль «Счета клиентов». Подробную информацию вы можете найти в этой статье.

Категории клиентов

Что это и для чего это нужно?

В YCLIENTS предусмотрено распределение клиентов по категориям. «Категории» представляют собой цветные метки с названиями, они позволяют отмечать и выделять отдельных клиентов или группы клиентов по различным критериям. По умолчанию создано 3 категории: «Постоянный», «Лояльный», «VIP».

Можно использовать категории по умолчанию, можно создавать новые, можно присваивать их клиентам, можно редактировать и удалять категории.

С помощью фильтров можно осуществлять рассылки определенной категории клиентов, а также присваивать новые категории выбранным клиентам. Подробную информацию по использованию фильтров вы можете получить в этой статье.

Категории, присвоенные клиенту, будут автоматически отображаться в окне визита при создании записи в журнале.

Как создать категорию?

1. Перейдите в раздел «Клиенты» > «Категории клиентов» и нажмите кнопку «Добавить категорию».

2. Укажите название категории и выберите цвет метки.

3. Нажмите кнопку «Сохранить». После этого новая категория появится в общем списке.Как присвоить категорию клиенту?

В разделе «Клиенты» > «Клиентская база» откройте карточку клиента и в поле «Категория» выберите нужную метку из выпадающего списка.

Нажмите кнопку «Сохранить».

Как присвоить категорию группе клиентов?

1. Перейдите в раздел «Клиенты» > «Клиентская база»:

Если вы хотите добавить в категорию всех клиентов, нажмите кнопку «Действия» и выберите пункт «Добавить в категорию».Если в категорию нужно добавить только часть клиентов, в списке выберите клиентов (поставьте галочки напротив их имен), нажмите кнопку «Действия» и выберите пункт «Добавить в категорию».

2. После этого выберите существующую категорию, куда нужно добавить клиентов, и нажмите кнопку «Добавить».

3. Или быстро создайте новую категорию, указав название категории и цвет:

Далее нажмите «Добавить», чтобы присвоить ее клиентам.

Программа лояльности в филиале

Важно

Программы лояльности настраиваются в сетевом интерфейсе в разделе «Лояльность». Подробные инструкции вы можете найти в базе знаний в разделе «Лояльность».

Раздел «Клиенты» > «Программа лояльности» в филиале появился задолго до сетевого, поэтому его функционал ограничен и отличается от программ лояльности, которые можно настроить в сети. Рекомендуем вам настраивать лояльность именно в сетевом интерфейсе.

В разделе «Клиенты» > «Программа лояльности» можно настроить правила для автоматического присвоения персональных скидок клиентам, автоматического добавления в категории, а также присвоение классов важности и их отмену.

Правила для скидок

В YCLIENTS есть разные виды скидок, можно настроить скидки по акции или реферальной программе в сетевом интерфейсе, также клиенту можно присвоить персональную скидку, которая будет отображаться в его карточке в поле «Скидка».

Персональная скидка автоматически применяется в визите, посмотреть ее можно на вкладках «Статус визита» (в этой вкладке ее можно изменить или удалить) и «Оплата визита» (в этой вкладке будет отображаться «Предварительная скидка», здесь ее изменить нельзя).

Персональную скидку можно присвоить/отменить вручную в карточке клиента, а можно настроить автоматическое присвоение/отмену, именно для этого и нужна программа лояльности в филиале.

После перехода в раздел «Клиенты» > «Программа лояльности» открывается вкладка «Правила для скидок», правила разделены по потраченным средствам и по количеству визитов.

«По проданному» — в поле «Продано от» вводится сумма, потратив которую, клиенту присваивается скидка, ее значение в процентах указывается в поле справа.

Например, как только выставленные счета по визитам или продажам товаров достигли 5000 ₽, клиенту автоматически присваивается персональная скидка в 5%.

«По оплаченному» — в поле «Оплачено от» вводится сумма, оплатив которую, клиенту присваивается скидка, ее значение в процентах указывается в поле справа.

Важно

Значения «Продано» и «Оплачено» — разные понятия. «Продано» — это стоимость услуг и/или товаров, выставленный счет. «Оплачено» — это фактическая сумма оплаты визита, она может быть как полной, так и частичной.

«По количеству визитов» — в поле «Визитов от» вводится количество визитов, совершив которое, клиент получает скидку, ее значение в процентах указывается в поле справа.

Например, как только клиент совершил более двух визитов, ему автоматически присваивается скидка в 5%.

«Отмена скидки» — в поле «Не посещал более» указывается количество дней, если клиент не совершал визит в течение этого количества, скидка автоматически будет удалена.

Например, если клиент не совершал визит в течение 60 дней, скидка автоматически изменяется на 0%.

Можно создавать разные правила для скидок, а также удалять их. Чтобы добавить новое правило, введите значения в соответствующие поля, затем нажмите кнопку «+». Чтобы удалить правило, нажмите на кнопку с изображением корзины напротив.

После заполнения настроек, нажмите на кнопку «Сохранить».

Правила для классов важности

На вкладке «Правила для классов важности» можно указать правила для автоматического присвоения клиентам классов важности («Бронза», «Серебро», «Золото»):

«По проданному» — в поле «Продано от» для каждого класса вводится сумма, потратив которую, клиенту присваивается соответствующий класс.«По оплаченному» — в поле «Оплачено от» для каждого класса вводится сумма, оплатив которую, клиенту присваивается соответствующий класс.«По количеству визитов» — в поле «Визитов от» для каждого класса вводится количество визитов, которые нужно совершить, чтобы клиенту был присвоен соответствующий класс.

Например, как только клиент потратил/оплатил сумму от 20 000 руб. или совершил 10 визитов, он автоматически попадает в класс «Бронза».

Если клиент потратил/оплатил сумму от 50000 руб. или совершил 30 визитов, он автоматически попадает в класс «Серебро».

Если клиент потратил/оплатил сумму от 100000 руб. или совершил 50 визитов, он автоматически попадает в класс «Золото».

«Отмена класса важности» — в поле «Не посещал более» указывается количество дней, в случае если клиент не совершал визит в течение этого количества, присвоенный ему класс важности автоматически будет удален.

Вы можете заполнить любое из правил на свое усмотрение. После изменения настроек нажмите на кнопку «Сохранить».

Правила для категорий

На этой вкладке можно создавать правила для автоматического присвоения клиентам категорий.

«Автодобавление в категорию» — в этом разделе создаются правила для автодобавления клиентов в ту или иную категорию. Категории можно создать самостоятельно в разделе «Клиенты» > «Категории клиентов» (подробнее об этом читайте в статье).

Для каждого правила указывается сумма («Продано от»/«Оплачено от») или количество визитов («Визитов от»), потратив/совершив которые, клиент попадает в одну из категорий. Выбрать категорию можно в выпадающем меню справа.

Например, клиент потратил от 2 000 рублей и автоматически попадает в категорию «Эконом», если же клиент оплатил от 30 000 рублей, то он автоматически попадает в категорию «VIP».

Если клиент совершил от 20 визитов, он также попадает в категорию «VIP».

Также есть возможность создать правило по количеству дней, в течение которых клиент не совершал визит («Не посещал более»).

Например, если клиент не совершал визит в течение 90 дней, то он автоматически перемещается в категорию «Потерянные».

В полях «Установлен статус визита "Клиент пришел"» и «Установлен статус визита "Клиент не пришел"» можно установить, какая категория будет присваиваться, в зависимости от установленного статуса.

«Автоудаление из категории» — в этом разделе создаются правила для автодобавления клиентов в ту или иную категорию. Сделано это для того, чтобы единовременно клиент был не более чем в одной категории.

Для каждого правила также указывается сумма («Продано от»/«Оплачено от») или количество визитов («Визитов от»), потратив/совершив которые, клиент удаляется из категории. Выбрать категорию можно в выпадающем меню справа.

Например, если клиент потратил от 10 000 рублей, он автоматически удаляется из категории «Эконом», так как в разделе «Автодобавление в категорию» уже было указано правило для категории «Стандарт» с той же суммой в 10 000 руб.

Также есть возможность создать правило по количеству дней, в течение которых клиент не совершал визит («Не посещал более») или удалить его из категории, в зависимости от статуса визита («Установлен статус визита "Клиент пришел"» и «Установлен статус визита "Клиент не пришел"»).

Например, если клиент не совершал визит в течение 45 дней, то он автоматически перемещается в категорию «Стандарт».

Можно создавать разные правила для автодобавления и автоуделения из категорий, а также удалять их. Чтобы добавить новое правило, введите значения в соответствующие поля, затем нажмите кнопку «+». Чтобы удалить правило, нажмите на кнопку с изображением корзины напротив.

После заполнения настроек, нажмите на кнопку «Сохранить».

Настройки

На этой вкладке предусмотрена возможность включить SMS-уведомление о прекращении действия скидки, которая была настроена в разделе «Клиенты» > «Программа лояльности», уведомления для других программ лояльности настраиваются в сети.

SMS-уведомление о прекращении действия скидки отправляется в 13:50 по Московскому времени за установленное количество дней. Настроить шаблон с текстом или отключить SMS-уведомление можно в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладке «Типы уведомлений». Подробнее о настройке это типа уведомлений можно прочитать в статье.

Важно

Обновление скидок, категорий, классов важности в зависимости от потраченного и количества посещений осуществляется:

Автоматически при сохранении записи со статусом «Клиент пришел».Автоматически при сохранении программы лояльности в разделе «Клиенты» > «Программа лояльности».Вручную в карточке клиента при сохранении в разделе «Клиенты» > «Клиентская база».

Отмена скидок, классов важности, добавление и удаление из категорий клиентов производится в 8.50 утра по Московскому времени по истечении установленного количества дней. В момент отмены скидки клиенту не предусмотрены никакие SMS-уведомления.Если клиенту по одному критерию полагается одна скидка, а по второму другая, то ему будет назначена большая из них.Если клиенту по одному критерию полагается один класс важности, а по второму другой, то ему будет назначен более приоритетный класс («Золото», «Серебро», «Бронза»).Если клиенту по проданному полагается одна категория, а по оплаченному и по количеству визитов другие, то ему будет назначены все категории. Правила удаления из категорий не должны противоречить логике добавления категорий.

Модуль расчета зарплат

Раздел «Расчет зарплат» предоставляет широкий спектр инструментов расчета и начисления зарплат для ваших сотрудников, что позволяет не только начислять автоматически зарплату сотрудникам, но и поощрять их по окончании месяца также автоматически.

Каждая созданная схема расчета зарплат привязывается к сотрудникам, для которых она будет действовать. Схема расчета зарплат имеет гибкие правила настройки для более точного расчета зарплат.

Подробные инструкции по настройке модуля «Расчет зарплат»:

Как задать правила расчета зарплатыСоздание нового правила расчетаКак задать критерии расчета зарплатСоздание нового критерия расчетаКак задать схему расчета зарплатыСоздание новой схемы расчета зарплатыВзаиморасчетыВнеочередные начисленияРасчет за деньРасчет за периодПремии и штрафы

Видеоинструкция по расчету зарплат

Как задать правила расчета зарплаты

YCLIENTS позволяет рассчитывать зарплату сотрудникам автоматически, создавать различные схемы расчета, настраивать и редактировать их.

Для того чтобы создать схему расчета, в первую очередь задайте и настройте правила расчета.

Настройка и редактирование

Перейдите в раздел «Расчет зарплат» > «Правила расчета». Здесь будут отображаться все созданные правила, их можно редактировать и удалять.

Для создания нового правила нажмите кнопку «Добавить правило». В открывшемся окне укажите всю необходимую информацию и нажмите кнопку «Сохранить». Более детальное описание этих настроек читайте в статье «Создание нового правила расчета».

Пример созданного правила:

Видеоинструкция

Создание нового правила расчета

Перейдите в раздел «Расчет зарплат» > «Правила расчета». Нажмите кнопку «Добавить правило», в открывшемся окне отредактируйте всю информацию и нажмите кнопку «Сохранить».

1. Укажите «Название», например «Правило расчета для администратора».

2. Укажите «Услуги», за предоставление которых будет начисляться процент или фиксированная сумма. Расчет ведется на основе стоимости товара в визите и в складской операции. Вкладка «Уточнить значение для категорий или отдельных услуг» позволяет установить другой процент (или сумму) на определенную категорию или услугу.

Примечание

Чтобы добавить отдельную категорию или услугу в правило расчета, обязательно нажмите на синюю кнопку с изображением плюса, для удаления нажмите кнопку с изображением корзины.

3. Укажите размер вознаграждений за групповое событие:

«Минимальное вознаграждение» (в случае когда в событии не участвовал ни один клиент).«Вознаграждение при участии хотя бы одного клиента» (стоимость услуги берётся из настроек самой услуги без учета скидок и изменений администратором).«Дополнительное вознаграждение за каждого пришедшего клиента»: для расчета этого вознаграждения укажите определенное значение в поле «Если количество пришедших клиентов превысило». При превышении указанного количества клиентов за каждого дополнительного клиента выплачивается вознаграждение (стоимость услуги берётся из карточки визита).Например, в поле «Если количество пришедших клиентов превысило» указано 5 клиентов. На событие пришло 7 клиентов. Тогда вознаграждение будет отдельно рассчитано за каждого из двух клиентов: и за 6-го, и за 7-го.

Примеры расчета зарплат за групповые события:

1. Начисление фиксированной суммы или фиксированного процента от цены услуги в карточке услуги. Используйте параметр «Вознаграждение при участии хотя бы одного клиента».

1.1. В этом случае:

за 0 человек сотрудник получит 0 рублей;за 1 человека и более получит 600 рублей.

1.2. В этом случае:

за 0 человек сотрудник получит 0 рублей;за 1 человека и более получит 50% от цены услуги из карточки услуги. Не за каждого человека по 50%, а за все событие.

2. Зарплата начисляется от стоимости услуги в карточке визита. Включите настройку «Дополнительное вознаграждение за каждого пришедшего клиента» и в поле «Если количество пришедших клиентов превысило» укажите 0. Конкретные проценты настраиваются как и для индивидуальных услуг в поле «Услуги» и в блоке «Уточнить значение для категорий или отдельных услуг».

В этом случае:

за 0 человек сотрудник получит 0 рублей;за каждого пришедшего сотрудник получит 60% от цены услуги в карточке визита.

3. Начисление зарплаты, даже если не пришел ни один клиент. Используйте параметр «Минимальное вознаграждение» (ни одного клиента не участвовало).

3.1. В этом случае:

за 0 человек сотрудник получит 120 рублей;за каждого пришедшего сотрудник получит 60% от цены услуги в карточке визита.

3.2. В этом случае:

за 0 человек сотрудник получит 5% от цены услуги в карточке услуги;за каждого пришедшего сотрудник получит 60% от цены услуги в карточке визита.

4. Начисление фиксированной суммы за событие и доплата за каждого клиента, если клиентов больше определенного количества. Используйте следующие настройки:

параметры «Вознаграждение при участии хотя бы одного клиента»;галочка в пункте «Дополнительное вознаграждение за каждого пришедшего клиента»;значение в поле «Если количество пришедших клиентов превысило».

В этом случае:

за 0 человек сотрудник получит 0 рублей;за 1 – 10 человек получит 60% от цены услуги в карточке услуги;за 11 и более получит 15% от цены услуги в карточке визита за каждого клиента.

5. Перерасчитанная стоимость по абонементу будет учтена только, если сумма рассчитывалась от цены в карточке визита. Если сумма рассчитывалась от цены в карточке услуги, то, естественно, перерасчет не будет учтен.

4. Укажите «Товары», за продажу которых будет начисляться процент или фиксированная сумма. Расчет ведется исходя из данных визита, а не из платежей в кассе. Вкладка «Уточнить значение для категорий или отдельных товаров» позволяет установить другой процент на определенную категорию или товар.

Примечание

Чтобы добавить отдельную категорию или товар в правило расчета, обязательно нажмите на синюю кнопку с изображением плюса для удаления нажмите кнопку с изображением корзины.

5. В пункте «Акции» можно уточнить настройки для отдельных акций. Вы можете учитывать скидки не по всем акциям, а также учитывать скидку только частично.

5.1. Выберите акцию:

настройка действует для типов акций как с фиксированной скидкой, так и с накопительной.

5.2. Укажите, будет ли учитываться эта акция при расчете зарплаты: «Учитывать» или «Не учитывать».

5.3. Укажите, какая часть суммы, оплаченной с помощью сетевой лояльности, будет учитываться (в процентах).

5.4. Чтобы добавить настроенную акцию в правило расчета, обязательно нажмите на синюю кнопку с изображением плюса для удаления нажмите кнопку с изображением корзины.

Формула расчета начисления для услуги, оплаченной с помощью лояльности:

Если стоит галочка в пункте «Учитывать скидку клиенту по акциям»: (СУ - СЛ) * ПУ + СЛ * ПА, если не стоит галочка, то СУ * ПУ + СЛ * ПА

где:

«СУ» – стоимость услуги,«СЛ» – сумма, оплаченная с помощью лояльности,«ПУ» – процент от услуг в правиле расчета,«ПА» – Процент от акций в правиле расчета.

Формула расчета начисления для товара, оплаченного с помощью лояльности

Если стоит галочка в пункте «Учитывать скидку клиенту по акциям»: (СТ - СЛ) * ПУ + СЛ * ПА, если не стоит галочка, то СТ * ПУ + СЛ * ПА

где:

«СТ» – стоимость товара,«СЛ» – сумма, оплаченная с помощью лояльности,«ПУ» – процент от услуг в правиле расчета,«ПА» – процент от акций в правиле расчета.

Общий принцип расчета

Стоимость услуги (или товара) с вычтенной лояльностью умножаем на процент начисления от услуги (или товара). Стоимость оплаты с помощью лояльности умножаем на процент начисление от акции. Складываем обе стоимости. Эту сумму получил сотрудник за услуги (или товар).

Пример расчета, если стоит галочка в «Учитывать скидку клиенту по акциям»:

Условия:

Стоимость услуги (СУ) = 1 600 рублей.Правило (ПУ): 50% от стоимости услуг.Есть галочка в пункте «Учитывать скидку клиенту по акциям».Сумма, оплаченная с помощью сетевой лояльности (тип акции Фиксированная скидка) .(СЛ) = 1 600 (СУ) * 5% (Фиксированная скидка) = 80 рублей.Процент от акций в правиле расчета (ПА) = 22%

Подойдет формула (СУ - СЛ) * ПУ + СЛ * ПА.

(1 600 - 80) * 50% + 80 * 22% = 1520 * 50% + 80 * 22% = 760 + 17,6 = 777,6

Пример расчета, если не стоит галочка в «Учитывать скидку клиенту по акциям»:

Условия:

Стоимость услуги (СУ) = 1 600 рублей.Правило (ПУ): 50% от стоимости услуг.Нет галочки в пункте «Учитывать скидку клиенту по акциям».Сумма, оплаченная с помощью сетевой лояльности (тип акции «Фиксированная скидка») .(СЛ) = 1 600 (СУ) * 5% (Фиксированная скидка) = 80 рублей.Процент от акций в правиле расчета (ПА) = 22%

Подойдет формула СУ * ПУ + СЛ * ПА.

1 600 * 50% + 80 * 22% = 800 + 17.6 = 817.6.

6. Укажите размер «Оклада», оклад можно установить за час, день, месяц.

Примечание

Для начисления оклада за месяц необходимо выполнить 3 условия:

Оклад за месяц всегда начисляется первого числа месяца, следующего за расчетным месяцем. Чтобы сотруднику был начислен оклад за январь, в период расчета обязательно должно попасть 1 февраля.В графике работы сотрудника должен быть хотя бы 1 рабочий час/день в том месяце, оклад за который необходимо начислить. Чтобы сотруднику был начислен оклад за январь, у него должны быть рабочие часы в январе.Действие схемы расчета, в рамках которой актуально правило, по которому сотруднику предполагается начислить оклад за месяц, должно включать в себя расчетный месяц. Например, для расчета оклада за январь необходимо, чтобы схема расчета действовала для сотрудника с 1 января.

Пример:

Если выбрать период расчёта 1.09–30.09, то при соблюдении прочих условий будет начислен оклад за август, при этом оклад за сентябрь начислен не будет. В то же время, если выбрать период расчета 2.09–1.10, то оклад за август не будет начислен, а оклад за сентябрь — будет.

7. Укажите сумму «Гарантированного минимума», которую получит сотрудник в любом случае, даже если сумма оклада и процентов меньше, чем минимум.

Примечание

Для начисления «Гарантированного минимума» за месяц в период расчета должен целиком попадать месяц, за который ведется расчет.

8. Укажите размер «Дополнительного вознаграждения» – процент от дневного оборота или дневной прибыли филиала за товары и/или услуги. Часто используется для схем расчетов зарплаты администраторов.

Примечания

«Оборот» – это суммарная стоимость оказанных услуг и проданных товаров.«Прибыль» – это разница между оборотом и себестоимостью услуг и товаров.

9. Поставьте галочку напротив пунктов, которые будут учитываться при расчете:

«Учитывать предварительную скидку клиенту»«Учитывать скидку клиенту по акциям»«Учитывать оплату бонусами»«Учитывать оплату сертификатом»«Учитывать оплату абонементом»«Учитывать себестоимость услуг при расчете»«Учитывать себестоимость товаров при расчете»«Не учитывать скидку клиенту при вычитании себестоимости»

Видеоинструкция

Как задать критерии расчета зарплат

YCLIENTS позволяет рассчитывать зарплату сотрудникам автоматически, создавать различные схемы расчета, настраивать и редактировать их.

Для того чтобы создать схему расчета, необходимо задать и настроить правила расчета (подробнее об этом читайте здесь), а также настроить критерии расчета зарплаты, т.е. условия при которых будут выполняться те или иные правила.

Настройка и редактирование

Перейдите в раздел «Расчет зарплат» > «Критерии расчета». Здесь будут отображаться все созданные критерии, их можно редактировать и удалять.

Нажмите кнопку «Добавить критерий», чтобы приступить к добавлению нового критерия. В открывшемся окне укажите всю необходимую информацию и нажмите кнопку «Сохранить». Более детальное описание этих настроек читайте в статье «Создание нового критерия расчета».

Пример созданного критерия:

Видеоинструкция

Создание нового критерия расчета

Перейдите в раздел «Расчет зарплат» > «Критерии расчета». Нажмите кнопку «Добавить критерий», в открывшемся окне отредактируйте всю информацию и нажмите кнопку «Сохранить».

1. Укажите «Название», например, «Услуги 20 000».

2. Укажите «Период», в течение которого будет идти расчет по критерию: месяц или день (если период равен месяцу, будет считаться прибыль или оборот с первого числа расчетного месяца).

3. Задайте «Условия», при которых будут действовать те или иные правила расчета зарплат (подробнее об этом читайте здесь). Выберите опции, по которым будет выполняться правило:

ЧТО будет влиять на расчет зарплаты: оборот, прибыль или количество услуг/товаров;по КОМУ будет учитываться сумма превышения: получена она от отдельного сотрудника или от всего филиала;ЗА ЧТО будет учитываться эта сумма: за услуги и/или товары;сумма ПРЕВЫШЕНИЯ оборота, прибыли или количества услуг/товаров;будет ли учитываться эта сумма С УЧЕТОМ СКИДОК клиентов (а также оплаты бонусами и сертификатами) или нет.

Шаблон критерия:

Если прибыль/оборот/количество для сотрудника/филиала за оказание услуг и/или продажу товаров будет превышать сумму в *** рублей с/без учета скидок.

Пример заданного критерия:

Если прибыль для филиала за оказание услуг и продажу товаров будет превышать 20000 рублей без учета скидок.

Примечание

Если в условиях выбрать «Количество», то в разделе ЗА ЧТО появится возможность ограничить услуги и/или товары, которые будут учитываться при расчете.

Пример:

Если вы хотите, чтобы при расчете учитывалась выручка только за стрижки, выберите только эту категорию (или отдельные услуги в ней), поставив галочку напротив этих услуг.

Видеоинструкция

Как задать схему расчета зарплаты

YCLIENTS позволяет рассчитывать зарплату сотрудникам автоматически, создавать различные схемы расчета, настраивать и редактировать их.

Для того чтобы создать схему расчета, сначала задайте и настройте правила и критерии расчета. После этого установите взаимосвязь между правилами и критериями.

Настройка и редактирование

Перейдите в раздел «Расчет зарплат» > «Схемы расчета». Здесь будут отображаться все созданные схемы, их можно редактировать и удалять.

Для создания новой схемы нажмите кнопку «Добавить схему». В открывшемся окне укажите всю необходимую информацию и нажмите кнопку «Сохранить». Более детальное описание этих настроек читайте в статье «Создание новой схемы расчета».

Пример созданной схемы:

После того как схема создана и настроена, выберите, для каких сотрудников по ней будет производиться расчет. Для этого откройте схему расчета, перейдите на вкладку «Сотрудники» и нажмите кнопку «Добавить сотрудника».

1. Выберите сотрудников из списка, для этого нажмите кнопку «Добавить сотрудника».

2. В поле «Дата» укажите, с какого дня по этой схеме будет рассчитываться зарплата для указанного сотрудника.

3. Нажмите кнопку «Сохранить».

Важно

Для одного сотрудника может работать только одна схема расчета зарплаты. Если добавить сотрудника в несколько схем, то расчет зарплаты все равно будет производиться по одной.

Видеоинструкция

Создание новой схемы расчета зарплаты

Перейдите в раздел «Расчет зарплат» > «Схемы расчета». Нажмите кнопку «Добавить схему», в открывшемся окне отредактируйте всю информацию и нажмите кнопку «Сохранить».

1. Укажите «Название», например, «Схема расчета для стилистов».

2. Укажите «Тип» схемы. Существует два типа схем расчета зарплаты: стандартная и плановая.

2.1. Стандартная схема расчета: зарплата будет рассчитываться по «Стандартному правилу» (указывается в этом же разделе после выбора типа схемы).

2.2. Плановая схема расчета: зарплата будет рассчитываться согласно заданному алгоритму.

При настройке алгоритма устанавливается взаимосвязь между критериями и правилами. Если сработал указанный критерий, то расчет идет по указанному правилу. Если же критерий не сработал, то либо применяется «Стандартное правило» (указывается в этом же разделе после выбора типа схемы), либо «Проверяется следующий критерий». Таким образом можно устанавливать несколько критериев и правил.

Если ни один критерий не сработает, то расчет зарплаты будет произведен по «Стандартному правилу». Критерии следует указывать в порядке убывания сложности их достижения. Срабатывание критерия останавливает проверку следующих критериев, поэтому самый трудно достижимый критерий должен располагаться выше критериев, которые проще соблюсти.

3. Укажите «Стандартное правило»: выберите из раскрывающегося списка необходимый пункт.

Примечание

При создании схемы расчета можно создать новое правило и/или новый критерий. Для этого нажмите кнопки «Добавить правило», «Добавить критерий».

Подробно об этих настройках читайте в статьях «Создание нового правила расчета» и «Создание нового критерия расчета».

Видеоинструкция

Взаиморасчеты

Что это и для чего это нужно?

В разделе «Расчет зарплат» > «Взаиморасчеты» отображаются все операции по начислению и выплате зарплаты сотрудникам. Для просмотра этих данных по конкретному сотруднику выберите период и сотрудника, нажмите кнопку «Показать».

Здесь отображаются даты и назначения начислений, суммы начислений (приход) и суммы выдачи (расход), а также остатки невыплаченной зарплаты (баланс).

Как начислить зарплату

Для начисления зарплаты перейдите в раздел «Расчет зарплат» > «Взаиморасчеты» и нажмите кнопку «Создать расчетную ведомость».

При переходе на страницу создания ведомости выберите даты начала и окончания периода начисления, сотрудника, которому будет начислена зарплата, и комментарий. После этого нажмите кнопку «Создать расчетную ведомость».

В открывшемся новом окне будет отображена детальная информация по всему начислению. Здесь же можно добавить премию (1) и/или штраф (2). Подробнее о начислении премий и штрафов читайте здесь.

Также в разделе «Расчет зарплат» > «Взаиморасчеты» вы можете произвести «Внеочередное начисление» сотруднику. Более детально этот процесс описан в статье «Внеочередные начисления».

После создания расчетной ведомости вы можете «Сохранить и начислить» зарплату сотруднику (3) или «Сохранить как черновик» созданную ведомость (4), черновик позволяет вам создать расчетную ведомость без начисления заработной платы. Также здесь вы можете «Посмотреть взаиморасчеты» с данным сотрудником (5) или «Удалить» расчетную ведомость (6).

При переходе на детализацию ведомости со страницы взаиморасчетов у вас появится возможность «Выгрузить ведомость в Excel» (1), «Выдать зарплату» (2), «Посмотреть взаиморасчеты» (3) или «Удалить» ведомость(4).

В расчетной ведомости после того, как в ней была нажата кнопка «Сохранить и начислить», может появиться дополнительный цвет на некоторых позициях.

Красный цвет означает, что есть расхождение с позицией, по которой была начислена зарплата. Такое расхождение появляется, если запись была удалена, перенесена, была добавлена новая, а также если услуги были удалены из визита, изменена стоимость или был изменен статус визита (к примеру, визит был в статусе «Ожидание клиента», а после начисления зарплаты статус перевели в «Клиент пришел» и наоборот).

Желтый цвет означает, что после создания расчетной ведомости, вносились изменения в правило расчета зарплаты. Такое расхождение появится также, если в визит была добавлена новая услуга.

В таких случаях, необходимо нажать кнопку «Пересчитать и начислить» для того, чтобы расчетная ведомость обновилась.

Важно

В расчетную ведомость попадают только записи в статусе «Клиент пришел».Расхождения могут появиться, если в ведомости была нажата кнопка «Сохранить и начислить». Если расчетная ведомость сохранена в режиме черновика, то после внесения изменений расхождения не появятся.Стоимость услуг в расчетной ведомости берется из цены в настройках услуг (раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги»), в этой стоимости не учитываются примененные скидки в визите, поэтому она может отличаться от выручки в аналитических и финансовых отчетах.

Как выдать зарплату

Нажмите кнопку «Выдать зарплату», после этого вы будете автоматически перенаправлены на страницу создания нового платежа в разделе «Финансы» > «Финансовые операции» (подробнее о создании платежей читайте здесь).

В открывшемся новом окне настройте дату и время платежа, выберите статью платежа (автоматически проставляется статья «Зарплата персонала»), выберите кассу, из которой будут списаны средства, и сотрудника, которому выдается зарплата.

Сумма зарплаты проставляется автоматически в зависимости от того, в каком разделе вы нажали кнопку «Выдать зарплату»:

если вы нажали кнопку в разделе «Расчет зарплат» > Взаиморасчеты», отобразится сумма из столбца «Баланс»;если вы нажали кнопку на странице расчетной ведомости, отобразится сумма начислений по этой ведомости.

Если вы хотите выдать другую сумму, измените ее. Добавьте комментарий и нажмите кнопку «Сохранить».

Операция по выдаче зарплаты будет отображаться при переходе на страницу взаиморасчетов с сотрудником.

Примечания

Удаленные сотрудники во взаиморасчетах не отображаются.Расчетные ведомости по уволенным сотрудникам можно просмотреть и создать после увольнения. Создать расчетную ведомость удаленного сотрудника нельзя.

Видеоинструкция

Внеочередные начисления

Что это и для чего это нужно?

Иногда возникают ситуации, когда необходимо начислить сотруднику дополнительные выплаты и при этом не формировать расчетную ведомость. Для этого предусмотрена возможность «Внеочередного начисления». Эти начисления отображаются в таблице взаиморасчетов с сотрудником и суммируются с остальными начислениями во время выдачи зарплаты.

Какие бывают виды внеочередных начислений?

1. Премии и штрафы. Начисляться могут по различным показателям, которые вы устанавливаете сами. Например, премия за вернувшихся клиентов, отсутствие опозданий, хорошую работу и т.д. Штрафы за опоздание, за недобросовестную работу, испорченное оборудование и т.д.

Для наиболее частых случаев вы можете создать шаблоны премий и штрафов, чтобы в последующем выбирать конкретный вид премии. Подробнее о создании премий и штрафов читайте здесь.

2. Любые начисления, не предусмотренные схемами расчета зарплаты. Сюда можно отнести выплату отпускных, поощрения за выдающиеся успехи, которые не предусмотрены шаблонами.

Как сделать внеочередное начисление?

Перейдите в раздел «Расчет зарплат» > «Взаиморасчеты», выберите период и сотрудника, которому нужно начислить выплату, и нажмите кнопку «Создать внеочередное начисление».

1. Укажите «Дату и время» создания начисления.

2. Выберите «Тип выплаты»: внеочередное начисление, премия или штраф. В случае выбора премии или штрафа укажите также «Тип премии/штрафа».

3. Выберите «Сотрудника», которому начисляется выплата.

4. Укажите «Сумму» выплаты (для типа выплаты «Внеочередное начисление»). В случае выбора премии или штрафа автоматически проставится сумма из шаблона. При необходимости эту сумму можно изменить.

5. Добавьте «Комментарий».

6. Нажмите кнопку «Сохранить».

Расчет за день

В YCLIENTS есть возможность произвести расчеты за день и начислить зарплату каждому сотруднику отдельно или сразу всем сотрудникам.

Зачем нужен этот раздел?

В разделе «Расчет зарплат» > «Расчет за день» вы можете отслеживать все расчеты и видеть детализированную информацию по всем записям, произведенным в течение дня.

Вы можете использовать «Расчет за день» при возникновении спорных моментов с сотрудником по количеству заработанной суммы за день. В YCLIENTS будут указаны точные данные по этому сотруднику и сумме, которая ему полагается за предоставление услуг и/или продажу товаров в этот день.

Также этим расчетом вы можете воспользоваться, когда сотрудники получают зарплату за каждую отработанную смену.

Как сделать расчет за день?

Перейдите в раздел «Расчет зарплат» > «Расчет за день». Здесь отображаются данные обо всех начислениях по всем сотрудникам, которые работали в этот день.

Возможности раздела:

1. Суммы начислений представлены в виде кликабельных ссылок. Если нажать на ссылку, то YCLIENTS автоматически покажет список всех предоставленных услуг и проданных товаров.

2. Создать ведомости и начислить зарплату сразу всем сотрудникам.

3. Создать расчетную ведомость и начислить зарплату отдельным сотрудникам.

4. После создания ведомостей в строке «Взаиморасчеты» появится кликабельная ссылка с датой начисления. Если нажать на ссылку, то YCLIENTS автоматически направит на страницу расчетной ведомости в раздел «Расчет зарплат» > «Взаиморасчеты» (подробнее о работе с ведомостями читайте здесь).

Расчет за период

В YCLIENTS есть возможность произвести расчеты за указанный период и начислить зарплату каждому сотруднику отдельно или сразу всем сотрудникам.

Как сделать расчет за период?

Перейдите в раздел «Расчет зарплат» > «Расчет за период». Укажите даты, за которые хотите начислить зарплату, и должность сотрудников (если начисляете зарплату не всем, кто работал в этот период), нажмите кнопку «Показать».

В таблице будут отображены следующие данные:

Сотрудник и его рабочее время.Количество и стоимость услуг, которые он предоставил.Количество продаж и стоимость товаров, которые он продал.Суммарная стоимость предоставленных услуг и проданных товаров.Зарплата (рассчитывается по заданной схеме, подробнее об этом в статье).Взаиморасчеты (информация о начислениях).

Возможности раздела:

1. Создать ведомости и начислить зарплату сразу всем сотрудникам.

2. Создать расчетную ведомость и начислить зарплату отдельным сотрудникам.

3. После создания ведомостей в строке «Взаиморасчеты» появится кликабельная ссылка с датами начисления. Если нажать на ссылку, то YCLIENTS автоматически направит на страницу расчетной ведомости в раздел «Расчет зарплат» > «Взаиморасчеты» (подробнее о работе с ведомостями читайте здесь).

Примечания

Уволенные и удаленные сотрудники в расчете за период не отображаются.Расчетные ведомости для уволенных сотрудников можно посмотреть в разделе «Расчет зарплат» > «Взаиморасчеты» (если ведомости были созданы до увольнения). Подробнее о работе с ведомостями читайте здесь. Для удаленных сотрудников ведомости просмотреть нельзя.

Премии и штрафы

Премии и штрафы могут начисляться по различным показателям, которые вы устанавливаете сами. Например, премия за вернувшихся клиентов, отсутствие опозданий, хорошую работу и т.д. Штрафы за опоздание, за недобросовестную работу, испорченное оборудование и т.д.

Для наиболее частых случаев вы можете создать шаблоны премий и штрафов, чтобы в последующем выбирать конкретный вид премии.

Создание премий и штрафов

Перейдите в раздел «Расчет зарплат» > «Премии и штрафы» и нажмите на кнопку «Добавить премию» или на кнопку «Добавить штраф».

Укажите «Наименование» премии или штрафа (например, за хорошую работу, за опоздание и т.д.) и «Стандартную сумму», при необходимости ее можно будет изменить на этапе начисления. Нажмите кнопку «Сохранить». Эти шаблоны можно редактировать и удалять, а также создавать новые.

Как начислить премию или штраф?

1 способ

Премии и штрафы можно начислять на этапе создания расчетной ведомости. Перейдите в раздел «Расчет зарплат» > «Взаиморасчеты» и нажмите кнопку «Создать расчетную ведомость».

На странице ведомости нажмите кнопку «Добавить премию» и/или «Добавить штраф». После этого нажмите кнопку «Сохранить и начислить», премии и штрафы отобразятся в списке начислений на странице ведомости.

2 способ

Перейдите в раздел «Расчет зарплат» > «Взаиморасчеты», выберите период и сотрудника, которому нужно начислить выплату, и нажмите кнопку «Выписать премию» или «Выписать штраф».

1. Укажите «Дату и время» создания начисления.

2. «Тип выплаты» будет выбран по умолчанию, но его можно изменить.

3. Выберите «Тип премии/штрафа».

4. Выберите «Сотрудника», которому начисляется выплата.

5. «Сумма» выплаты проставится автоматически из шаблона. При необходимости ее можно изменить.

6. Добавьте «Комментарий».

7. Нажмите кнопку «Сохранить».

3 способ

Также премию или штраф можно начислить с помощью создания внеочередного начисления. Более детальное описание этого процесса в статье «Внеочередные начисления».

Видеоинструкция

Подключение чаевых от YCLIENTS

Вы можете подключить прием чаевых для ваших сотрудников. Сотрудники смогут больше зарабатывать на оказании услуг, и это станет для них дополнительной мотивацией. Проявите лояльность и позвольте специалистам зарабатывать больше, получая чаевые вместо «спасибо».

Статистика по чаевым поможет объективно оценить: кто из специалистов может претендовать на повышение, а кто нуждается в дополнительном обучении. Только довольный результатом клиент отблагодарит сотрудника чаевыми, а значит большое количество переводов — признак хорошего обслуживания.

Сервис не нужно оплачивать! Чаевые можно оставить по QR-коду, по прямой ссылке и по ссылке в уведомлении «Запрос отзыва после визита», отправленного по Email или SMS. Для отправки запроса отзыва по SMS у вас должен быть подключен SMS-агрегатор в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления».

Подключение чаевых возможно при соблюдении условий:

Страна: Россия.Сфера бизнеса: любая. Оплаченная лицензия YCLIENTS (на пробной версии подключение недоступно).

Как это работает

1. Вы отправляете сотруднику ссылку для подключения сервиса.

2. Сотрудник вводит данные своей банковской карты. Чаевые будут зачисляться сразу.

3. После услуги клиент сканирует QR-код, переходит по ссылке в уведомлении или по прямой ссылке.

4. Если клиент сканирует QR-код: выбирает из списка нужного специалиста, вводит сумму чаевых и оплачивает любым удобным способом.

5. Если включено уведомление с запросом отзыва: после визита ваш клиент получает уведомление, после перехода по ссылке из сообщения на странице с полем для отзыва клиент сможет оставить сотруднику чаевые.

Примечание

Если в визите установлена 100% скидка к оплате или стоимость услуг составляет 0₽, то уведомление с запросом отзыва отправится без предложения оставить чаевые.

6. После того как чаевые были оставлены по ссылке из запроса отзыва, в журнале в любой индивидуальной записи этого клиента будет отображаться статус «tip».

QR-код

QR-код можно разместить на визитках, наклейках и стойках. Создавайте шаблоны в фирменном стиле быстро и без помощи дизайнера с нашим конструктором.

В разделе «Расчет зарплат» > «Чаевые» > «QR-код» вы можете выбрать удобный формат для будущей печати:

QR-код.Наклейка.Тейбл тент.

Скачайте QR-код в формате SVG, PNG, PDF. Либо можете скопировать ссылку на оставление чаевых любому доступному сотруднику.

Если у вас подключена ККМ, то QR-код будет печататься на чеке автоматически, если хотя бы у одного из ваших сотрудников настроен прием чаевых.

Важно

Печать QR-кода на чеке, работает на текущий момент с Эвотор и ККМ-server.

Настройки чаевых

В разделе «Расчет зарплат» > «Чаевые» > «Настройки чаевых» вы можете отслеживать у каких сотрудников уже подключены чаевые. В этом же разделе вы можете отправить ссылку на подключение или запретить доступ к чаевым.

Для подключения чаевых сотруднику:

1. Перейдите в раздел «Расчет зарплат» > «Чаевые».

2. На открывшейся странице перейдите на вкладку «Настройки чаевых» и включите безналичные чаевые для своих сотрудников.

3. Выберите сотрудников (можно отметить конкретных сотрудников или сразу всех) и отправьте им ссылку на регистрацию кошелька для вывода чаевых.

Ссылку можно отправить несколькими способами:

Через кнопку «Отправить ссылку по SMS».

Скопировав ссылку для подключения из одноименного поля. После копирования ссылки можно отправить ее сотруднику любым удобным способом: в мессенджеры, соцсети, по Email.

Также можно отправить ссылку по WhatsApp или SMS через кнопку в поле «Ссылка для подключения». Кнопка для отправки ссылок появится только если указан номер телефона сотрудника.

Важно

Обязательно укажите номер телефона сотрудника. Если сотрудник связан с пользователем, то в поле «Номер телефона» в настройках чаевых будет отображаться номер телефона пользователя. Если сотрудник не связан с пользователем, номер телефона можно указать вручную с помощью кнопки «Добавить номер». Если поле «Номер телефона» не будет заполнено, сотрудник не будет доступен для оставления чаевых.Если сотрудник недоступен для онлайн-записи, в настройках чаевых он отображаться не будет. Чтобы сотрудник появился в списке, необходимо отметить «Разрешить онлайн-запись» в настройках сотрудника (раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники»).

4. Далее сотруднику необходимо перейти по отправленной ссылке и самостоятельно настроить для себя получение чаевых по этой инструкции.

Для запрета/открытия доступа к чаевым, выделите необходимых сотрудников и нажмите кнопку «Действия».

Статус подключения показывает, на каком этапе подключения чаевых находится сотрудник:

«Не подключен» — чаевые не подключены.«В процессе» — чаевые не подключены.«Подключен» — сотрудник перешел по ссылке и указал данные банковской карты.

«Доступ» к чаевым определяет, может сотрудник получать чаевые в филиале, или нет.

Если доступ к чаевым закрыт, после перехода по ссылке для подключения чаевых появится сообщение: «Увы, сервис чаевых недоступен», при попытке оставить чаевые по прямой ссылке для сотрудника появится ошибка, а при переходе по общей ссылке для оставления чаевых он отображаться не будет.

Статистика

В разделе «Расчет зарплат» > «Чаевые» > «Статистика» вы увидите количество оставленных чаевых за период, список операций по чаевым и сумму.

В детализации по оставленным чаевым можно просмотреть:

Сотрудника, которому были оставлены чаевые.Клиента, который их оставил.Сумму чаевых.Дату и время.Визит.

Если в операции не указана дата визита, значит клиент оставил чаевые через QR-код.

Права доступа

За доступ к разделу «Расчет зарплат» > «Чаевые» отвечает право в блоке «Чаевые». Для доступа ко вкладкам «QR-код», «Настройки чаевых» и «Статистика» необходимо также право «Настройка чаевых».

Права доступа можно настроить в разделе «Настройки» > «Список пользователей» > имя пользователя > «Права доступа». Подробнее о настройке прав можно прочитать в статье.

Инструкция для сотрудников.

Чаевые для сотрудников

Подключение

Чтобы начать получать чаевые, необходимо запросить ссылку на подключение чаевых у вашего руководителя.

1. Перейдите по ссылке, отправленной руководителем.

2. После перехода по ссылке нажмите на кнопку «Добавить карту».

3. В открывшемся окне введите номер вашей банковской карты, на которую вы будете получать чаевые, и нажмите «Добавить карту».

Ура! Чаевые подключены.

QR-код и ссылка на оставление чаевых

После подключения чаевых будет сформирована индивидуальная ссылка на оставление чаевых и QR-код. Ссылку можно скопировать, а QR-код сохранить как изображение.

Изменение карты

Вы можете изменить номер вашей банковской карты для получения чаевых. Для этого:

1. Перейдите по той же ссылке, по которой были подключены чаевые. Если ссылка не сохранилась, ее можно запросить у вашего руководителя.

2. Нажмите на кнопку с изображением карандаша напротив номера вашей карты.

3. Введите новый номер и нажмите «Добавить карту».

Инструкция для владельца филиала

У вас остались вопросы? Напишите нам в Телеграм.

Чаевые: часто задаваемые вопросы

— Каким компаниям доступен сервис?

— Сервис открыт для компаний из всех сфер деятельности РФ с оплаченной лицензией YCLIENTS.

— Что нужно настроить, чтобы получать чаевые?

— Необходимо только ввести номер вашей карты.

— Через какую систему происходит прием платежей?

— Через платежную систему ЮKassa, которая является нашим техническим партнером.

— Безопасно ли вводить номер банковской карты?

— Юkassa работает по стандарту безопасности PCI DSS, разработанному международными платежными системами.

— Куда будут приходить чаевые?

— Чаевые будут приходить на вашу карту.

— Взимается ли комиссия при зачислении чаевых на кошелек?

— Нет. Только базовая комиссия за транзакцию, которую в 97% платят клиенты.

— Я должен платить налоги с чаевых?

— Нет, по закону РФ чаевые, переведенные напрямую специалисту, не облагаются налогами.

— Клиент увидит номер телефона сотрудника?

— Нет.

— Как вставить форму для отправки чаевых на сайт?

— Скопируйте ссылку в разделе чаевых на вкладке «QR-код» и вставьте на сайт.

— Оставить чаевые можно вне зависимости от канала уведомлений, на который был получен запрос отзыва?

— Да, оставить чаевые можно в любом канале, куда приходит уведомление с запросом отзыва.

— Фиксируются ли чаевые в филиале?

— Да, для владельца филиала доступно количество транзакций по чаевым и сумма в разделе «Расчет зарплат» > «Чаевые» > «Статистика», а для мастера сумма чаевых.

— Можно ли привязать одну карту в разных филиалах?

— Да, в разных филиалах можно привязывать одну и ту же банковскую карту. Настраивать привязку карты в каждом филиале нужно отдельно.

— Нужно ли подключать SMS-провайдера в филиале, в котором планируется принимать чаевые?

— Нет.

— При зачислении чаевых будут приходить SMS-уведомления?

— Если получение чаевых для сотрудника включено, но карта еще не привязана, в таком случае при зачислении чаевых будут отправляться SMS-уведомления от YCLIENTS. Если карта привязана, то уведомления будут приходить от банка, согласно настройкам уведомлений для карты.

Важно: информация ниже актуальна для филиалов, подключивших чаевые до 29 августа 2022.

— Если ранее чаевые приходили на кошелек ЮMoney, как добавить карту?

— Необходимо ввести номер вашей карты в настройках подключения чаевых по этой инструкции.

— Что будет с кошельком ЮMoney, если не добавлять карту?

— Чаевые больше не будут приходить на уже подключенный кошелек, также подключить получение чаевых на новый кошелек возможности нет. Если для сотрудника включены чаевые в настройках, то они будут поступать, но получить их можно только после ввода номера банковской карты.

— Что будет с кошельком ЮMoney, если добавить карту?

— С самим кошельком ЮMoney ничего не произойдет. Чаевые будут приходить на вашу банковскую карту. Вернуться к получению чаевых на кошелек нельзя.

Инструкция по подключению для владельца филиала

Подключение чаевых для сотрудника филиала

Интеграция YCLIENTS и сервиса для чаевых нетмонет

нетмонет — онлайн-сервис приема чаевых на карту.

Возможности

Безналичные чаевые в 2 клика.Быстрые отзывы после каждого посещения.Моментальный вывод средств для сотрудников.Статистика по отзывам и чаевым для менеджеров салона.Рекламные баннеры после оплаты чаевых.Экспорт отзывов в 2GIS.Печатные QR-коды для чаевых и отзывов для любых носителей.

Как работает интеграция с нетмонет?

1. После услуги клиент может сканировать печатный QR-код или перейти по ссылке в SMS. Также для вас станут доступны бесплатные печатные QR-коды на разных носителях.

2. Клиент выбирает из списка нужного специалиста, вводит сумму чаевых и оплачивает картой. Он также может оставить отзыв об услуге.

3. Чаевые зачисляются моментально. Для вывода чаевых потребуется ввести данные карты.

Подключение интеграции

1. В YCLIENTS перейдите в раздел «Интеграции» > «Персонал» и выберите приложение «нетмонет».

2. На открывшейся странице нажмите кнопку «Подключить».

3. После этого вам придет SMS со ссылкой на вход в личный кабинет руководителя салона. Чтобы зайти в свой аккаунт, перейдите по ссылке, заполните поля и придумайте новый пароль.

4. При подключении интеграции нетмонет автоматически отправит SMS со ссылкой на регистрацию всем вашим сотрудникам. Сотрудникам необходимо перейти по ссылке, заполнить форму и привязать свою банковскую карту для вывода чаевых.

При добавлении нового сотрудника в YCLIENTS, ему также будет отправлена ссылка для регистрации в нетмонет.

Часто задаваемые вопросы

— Как оплатить чаевые по QR-коду?

— Для оплаты нужно отсканировать QR-код камерой телефона и выбрать самый подходящий способ: данные карты, СБП, SberPay.

— Как разместить печатный QR-код?

— После подключения вам станут доступны макеты QR-кодов для печати по этой ссылке.Вы можете распечатать их в удобном для вас формате и разместить, например, на ресепшене, зеркалах или столах мастеров.

— Можно ли сделать брендированные печатные QR-коды?

— Да, вы также можете заказать брендированные физические носители под ваш салон. Для этого обратитесь к вашему персональному менеджеру, который свяжется с вами при подключении.

— У меня несколько филиалов, как их подключить?

— При подключении вы сможете выбрать из списка те филиалы, которые хотите подключить к нетмонет.

— Как отправлять SMS с запросом отзыва клиентам?

— Для этого в YCLIENTS необходимо подключить интеграцию с SMS-агрегатором или чат-ботом, который отправляет уведомления с запросом отзыва. Список партнеров можно найти в разделе «Интеграции» > «Уведомления» или в статьях по ссылке.

— Что делать, если мне не пришла SMS со входом в личный кабинет после подключения?

— Пожалуйста, обратитесь в поддержку нетмонет по номеру +7 (926) 693-33-00 или на почту [email protected].

Контрагенты: информация и редактирование

«Контрагенты» – физические или юридические лица, с которыми у компании есть финансовые взаимодействия. YCLIENTS предусматривает возможность учета операций с отдельно взятым контрагентом.

Настройка и редактирование

Для начала работы перейдите в раздел «Финансы» > «Контрагенты». Контрагентов можно добавлять, настраивать и удалять (подробнее об этом читайте в статье «Создание и редактирование контрагента»). Здесь можно просмотреть список контрагентов, название, контакты, реквизиты и актуальный баланс по взаиморасчетам с контрагентом. Для просмотра информации по отдельному контрагенту, введите его название и нажмите кнопку «Показать»

Информацию о контрагентах можно редактировать. Для этого выберите контрагента и нажмите кнопку «Изменить», в открывшемся новом окне отредактируйте информацию и нажмите кнопку «Сохранить».

При необходимости список контрагентов можно «Загрузить из Excel» (подробнее об этом читайте здесь), а также «Выгрузить в Excel» через кнопку «Операции с Excel» в правом верхнем углу.

Создание и редактирование контрагента

Новый контрагент

1. Перейдите в раздел «Финансы» > «Контрагенты».

2. Нажмите кнопку «Добавить контрагента».

3. В открывшемся новом окне укажите «Тип» и «Название» контрагента, его «ИНН», «КПП» (для юр. лиц), «Контактное лицо», «Телефон», «Email», «Адрес» и «Комментарий».

Обязательными для заполнения являются поля «Название» и «Тип» контрагента.

4. Нажмите кнопку «Сохранить».

Редактирование

Информацию о контрагентах можно редактировать. Для этого:

1. Перейдите в раздел «Финансы» > «Контрагенты».

2. Выберите контрагента и нажмите кнопку «Изменить» с изображением карандаша справа от его названия.

3. В открывшемся новом окне отредактируйте информацию.

4. Нажмите кнопку «Сохранить».

Просмотр операций с контрагентом

Для просмотра истории операций с контрагентом перейдите в раздел «Финансы» > «Финансовые операции». С помощью фильтра выберите контрагента и нажмите кнопку «Показать». В этом отчете можно отфильтровать данные по времени, типу платежей и кассе, из которой происходил расчет. Также вы можете перейти на страницу финансовых операций с контрагентом через раздел «Финансы» > «Контрагенты». Для этого нажмите на название контрагента, и YCLIENTS перенаправит вас в раздел «Финансы» > «Финансовые операции», где уже будет установлен фильтр по выбранному контрагенту.

Как добавить список контрагентов из Excel

Перейдите в раздел «Финансы» > «Контрагенты». Нажмите на кнопку «Операции с Excel» и в раскрывающемся списке выберите «Загрузить из Excel». Скопируйте в поле для ввода данные из таблицы Excel и нажмите кнопку «Загрузить».В открывшемся новом окне сопоставьте данные с заголовками таблицы: «Название», «ИНН», «КПП», «Контактное лицо», «Телефон», «Email», «Адрес» и «Комментарий». Нажмите кнопку «Сохранить».

Примечание

За один раз может быть загружено не более 500 строк таблицы.

Счета и кассы

В этом разделе просматриваются движения денежных средств по каждой кассе компании в режиме реального времени. Отражаются все доходы и расходы за месяц, последние поступления и списания. Также можно сделать перевод средств из одной кассы в другую и отредактировать информацию о кассах.

Настройка и редактирование

Для начала работы перейдите в раздел «Финансы» > «Счета и кассы». По умолчанию в YCLIENTS создано две кассы: «Основная» и «Расчетный счет». Кассы можно добавлять, настраивать и удалять (подробнее об этом читайте в статье «Создание и настройка новой кассы»).

Кассы можно перемещать по списку, для этого нажмите на кнопку

слева от названия кассы и перетяните строку на нужное место.

Эта последовательность отображается в списке касс при оплате визита.

Информацию обо всех кассах можно редактировать. Для этого выберите кассу, нажмите на ее название, в открывшемся новом окне измените название кассы, ее тип и комментарий. Нажмите кнопку «Сохранить». Также здесь вы можете удалить кассу.

Баланс доходов и расходов

Также в этом разделе представлена детализация по основным статьям доходов и расходов. Данные отображаются в виде диаграммы, в которой наглядно показано, какую долю доходов или расходов занимает та или иная статья.

Видеоинструкция по настройке финансового модуля

Создание и настройка новой кассы

По умолчанию в YCLIENTS создано две кассы: «Основная» и «Расчетный счет». Кассы можно добавлять, настраивать и удалять.

1. Перейдите в раздел «Финансы» > «Счета и кассы».

2. Нажмите кнопку «Добавить кассу».

3. В открывшемся новом окне укажите «Название», «Тип кассы» (для наличного или безналичного расчета), «Начальный баланс» и «Комментарий» (например, где находится касса – на reception, в кабинете косметолога и т.п.)

4. Нажмите кнопку «Сохранить».

Редактирование

Информацию обо всех кассах можно редактировать. Для этого выберите кассу, нажмите на ее название, в открывшемся новом окне измените название кассы, ее тип и комментарий, нажмите кнопку «Сохранить». Также здесь вы можете удалить кассу.

Видеоинструкция

Перевод средств из одной кассы в другую

Для перевода средств между кассами (например, из основной кассы на расчетный счет) нажмите кнопку «Перевести средства» в разделе «Финансы» > «Счета и кассы».

Укажите:

кассу, из которой переводятся средства;кассу, на которую переводятся средства;размер перевода;комментарий.

Нажмите кнопку «Перевести».

Видеоинструкция

Новый платеж

Создать новый платеж вы можете в разделах «Финансы» > «Финансовые операции» и «Финансы» > «Счета и кассы». Для создания платежа нажмите кнопку «Новый платеж».

Укажите:

дату и время перевода;статью платежа, например, «Закупка материалов» (подробнее о статьях платежей читайте здесь);кассу, из которой будут списаны средства, или кассу, в которую поступят средства;получателя или плательщика: контрагента, клиента или сотрудника;выберите из выпадающего списка контрагента, клиента или сотрудника (чтобы выбрать контрагента или клиента, начните вводить наименование или имя);размер перевода;комментарий.

Нажмите кнопку «Сохранить».

Видеоинструкция

Статьи расходов/доходов (статьи платежей)

YCLIENTS позволяет проводить финансовые операции в автоматическом и ручном режиме. Автоматически проводятся такие операции, как оплата услуг компании (при ведении электронного журнала) и оплата товаров (при продаже товаров).

Некоторые операции проводятся в ручном режиме, для их формирования необходимо вручную заполнить данные о платеже. Одним из этапов создания платежа является выбор «Статьи платежа».

По умолчанию в YCLIENTS задано 12 статей платежей:

1. «Закупка материалов». Данное назначение отображает средства, потраченные на приобретение расходных материалов для работы.

2. «Закупка товаров». Отображает сумму, потраченную на закупку товаров. Подробнее о том, как сформировать приход товара на склад, читайте здесь.

3. «Зарплата персонала». В данном назначении указывается сумма, выплаченная сотрудникам в качестве заработной платы. Подробнее о выплате заработной платы читайте здесь.

4. «Налоги и сборы». Назначение отображает платежи, совершенные в качестве уплаты налогов и иных государственных пошлин.

5. «Оказание услуг». Назначение присваивается средствам, поступившим в кассу от оказания услуг компании.

6. «Продажа абонементов». Обозначает средства, полученные от продажи абонементов на использование услуг компании.

7. «Продажа товаров». Отображает платежи, полученные от продажи товаров дополнительно к оказываемым услугам.

8. «Прочие доходы». Отображает прочие статьи доходов, не отображенные в имеющихся назначениях.

9. «Прочие расходы». Присваивается платежам, не попадающим под иные назначения.

10. «Пополнение счета». Используется при внесении клиентом средств на личный счет .

11. «Комиссия за эквайринг». Используется при списании комиссии за эквайринг, если она указана в настройках кассы.

12. «Продажа сертификатов». Используется при продаже сертификатов.

При необходимости можно добавить новые статьи платежей. Подробнее о создании новых статей читайте здесь.

Создание новой статьи платежей

Новая статья

1. Перейдите в раздел «Финансы» > «Статьи платежей».

2. Нажмите кнопку «Добавить статью».

3. В открывшемся новом окне укажите «Название», «Тип статьи» и «Комментарий».

4. Нажмите кнопку «Сохранить».

Информацию о статьях платежей можно редактировать. Для этого выберите статью и нажмите кнопку «Изменить», в открывшемся новом окне отредактируйте информацию и нажмите кнопку «Сохранить».

Видеоинструкция

Финансовые документы

В разделе «Финансы» > «Документы» находятся все документы по финансовым операциям за выбранный период. Данные можно просматривать по виду документов и/или виду содержимого. Также предусмотрен поиск по номеру документа. Отфильтруйте список по необходимым пунктам и нажмите кнопку «Показать».

Данные в столбце «Дата» представлены в виде кликабельных ссылок. Если нажать на ссылку, YCLIENTS направит на страницу с деталями финансового документа. При необходимости этот документ можно отредактировать.

Список финансовых документов можно «Выгрузить в Excel».

Отчет по финансовым операциям

Что это и для чего это нужно?

Отчет по финансовым операциям отражает список всех финансовых транзакций. Он может быть сформирован в различных вариантах в зависимости от того, какую информацию необходимо в нем отразить.

Показатели, по которым можно отфильтровать информацию:

Период, в который были проведены операции.Вид платежей.Контрагент.Касса.Статья платежа.Сотрудник.Статус отмены.Клиент.Документ.Товар.Услуга.

Как работать с отчетом?

Для формирования отчета перейдите в раздел «Финансы» > «Финансовые операции». Отфильтруйте список по необходимым пунктам и нажмите кнопку «Показать».

Таким образом можно просмотреть, например, взаиморасчеты с контрагентом или расходы по конкретным статьям.

Данные в столбцах «Дата» и «Визит» представлены в виде кликабельных ссылок. Нажмите на ссылку в столбце «Дата», чтобы перейти на страницу с деталями выбранной операции. Нажмите на ссылку в столбце «Визит», чтобы перейти в окно визита.

Финансовые операции выгружаются только через электронную почту через кнопку «Операции с Excel» > «Выгрузить в Excel». Пользователь получает письмо со ссылкой на файл выгрузки. После этого в YCLIENTS в разделе «Обзор» > «Операции с данными» появится лог выгрузок с информацией о том, кто, когда и какие данные запрашивал. Файл выгрузки также можно будет получить через лог выгрузок при наличии прав на этот раздел.

Загрузка финансовых операций из Excel

Вы можете загрузить список финансовых операций с помощью Excel, в YCLIENTS, переносятся следующие данные:

Дата.Название контрагента.Название статьи платежа.Название кассы.Комментарий.Номер телефона клиента.Сумма.

Как загрузить финансовые операции из Excel

1. Перейдите в раздел «Финансы» > «Финансовые операции».2. В правом верхнем углу нажмите «Операции с Excel» > «Загрузить из Excel».

3. В свободное поле скопируйте данные из таблицы Excel и нажмите кнопку «Загрузить».4. Сопоставьте заголовки со столбцами.

ВАЖНО

На данный момент загрузить финансовые операции можно только с ID статьи платежа и ID кассы.

ID созданных по умолчанию статей платежа:

Закупка материалов — 1Закупка товаров — 2Зарплата персонала — 3Налоги и сборы — 4Оказание услуг — 5Продажа абонементов — 6Продажа товаров — 7Прочие доходы — 8Прочие расходы — 9Пополнение счета — 10Комиссия за эквайринг — 11Продажа сертификатов — 12

ID созданных вами вручную статей платежа можно узнать нажав на карандаш справа от статьи платежа.

ID - последнее число в адресной строке.

ID кассы можно узнать, нажав на название этой кассы. ID - последнее число в адресной строке.

Шаблон Excel для загрузки финансовых операций можно скачать по ссылке.

Как поэтапно загрузить финансовые операции

Комиссия за эквайринг

Что это и для чего это нужно?

При каждой безналичной оплате банк снимает комиссию в размере установленного процента, этот процент вычитается из выручки компании. Для более детального учёта расходов вы можете настроить автоматическое списание комиссии при поступлении в кассу для безналичного расчета.

«Комиссия за эквайринг» – системная статья расходов (подробнее о статьях платежей (доходов/расходов читайте в статье). Расходы по статье «Комиссия за эквайринг» будут отображаться в финансовом отчете за период и в P&L отчете.

При успешной транзакции в списке финансовых операций появляется соответствующая операция.

На странице финансовой операции списания комиссии за эквайринг вы можете перейти по ссылке в основную операцию за услугу/покупку и обратно.

Для просмотра операции списания комиссии за эквайринг настройте пользователю права доступа к типам транзакций в разделе «Финансы». Выдайте пользователю права доступа ко всем типам транзакций, или, если только к выбранным, то поставьте галочку в пункте «Комиссия за эквайринг».

1. Перейдите в раздел «Финансы» > «Счета и кассы» и выберите кассу для безналичного расчета (инструкция по созданию и настройке кассы в статье).

2. Чтобы включить учет комиссии, в настройках кассы поставьте галочку в пункте «Автоматически списывать комиссию в пользу банка эквайера».

3. Укажите «Процент комиссии» (поддерживается 2 знака после запятой).

4. При необходимости выберите «Контрагента».

5. Нажмите кнопку «Сохранить».

Важно

1. При изменении суммы исходной операции автоматически меняется сумма в операции с комиссией.

2. При изменении процента комиссии в настройках кассы, новая комиссия применяется только к новым транзакциям.

3. При изменении кассы в исходной финансовой операции:

если вы меняете кассу с комиссией на кассу без комиссии, операция списания комиссии удаляется;если вы меняете одну кассу с комиссией на другую кассу с комиссией, в операции списания комиссии меняется касса;если вы меняете одну кассу без комиссии на другую кассу без комиссии, никаких изменений не происходит;если вы меняете кассу без комиссии на кассу с комиссией, создается операция списания комиссии, связанная с исходной операцией.

4. При изменении даты/времени оригинальной транзакции меняется дата связанной транзакции списания комиссии.

5. При изменении статьи платежа с доходной на расходную в оригинальной транзакции связанная операция списания комиссии удаляется.

Настройки нефискального чека

В разделе «Финансы» > «Настройки» > «Настройки нефискального чека» вы можете настроить шаблон чека, который выгружается в оплаченных визитах в формате PDF.

Вы можете настроить размер нефискального чека (А4, терминальный принтер 80 мм или 58 мм), а также отображение следующей информации:

имя, телефон и почта клиента (указывается в карточке клиента в разделе «Клиенты» > «Клиентская база» или в блоке «Клиент» в окне визита);реквизиты организации (настраиваются в разделе «Настройки» > «Мой филиал» > «Информация о филиале» на вкладке «Реквизиты»);отображение НДС, дополнительной информации и комментария (информация в окне визита).

Возврат средств клиенту

Оглавление:

1. Полный возврат за товар и/или услугу.2. Частичный возврат стоимости услуги.3. Полный возврат по товару, если он был продан в визите, без возврата по услуге.4. Возврат товара, если он был продан отдельно от визита.5. Полный возврат депозита с личного счета клиента.6. Частичный возврат депозита с личного счета клиента.7. Полный возврат стоимости абонемента.8. Частичный возврат стоимости абонемента.9. Полный возврат стоимости сертификата.10. Частичный возврат стоимости сертификата.

По разным причинам может возникнуть необходимость вернуть средства клиенту за услуги, товары или депозит. В этой статье мы рассмотрим разные ситуации и варианты по возвратам, а также разберем, как удалить финансовые транзакции непосредственно в YCLIENTS.

1. Полный возврат за товар и/или услугу

Если клиент отказался от услуг и/или товаров — оплата аннулируется полностью.

Полный возврат средств возможен, если:

услуга была оказана не полностью или ненадлежащего качества;клиент внес предоплату, но визит был отменен по вине бизнеса (заболел сотрудник, другие непредвиденные обстоятельства);клиента не устраивает приобретенный товар — по качеству или другим параметрам.

Произвести полное удаление финансовой транзакции можно двумя способами:

1. В журнале записи в самом визите необходимо перейти на вкладку «Оплата визита», напротив названия услуги/товара нажать на изображение стрелки, указывающей вниз, после появится новая строка с указанием кассы, куда была произведена оплата, суммой и знаком корзины. Необходимо нажать на корзину, после оплата будет аннулирована, и финансовая операция удалится.

2. Перейти в раздел «Финансы» > «Финансовые операции», найти необходимую операцию, в первой колонке нажать на дату/время создания операции, далее откроется платежный документ, в нем нужно нажать на кнопку «Отменить».

После удаления финансовой операции, статус визита изменится на «Визит оплачен не полностью». В зависимости от ситуации, визит можно удалить или оставить с комментарием, по какой причине клиенту произвели возврат средств.

Информация об отмененной оплате останется в разделе «Финансы» > «Финансовые операции». Чтобы найти удаленные операции, можно установить фильтр «Отмененные», затем нажать «Показать».

Также информация об удаленных операциях будет отображаться в разделе «Обзор» > «Изменения данных». В этом разделе можно увидеть, какой пользователь добавил/изменил/удалил оплату, в какое время, также можно посмотреть детали и дополнительные данные.

2. Частичный возврат стоимости услуги

Производится, если клиент недоволен услугой или при других обстоятельствах, которые привели к частичному возврату суммы.

Чтобы вернуть клиенту часть ранее оплаченной суммы, необходимо произвести следующие действия:

1. Отменить оплату услуги в визите (см. пункт 1 выше).

2. Перейти в раздел «Статус визита» и указать скидку, которую получил клиент, или сумму, которая должна остаться оплаченной по этой услуге. Если сразу указать сумму к оплате, то поле «Скидка» автоматически заполнится.

3. Далее перейти в раздел «Оплата визита» и заново провести оплату. Также можно провести быструю оплату на вкладке «Статус визита».

3. Полный возврат по товару, если он был продан в визите, без возврата по услуге

Если клиент отказался от товара, который был продан в визите, но при этом не отказался от услуг, в этом случае стоимость услуги не возвращается, а возврат производится только за товар.

Отменить оплату товара в визите можно двумя способами — в разделе «Финансы» > «Финансовые операции» и непосредственно в визите.

Чтобы отменить оплату через финансовые операции, нужно:

1. Перейти в раздел «Финансы» > «Финансовые операции», найти необходимую операцию о продаже товара, в первой колонке нажать на дату/время создания операции, далее откроется платежный документ, в нем нужно нажать на кнопку «Отменить».

2. В визите перейти на вкладку «Статус визита» и удалить товар, нажав на знак корзины напротив товара.

3. После удаления товара обязательно нажать на кнопку «Сохранить» внизу.

Второй способ произвести возврат товара:

1. Открыть визит, где была произведена продажа товара.

2. Перейти на вкладку «Оплата визита» и под товаром, по которому производится возврат, нажать на знак корзины.

3. Затем также необходимо перейти на вкладку «Статус визита» и удалить товар, нажав на знак корзины напротив товара.

4. После удаления товара обязательно нажать на кнопку «Сохранить» внизу.

Важно

Если в визите удалить товар на вкладке «Статус визита» до удаления оплаты на вкладке «Оплата визита», тогда в визите будет произведена переплата на сумму оплаты удаленного товара. Необходимо будет дополнительно перейти в раздел «Финансы» > «Финансовые операции» и произвести отмену документа по транзакции оплаты товара.

4. Возврат товара, если он был продан отдельно от визита

Чтобы отменить продажу товара, если он был продан отдельно вне визита, нужно:

1. Перейти в раздел «Финансы» > «Финансовые операции» или в раздел «Склад» > «Складские операции», найти необходимую операцию о продаже товара и в первой колонке нажать на дату/время операции.

2. Откроется складская операция продажи товара, в ней нужно нажать на кнопку с изображением корзины.

3. Обязательно нажать на кнопку «Сохранить без оплаты». После нажатия на кнопку финансовая и складская операция продажи удалятся.

Информация об отмененной продаже останется в разделе «Финансы» > «Финансовые операции» и в разделе «Обзор» > «Изменения данных».

5. Полный возврат депозита с личного счета клиента

Чтобы отменить пополнение счета клиента, необходимо отменить финансовую операцию пополнения в разделе «Финансы» > «Финансовые операции». Для удаления операции нужно:

1. Перейти в раздел «Финансы» > «Финансовые операции», найти необходимую операцию. Для быстрого поиска можно воспользоваться фильтром по статье платежа «Пополнение счета», выбрать необходимые даты, также ввести имя/номер телефона клиента при необходимости, затем нажать на кнопку «Показать».

2. В первой колонке нажать на дату/время создания операции.

3. Далее откроется платежный документ, в нем нужно нажать на кнопку «Отменить».

Важно

Только таким способом возможно произвести возврат суммы пополнения, но если возврат был произведен не в день пополнения личного счета, то это произведет к расхождению с фактическим остатком по кассе и в день пополнения, и в день проведения возврата.Можно создать отдельную услугу (или товар) «Возврат» и списать сумму со счета на нее, но это приведет к расхождению в прибыли, поэтому после такой операции следует сделать расходную операцию на эту сумму, чтобы свести баланс.

6. Частичный возврат депозита с личного счета клиента

Частичный возврат депозита со счета клиента можно сделать только через списание суммы на какой-либо товар, затем необходимо создать расходную операцию на сумму возврата, чтобы свести кассу за день возврата.

Так как мы делаем «условную» продажу товара, то для этих целей необходимо предварительно создать товар «Возврат» или похожий, чтобы не учитывать эти продажи в отчетах.

Подробнее о создании товара читайте в статье «Создание и настройка нового товара», о создании платежа — в статье «Новый платеж».

7. Полный возврат стоимости абонемента

Возврат полной стоимости абонемента можно сделать двумя способами: через отмену продажи товара (абонемента) или через создание расходной операции на сумму стоимости абонемента.

Для отмены продажи абонемента:

1. Перейдите в карточку клиента на вкладку «Лояльность» в визите или клиентской базе, найдите необходимый абонемент.

2. Под названием абонемента будет кликабельная ссылка «Перейти к операции продажи», нажмите на нее и сразу перейдете на страницу с финансовой операцией.

3. Откройте операцию продажи, нажав на дату/время, удалите товар (абонемент) через кнопку с изображением корзины и сохраните без оплаты. Продажа абонемента удаляется аналогично продаже любого другого товара. Об удалении продажи товара подробнее описано выше в этой статье.Таким образом абонемент будет откреплен от карточки клиента и его невозможно будет использовать.

Важно

Минус такого метода в том, что будет разница по кассе в день продажи (избыток) и в день, когда был произведен возврат средств (недостача) — необходимо будет учитывать этот момент. Также не будет отчетности по произведенным возвратам.

Для отмены через создание расходной операции:

1. Предварительно необходимо создать расходную статью платежей «Возврат». Подробнее — в статье «Создание новой статьи платежей».

2. Создаем расходную операцию на сумму стоимости абонемента датой, когда производится возврат. Подробнее о создании финансовых операций читайте в статье «Новый платеж».

3. Затем необходимо перейти в карточку клиента на вкладку «Лояльность» и сократить количество визитов в абонементе до «0». Чтобы можно было изменить баланс абонемента в филиале, в типе абонемента должно быть включено разрешение на изменение баланса и срока.

Важно

Преимущество такого метода в том, что не будет расхождения в кассе в день оплаты абонемента и в день, когда производился возврат. Также можно в карточке клиента в комментарии оставить информацию, что был произведен возврат по абонементу №****, и этот абонемент будет отображаться в истории клиента.

8. Частичный возврат стоимости абонемента

Если клиент отходил часть визитов, но часть осталась и абонемент не израсходован полностью, и при этом необходимо сделать возврат по тем или иным причинам, то нужно:

1. Найти клиента в клиентской базе, перейти в его карточку, нажав на имя.

2. На вкладке «Лояльность» сократить в абонементе доступное количество визитов (баланс) до «0».

3. В разделе «Финансы» > «Финансовые операции» создать расходную транзакцию и списать сумму возврата. Можно указать в комментарии, за какой абонемент и кому был сделан возврат средств.

Подробнее о создании расходной финансовой операции и редактировании абонемента в карточке описано выше, различия только в неполной сумме списания.

9. Полный возврат стоимости сертификата

Возврат полной стоимости сертификата можно сделать двумя способами: через отмену продажи товара (сертификата) или через создание расходной операции на сумму стоимости сертификата.

Для отмены продажи сертификата:

1. Перейдите в раздел «Финансы» > «Финансовые операции», найдите операцию продажи по фильтрам. Можно дополнительно использовать фильтр по статье платежа «Продажа сертификатов».

2. Нажмите на дату/время продажи, удалите товар (сертификат) через кнопку с изображением корзины и сохраните без оплаты. Продажа сертификата удаляется аналогично продаже любого другого товара. Об удалении продажи товара подробнее описано выше в этой статье.

Таким образом сертификат будет откреплен от карточки клиента и его невозможно будет использовать.

Важно

Минус такого метода в том, что будет разница по кассе в день продажи (избыток) и в день, когда был произведен возврат средств (недостача) — необходимо будет учитывать этот момент. Также не будет отчетности по произведенным возвратам.

Для отмены через создание расходной операции:

1. Предварительно необходимо создать расходную статью платежей «Возврат». Подробнее — в статье «Создание новой статьи платежей».

2. Создаем расходную операцию на сумму стоимости сертификата датой, когда производится возврат. Подробнее о создании финансовых операций читайте в статье «Новый платеж».

3. Затем необходимо зайти в карточку клиента, перейти на вкладку «Лояльность» и сократить сумму сертификата до «0». Чтобы можно было изменить баланс сертификата в филиале, в типе сертификата должно быть включено разрешение на изменение баланса и срока.

Важно

Преимущество такого метода в том, что не будет расхождения в кассе в день оплаты сертификата и в день, когда производился возврат. Также можно в комментарии в карточке клиента оставить информацию, что был произведен возврат по сертификату №****, и этот сертификат будет отображаться в истории клиента.

10. Частичный возврат стоимости сертификата

Если сертификат не израсходован полностью, но по нему необходимо сделать возврат, то нужно произвести следующие действия:

1. Найти клиента в клиентской базе, перейти в его карточку, нажав на имя.

2. На вкладке «Лояльность» сократить в сертификате доступный баланс до «0».

3. В разделе «Финансы» > «Финансовые операции» создать расходную транзакцию и списать сумму возврата. Можно указать в комментарии, за какой сертификат и кому был сделан возврат средств.

Подробнее о создании расходной финансовой операции и редактировании сертификата в карточке описано выше, различия только в неполной сумме списания.

Использование онлайн-кассы

Что это и для чего это нужно?

Летом 2016 года был принят Федеральный закон об онлайн-кассах. Этот закон призван внести изменения в положения 54-ФЗ «О применении ККТ». По новым правилам все кассовые аппараты должны передавать электронные копии чеков онлайн в налоговую инспекцию с 1 июля 2017 года.

YCLIENTS дает возможность подключить и настроить онлайн-кассу при помощи специального плагина, который позволяет печатать чеки напрямую из браузера. Для подключения и настройки онлайн-кассы вам необходимо добавить дополнительную опцию «ККМ-Сервер» при продлении, изменении или покупке новой лицензии в разделе «Биллинг» > «Лицензия».

Более подробно о подключении онлайн-кассы можно прочитать в статье «Общая информация по онлайн-кассам и решениям YCLIENTS».

Использование платежных POS-терминалов при печати чека

Интеграция с онлайн-кассой через YCLIENTS (тип подключения YCLIENTS) дает возможность при печати чека визита по безналичной оплате сразу отправлять запрос на платежный POS-терминал (доступно для версии API 1.05). Подробнее о подключении и настройке платежных терминалов читайте в статье.

Интеграция с онлайн-кассой через партнеров YCLIENTS

Оплата производится на стороне партнера.

1. Терминалы LifePay. Поддержка Mac OS и Linux. Упрощенное подключение.

2. МодульКасса. Ознакомьтесь со специальным предложением для клиентов YCLIENTS.

3. Эвотор. Для интеграции с YCLIENTS вам необходимо установить приложение YCLIENTS.Чек.

Тарифы и стоимость интеграции ККМ и YCLIENTS

Использование ККМ доступно на тарифах СИНГЛ, СТАРТ, РОСТ, СТАНДАРТ и ЛИДЕР.

Интеграция с ККМ предполагает увеличение стоимости существующего тарифа на 500 руб.

Примечание

По вопросам более тонкой настройки обращайтесь к персональному менеджеру или в техническую поддержку YCLIENTS.

Общая информация по онлайн-кассам и решениям YCLIENTS

Преимущества интеграции YCLIENTS и онлайн-кассы

Интеграция позволяет не дублировать учет в системе YCLIENTS и отдельно на кассе, а работать в едином, привычном интерфейсе YCLIENTS, что практически исключает вероятность ошибок и расхождений.

Оформляя визит в системе YCLIENTS, чек будет печататься автоматически.

Данные чека автоматически отправляются в налоговую, в соответствии с Федеральным Законом №54.

В YCLIENTS четыре ККМ провайдера:

KKM Server.LifePay.Модуль Касса.Эвотор.

KKM Server

KKM сервер в данном случае оплачивается как дополнительный модуль в YCLIENTS «ККМ сервер» (500₽), пользователь может настроить интеграцию сам, либо оплатить удаленную настройку нашим специалистом (2000₽).

Поддержка ОС:

Windows: ДаMacOS: Да (только Штрих-М и АТОЛ)Linux: Да (только Штрих-М и АТОЛ)Android/iOS (мобильное приложение YCLIENTS): Нет, требуется физическое подключение к ПК.

Подключение:

Интеграция возможна с рядом моделей: список моделей.Инструкция по самостоятельной установке АТОЛ и Штрих-М.Инструкция по самостоятельной установке на MacOS и Linux.Для удаленной настройки обратитесь к вашему менеджеру, раздел «Обзор» > «Сводка».

Интеграция с POS-терминалами:

Протокол СБРФ: Все эквайринговые терминалы, которые поддерживает Сбербанк-РФ.Протокол INPAS: Эквайринговые терминалы INPAS (Verifone, IRAS, PAX).Протокол UCS: Эквайринговые терминалы UCS (United Card Services).Протокол ARCUS-2: Эквайринговые терминалы ARCUS-2 (Ingenico).

LifePay

При интеграции ККМ с Lifepay нет необходимости устанавливать дополнительные драйвера или программное обеспечение на компьютер. Дополнительно оплачивать модуль в YCLIENTS не нужно.

Сервис работает на любой операционной системе – MacOS, Windows, Linux и др.

Поддержка ОС:

Windows: ДаMacOS: ДаLinux: ДаAndroid/iOS (мобильное приложение YCLIENTS): Да

Подключение:

Интеграция возможна с рядом моделей: https://life-pay.ru/catalog, полный список поддерживаемых устройств и подробности подключения уточняйте у специалистов LifePay.Установка оплачивается LifePay.Тарифы: https://life-pay.ru/tariffs.Инструкция по ссылке.

МодульКасса

МодульКасса — это смарт-терминал, который позволяет создавать/закрывать визит и печатать чек в приложении YCLIENTS, без использования ПК.

Поддержка ОС:

Windows: ДаMacOS: ДаLinux: ДаAndroid/iOS (мобильное приложение YCLIENTS): Нет

Подключение:

Тарифы: https://modulkassa.ru/tariffs/Инструкция по ссылке.

Эвотор

Эвотор — это смарт-терминал, управляется с помощью ПК или мобильного устройства.

Поддержка ОС:

Windows: ДаMacOS: ДаLinux: ДаAndroid/iOS (мобильное приложение YCLIENTS): Да

Подключение:

Модельный ряд терминалов Эвотор: https://evotor.ru/terminals.Устанавливается приложение Yclients.Чек.New из магазина приложений.Инструкция по ссылке.

Важно

Если пользователь печатает чек на ККТ без использования YCLIENTS, то данная операция не будет отображаться в YCLIENTS.К одному личному кабинету (филиалу) можно подключить лишь одну кассу с одним юридическим лицом.При интеграции ККТ с YCLIENTS в личном кабинете, при закрытии визита, появляется галочка «Печать чека», с помощью которой пользователь сам принимает решение о печати чека.POS-терминал (эквайринг) не будет работать без подключения онлайн-кассы. Подробнее о работе POS-терминалов можно прочитать здесь.Онлайн-платежи настраиваются и интегрируются отдельно через другие сервисы. Подробную информацию об онлайн-платежах можно найти здесь.

Инструкция по работе с ККМ: по ссылке.

Список моделей онлайн-касс для интеграции через KKM Server

Интеграция с онлайн-кассой через YCLIENTS позволяет автоматизировать печать чеков на самых популярных моделях онлайн ККМ.

Список моделей для интеграции через KKM Server

Протокол АТОЛ: Платформа 5 (ФФД 1.2):

АТОЛ 1Ф, АТОЛ 11Ф, АТОЛ 15Ф, АТОЛ 20Ф, АТОЛ 22Ф/FPrint-22ПТК, АТОЛ 22v2Ф,АТОЛ 25Ф, АТОЛ 27Ф, АТОЛ 30Ф, АТОЛ 42ФС, АТОЛ 47ФА, АТОЛ 50Ф, АТОЛ 52Ф,АТОЛ 55Ф, АТОЛ 60Ф, АТОЛ 77Ф, АТОЛ 90Ф (нужен специальный код защиты),АТОЛ 91Ф (нужен специальный код защиты), АТОЛ 92Ф (нужен специальный код защиты),АТОЛ Sigma 10/АТОЛ 150Ф, АТОЛ Sigma 7Ф, АТОЛ Sigma 8Ф, Казначей ФА.

Примечание

Для подключения доступны модели АТОЛ-90Ф, АТОЛ-91Ф и АТОЛ-92Ф. В случае с этими моделями требуется переключить кассу в режим фискального накопителя при помощи кода защиты. Для установки кода защиты обратитесь в ЦТО.

Для Windows — нужны ДТО Атол x32.Для Linux — нужны ДТО Атол x64.

Перейти на сайт АТОЛ.

Протокол ШТРИХ-М (ФФД 1.2):

ШТРИХ-М-01Ф, ШТРИХ-ON-LINE, ШТРИХ-ЛАЙТ-01Ф, ШТРИХ-ЛАЙТ-02Ф, ШТРИХ-М-02-Ф,ШТРИХ-МИНИ-02Ф, ШТРИХ-ФР-02Ф, ШТРИХ-МИНИ-01Ф, ШТРИХ-ФР-01Ф.

Перейти на сайт ШТРИХ-М.

Протокол RR-Electro (ФФД 1.2):

РР-01Ф, РР-02Ф, РР-03Ф, РР-04Ф.

Перейти на сайт RR-Electro.

Протокол ЭЛВЕС (ФФД 1.2):

ЭЛВЕС-ФР-Ф.

Перейти на сайт ЭЛВЕС.

Протокол РИТЕЙЛ (ФФД 1.2):

РИТЕЙЛ-01Ф, РИТЕЙЛ-02Ф, , Ритейл-Комбо-01Ф.

Перейти на сайт РИТЕЙЛ.

Протокол Dreamkas: Viki Print (ФФД 1.2):

Viki-Print-57Ф, Viki-Print-57+Ф, Viki-Print-80+Ф.

Перейти на сайт Dreamkas.

Операционная система Windows 10 и выше.

Эти модели отвечают новым требованиям:

Печатают QR-код и ссылку на чеке.Отправляют электронные копии чеков в ОФД и покупателям.Имеют встроенный в корпус фискальный накопитель, который шифрует и передает фискальные данные в аккредитованные ОФД.

Кассовое оборудование, поддерживающее работу с YCLIENTS, можно приобрести у производителей.

Подробнее о подключении онлайн-кассы читайте в статье «Общая информация по онлайн-кассам и решениям YCLIENTS».

Поддержка двух ККМ провайдеров

В YCLIENTS доступна возможность подключить второй ККМ провайдер.

Это необходимо, например, когда компания печатает чеки по услугам на ККМ, зарегистрированной на ООО, а по товарам печатают чеки на ККМ, зарегистрированной на ИП.

Одним из обязательных реквизитов кассового чека онлайн-кассы является система налогообложения. Одну кассу можно использовать для двух разных видов деятельности, но система налогообложения для двух видов должна быть одной. Для разных систем налогообложения должны быть разные кассы.

Добавление платежного профиля

Для добавления второго профиля ККМ провайдера:

Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки ККМ».В правом верхнем углу нажмите на «Добавить ККМ».Укажите название профиля и заполните информацию о втором провайдере.Нажмите «Сохранить».

Теперь если перейти в «Настройки» > «Настройки ККМ», будет отображаться два платежных профиля:

Важно

На текущий момент созданный платежный профиль удалить нельзя, можно только отключить в настройках.Можно указать 2 профиля с типом подключения «KKM-Server», программа по ИНН распознает, от какой компании из двух нужно напечатать чек.

Оплата

1. После оплаты нажмите «Распечатать чек продажи».

2. Выберите платежный профиль для товара и услуги и нажмите «Сохранить».

3. Следующим шагом подтверждение введенных данных, убедитесь что все корректно.

Важно

После нажатия «Подтвердить» произойдет печать чека.

Для отдельных товаров и услуг вы можете установить платежный профиль вручную. При оплате таких товаров или услуг платежный профиль будет подставляться автоматически (см. шаг 2).

Какие виды интеграций можно подключить при использовании двух ККМ?

KKM-Server + KKM-Server.KKM-Server + LifePay/МодульКасса/Эвотор.LifePay+LifePay.Эвотор + Эвотор.МодульКасса + МодульКасса.KKM-Server/LifePay/МодульКасса/Эвотор + KKM-Server/LifePay/МодульКасса/Эвотор.

Настройка интеграции кассы АТОЛ с YCLIENTS

Системные требования

Операционная система Windows 10 и выше.Операционная система Apple OS: High Sierra (10.13+)..NET Framework 4.8.Браузер Google Chrome версия 60 и выше.Не поддерживаются процессоры Intel Atom и системы на архитектуре ARM.ОЗУ – 8 ГБ и больше.USB – 1 свободный слот.Internet – доступ к интернету на компьютере, для работы с кассой.Для удаленной настройки – программа для удаленного доступа AnyDesk.

Настройка на ОС Windows

Для настройки интеграции вам понадобится файл «YCLIENTS KKM SETUP, ДРАЙВЕР ККМ АТОЛ».

Примечание

В случае с моделями АТОЛ 90Ф, 91Ф, 92Ф требуется переключить кассу в режим фискального накопителя при помощи кода защиты. Для установки кода защиты обратитесь в ЦТО.

1. Скачайте драйвер ККМ АТОЛ актуальной версии по ссылке.

2. Установите драйвер ККМ, соглашаясь со всеми запросами.

3. После установки нажмите кнопку «Завершить».

4. После завершения установки откройте «Диспетчер устройств».

В списке должно определиться 2 COM–порта (в случае с АТОЛ платформа 5, создается 1 COM–порт).Если COM–порты обозначены ATOL'ом значит они установились самостоятельно, если нет, то нужно выбрать их вручную, как на видео:

5. В браузере перейдите по адресу kkmserver.ru и скачайте расширение для работы с ККМ. В зависимости от вашего браузера необходимо выбрать подходящий вариант.

6. Скачайте и установите компоненту для работы с ККМ на той же странице.

После установки запустите компоненту от имени администратора и выберите «Автозапуск свернутое в трей».

7. После того как установили всё необходимое ПО, можно приступать к интеграции ККМ с YCLIENTS.

Откройте компоненту по нажатию на расширение. После, выберите «http://localhost:5893» и нажимаете кнопку «Настроить».В открывшемся окне нажмите «Настройка оборудования» – «Добавить устройство».Выберите «Фискальный регистратор» и модель вашего оборудования. После открытия сразу сохраняете изменения (у АТОЛа по умолчанию выставляется корректный COM–порт для соединения с ККМ).После производите настройку связи с ОФД и снова сохраняете изменения.Важно! В расширении браузера при настройке подключения фискального регистратора с типом АТОЛ платформа 5 нет пункта для настройки ОФД.После того как добавили устройство, необходимо определить СНО, которые внесены в ККМ. Для этого переходите в раздел «Регистрация ККТ» – «Первичная фискализация ККТ» и ожидайте перезагрузки страницы (ничего дополнительно нажимать и сохранять не нужно, страница загрузится сама)

8. Теперь можно приступить к настройке интеграции в вашем филиале.

Первым делом перейдите в раздел «Финансы» > «Настройки» > «Настройки ККМ» и выберите в поле «Статус подключения ККМ» значение «Подключен и настроен».После этого необходимо установить системы налогообложения, которые просматривали в «Первичной фискализации ККТ» из пункта 7. Если у вас 2 СНО, то необходимо выбрать значение «Различная для товаров и услуг» и установить необходимые значения. Если же у вас используется одна СНО, то «Одинаковая для товаров и услуг».После внесения изменений нажмите кнопку «Сохранить».

9. Для корректной работы с ККМ необходимо указать ИНН кассира и привязать сотрудника к пользователю.

Сделать это необходимо в разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники», согласно пункту 2.1 из инструкции (также в этой инструкции вы можете более подробно ознакомиться с тем, как работать с ККМ в системе YCLIENTS).В разделе «Финансы» > «Операции с ККМ» обновите статус ККМ (кнопка «Обновить»). Статус поменяется на «Онлайн».ККМ настроена и готова к работе.

Примечание

Если смена закрыта, а администратор распечатал чек, смена будет открыта автоматически.

В разделе «Финансы» > «Счета и кассы» должны быть настроены две кассы: наличный и безналичный расчет. В чеке будет написано наличные или безналичные в зависимости от того, какой был способ оплаты.

Распечатать чек можно, только когда визит оплачен полностью.

В окне визита будет кнопка «Распечатать чек». В случае, если возникла ошибка, или произошел возврат, можно распечатать чек возврата.

Более подробно узнать о нюансах и работе с ККМ можно в этой статье.

10. Убедитесь, что у вас есть права доступа на необходимые разделы.

«Право доступа на печать чека» — дает возможность печатать чеки по нажатию на соответствующую кнопку в визите либо складской операции.«Операции с ККМ» — открывает доступ к списку операций и дает возможность открывать/закрывать смену.

Настройка интеграции кассы Штрих-М с YCLIENTS

Системные требования

Операционная система Windows 10 и выше.Операционная система Apple OS: High Sierra (10.13+).NET Framework 4.8.Браузер Google Chrome версия 60 и выше.Не поддерживаются процессоры Intel Atom и системы на архитектуре ARM.ОЗУ – 8 ГБ и больше.USB – 1 свободный слот.Internet – доступ к интернету на компьютере, для работы с кассой.Для удаленной настройки – программа для удаленного доступа AnyDesk.

Оглавление

Интеграция фискального регистратора с YCLIENTS.Установка и настройка расширения.Настройка ККМ ШТРИХ-М.

1. Интеграция фискального регистратора с YCLIENTS

2. Установка и настройка расширения

1. Перейдите по ссылке и установите плагин YCLIENTS для подключения ККМ.

Если вы используете не Google Chrome, расширения для других браузеров можно скачать здесь.

2. Активируйте расширение, кликнув на значок справа в верхнем углу, и нажмите кнопку «Установить компоненту».

3. Запустите скачанный файл и разрешите доступ на установку.

4. В открывшейся программе перейдите в раздел «Установить тип запуска» и выберите «Автозапуск свернутое в трей».

5. Далее перейдите в установленный плагин и нажмите кнопку «Настроить».

6. После открытия плагина перейдите в раздел «Настройка оборудования» и нажмите кнопку «Добавить устройство».

7. Выберите тип устройства «Фискальный регистратор».

8. Протокол устройства выбирается в зависимости от вашего оборудования.

3. Настройка ККМ ШТРИХ-М

Настройка ККМ Штрих отличается от АТОЛ тем, что у нее есть два способа подключения, зависит это от первоначальных настроек на физическом уровне ККМ. Это настройка через RNDIS и ETHERNET. В первую очередь мы рассмотрим настройку через RNDIS.

После того как мы подключили ККМ к компьютеру через USB, в «Сетевых подключениях» у нас должно отобразиться подключение с описанием «Remote NDIS based Internet Sharing».

1. Нажмите правой кнопкой мыши на RNDIS и перейдите в свойства. Выберите IP версии 4 и укажите следующие параметры.

2. Перейдите в свойства действующего подключения к интернету (не в RNDIS) и откройте вкладку «Доступ». Поставьте галочку «Разрешить другим пользователям сети использовать подключение к Интернету данного компьютера» или выберите из выпадающего списка подключение с RNDIS.

3. Запустите расширение YCLIENTS в браузере Google Chrome и в настройках оборудования внесите следующие данные.

4. Перейдите в раздел «Регистрация ККТ», чтобы посмотреть версию ФФД и выбранные системы налогообложения.

5. Получив информацию в предыдущем шаге, добавьте ее в YCLIENTS в разделе «Финансы» > «Настройки» > «Настройка ККМ». Принадлежность системы налогообложения к товарам или услугам необходимо уточнить у вашего бухгалтера. После этого нажмите кнопку «Сохранить».

6. Теперь мы рассмотрим подключение ККМ через COM порт. Если при подключении ККМ в сетевых оборудованиях не появляется RNDIS, то необходимо проверить подключение через COM.

7. Перейдите в плагин в раздел «Настройка оборудования», выбираем тип соединения «COM порт», на вкладке «COM порт:» должен появится доступный для подключения слот.

Важно

Если ПК не видит подключения ККТ, то возможно автоматически не был установлен драйвер VCOM. Чтобы проверить это, перейдите в «Диспетчер устройств» и убедитесь, что в «Неизвестных устройствах» не отображается подключение VCOM без установленного драйвера.В противном случае, следует установить драйвер для этого устройства. Скачать его можно по этой ссылке.

8. Выберите канал обмена с ОФД: «Ethernet» и нажмите кнопку «Сохранить изменения» и повторите действия из пункта 7.

Для проверки корректной настройки ККМ перейдите в раздел «Финансы» > «Операции с ККМ».

В связи с внесением поправок в Федеральный Закон № 54, Формат Фискальных Данных 1.05 требует обязательного указания ИНН кассира. Чтобы указать ИНН кассира, перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники» и выберите сотрудника (как правило, администратора). Перейдите на вкладку «Доп. Инфо» и укажите «ИНН сотрудника» (12 цифр) в соответствующем поле (подробнее о настройках дополнительной информации о сотруднике читайте в статье).

В карточке сотрудника перейдите на вкладку «Настройки» и привяжите пользователя, который будет кассиром. Чтобы при печати чека отображалось имя этого кассира, сотрудник должен быть авторизован в YCLIENTS под связанным с ним пользователем.

В разделе «Финансы» > «Операции с ККМ» обновите статус ККМ (кнопка «Обновить»). Статус поменяется на «Онлайн».

Нажимаем кнопку «Обновить», статус ККМ должен стать «Онлайн». После этого смена должна успешно открыться, после нажатия на кнопку «Открыть смену».

Ознакомьтесь, пожалуйста, с инструкцией по работе с кассами.

Интеграция с кассовым сервисом Эвотор

Эвотор — это современные онлайн-кассы, созданные на базе планшета, имеющие дисплей и простой интерфейс управления.

Кассы Эвотор легко интегрируются с YCLIENTS. Это позволяет не дублировать учет в YCLIENTS и отдельно на кассе, а работать в едином, привычном интерфейсе.

Подключение

1. Зарегистрируйтесь в Эвотор. Приобретите и настройте нужное вам количество терминалов.

2. Установите и оплатите приложение YCLIENTS Чек New в магазине приложений Эвотор.

Если у вас уже есть приложение YCLIENTS Чек New и вам нужно сменить учетную запись, то удалите приложение YCLIENTS Чек New и установите повторно (оформленная подписка сохранится). Для этого перейдите в магазине приложений в раздел «Мои покупки» — «Все покупки», выберите приложение YCLIENTS Чек New и нажмите «Открыть». На открывшейся странице нажмите «Удалить из Моих покупок», после удаления снова выберите приложение и нажмите «Установить».

Перед установкой приложение запросит у вас данные для авторизации. Вам нужно будет ввести данные от вашей учетной записи YCLIENTS.

3. Выберите ваш терминал для установки приложения.

Стоимость интеграции

Базовое программное обеспечение для управления онлайн-кассой предоставляется бесплатно, вы платите только за дополнительно установленные приложения. Для интеграции с YCLIENTS вам необходимо установить приложение YCLIENTS Чек New.

Стоимость приложения – 360 руб./месяц. Оплата подписки происходит в компании Эвотор.

В YCLIENTS интеграция с Эвотор предоставляется бесплатно и доступна на всех тарифах.

Настройка интеграции

Важно

При установке интеграции необходимо авторизоваться в YCLIENTS под теми же данными пользователя (логин и пароль), которые были указаны при скачивании приложения YCLIENTS Чек New.

1. В YCLIENTS перейдите в раздел «Финансы» > «Настройки» > «Настройки ККМ».

2. В поле «Тип подключения» выберите пункт «Эвотор» и ниже в поле «Версия приложения» выберите «V2» (это обозначение приложения YCLIENTS Чек New).

3. В поле «Статус подключения ККМ» выберите значение «Подключен и настроен».

4. Выберите «Систему налогообложения», которая используется в компании, и укажите размер НДС.

5. Нажмите «Сохранить». После сохранения нажмите на кнопку «Изменить» в поле «Терминал Эвотор» и выберите ваш терминал из списка. После выбора терминала еще раз сохраните настройки.

Для полной настройки интеграции с приложением YCLIENTS Чеки и POS-теримналом необходимо включить настройку «При безналичном расчете перед печатью чека принять карту через POS-терминал» в разделе «Настройки» > «Настройки ККМ». При этом терминал должен быть предварительно настроен на самом Эвоторе — т.е. он должен принимать платежи при проведении чека через приложение «Продажа».

Печать чеков

Важно

Открытие смены осуществляется при первой печати чека, а закрытие только через терминал Эвотор.

1. Для печати чека откройте окно визита и перейдите в раздел «Оплата визита».

2. Оплатите любым удобным способом «Наличными» или «Банковской картой».

Важно

Интеграция с POS-терминалом Эвотор, возможна только в приложении YCLIENTS Чек New (в настойках ККМ YCLIENTS версия приложения обозначается как v.2).Если вы используете или планируете использовать ККМ Эвотор с раздельной системой налогообложения (СНО) для товаров и услуг, и в настройках ККМ в YCLIENTS включен параметр «При безналичном расчете перед печатью чека принять карту через POS-терминал», то чеки будут печататься со СНО, установленной по умолчанию. Вы можете использовать POS-терминал и одинаковую СНО для товаров и услуг, или не использовать POS-терминал, но использовать раздельную СНО. Это обусловлено особенностями работы Evotor.POS.Если операция не появляется на Эвоторе, то попробуйте перезагрузить Wi-Fi на устройстве Эвотор. Если через минуту операция так и не появилась на Эвоторе, то попробуйте переустановить приложение, удалив его из покупок и повторно установив в разделе «Мои покупки» — «Все покупки» (оформленная подписка после удаления приложения сохранится, как удалить приложение описано выше в п.2 под заголовком «Подключение»).

3. Нажмите кнопку «Распечатать чек продажи».

В приложении Эвотор появится уведомление о печати чека.

Далее, в зависимости от того, подключен у вас POS-терминал или нет, печать чека происходит двумя способами:

Если терминал не подключен: чек будет распечатан автоматически.Если терминал подключен: Вам необходимо нажать на операцию и повторно выбрать способ оплаты. Если оплата проводится безналичным способом, то на POS-терминал поступит сигнал на оплату, после чего чек будет распечатан

Раздельная оплата

Чтобы провести раздельную оплату в YCLIENTS через Эвотор, нужно:

1. Предварительно в личном кабинете Эвотор скачать приложение «Комбооплата».

2. В YCLIENTS перейти в визит, провести раздельную оплату и отправить чек на печать.

3. В приложении YCLIENTS Чеки появится операция оплаты, в ней необходимо выбрать «Все способы оплаты», а затем — «Комбооплата».

4. Далее необходимо выбрать первый способ оплаты и ввести сумму части платежа.

5. Затем выбрать способ оплаты остатка и также ввести сумму.

6. Чек будет напечатан после приема платежа.

Ознакомьтесь, пожалуйста, с инструкцией по работе с кассами.

Интеграция с кассовым сервисом Lifepay

Один из способов интеграции кассового аппарата с YCLIENTS – интеграция посредством кассового сервиса Lifepay.

При интеграции ККМ с Lifepay нет необходимости устанавливать дополнительные драйвера или программное обеспечение на компьютер. Сервис работает на любой операционной системе – MacOS, Windows, Linux и др.

Важно

При использовании кассового сервиса Lifepay вы можете печатать чеки из мобильного приложения YCLIENTS с любого устройства, даже если вы не находитесь рядом с кассой.

С Lifepay могут быть интегрированы кассовые аппараты протокола АТОЛ и ШТРИХ-М.

Пример: модель ККМ АТОЛ 30Ф

По вопросам создания и настройки личного кабинета на Lifepay вы можете обратиться в службу поддержки Lifepay по номеру: 8(800)555-23-62 или Email: [email protected].

Данная статья посвящена использованию микрокомпьютера Raspberry Pi (любая модель) для интеграции кассового аппарата с сервисом Lifepay и YCLIENTS.

Пример: Raspberry Pi 3

Raspberry Pi должен быть всегда подключен к интернету и кассовому аппарату.

Подключение Raspberry Pi к Интернет через сетевой шнур

1. Поместите в Raspberry Pi карту памяти micro-SD, которая к нему прилагается.

2. Подключите Raspberry Pi к локальной сети через сетевой шнур.

3. Подключите кабель питания Raspberry Pi к сети.

4. Подключите Raspberry Pi к кассовому аппарату по USB.

Raspberry Pi готов к работе.

Подключение Raspberry Pi к Интернет по Wi-Fi

1. Поместите в Raspberry Pi карту памяти micro-SD, которая к нему прилагается.

2. Подключите кабель питания Raspberry Pi к сети.

3. Подключите Raspberry Pi к кассовому аппарату по USB.

4. Создайте файл следующего содержания обязательно с названием settings и расширением xml:

<settings>

<wifi>

<ssid>MySSID</ssid></wifi></settings>

<password>PASSWORD</password>

5. В теге укажите название вашей Wi-Fi сети (регистр важен), в теге — пароль сети.

Шаблон файла можно скачать здесь. За данным файлом вы можете также обратиться в службу поддержки Lifepay.

6. Внесите файл в корень USB-флешки, отформатированной в FAT (вставьте файл на верхний уровень флешки без каких-либо папок).

7. Поместите флешку в Raspberry Pi.

Raspberry Pi готов к работе.

Настройки в YCLIENTS

1. Перейдите в раздел «Финансы» > «Настройки» > «Настройки ККМ».

2. В поле «Тип подключения ККМ» выберите значение «Lifepay».

3. В поле «Статус подключения ККМ» выберите значение «Подключен и настроен».

4. В поле «API-ключ Lifepay» укажите API-ключ, который можно найти в разделе «Настройки» – «Разработчикам» личного кабинета Lifepay.

5. В поле «Логин Lifepay» укажите ваш логин к кабинету Lifepay. Обычно это номер мобильного телефона.

6. В поле «Система налогообложения» выберите нужную систему налогообложения.

7. Нажмите кнопку «Сохранить».

ККМ готов к работе.

Ознакомьтесь, пожалуйста, с инструкцией по работе с кассами.

Интеграция с кассовым сервисом МодульКасса

МодульКасса – это онлайн-касса нового поколения, созданная предпринимателями для предпринимателей с учетом потребностей малого и среднего бизнеса.

Преимущества МодульКассы для бизнеса

Полное соответствие 54-ФЗ.Простая, компактная и многофункциональная онлайн-касса (сканер штрих-кодов, печатающее устройство, мощный аккумулятор).Программное обеспечение собственной разработки с обновлениями функций в режиме онлайн.Дистанционное управление через личный кабинет.Надежное устройство с гарантией 12 месяцев.Возможность подключения эквайринга.Доставка в 93 города России.Печать чеков из мобильного приложения YCLIENTS, даже если вы не находитесь рядом с кассой.

Специальные условия для клиентов YCLIENTS на приобретение онлайн-касс

Стоимость тарифов уточняйте у сотрудников МодульКасса

Тарифы включают в себя:

Полный кассовый функционал.Неограниченное количество касс, зарегистрированных на 1 юридическое лицо.Консультации 24/7 по Email/чату/телефону.SLA не более 15 минут.Рассрочка от МодульБанка 0-0-12*.

Специальные условия для клиентов YCLIENTS на приобретение онлайн-касс

10% скидка на полный комплект кассы — мы привезем полностью готовую к работе кассу, вам останется только включить ее.Кассу можно приобрести в рассрочку.А при открытии счета в Модульбанке — мобильная касса за 0 рублей.

Эквайринг от МодульБанка

У клиентов есть возможность подключить к МодульКассе эквайринг для приема оплат за услуги банковскими картами.Комиссия от 1%.Для подключения и настройки понадобится касса, терминал и доступ в интернет.Эквайринг доступен только для клиентов МодульБанка.

Стоимость POS-терминала:

Покупка – от 15 990 рублей.

Аренда – от 1 700 рублей.

Важно

Эквайринг работает только через приложение МодульКассы. На данный момент со стороны YCLIETNS не реализована трехсторонняя интеграция с МодульКассой и терминалом эквайринга, сумму к оплате необходимо вводить вручную на терминале.

Подключение МодульКассы и эквайринга от МодульБанка

Перейдите на сайт МодульКассы и нажмите кнопку «Оставить заявку». После этого с вами свяжется персональный менеджер и проконсультирует по всем вопросам.

Кассы, которые интегрируются с YCLIENTS, называются MSPOS с разными приставками (-К, -TF и другие), в зависимости от конкретной модели. Точную информацию о моделях вы можете уточнить у менеджера МодульКассы.

После получения МодульКассы перейдите в YCLIENTS в раздел «Финансы» > «Настройки» > «Настройки ККМ».

1. В поле «Тип подключения ККМ» выберите «Модуль Касса».

2. Укажите «Идентификатор розничной точки продаж».

3. Укажите «Логин» и «Пароль» для интеграции. Чтобы получить логин и пароль, войдите в личный кабинет МодульКассы > Нажмите «шестеренку» в верхнем правом углу > перейдите в раздел «Сервисы» и активируйте ползунок рядом с «Чеками интернет-магазина» > В новом окне подключение сервиса «Чеки интернет-магазина», появятся специальные логин и пароль для интеграции.

4. Выберите «Систему налогообложения».Одинаковая для товаров и услуг — если вы продаете товары и услуги по одной налоговой системе и ставке НДС.Различная для товаров и услуг — если продаете товары и услуги по разным системам и ставкам НДС.

5. В списке «Статус подключения ККМ» выберите «Подключен и настроен», чтобы включить обмен между YCLIENTS и МодульКассой.

6. Нажмите кнопку «Сохранить».

После подключения и настройки ККМ, ознакомьтесь, пожалуйста, с инструкцией по работе с кассами.

Интеграция с ККМ Viki-Print

Системные требования

Операционная система Windows 10 и выше.Браузер Google Chrome версия 60 и выше.Не поддерживаются процессоры Intel Atom и системы на архитектуре ARM.ОЗУ – 8 ГБ и больше.USB – 1 свободный слот.Internet – доступ к интернету на компьютере, для работы с кассой.Для удаленной настройки – программа для удаленного доступа AnyDesk.

Подключение

1. Подключите кассу к ПК и проверьте наличие подключения COM-порта кассы в «Диспетчере устройств».

2. Установите утилиту Fito 2.3.6 по ссылке.

3. Установите драйвер USB по ссылке.

4. Установите расширение KKM-Server по ссылке.

5. Скачайте и установите компоненту для работы с ККМ на той же странице.

После установки запустите компоненту от имени администратора и выберите «Автозапуск свернутое в трей».

6. После того как установили все необходимое ПО, можно приступать к интеграции ККМ с YCLIENTS.

Откройте компоненту по нажатию на расширение. После, выберите «http://localhost:5893» и нажимаете кнопку «Настроить».В открывшемся окне нажмите «Настройка оборудования» – «Добавить устройство».Выберите «Фискальный регистратор» и модель вашего оборудования. После открытия сразу сохраните изменения, и укажите верный «COM-порт», после этого производите настройку связи с ОФД и снова сохраняете изменения.После того как добавили устройство, необходимо определить СНО, которые внесены в ККМ. Для этого переходите в раздел «Регистрация ККТ» – «Первичная фискализация ККТ» и ожидайте перезагрузки страницы (ничего дополнительно нажимать и сохранять не нужно, страница загрузится сама).

7. Теперь можно приступить к настройке интеграции в вашем филиале.

Первым делом перейдите в раздел «Финансы» > «Настройки» > «Настройки ККМ» и выберите в поле «Статус подключения ККМ» значение «Подключен и настроен».После этого необходимо установить системы налогообложения, которые просматривали в «Первичной фискализации ККТ» из пункта 6. Если у вас 2 СНО, то необходимо выбрать значение «Различная для товаров и услуг» и установить необходимые значения. Если же у вас используется одна СНО, то «Одинаковая для товаров и услуг».После внесения изменений нажмите кнопку «Сохранить».

8. Для корректной работы с ККМ необходимо указать ИНН кассира.

Сделать это необходимо в разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники», согласно пункту 2.1 («Настройки ИНН кассира») из инструкции. Также необходимо привязать, согласно инструкции, сотрудника к его пользователю.В разделе «Финансы» > «Операции с ККМ» обновите статус ККМ (кнопка «Обновить»). Статус поменяется на «Онлайн».ККМ настроена и готова к работе.

Если смена закрыта, а администратор распечатал чек, смена будет открыта автоматически.

В разделе «Финансы» > «Счета и кассы» должны быть настроены две кассы: наличный и безналичный расчет. В чеке будет написано наличные или безналичные в зависимости от того, какой был способ оплаты.

Распечатать чек можно, только когда визит оплачен полностью.

В окне визита будет кнопка «Распечатать чек». В случае, если возникла ошибка, или произошел возврат, можно распечатать чек возврата.

Более подробно узнать о нюансах и работе с ККМ можно в этой статье.

Настройка интеграции с ККМ для macOS

Данная статья актуальна, если вы настраиваете подключение онлайн-кассы через KKM Server на macOS.

Системные требования

Операционная система от High Sierra (10.13) и далее.

Настройка

1. Скачайте установочный пакет по ссылке:Установочный пакет Kkm-Server - MacOs.

2. После скачивания, откройте файл в «Finder».

3. Вызовете контекстное меню и выберите «Открыть в программе» -> «Установщик».

Если не сработало — повторите еще раз шаг 3.

4. В открывшемся окне нажмите кнопку «Открыть».

5. Следуйте инструкциям установщика.

6. После установки откройте программу «Терминал».

7. Наберите и выполните команду: /Library/kkmserver/kkmserver -d

8. Введите пароль администратора, если этого потребует терминал и нажмите «Enter».

Далее необходимо завершить настройку в расширении (подробная инструкция ниже под заголовком «Настройка ККМ в расширении»).

Дополнительные команды

Зарегистрировать для расширения браузера:/Library/kkmserver/kkmserver -rДля того чтобы автозапуск сервера:/Library/kkmserver/kkmserver -dОтключить автозапуск сервера/Library/kkmserver/kkmserver -n«Одноразово» запустить сервер:/Library/kkmserver/kkmserver -s

9. При настройке кассы АТОЛ:

Необходимо скачать драйвер АТОЛа по ссылке:

http://fs.atol.ru/_layouts/15/atol.templates/Handlers/FileHandler.ashx?guid=63193199-65ea-4176-9e68-c013efe3bd45&webUrl=В архиве будет папка «macos-x86_64», откуда необходимо установить драйвер, чтобы данные отправлялись в ОФД.

Настройка ККМ в расширении

1. Выберите тип устройства «Фискальный регистратор».

2. Протокол устройства выбирается в зависимости от вашего оборудования.

3. Выберите тип устройства «Фискальный регистратор», протокол устройства «Atol: ККТ с передачей данных в ОФД (54-ФЗ)» и нажмите кнопку «Добавить устройство».

4. Выберите устройство в списке оборудования слева в нижнем углу. Тип соединения — «COМ порт». В поле «COM: порт» выберите с наименьшим числом из определяемых (например, если доступны COM 3 и COM 4, то выберите COM 3). И только после этого нажмите кнопку «Сохранить настройки».

5. Перейдите в раздел «Настройка связи с ОФД» и выберите «Канал обмена PPP Ethernet Over USB».

Важно

«COM порт...» будет тот, который остался, но ни в коем случае не тот, который отвечает за соединение с ККМ.

6. Перейдите в раздел «Регистрация ККТ», чтобы посмотреть версию ФФД и выбранные системы налогообложения.

7. Получив информацию в предыдущем шаге, добавьте ее в YCLIENTS в разделе «Финансы» > «Настройки» > «Настройки ККМ». Принадлежность системы налогообложения к товарам или услугам необходимо уточнить у вашего бухгалтера. После этого нажмите кнопку «Сохранить».

8. Для проверки корректной настройки ККМ перейдите в раздел «Финансы» > «Операции с ККМ».

9. В связи с внесением поправок в Федеральный Закон № 54, «Формат Фискальных Данных 1.05» требует обязательного указания ИНН кассира.

Чтобы указать ИНН кассира, перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники» и выберите сотрудника (как правило, администратора). Нажмите на имя сотрудника, перейдите на вкладку «Доп. Инфо» и укажите ИНН сотрудника (12 цифр) в соответствующем поле (подробнее о настройках дополнительной информации о сотруднике читайте в статье).

В карточке сотрудника перейдите на вкладку «Настройки» и привяжите пользователя, который будет кассиром. Чтобы при печати чека отображалось имя этого кассира, сотрудник должен быть авторизован в YCLIENTS под связанным с ним пользователем.

10. В разделе «Финансы» > «Операции с ККМ» обновите статус ККМ (кнопка «Обновить»). Статус поменяется на «Онлайн».

Нажимаем кнопку «Обновить», статус ККМ должен стать «Онлайн». После этого смена должна успешно открыться, после нажатия на кнопку «Открыть смену».

Настройка интеграции с ККМ для Linux

Данная статья актуальна, если вы настраиваете подключение онлайн-кассы через KKM Server на Linux.

Поддерживаемые операционные системы

Linux deb-based: Ubuntu, Debian, Mint ....Linux rpm-based: CentOS, Fedora, Red Hat ...

Настройка

1. Скачайте расширение по ссылке и установите его в браузере.

2. Щелкните мышкой на появившейся иконке расширения в кнопку «Установить компоненту:».

3. В верхнем поле выберите «Встроенный сервер ККТ».Внизу экрана будет надпись о необходимости подождать несколько секунд, пока расширение проверяет, установлена ли компонента. После закройте окно расширения и откройте его еще раз.

4. В нижней части формы отобразятся две кнопки загрузки установочных пакетов:

Если у вас Ubuntu, Debian, Mint или другой пингвин deb-based, то выберите «Установить компоненту DEB».Если у вас CentOS, Fedora, Red Hat или другой пингвин rpm-based, то выберите «Установить компоненту RPM».

После начнется загрузка установочного пакета. После скачивания подтвердите сохранение пакета.

5. Запустите установочный пакет в программе установки (на разных OS он запускается по-разному).

Нажмите кнопку «Установить».6. Еще раз щелкните мышкой на иконке расширения — браузер запустит KkmServer.Далее необходимо завершить настройку в расширении, подробная инструкция ниже.

Настройка ККМ в расширении

1. Выберите тип устройства «Фискальный регистратор».

2. Протокол устройства выбирается в зависимости от вашего оборудования.

3. Выберите тип устройства «Фискальный регистратор», протокол устройства «Atol: ККТ с передачей данных в ОФД (54-ФЗ)» и нажмите кнопку «Добавить устройство».

4. Выберите устройство в списке оборудования слева в нижнем углу. Тип соединения — «COМ порт». В поле «COM: порт» выберите с наименьшим числом из определяемых (например, если доступны COM 3 и COM 4, то выберите COM 3). И только после этого нажмите кнопку «Сохранить настройки».

5. Перейдите в раздел «Настройка связи с ОФД» и выберите «Канал обмена PPP Ethernet Over USB».

Важно

«COM порт...» будет тот, который остался, но ни в коем случае не тот, который отвечает за соединение с ККМ.

6. Перейдите в раздел «Регистрация ККТ», чтобы посмотреть версию ФФД и выбранные системы налогообложения.

7. Получив информацию в предыдущем шаге, добавьте ее в YCLIENTS в разделе «Финансы» > «Настройки» > «Настройки ККМ». Принадлежность системы налогообложения к товарам или услугам необходимо уточнить у вашего бухгалтера. После этого нажмите кнопку «Сохранить».

8. Для проверки корректной настройки ККМ перейдите в раздел «Финансы» > «Операции с ККМ».

9. В связи с внесением поправок в Федеральный Закон № 54, «Формат Фискальных Данных 1.05» требует обязательного указания ИНН кассира.

Чтобы указать ИНН кассира, перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники» и выберите сотрудника (как правило, администратора). Нажмите на имя сотрудника, перейдите на вкладку «Доп. Инфо» и укажите ИНН сотрудника (12 цифр) в соответствующем поле (подробнее о настройках дополнительной информации о сотруднике читайте в статье).

В карточке сотрудника перейдите на вкладку «Настройки» и привяжите пользователя, который будет кассиром. Чтобы при печати чека отображалось имя этого кассира, сотрудник должен быть авторизован в YCLIENTS под связанным с ним пользователем.

10. В разделе «Финансы» > «Операции с ККМ» обновите статус ККМ (кнопка «Обновить»). Статус поменяется на «Онлайн».

Нажимаем кнопку «Обновить», статус ККМ должен стать «Онлайн». После этого смена должна успешно открыться, после нажатия на кнопку «Открыть смену».

Работа с кассами

Содержание

1. Инструкция по работе с ККМ.1.1 Открытие смены и статус ККМ.1.2 Чек продажи.1.3 Чек возврата.1.4 Автоматическая печать чека.1.5 Чек коррекции.1.6 X-отчет.1.7 Z-отчет (закрытие смены).

2. Настройки.2.1 Настройки ИНН кассира.2.2 Настройка системы налогообложения для товаров и услуг (СНО).2.3 Как отключить печать чека в KkmServer с возможностью его дальнейшей фискализации (Windows).

3. FAQ.

1. Инструкция по работе с ККМ

1.1 Открытие смены и статус ККМ

В YCLIENTS перейдите в раздел «Финансы» > «Операции с ККМ» и нажмите кнопку «Обновить».

Дождитесь, когда «Статус ККМ» станет «Онлайн», затем нажмите кнопку «Открыть смену», после этого будет распечатан чек открытия смены.

Примечание

Перед началом расчетов с покупателями кассир формирует отчет об открытии смены, по окончании расчетов – отчет о закрытии. Между этими отчетами не может пройти более 24 часов (п. 2 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ в редакции 01.01.2017).

1.2 Чек продажи

Для печати чека продажи перейдите в окно визита в раздел «Оплата визита» и нажмите кнопку «Распечатать чек продажи».

1.3 Чек возврата

После того как чек распечатан, кнопка заменится на «Распечатать чек возврата».Чек возврата, как и чек продажи, формируется в соответствии с полной оплаченной налом/безналом суммой в визите.

Важно

1. После печати чека продажи вы не сможете изменить информацию по визиту, которая влияет на сумму оплаты:

Изменение статуса визита (кроме статусов «Клиент пришел» и «Клиент подтвердил»).Удаление визита.Дату и время визита (в том числе и перемещение записи с чеком).Клиента.Добавление или удаление услуг и товаров.Кнопку «Выбрать из списка» (услуги и товары).Кнопку «Добавить услугу».Изменение количества услуг и товаров.Изменение стоимости услуг и товаров.Изменение скидки на услуги и товары.Удаление услуг и товаров на вкладке «Статус визита».Кнопку «Оплатить», сумму и кассу на вкладке «Оплата визита».Удаление финансовых транзакций на вкладке «Оплата визита».Удаление финансовых транзакций в разделе «Финансы» > «Финансовые операции».Изменение суммы в самой финансовой транзакции в разделе «Финансы» > «Финансовые операции».

Не блокируется:

Длительность визита.Сотрудник.Статусы визита «Клиент пришел» и «Клиент подтвердил».Выбор склада и сотрудника в дополнительной разворачиваемой панели рядом с товаром на вкладке «Статус визита».

2. Если вы уже напечатали чек, но хотите разблокировать визит, чтобы изменить информацию, вам нужно напечатать чек возврата.

Примечание

Печать чека возврата производится строго по согласованию с бухгалтером.

1.4 Автоматическая печать чека

Чек может распечататься автоматически при быстрой оплате, для этого вам необходимо убедиться в том что переключать в поле «Печать фискального чека» в активном положении «ON», а затем выбрать необходимый способ оплаты.

1.5 Чек коррекции

Для того чтобы распечатать чек коррекции, необходимо зайти в раздел «Финансы» > «Операции с ККМ» и нажать соответствующую кнопку справа в верхнем углу.В появившемся окне необходимо заполнить необходимые поля и нажать кнопку «Распечатать чек коррекции».

Примечание

Печать чека коррекции производится строго по согласованию с бухгалтером.

1.6 Х-отчет

Для печати промежуточного отчета без гашения перейдите в раздел «Финансы» > «Операции с ККМ», откройте нужный платежный профиль и нажмите кнопку «X-отчет» в правом верхнем углу.

1.7 Z-отчет (закрытие смены)

Для закрытия смены перейдите в раздел «Финансы» > «Операции с ККМ» и нажмите кнопку «Закрыть смену». У вас автоматически распечатается «Z-отчет» (отчет с гашением) с текущими суммами за день.

2. Настройки

2.1 Настройка ИНН кассира

В связи с внесением поправок в Федеральный Закон № 54, Формат Фискальных Данных 1.05 требует обязательного указания ИНН кассира. Чтобы указать ИНН кассира, перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники» и нажмите на имя сотрудника (как правило, администратора). Перейдите на вкладку «Доп. Инфо» и укажите ИНН сотрудника (12 цифр) в соответствующем поле.

В карточке сотрудника перейдите на вкладку «Настройки» и привяжите пользователя, который будет кассиром. Чтобы при печати чека отображалось имя этого кассира, сотрудник должен быть авторизован в YCLIENTS под связанным с ним пользователем.

Примечание

Решает ошибку «Привяжите сотрудника к пользователю».

2.2 Настройка системы налогообложения для товаров и услуг

Для того чтобы настроить СНО, необходимо зайти в раздел «Финансы» > «Настройки» > «Настройки ККМ» и выбрать «Систему налогообложения».

В пункте «Система налогообложения» выбрать из выпадающего списка «Различная для товаров и услуг» в случае необходимости.

Для каждого товара или услуги можно настроить индивидуальную СНО. Для этого перейдите в карточку товара или услуги и в поле «Система налогообложения» выберите необходимый параметр.

2.3 Как отключить печать чека в KkmServer с возможностью его дальнейшей фискализации (Windows)

В версии программы KkmServer 2.2.12.17 появилась функция отключения печати чека с возможностью его дальнейшей фискализации.

Важно

Эта инструкция актуальна только для касс, подключенных через KkmServer на ОС Windows 8 и Windows 10.Предварительно в ОФД должна быть подключена функция передачи чеков по Email, и в карточке клиента YCLIENTS также должен быть указан Email клиента.Если в карточке клиента указан Email, то на него приходит письмо с чеком, если нет, то чек распечатается.

Для отключения печати чека:

1. Перейдите по ссылке: https://kkmserver.ru/KkmServer#Donload

2. На открывшейся странице скачайте первый в списке файл «Дистрибутив Kkm-Server - Windows 8,10».

3. В панели быстрого запуска отключите программу kkmserver.

4. Запустите скачанный ранее файл и установите программу.

5. После установки повторно запустите KkmServer.

6. В браузере перейдите на сайт http://localhost:5893 в раздел «Настройка оборудования» и выберите профиль кассы.

7. В блоке «Дополнительные настройки» отметьте в пункте «Печать чека и отчета на ленте» — «Всегда Не печатать» (можно выбрать с печатью отчетов или без).

3. FAQ

«Z-отчет» в чеке и «Отчет по кассе за день» в YCLIENTS могут не сходиться по следующим причинам:

1. Определенная услуга или товар, предоставленные клиенту, включены в несколько чеков.Такое может произойти, если визиты одного и того же клиента за текущий день «склеены» в соответствии с настройкой «Интервал между уникальными визитами», которую можно найти в разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Журнал записи», и в двух и более записях этого уникального клиента была нажата кнопка «Распечатать чек».

2. Если сегодня распечатать чек продажи/возврата, например, в записи за вчерашний день, то сумма этого чека отправляется в налоговую сегодня, потому при закрытии смены она будет добавлена к сумме чека, несмотря на то, что в «Отчете по кассе за день» в YCLIENTS эта сумма будет зафиксирована за вчерашний день.

У вас остались вопросы? Напишите нам в Телеграм.

Платежные POS-терминалы

Что такое POS-терминалы и для чего они нужны?

Платежные POS-терминалы – это электронное программно-техническое устройство для приема к оплате платежных карт. Оно может принимать карты с чипом, магнитной полосой и бесконтактные карты, а также другие устройства, имеющие бесконтактное сопряжение. Также под POS-терминалом часто подразумевают весь программно-аппаратный комплекс, который установлен на рабочем месте кассира.

POS-терминал или эквайринг входит в состав POS-системы:

системный блок ПК;фискальный регистратор (ФР);денежный ящик;монитор и устройства ввода (клавиатура, мышь и сканер штрих-кодов).

YCLIENTS в свою очередь является связующим звеном между этими устройствами и позволяет организовать полноценное рабочее пространство кассира или администратора.

Как работает POS-терминал?

Процесс оплаты товаров или услуг при помощи безналичного расчета осуществляется гораздо быстрее привычного способа оплаты – наличными деньгами. Ведь кассиру нет необходимости проверять купюры на подлинность, подсчитывать деньги, принятые от покупателя и выдавать сдачу. По времени процесс оплаты картой занимает, как правило, меньше минуты. Разберем подробнее, как именно работает POS-терминал.

Прежде обратим внимание, что устройству могут быть доступны не все платежные системы, а лишь те, которые поддерживаются по условиям договора эквайринга. Информация о системах, с которыми работает торговая точка, размещается непосредственно у кассы.

1. Для оплаты покупки держатель карты в зависимости от типа карты вставляет ее, проводит через магнитный считыватель или прикладывает к терминалу (смартфон, прочее платежное устройство). Отметим, что подтверждение платежа по безналичному расчету без ввода PIN-кода, путем бесконтактной технологии, ограничено суммой покупки по умолчанию до 1000 руб.

2. Карта активируется, и данные по ней, а также по сумме покупки направляются в банк для авторизации. На этом этапе система проверяет наличие необходимой суммы у владельца карты. В случае, когда средств недостаточно, банк отказывает в проведении операции. Если операция была одобрена, печатается два экземпляра чека, один из которых остается продавцу.

3. Данные о платежной операции передаются в процессинговый центр. Надо понимать, что денежные средства поступают на счет продавца не сразу, а через определенный срок, который утвержден договором эквайринга обеими сторонами.

Виды устройств

Автономные – устройства с принтером чеков, удобно использовать в точках быстрого питания, для доставки товара, на выездной торговле (несмотря на то, что он печатает чек покупателю, фискальный документ ОФД можно отправить только через ККМ). Условно можно разделить на 2 подтипа: стационарные (питание только от сети) и переносные (работают от сети и аккумулятора).

Интегрированные – аппараты, подключаемые к контрольно-кассовым машинам, не подходят для автономной работы, потому что в них нет термопринтера.

Мобильные – картридеры, подключаемые к смартфону (предназначены для курьерской доставки), и модули для вендинга.

Поддерживаемые устройства

Протокол СБРФ: Эквайринговые терминалы: все эквайринговые терминалы, которые поддерживает Сбербанк-РФ.Протокол INPAS: Эквайринговые терминалы: эквайринговые терминалы INPAS (Verifone, IRAS, PAX).Протокол UCS: Эквайринговые терминалы: эквайринговые терминалы UCS (United Card Services).Протокол ARCUS-2 (Beta): Эквайринговые терминалы: эквайринговые терминалы ARCUS-2 (Ingenico).

Настройка интеграции с YCLIENTS

Интеграция с онлайн-кассой через YCLIENTS (типы подключения YCLIENTS и Lifepay) дает возможность при печати чека визита по безналичной оплате сразу отправлять запрос на POS-терминал (доступно для версии API 1.05).

Подробную инструкцию по настройке интеграции с YCLIENTS и использованию платежных POS-терминалов при печати чека читайте в статье.

Важно

На данный момент интеграция осуществляется только с теми устройствами, которые подключаются к ПК по USB.Рекомендованная операционная система — Windows 10 и выше. Для уточнения информации по интеграции терминала с другими ОС обратитесь в техническую поддержку.

Что делать, если терминал оплаты завис или выдает сигнал об ошибке?

Не прошла оплата через терминал

Наиболее вероятная причина – отсутствие связи с банком из-за перегрузки сотовой сети или неустойчивого сигнала мобильной связи. Для решения проблемы обычно достаточно перезагрузить аппарат и поместить его в зону стабильного сигнала.

Отсутствие питания

Если аппарат просто не включается, то нужно убедиться, что он подключен к сети. Он может банально разрядиться или потерять связь с базой.

Ошибка Z3 на терминале оплаты

В периоды пиковых нагрузок терминал может просто зависнуть, не справившись с обработкой большого количества транзакций. Прежде, чем обращаться в сервис, нужно попробовать перезагрузить аппарат.

Проблемы с картой клиента

Нередко сбой связан с отсутствием средств на счете, неправильным пин-кодом, блокировками карты. Во всех этих случаях терминал распечатывает чек, на котором указана причина.

Терминал не считывает карту

Каждый терминал распознает только определенные типы карт. Как правило, к ним относятся все самые популярные платежные системы, но бывают случаи, когда клиент расплачивается картой, которую терминал в принципе не может распознать. Информация о типах читаемых карт указана в технических характеристиках аппарата. В таком случае единственный вариант – оплата наличными или картой другого типа.

Пин-пад не подключен

Если вы пользуетесь пин-падом, и на его экране увидели такую ошибку, просто проверьте подключение. Убедитесь, что все штекеры на месте и плотно установлены в разъемы.

Технические повреждения

Обычно выходят из строя блоки питания, считыватели карт, контактные экраны и материнские платы. Причины могут быть самыми разными: от скачков напряжения в электросети до халатного обращения. Диагностировать и решить эту проблему могут только в сервисе.

Таким образом, получается, что далеко не всегда сбой в работе терминала – повод для немедленного обращения в сервисную службу, большую часть проблем можно решить своими силами. Первым делом проверьте подключение питания и наличие связи с банком, если все в порядке, попробуйте перезагрузить терминал.

Негарантийные случаи

Зачастую терминалы выходят из строя из-за механических повреждений: аппарат уронили или облили жидкостью, например. Такие случаи не являются гарантийными у абсолютного большинства поставщиков, поэтому производить ремонт или менять технику придется за свой счет.

Если проблему не удается решить самостоятельно, нужно обратиться в службу поддержки. Дальше все зависит от того, купленный аппарат или арендованный, а также от условий договора с поставщиком оборудования.

На время ремонта вам обязательно должны предоставить подменный терминал с аналогичными характеристиками. А вот будет он новым или б/у – указано в договоре. Там же прописан срок, в течение которого сервис обязан решить возникшую проблему. Именно поэтому при заключении контракта нужно детально изучать не только процентные ставки, но и все условия сервисного обслуживания.

Ознакомьтесь, пожалуйста, с инструкцией по работе с кассами.

Настройка интеграции и использование платежных POS-терминалов при печати чека в YCLIENTS

Оглавление

Настройка интеграции с YCLIENTS.Поддерживаемые протоколы.Использование платежных POS-терминалов при печати чека.Что такое слип-чек?Что делать, если терминал оплаты завис или выдает сигнал об ошибке?

Настройка интеграции с YCLIENTS

1. Убедитесь что ваше устройство соответствует поддерживаемым устройствам и сотрудник банка установил на ваш ПК необходимые драйвера оборудования.

2. Выполните физическое подключение терминала к компьютеру по USB.

Важно

На данный момент интеграция осуществляется только с теми устройствами, которые подключаются к ПК по USB.Рекомендованная операционная система — Windows 10 и выше. Для уточнения информации по интеграции терминала с другими ОС обратитесь в техническую поддержку.

3. В браузере активируйте плагин YCLIENTS для подключения ККМ (подробные инструкции по подключению и настройке ККМ вы можете найти здесь), кликнув на значок справа в верхнем углу, и нажмите кнопку «Настроить».

4. Перейдите в раздел «Настройка оборудования» – «Добавить устройство» и на открывшейся странице выберите «Тип устройства» – «Эквайринговый терминал» и выберите нужный протокол устройства.

5. Заполните настройки. Как правило, нужно только указать каталог установки ПО от банка и сохранить изменения в конце страницы.

6. Перейдите в настройки оборудования вашей ККТ. В поле «Автоматический эквайринг» выберите тип печати слип-чека, а в поле «Устройство для эквайринга» выберите ранее подключенный терминал (см. пункт 4).

Поддерживаемые протоколы

Поддерживаемые устройства (Эквайринговые терминалы):Протокол СБРФ: Эквайринговые терминалы:Все эквайринговые терминалы которые поддерживает Сбербанк-РФ.Протокол INPAS: Эквайринговые терминалы:Эквайринговые терминалы INPAS (Verifone, IRAS, PAX).Протокол UCS: Эквайринговые терминалы:Эквайринговые терминалы UCS (United Card Services).Протокол ARCUS-2: Эквайринговые терминалы:Эквайринговые терминалы ARCUS-2 (Ingenico).

Использование платежных POS-терминалов при печати чека

Интеграция с онлайн-кассой через YCLIENTS (типы подключения YCLIENTS и Lifepay) дает возможность при печати чека визита по безналичной оплате сразу отправлять запрос на POS-терминал (доступно для версии API 1.05).

Перейдите в раздел «Финансы» > «Настройки» > «Настройки ККМ», откройте нужный платежный профиль, выберите версию API 1.05 и активируйте опцию «При безналичном расчете перед печатью чека принять карту через POS-терминал». Вы также можете указать дополнительно, как будет удобнее работать со слип-чеками:

«Печатать слип-чек после чека (а не в чеке)».«Печатать слип-чек дополнительно для кассира».

По умолчанию слип-чек печатается в теле чека продажи.

Что такое слип-чек?

Слип-документ (чек), подтверждающий проведение по банковской карте операций, совершенных с помощью принтера чеков, обычно представляет собой трехслойные самокопирующиеся бланки.

С помощью механического устройства (принтера) администратором (кассиром, оператором) производится оттиск рельефных реквизитов банковской карты на слип. На чеке также остается оттиск клише с информацией о торговой точке. Дополнительно продавцом в слипе вручную заполняются данные о проводимой операции (сумма и дата операции, валюта операции, код авторизации). Затем все три экземпляра по отдельности подписываются и кассиром, и клиентом. После чего первый экземпляр передается держателю карты, второй остается в торговой точке, а третий передается для обработки в банк.

Правильно выполненный слип подтверждает, что операция осуществлена с физическим присутствием карты, и имеет практически такую же силу, как операция, подтвержденная ПИН-кодом. Если документ оформлен кассиром неправильно, он должен его аннулировать в присутствии держателя карты. В слипе клиент никогда не должен указывать ее ПИН-код.

Что делать, если терминал оплаты завис или выдает сигнал об ошибке?

Иногда платежный терминал выдает различные сигналы об ошибке, не принимает карты или не проводит оплату. О том что делать в этих случаях, читайте здесь.

Подключение ЮKassa для приема онлайн-платежей

ЮKassa — это провайдер по приему платежей через интернет.

Способы безналичной онлайн-оплаты с помощью ЮKassa:

Оплата в форме онлайн-записи. Клиент сможет оплатить услуги в виджете при онлайн-записи. Для включения необходимо выбрать услуги, для которых будет подключена онлайн-оплата.В разных версиях виджета (старая версия формы записи и в новом дизайне) настройки отличаются. Подробнее о настройке оплаты в новой версии онлайн-записи читайте здесь, для старой версии — здесь.

Оплата по QR-коду на кассе. Клиент сможет отсканировать распечатанный QR-код с помощью телефона и оплатить визит. Подробнее можно прочитать здесь.

Оплата визитов и товаров по ссылке. Администратор сможет отправить клиенту ссылку для оплаты визита любым удобным способом: по SMS, Email, в мессенджер или соцсеть. Подробное описание в статье.

Онлайн-продажа абонементов и сертификатов. Подробное описание в статье.

Важно

Онлайн-оплата от ЮKassa не работает через iframe.

В этой статье мы рассмотрим подключение и настройки со стороны ЮKassa. Инструкция по настройке интерфейса YCLIENTS находится здесь.

Доступные методы приема оплат:

Банковские карты.Электронные кошельки.

Условия работы

Деньги от покупателя поступают на расчетный счет вашей компании на следующий рабочий день после проведения платежа за вычетом комиссии.

ЮKassa берет комиссию только за успешные платежи.

Абонентской платы нет.

Для подключения достаточно скан-копии паспорта владельца компании.

Подключение клиентов YCLIENTS занимает 1 рабочий день.Подключение доступно для самозанятых, в этом случае в филиале должен быть только 1 сотрудник.

Для всех клиентов YCLIENTS ЮKassa предоставляет специальные условия со сниженной комиссией*:

Банковские карты — 2,5 %

Инвойсинги (От Тинькофф Банка, АльфаБанка и Сбербанка) — 2,5 %

ЮMoney — 2,5 %

*Специальные условия действуют для новых клиентов ЮKassa.

Подключение

Для подключения к ЮKassa и получения спец. условий оставьте заявку, нажав на кнопку ниже:

1. Перейдите на сайт ЮKassa и нажмите кнопку «Подключить ЮKassa» или «Войти».

2. Нажмите кнопку «Регистрация», если нажали «Войти».

3. Подтвердите номер телефона и следуйте дальнейшим шагам регистрации.

4. Придумайте и подтвердите пароль, затем нажмите «Готово».

5. Укажите имя пользователя и email для работы с ЮKassa, затем нажмите «Далее».

6. Заполните данные юридического лица, ИП или самозанятого, затем нажмите «Готово».

После завершения регистрации, в качестве сайта укажите сайт вашей компании, либо ссылку на виджет онлайн-записи YCLIENTS (ссылки на все формы записи находятся в разделе «Онлайн-запись» > «Формы онлайн-записи»).

Если вы уже являетесь клиентом сервиса, но хотите принимать платежи через виджет, понадобится подать заявку на новый магазин через своего менеджера в ЮKassa.

В настройках нового магазина вам понадобится зайти в раздел «Интеграция» — «Готовые решения».Выберите в списке систему YCLIENTS. Начните вводить название и перед вами появится нужный вариант.

В личном кабинете необходимо заполнить информацию о компании и загрузить скан-копию паспорта владельца компании. Подробнее про заполнение личного кабинета и предоставление документов доступно на сайте ЮKassa.

Информация по одобренным документам и подписанию договора будет доступна в личном кабинете.

Важно

Проверьте настройки интеграции в разделе «Интеграция» — «HTTP-уведомления» в личном кабинете ЮKassa. В этом разделе должно быть заполнено поле с URL (URL вида https://yclients.com/payments/prepaid/yandexkassa), а также включены все уведомления. Если поле будет пустым или ссылка будет отличаться, в YCLIENTS не будет передаваться статус оплаты, из-за чего оплата не будет отображаться в разделе «Финансы» > «Финансовые операции», и все визиты, оплаченные онлайн, будут удаляться через 15 минут. Чтобы это исправить, необходимо отключить интеграцию и заново включить, чтобы поле с URL заполнилось.

Чтобы изменить название вашего магазина, необходимо написать в техническую поддержку ЮKassa с просьбой сменить банковский дескриптор (указывается латиницей, до 14 знаков).

Печать чеков

ЮKassa также предоставляет возможность отправки фискализированных чеков покупателям, согласно закону 54-ФЗ (Федеральный закон “О ККТ”).

Для подключения онлайн-кассы необходимо:

1. Купить или арендовать онлайн-кассу (ККТ — контрольно-кассовая техника) по ссылке.2. Заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) — подойдет любой. Список операторов фискальных данных по ссылке.3. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП, нужна для регистрации онлайн-кассы в налоговой).4. Зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой. Сделать это можно через личный кабинет юридического лица или ИП на сайте nalog.ru

В данный момент YCLIENTS не поддерживает автоматический обмен с ЮKassa для онлайн-фискализации, поэтому в настройках ЮKassa можно не выбирать провайдера (вы сможете пробивать чеки вручную).

Как это работает?

Если подключена онлайн-касса в YCLIENTS:

При онлайн-оплате услуг или лояльности (онлайн-продаже абонементов/сертификатов) клиент в виджете онлайн-записи/продажи производит оплату, то есть совершается перевод денежных средств с карты клиента на счет филиала/компании. В этом случае клиент получает на Email выписку по проведению оплаты — это нефискальный чек.

В филиале в визите/продаже товара передается информация об оплате, создается финансовая операция на специально выделенную кассу, фискальный чек при этом автоматически не печатается.

Чек в этом случае необходимо печатать вручную, нажав на кнопку «Распечатать чек продажи» в визите или операции продажи.

Если подключена облачная касса от ЮKassa:

У ЮKassa есть отдельный сервис облачной кассы. Такая касса имеет фискальный накопитель и может передавать данные в налоговую, то есть производит фискальные чеки.

В этом случае клиент проводит оплату через виджет онлайн-записи/продажи и получает на Email выписку по проведению оплаты — это нефискальный чек.

Далее по этой оплате производится фискализация чека через облачную кассу. Клиенту фискальный чек придет на Email или по SMS.

В систему YCLIENTS передается только статус оплаты, информация, что фискальный чек по этой оплате был распечатан, не передается.

Важно: в филиале при такой интеграции печатать чек вручную не нужно. В этом случае, если распечатать чек по визиту/продаже, которые оплатили онлайн, произойдет задвоение оплат, что скажется на бухгалтерских отчетах.

Подробнее о фискализации онлайн-платежей читайте в статье.

Автоотправка чеков для самозанятых

По закону 422-ФЗ при получении платежей за проданные товары и оказанные услуги самозанятому необходимо зарегистрировать доход в сервисе «Мой налог». При регистрации сервис сформирует чек прихода, который нужно передать покупателю. Если вы отменяете или возвращаете платеж, зарегистрированный чек нужно аннулировать (сторнировать, отменить), чтобы налоговая не учитывала эти данные.

Чтобы не делать это вручную, вы можете использовать решение ЮKassa для автоотправки чеков. С его помощью вы можете автоматически регистрировать и аннулировать чеки в сервисе «Мой налог» при каждом платеже или возврате. Подробнее о функционале и настройке читайте здесь.

Оставьте заявку на консультацию — мы поможем с настройкой.

У вас остались вопросы? Напишите нам в Телеграм.

Подключение Тинькофф для приема платежей

Способы безналичной онлайн-оплаты с помощью Тинькофф:

Оплата по QR-коду на кассе. Клиент сможет отсканировать распечатанный QR-код с помощью телефона и оплатить визит. Подробнее можно прочитать здесь.Оплата визитов и товаров по ссылке. Администратор сможет отправить клиенту ссылку для оплаты визита любым удобным способом: по SMS, Email, в мессенджер или соцсеть. Подробное описание в статье.

В этой статье мы рассмотрим подключение и настройки со стороны Тинькофф. Инструкция по настройке интерфейса YCLIENTS находится здесь.

Условия работы

Оставьте заявку по реферальной ссылке и получите бонус от Тинькофф.С вами свяжется менеджер для открытия РКО.Сервис пока недоступен для самозанятых.

Для клиентов YCLIENTS Тинькофф предоставляет специальные условия:

Расчетный счет бесплатно первые 2 месяца.Комиссия интернет-эквайринга от 0,4%-0,7% и рассчитывается индивидуально.Доступна фискализация согласно 54-ФЗ.Если у вас уже есть облачная касса, то дополнительно подключать ее не нужно, достаточно ввести учетные данные кассового сервиса в настройках личного кабинета.

Как начать работать с Тинькофф?

1. Для подключения интернет-эквайринга от Тинькофф оставьте заявку по ссылке.2. Вам откроется доступ в личный Кабинет и будет выделен сотрудник для помощи в подключении.

При регистрации необходимо указать ссылку на ваш сайт. Если у вас нет собственного сайта, в таком случае можно добавить ссылку на онлайн-запись (ссылка в формате https://nXXXXXX.yclients.com/, найти ее можно в разделе «Онлайн-запись» > «Формы онлайн-записи»).

Параметры в личном кабинете Тинькофф

Перейдите на страницу Тинькофф Бизнес, скопируйте настройки терминала вашего магазина.

Данные рабочего терминала находятся в разделе «Интернет-эквайринг» — «Магазины» — «Терминалы».

Важно

Если в разделе «Финансы» > «Безналичная оплата» внести в поля «Терминал» и «Пароль» данные тестового терминала из ЛК Тинькофф, подключить оплату не получится. Необходимо вводить данные рабочего терминала.

Активация СБП внутри кабинета Тинькофф

1. В личном кабинете выберите продукт «Интернет-эквайринг» -> «Магазины» и создайте интернет-магазин (в данном случае интернет-магазин — это форма онлайн-записи YCLIENTS).

2. Заполните открывшуюся форму и дождитесь пока магазин пройдет модерацию.

3. В созданном магазине активируйте СБП.

Если у вас уже был зарегистрирован ЛК Тинькофф ранее, после прохождения модерации магазина в личном кабинете может появиться требование провести тестовые платежи любым другим способом для активации СБП. Вам не нужно их делать, просто напишите в техподдержку Тинькофф и попросите активировать СБП.

4. В личном кабинете перейдите в раздел «Интернет-эквайринг» -> «Магазины». Зайдите в карточку появившегося магазина.

5. В появившемся окне нажмите на раздел «Терминалы».

6. После создания магазина ваш менеджер по подключению активирует терминал. Данные рабочего терминала находятся в разделе «Интернет-эквайринг» -> «Магазины» -> «Терминалы».

7. Скопируйте данные рабочего терминала и вставьте в соответствующие поля в личном кабинете YCLIENTS.

Важно

После завершения настроек QR-код необходимо распечатать из раздела «Безналичная оплата» > «Настройки».При проведении тестового платежа сумма к оплате в визите должна быть более 10 рублей, при оплате 10 рублей и менее произвести платеж не получится.

Оставьте заявку на консультацию — мы поможем с подключением.

У вас остались вопросы? Напишите нам в Телеграм.

Настройки безналичной онлайн-оплаты в YCLIENTS

После того как вы выбрали партнера по приему онлайн-платежей и заключили с ним договор (подробнее о подключении ЮKassa и Тинькофф) необходимо произвести настройки на стороне YCLIENTS. При настройке способов оплаты можно выбрать только одну систему для приема платежей, но для разных способов можно использовать разные платежные системы одновременно.

Важно

YCLIENTS не взимает комиссию за платежи, комиссия банка зависит от выбранного партнера.

Подключение и настройка

1. Перейдите в раздел «Финансы» > «Безналичная оплата».

2. Вы можете изучить детали каждого из способов безналичной оплаты на вкладке «Способы оплаты», нажав на кнопку «Как это работает?». Далее откроется страница с детальным описанием, на каждой из них можно оставить заявку на помощь при подключении. Для самостоятельной настройки вернитесь на вкладку «Способы оплаты».

3. Выберите способы безналичной оплаты: «Онлайн-предоплата», «QR-код» или «По ссылке». Для включения/выключения способа безналичной оплаты переключите нужный ползунок.

Важно: на данный момент все способы безналичной оплаты доступны только для ЮKassa, для Тинькофф можно включить опции «QR-код» и «По ссылке».

4. Перейдите на вкладку «Платежные системы». Чтобы перейти к настройке, нажмите на кнопку «Подключить» напротив вашей платежной системы.

5. Введите полученные параметры провайдера для приема онлайн-платежей ниже в одноименные поля. Необходимые данные можно найти в личном кабинете или интерфейсе вашего провайдера.

Параметры в личном кабинете ЮKassa

Если у вас уже есть ранее подключенный магазин в ЮКаssa, обратитесь в техподдержку ЮКаssa с просьбой подключить прием платежей через СБП, после добавления следуйте инструкциям ниже.

Перейдите на страницу ЮKassa, скопируйте настройки терминала вашего магазина.

«Shop ID» находится в разделе «Настройки» — «Магазин» или в разделе «Интеграция» — «Ключи API» рядом с названием магазина в левом верхнем углу.Чтобы получить «Secret Key», необходимо перейти в раздел «Интеграция» — «Ключи API» и выпустить ключ. Подробнее о выпуске ключа можно прочитать по ссылке.

Важно

«Secret Key» необходимо вводить начиная с live_ без звездочек и пробелов.Если секретный ключ уже был выпущен ранее, но не сохранен, то его необходимо перевыпустить. Для этого зайдите в раздел «Интеграция» — «Ключи API», в блоке «Секретный ключ» нажмите на иконку со стрелочками напротив нужного ключа. Без перевыпуска ключа просмотреть ключ повторно в личном кабинете ЮKassa нельзя.

Параметры в личном кабинете Тинькофф

Перейдите на страницу Тинькофф Бизнес, скопируйте настройки терминала вашего магазина.

Данные рабочего терминала находятся в разделе «Интернет-эквайринг» — «Магазины» — «Терминалы».

Важно

Если в разделе «Финансы» > «Безналичная оплата» внести в поля «Терминал» и «Пароль» данные тестового терминала из ЛК Тинькофф, подключить оплату не получится. Необходимо вводить данные рабочего терминала.

Как активировать СБП внутри кабинета Тинькофф?

1. В личном кабинете выберите продукт «Интернет-эквайринг» -> «Магазины» и создайте интернет-магазин (в данном случае интернет-магазин — это форма онлайн-записи YCLIENTS).

2. Заполните открывшуюся форму и дождитесь пока магазин пройдет модерацию.

3. В созданном магазине активируйте СБП.

Если у вас уже был зарегистрирован ЛК Тинькофф ранее, после прохождения модерации магазина в личном кабинете может появиться требование провести тестовые платежи любым другим способом для активации СБП. Вам не нужно их делать, просто напишите в техподдержку Тинькофф и попросите активировать СБП.

4. В личном кабинете перейдите в раздел «Интернет-эквайринг» -> «Магазины» и зайдите в карточку появившегося магазина.

5. В появившемся окне нажмите на раздел «Терминалы».

6. После создания магазина ваш менеджер по подключению активирует терминал. Данные рабочего терминала находятся в разделе «Интернет-эквайринг» -> «Магазины» -> «Терминалы».

7. Скопируйте данные рабочего терминала и вставьте в соответствующие поля в личном кабинете YCLIENTS.

Важно

При проведении тестового платежа сумма к оплате в визите должна быть более 10 рублей, при оплате 10 рублей и менее произвести платеж не получится.

Способы безналичной онлайн-оплаты

В YCLIENTS доступны три вида безналичной онлайн-оплаты:

Оплата в форме онлайн-записи (онлайн-предоплата). Клиент сможет оплатить услуги в виджете при онлайн-записи. Для включения необходимо выбрать услуги, для которых будет подключена онлайн-оплата.В разных версиях виджета (старая версия формы записи и в новом дизайне) настройки отличаются. Подробнее о настройке оплаты в новой версии онлайн-записи читайте здесь, для старой версии — здесь.Оплата по QR-коду на кассе. Клиент сможет отсканировать распечатанный QR-код с помощью телефона и оплатить визит. Подробнее можно прочитать здесь.Оплата визитов и товаров по ссылке. Администратор сможет отправить клиенту ссылку для оплаты визита любым удобным способом: по SMS, Email, в мессенджер или соцсеть. Подробное описание в статье.Онлайн-продажа абонементов и сертификатов. Подробное описание в статье.

У вас остались вопросы? Напишите нам в Телеграм.

Оплата в новой версии онлайн-записи

Возможности YCLIENTS позволяют принимать безналичную оплату за услуги через форму онлайн-записи. Вы можете настроить онлайн-оплату для выбранных вами услуг или сотрудников.

Важно

YCLIENTS не взимает комиссию за платежи, комиссия банка зависит от выбранного партнера.

Статусы онлайн-оплаты в новой версии онлайн-записи

В новой версии онлайн-записи оплата может быть:

Обязательна — клиент не сможет записаться онлайн, не оплатив услуги.Выключена — оплата при онлайн-записи не требуется.

Эти статусы необходимо настроить для конкретных услуг или сотрудников, если необходима обязательная оплата.

Также для всех услуг филиала можно включить необязательную оплату в форме онлайн-записи. Необязательная оплата позволяет клиенту выбрать — оплатить запись онлайн или на месте. Для необязательной оплаты отдельно настраивать статусы услуг или сотрудников не нужно. В этой статье мы рассмотрим общие настройки и настройку обязательной оплаты в форме онлайн-записи. Подробнее о настройке необязательной оплаты читайте здесь.

Онлайн-оплата в старой и новой версии онлайн-записи

1. Для старой версии онлайн-записи статус оплаты «Запрещена» имеет приоритет перед другими статусами. Например, если для услуги статус онлайн-оплаты «Обязательна», а для сотрудника «Запрещена», то в форме онлайн-записи онлайн-оплата не требуется.

2. Для новой версии онлайн-записи оплата может быть «Включена» (обязательна) для конкретной услуги/сотрудника или «Выключена», активная настройка будет иметь приоритет.

Если для услуги онлайн-оплата включена, а для сотрудника выключена, то в форме онлайн-записи онлайн-оплата услуг будет обязательна, независимо от настроек оплаты сотрудника. Клиент не сможет записаться, не оплатив услуги.Если для сотрудника настроена обязательная онлайн-оплата, то для всех услуг, которые он оказывает, онлайн-оплата в новом виджете будет обязательна. При этом для услуг оплата должна быть либо «Выключена» (запрещена), либо «Включена» (обязательна).

Важно

Статус онлайн-оплаты «Разрешена» в новой версии онлайн-записи недоступен, он работает только для старой версии. Необязательная оплата для новой версии настраивается иначе и включается сразу для всех услуг филиала, а не для конкретной услуги или сотрудника, как в старой версии.

3. В старой версии онлайн-записи недоступна частичная предоплата, только оплата по минимальной стоимости, если в настройках услуги цена указана в диапазоне.

Как формируется сумма к оплате

Если для услуги онлайн-оплата выключена, но включена в настройках сотрудника, то к оплате пойдет полная стоимость (по минимальной цене, если цена в диапазоне).Если для услуги онлайн-оплата включена (обязательна), то к оплате пойдет сумма в соответствии с настройкой услуги (частичная или полная).

Настройка

1. Заключите договор с провайдером для приема онлайн-платежей. Для интеграции с YCLIENTS и оплаты в форме онлайн-записи на данный момент доступен провайдер ЮKassa. Более подробно процесс и условия подключения описаны в статье «Подключение ЮKassa для приема онлайн-платежей».

2. После заключения договора с провайдером произведите настройки на стороне YCLIENTS, подробнее описано в статье.

3. Настройте статусы оплаты в услугах, сотрудниках. Подробнее о настройке ниже.

Укажите реквизиты компании в форме онлайн-записи

Для прохождения модерации со стороны платежной системы заполните контакты и реквизиты компании для отображения на странице информации о филиале в форме онлайн-записи.

Перейдите в раздел «Настройки» > «Мой филиал» > «Информация о филиале».

Заполните данные на вкладке «Контакты»На вкладке «Описание» добавьте реквизиты юридического лица или индивидуального предпринимателя: наименование, ИНН и ОГРН (формат см. на скриншоте):

Настройте онлайн-оплату для услуг или сотрудников

Онлайн-оплата для услуг включается в настройках каждой услуги.

По умолчанию для всех услуг и сотрудников онлайн-оплата выключена, оплата при онлайн-записи не требуется.Если для услуги или сотрудника онлайн-оплата включена, то оплата при онлайн-записи будет обязательна, клиент не сможет записаться, пока не оплатит стоимость услуги. Стоимость берется из минимальной цены, указанной в настройках услуги.

Опциональная оплата (статус «Разрешена») на данный момент действует только для оплаты через старую версию онлайн-записи. Как настроить онлайн-оплату для старой версии онлайн-записи читайте в статье.

Для настройки оплаты услуг

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги», выберите нужную категорию, а затем кликните по названию услуги.

2. Перейдите на вкладку «Онлайн-запись», включите онлайн-предоплату.

3. После включения онлайн-предоплаты ниже должно появиться поле для ее настройки.

Предоплата может быть указана в процентах и в валюте. Сумма предоплаты рассчитывается от минимального значения стоимости услуги. Вы можете настроить полную или частичную предоплату.

Важно

Частичная предоплата настраивается только для индивидуальных услуг. Для групповых событий предоплата может быть только 100%.

4. После изменения настроек нажмите кнопку «Сохранить».

Статус по онлайн-оплате для сотрудников настраивается на странице «Настройки» каждого конкретного сотрудника.

Для настройки оплаты сотрудников

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники» и нажмите на кнопку «Другие настройки» (шестеренка) напротив имени сотрудника.

2. На открывшейся странице в поле «Онлайн-оплата» выберите статус.

Важно: для новой версии онлайн-записи доступны только варианты «Обязательна» и «Запрещена».

3. После изменения настроек нажмите «Сохранить» внизу.

Как изменится форма онлайн-записи после настроек онлайн-оплаты

1. Услуги или сотрудники с обязательной онлайн-оплатой отмечаются в форме онлайн-записи соответствующими тегами.

2. При оформлении визита ваши клиенты увидят детали записи и сумму к оплате.

3. После клика на кнопку «Оплатить» клиент попадет в платежную систему, где сможет оплатить услуги.

После оплаты клиент сможет вернуться в форму онлайн-записи и увидеть статус оплаты и детали своей записи.

Если оплата не поступит в течение 15 минут, то созданная в журнале запись удалится автоматически.

Необязательная оплата в новой версии онлайн-записи

В YCLIENTS появилась возможность включить необязательную оплату в новом виджете онлай-записи. Необязательная оплата позволяет клиенту выбрать — оплатить запись онлайн или на месте.

Как работает необязательная оплата в виджете

Необязательная оплата включается сразу для всех услуг филиала, в то время как обязательная оплата настраивается для конкретных услуг или сотрудников.Необязательная оплата всегда полная (100%), частичная настройка доступна только для обязательной.Может работать самостоятельно или в комбинациях с обязательной оплатой. Вы можете настроить обязательную оплату на самые популярные услуги или мастеров, а для остальных услуг будет работать необязательная.

Настройка

1. Заключите договор с провайдером для приема онлайн-платежей. Для интеграции с YCLIENTS и оплаты в форме онлайн-записи на данный момент доступен провайдер ЮKassa. Более подробно процесс и условия подключения описаны в статье «Подключение ЮKassa для приема онлайн-платежей».

2. После заключения договора с провайдером произведите настройки на стороне YCLIENTS. В разделе «Финансы» > «Безналичная оплата» > «Способы оплаты» необходимо включить опцию «Онлайн-предоплата», подробная инструкция по настройке в статье.

3. В блоке «Онлайн-предоплата» нажмите на кнопку «Настроить».

4. Далее выберите «Настроить услуги», на открывшейся странице для включения/выключения переключите ползунок «Необязательная предоплата».

После включения необязательной оплаты в форме онлайн-записи пользователь сможет при желании переключить ползунок «Оплатить онлайн» для совершения платежа.

Пример отображения необязательной оплаты в виджете:

Пример отображения обязательной и необязательной оплаты в виджете:

Примечания

Если в форме онлайн-записи есть сотрудник, для которого включена обязательная оплата, то все его услуги будут с обязательной оплатой — сотрудник с обязательной оплатой приоритетнее, чем все остальные настройки, и опциональной оплаты для такого заказа не будет.Если в форме онлайн-записи часть услуг с настроенной обязательной оплатой, а часть без настроенной оплаты, при этом необязательная оплата включена в филиале, то часть услуг будет с обязательной оплатой, а часть с опциональной.Если в филиале не настроена обязательная оплата для услуг или сотрудников, но включена необязательная оплата, то все услуги в форме онлайн-записи будут с необязательной оплатой.

Оплата в старой версии онлайн-записи

В YCLIENTS есть возможность принимать безналичную оплату от клиентов за услуги в виджете онлайн-записи.

Вы можете настроить обязательную или опциональную онлайн-оплату на выбранные вами услуги.

Важно

YCLIENTS не взимает комиссию за платежи, комиссия банка зависит от выбранного партнера.Эта статья актуальна для старой версии онлайн-записи. Инструкция по настройке онлайн-оплаты в новой версии здесь.

Как работают статусы по онлайн-оплате

Для оплаты в форме онлайн-записи существует три возможных статуса: «Обязательна», «Разрешена» и «Запрещена».

Настройки статуса онлайн-оплаты есть у всех услуг и сотрудников.

По умолчанию для всех услуг и сотрудников по онлайн-оплате стоит статус «Запрещена». Этот статус имеет приоритет перед другими.В статусе онлайн-оплаты «Обязательна» клиент не сможет записаться, пока не оплатит стоимость услуги. Стоимость берется из минимальной цены, указанной в настройках услуги.В статусе онлайн-оплаты «Разрешена» клиент сможет выбрать — оплачивать запись или нет.

Как настроить систему для приема платежей?

1. Заключить договор с провайдером для приема онлайн-платежей. Для интеграции с YCLIENTS и оплаты в форме онлайн-записи на данный момент доступен провайдер ЮKassa. Более подробно процесс и условия подключения описаны в статье «Подключение ЮKassa для приема онлайн-платежей».

2. После заключения договора с провайдером произведите настройки на стороне YCLIENTS, подробнее описано в статье.

3. Настройте статусы оплаты в услугах, сотрудниках. Подробнее о настройке ниже.

Настройка статуса оплаты

1. Перед тем как настроить онлайн-оплату через виджет перейдите в раздел «Настройки» > «Мой филиал» > «Информация о филиале» и на вкладке «Описание» добавьте реквизиты юридического лица или индивидуального предпринимателя: наименование, ИНН и ОГРН (формат см. на скриншоте):

2. Для услуг статус по онлайн-оплате устанавливается в настройках каждой конкретной услуги.

Чтобы установить статус, перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги», выберите нужную категорию, а затем кликните по названию услуги.

Перейдите на вкладку «Онлайн-запись», в поле «Онлайн-оплата» выберите нужный статус.

После изменения настроек нажмите «Сохранить» внизу.

3. Статус по онлайн-оплате для сотрудников настраивается на странице «Настройки» каждого конкретного сотрудника.

Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники» и нажмите на кнопку «Другие настройки» напротив имени сотрудника.

На открывшейся странице в поле «Онлайн-оплата» выберите статус.

После изменения настроек нажмите «Сохранить» внизу.

Что меняется в виджете после настроек онлайн-оплаты

Услуги и сотрудники с обязательной онлайн-оплатой помечаются в виджете соответствующими статусами.

Отображение услуг и сотрудников, онлайн-оплата по которым опциональна или запрещена, в виджете никак не меняется.

После нажатия на кнопку «Перейти к оплате» клиент попадет на сайт банка, где сможет ввести данные своей карты для оплаты.

Если онлайн-оплата услуги обязательна, после ввода и подтверждения контактных данных клиент увидит название услуги с галочкой, которую нельзя снять. После оформления визита клиент попадет на страницу оплаты, если оплата не поступит в течение 15 минут, то созданная в журнале запись удалится автоматически через 15 минут.

Если онлайн-оплата услуги опциональна, рядом с услугой будет редактируемое поле, в котором можно при желании поставить галочку. Если клиент выбрал оплату записи, то после оформления визита он попадет на страницу оплаты, если оплата не поступит в течение 15 минут, то запись не будет удалена и все равно останется в журнале.

Оплата визитов и товаров по ссылке

В YCLIENTS доступна возможность принимать оплату онлайн просто отправив клиенту ссылку из визита.

Ссылка на оплату – url-адрес вида https://yclients.com/pay.../, в котором содержатся данные для оплаты визита онлайн. Отправить ссылку клиенту можно любым удобным способом: по SMS, Email, в мессенджерах или соцсетях. После перехода по ссылке клиент будет перенаправлен на защищенную веб-страницу, на которой можно провести безналичную оплату.

Оплату по ссылке можно использовать для:

Дистанционной предоплаты. Например, если необходимо отправить сразу несколько ссылок на разные визиты, ссылки никак не будут связаны между собой, в отличие от оплаты по QR-коду, при которой в один момент может быть активна одна связка визит – QR-код.Безналичной оплаты в салоне вместо банковской карты. Клиент сможет провести оплату со своего смартфона, альтернатива Apple Pay и Google Pay.Запасного варианта к уже подключенной платежной системе.

Как это работает?

После подключения и настройки системы приема онлайн-платежей, становится доступной опция «Оплата визитов по ссылке». При необходимости ее можно включать и отключать в разделе «Финансы» > «Безналичная оплата» (подробнее о настройке).

Если опция включена, ссылку на оплату можно скопировать в окне визита на вкладках «Детали записи», «Оплата визита» или «Статус визита» и отправить клиенту любым удобным способом.

Ссылка на оплату актуальна для конкретного визита. После нажатия на кнопку «Скопировать ссылку на оплату», ссылка копируется в буфер обмена, отправить ее клиенту можно в любое время. Клиент сможет перейти по отправленной ему ссылке без ограничений.После перехода клиентом по ссылке произойдет редирект на страницу оплаты, и в платежной системе будет автоматически создан новый платеж, а визит будет заблокирован на 15 минут.На странице платежной системы клиенту необходимо нажать «Оплатить» и произвести оплату за один час, по истечению времени оплата на открытой станице будет недоступна, и клиенту необходимо будет заново перейти по этой же ссылке, чтобы оплатить визит. То есть, оплата будет недоступна, если клиент не закрывал страницу оплаты более одного часа и при этом оплата не была произведена, после ссылка все равно будет действовать, пока клиент не произведет оплату.

После оплаты визит будет отображаться как «Оплачен».

Частичная оплата

В YCLIENTS также доступна частичная оплата в визитах по ссылке. Для этого:

1. Администратор проводит частичную оплату визита в журнале записи любым способом (лояльностью, кэшбэком, наличными, банковской картой и т.д.) на вкладке «Оплата визита».

2. После нажимает кнопку «Скопировать ссылку на оплату» и отправляет ее клиенту.

3. Клиент переходит по ссылке и проводит оплату оставшейся суммы визита.

Продажа товаров по ссылке

После подключения и настройки в визиты можно добавлять любые товары для продажи, в том числе абонементы и сертификаты.

Для продажи товаров в журнале записи:

1. Откройте визит или создайте новый.

2. Перейдите на вкладку «Статус визита».

3. В поле «Добавить позицию» введите название/артикул товара или выберите товар из списка, после добавьте товар в визит.

4. Нажмите на кнопку «Сохранить и скопировать ссылку на оплату». Если визит новый, сначала необходимо его сохранить и после заново открыть.

5. После копирования ссылки отправьте ее клиенту любым удобным способом: по SMS, Email, в мессенджеры или соцсети. После нажатия на кнопку «Скопировать ссылку на оплату», ссылка копируется в буфер обмена, отправить ее клиенту можно в любое время. Клиент сможет перейти по отправленной ему ссылке без ограничений.

6. После перехода клиентом по ссылке произойдет редирект на страницу оплаты, и в платежной системе будет автоматически создан новый платеж, а визит будет заблокирован на 15 минут.

7. На странице платежной системы клиенту необходимо нажать «Оплатить» и произвести оплату за один час, по истечению времени оплата на открытой станице будет недоступна, и клиенту необходимо будет заново перейти по этой же ссылке, чтобы оплатить. То есть, оплата будет недоступна, если клиент не закрывал страницу оплаты более одного часа и при этом оплата не была произведена, после ссылка все равно будет действовать, пока клиент не произведет оплату.

8. После оплаты визит будет отображаться как «Оплачен», а по визиту будут созданы финансовая и складская операции.

Важно

Для продажи по ссылке недоступны товары с маркировкой.Нельзя продавать товары/услуги (любые позиции), у которых разные СНО (системы налогообложения).

Подключение

1. Заключите договор с провайдером для приема онлайн-платежей. Более подробно процесс и условия подключения описаны в статьях «Подключение ЮKassa для приема онлайн-платежей» и «Подключение Тинькофф для приема платежей».

2. После заключения договора с провайдером произведите настройки на стороне YCLIENTS, подробнее описано в статье.

Примечания

Ссылку на оплату можно скопировать в визите с любым статусом.Оплата визита идет в эквайринговую кассу созданного провайдера.Транзакция сохраняется с датой визита.Функционал пока доступен только в веб-версии программы.Продажа товаров по ссылке на данный момент возможна только в окне визита.Можно продавать товары без услуг.Для продажи товаров по ссылке доступна частичная оплата.Для отображения кнопки оплаты по ссылке необходимо право доступа «Безналичная оплата» в блоке «Финансы». Подробнее о настройке прав доступа читайте в статье.

Часто задаваемые вопросы

— Если минимальная цена услуги, к примеру, 500 рублей, а максимальная 1000, можно ли скопировать ссылку и отправить клиенту, он оплатит по ней 500 рублей, а когда клиент придет на услугу, в визите изменить цену услуги до 1000 и еще 500 принять наличными или картой?

— Можно.

— Деньги от клиента за визит, оплаченный по ссылке, поступят в кассу в момент визита?

— Деньги поступят сразу, но в отчете о транзакциях оплата привязана к дате визита.

— Доступна ли фискализация для этого способа оплаты?

— Запрос о фискализации отправляется в платежную систему. Далее все зависит от настройки онлайн-кассы.

— Можно ли формировать ссылку на оплату абонемента/сертификата через этот функционал?

— Да, можно в окне визита.

— Если визит оплачен онлайн, то он блокируется. Каким образом можно будет делать доплату к визиту?

— Визит будет заблокирован на 15 минут, чтобы клиент оплатил. Далее с визитом уже можно работать и редактировать.

— Что будет, если визит в течение 15 минут/час и более не будет оплачен клиентом?

— Ничего. Визит останется, а администратор может вручную провести оплату в филиале или напомнить клиенту, что он хотел оплатить онлайн. Даже после копирования ссылки, если оплата не произошла, визит можно оплатить другим способом.

— Если клиент оплатил визит по ссылке, а после этого захотел приобрести еще одну услугу, сможет ли он оплатить таким же образом дополнительную услугу в том же визите?

— Нет, если визит оплачен, то оплатить его еще раз по той же ссылке не получится.

Система быстрых платежей (СБП). Оплата визита и товаров по QR-коду

Оглавление:

Как это работает?Частичная оплата.Продажа товаров.Настройка оплаты через СБП в YCLIENTS.Видеоинструкция.

В YCLIENTS доступен модуль для приема оплат по системе быстрых платежей (СБП) при поддержке Национальной системы платежных карт. Это удобный и выгодный для бизнеса способ получать безналичную оплату за услуги и товары с помощью QR-кода.

Стандартная комиссия за оплату через СБП — 0,7%, что значительно ниже, чем ставка банковского эквайринга.

Клиентам для оплаты не нужны карты, достаточно одного смартфона. Оплата через СБП безопасна. Все совершаемые через систему операции, защищены в соответствии со всеми стандартами информационной безопасности.

Для интеграции с YCLIENTS доступны провайдеры ЮKassa и Тинькофф.

1. Как это работает?

Процесс оплаты визита через СБП выглядит следующим образом:

1. Сначала необходимо подключить провайдера СБП в настройках онлайн-оплаты.

2. После подключения вы получите QR-код, который нужно разместить физически в филиале для оплаты. QR-код один на филиал, его можно просто распечатать и разместить у кассы, чтобы ваши клиенты смогли быстро провести оплату.

3. Администратор после визита клиента инициирует связь визита и кода через кнопку «Оплата по QR-коду на кассе» на вкладке «Детали записи», «Статус визита».или «Оплата визита».

4. Клиент сканирует QR-код и попадет на оплату своего визита. QR-код необходимо отсканировать в течение 5 минут.

На странице оплаты клиент может проверить, его ли это визит, и в случае ошибки нажать кнопку «Это не вы?».

Если клиент найдет ошибку в визите и нажмет на кнопку «Это не вы?», на экране его устройства появится сообщение с текстом: «Если это не вы, сообщите об этом администратору и попросите его заново активировать QR-код. После этого обновите страницу».

После администратору необходимо нажать на кнопку «Оплата по QR-коду на кассе» в верном визите, а клиенту — нажать на кнопку «Обновить».

5. Далее клиент на своем устройстве выбирает банк, переходит в его приложение и совершает оплату.

После перехода клиентом на страницу оплаты, в платежной системе будет автоматически создан новый платеж, а визит будет заблокирован на 15 минут.

После сканирования QR-кода, клиент может спокойно проводить оплату в банковском приложении, это не будет мешать другим. То есть, после сканирования кода одним клиентом, можно уже переходить на оплату визита другого клиента.

6. После оплаты визит будет отображаться как «Оплачен».

7. Для возврата платежа необходимо зайти в личный кабинет провайдера ЮKаssa или Тинькофф и сделать возврат операции оттуда. В YCLIENTS возвраты оплат по QR-коду недоступны.

2. Частичная оплата

В YCLIENTS также доступна частичная оплата в визитах через QR-код. Для этого:

1. Администратор проводит частичную оплату визита в журнале записи любым способом (лояльностью, кэшбэком, наличными, банковской картой и т.д.) на вкладке «Оплата визита».

2. После нажимает кнопку «Оплата по QR-коду на кассе».

3. Далее клиент сканирует QR-код и проводит оплату оставшейся суммы визита.

3. Продажа товаров

Для продажи товаров в журнале записи:

1. Откройте визит или создайте новый.

2. Перейдите на вкладку «Статус визита».

3. В поле «Добавить позицию» введите название/артикул товара или выберите товар из списка, после добавьте товар в визит.

4. Нажмите на кнопку «Сохранить и оплатить по QR-коду на кассе». Если визит новый, сначала необходимо его сохранить и после заново открыть.

5. Далее клиент сканирует QR-код и попадет на оплату своего визита. QR-код необходимо отсканировать в течение 5 минут.

6. Далее клиент на своем устройстве выбирает банк, переходит в его приложение и совершает оплату.

7. После оплаты визит будет отображаться как «Оплачен», а по визиту будут созданы финансовая и складская операции.

Важно

Для продажи по QR-коду недоступны товары с маркировкой.Нельзя продавать товары/услуги (любые позиции), у которых разные СНО (системы налогообложения).

4. Настройка оплаты через СБП в YCLIENTS

Для интеграции через ЮKassa:

Создайте аккаунт на сайте ЮKassa.В настройках найдите опцию с приемом оплат по СБП и выполните указанные действия. Если аккаунт в ЮKassa у вас уже есть, напишите в техподдержку сервиса и попросите подключить СБП.Более подробно процесс и условия подключения описаны в статье «Подключение ЮKassa для приема онлайн-платежей».После заключения договора с провайдером произведите настройки на стороне YCLIENTS, подробнее описано в статье.

Для интеграции через Тинькофф:

Оформите заявку на расчетно-кассовое обслуживание бизнеса на сайте Тинькофф Банк.Дождитесь открытия счета и попросите техподдержку подключить СБП.Более подробно процесс и условия подключения описаны в статье «Подключение Тинькофф для приема платежей».После заключения договора с провайдером произведите настройки на стороне YCLIENTS, подробнее описано в статье.

После подключения платежной системы скачайте QR-код. Для этого в разделе «Финансы» > «Безналичная оплата» > «Способы оплаты» в поле «QR-код» нажмите на кнопку «Настроить».

На открывшейся странице выберите нужный формат для скачивания:

для цветной печати: файл будет скачан в PDF-формате с цветным дизайном;для ЧБ печати: файл будет скачан в PDF-формате с черно-белым дизайном;в формате SVG: будет скачано только изображение QR-кода без дизайна, размер изображения: 160 x 160 px.

После скачивания QR-кода, его необходимо распечатать и разместить у кассы. В распечатанном QR-коде будет закодирована страница оплаты вашего филиала.

Примечания

Оплата визита идет в эквайринговую кассу созданного провайдера.Транзакция сохраняется с датой визита.В один момент может быть активна одна связка визит – QR-код, она формируется на несколько минут.Если нажать на кнопку «Оплата по QR-коду на кассе» в нескольких визитах подряд, то к оплате подтянется последний визит, где была нажата кнопка.QR-код не предназначен для дистанционной предоплаты, для этого подойдет функционал «Оплата визита по ссылке». Более подробно об этом можно прочитать здесь.Функционал также доступен в мобильном приложении YCLIENTS для сотрудников.Продажа товаров по QR-коду на данный момент возможна только в окне визита.Можно продавать товары без услуг.Для оплаты визита по QR-коду доступна частичная оплата.Для отображения кнопки оплаты по QR-коду необходимо право доступа «Безналичная оплата» в блоке «Финансы». Подробнее о настройке прав доступа читайте в статье.

5. Видеоинструкция

Онлайн-продажи абонементов и сертификатов

Для того чтобы запустить продажу абонементов и сертификатов онлайн, необходимо подключить онлайн-платежи, настроить виджет для онлайн-продаж и типы абонементов и сертификатов.

Важно: функционал доступен только в РФ.

Оглавление:

Настройка онлайн-продажи.— С подключением сервиса онлайн-платежей.— Без подключения сервиса онлайн-плетежей.Настройка для нескольких филиалов.Настройка абонементов и сертификатов.Настройка виджета.

1. Настройка онлайн-продажи

С подключением сервиса онлайн-платежей.

Если вы планируете принимать платежи онлайн, вам понадобится подключить сервис приема платежей. Более подробно процесс и условия подключения описаны в статье «Подключение ЮKassa для приема онлайн-платежей».

После подключения сервиса онлайн-платежей перейдите в сетевой раздел «Онлайн-продажи» > «Настройки» (для доступа к разделу у вашего пользователя должно быть право доступа «Настройки» – «Изменять пользователей»), откройте вкладку «Оплата», выберите способ оплаты «ЮKassa» и введите полученные параметры интеграции («Shop ID» и «SecretKey») в одноименные поля.

Нужные параметры находятся в личном кабинете ЮKassa:

«Shop ID» находится в разделе «Настройки» – «Магазин» или в разделе «Интеграция» — «Ключи API» рядом с названием магазина в левом верхнем углу.Чтобы получить «Secret Key», необходимо перейти в раздел «Интеграция» – «Ключи API» и выпустить ключ. Подробнее о выпуске ключа можно прочитать по ссылке.

Важно

«Secret Key» нужно вводить начиная с live_ без звездочек и пробелов.Если секретный ключ уже был выпущен ранее, но не сохранен, то его необходимо перевыпустить. Для этого зайдите в раздел «Интеграция» — «Ключи API», в блоке «Секретный ключ» нажмите на иконку со стрелочками напротив нужного ключа. Без перевыпуска ключа просмотреть ключ повторно в личном кабинете ЮKassa нельзя.

В поле «Выберите филиал» укажите, в какой филиал должны поступать средства от онлайн-продаж (в выбранном филиале будет автоматически создана отдельная касса), укажите Email, на который будут приходить уведомления о новых заказах, и сохраните настройки.

Если вы хотите фиксировать выручку в разных филиалах сети, свяжитесь с вашим менеджером или воспользуйтесь инструкцией ниже.

Все типы абонементов и сертификатов, которые вы планируете продавать онлайн, должны действовать в указанном филиале.

Без подключения сервиса онлайн-оплаты

Если вы планируете принимать платежи альтернативным способом (например, переводом средств по реквизитам), при настройке в разделе «Онлайн-продажи» > «Настройки», на вкладке «Оплата» вам понадобится выбрать вариант «Другой способ». Подробнее о работе с этим способом читайте здесь.

2. Настройка для нескольких филиалов

1. Создайте отдельную сеть для каждого филиала.Подробнее о создании сети и связке ее с филиалом — в статье «Создание сети».

2. Создайте и настройте в этих сетях типы сертификатов и абонементов. Вся лояльность, созданная в этой сети, будет действовать и отображаться только в связанном филиале.Настройка всех типов лояльности подробно описана в разделе «Лояльность».

Если вы планируете разделить доходы только по филиалам, в рамках одного юр. лица, создавать отдельный аккаунт на ЮKassa не нужно – укажите те же данные, что и в основной сети.

Если необходимо разделить денежные потоки на несколько юр. лиц – заключите договор с ЮKassa для каждого.

3. Настройка абонементов и сертификатов

1. Перейдите в сетевой раздел «Лояльность» > «Типы абонементов»/«Типы сертификатов».

2. Выберите тип абонемента/сертификата, который вы планируете добавить в виджет или создайте новый. Подробнее о создании нового типа абонемента можно прочитать здесь, о создании нового типа сертификата здесь.

3. На вкладке «Общие настройки» > «Настройки» включите опцию «Доступность для продажи онлайн».

4. В появившемся меню добавьте название для продажи онлайн, изображение, описание и цену, которые будет видеть клиент в форме записи.

«Цена» может отличаться от фактической стоимости, указанной в настройках типа сертификата или абонемента:

Если цена продажи в типе сертификата будет отличаться от номинала, в виджете онлайн-продажи будет отображаться поле со скидкой.

Для абонемента такое поле не появится. Если необходимо отметить, что абонемент продается со скидкой, можно добавить это в «Название для продажи онлайн».

Рекомендации по загрузке изображения

Рекомендуемый минимальный размер изображения — 288 x 184 px, не более 12 Мегабайт.Горизонтальная ориентация изображения. При загрузке вертикальной ориентации, изображение обрежется под горизонтальную.После добавления изображения необходимо подождать 5-10 секунд, пока фото загрузится на сервер, после можно сохранять настройки типа абонемента/сертификата.

5. Сохраните настройки внизу страницы.

Примечания

После онлайн-продажи для абонемента/сертификата будет автоматически присвоен код, изменить его не получится.Абонемент/сертификат должен быть доступен в филиале, который вы указали в поле «Выберите филиал» при настройке онлайн-продажи.

4. Настройка виджета

1. Перейдите в сетевой раздел «Онлайн-продажи» > «Настройки» и откройте вкладку «Виджет». Раздел становится активен только после того, как вы введете данные сервиса онлайн-платежей.

2. Проверьте правильность данных о компании (название, контактная информация, логотип). При необходимости изменить их можно в интерфейсе филиала в разделе «Настройки» > «Настройки филиала» и «Настройки» > «Информация о филиале».

3. Ниже вы можете написать обращение, которое клиенты будут видеть в виджете, и соглашение на обработку персональных данных. В случае, если вы оставите поля пустыми, они просто не будут отображаться в форме. Ознакомьтесь с офертой и заполните недостающую информацию:наименование организации, контакты, адрес, реквизиты и номер лицензии (если оказываете медицинские услуги).

4. Включите опцию «Отправлять автоматическое письмо клиенту после покупки». После покупки клиент получит письмо с купленным абонементом или сертификатом. Перейдя по ссылке в настройках, вы можете посмотреть, как выглядит пример письма. В образце письма не отображаются все данные филиала, в реальном письме, которое получит клиент, будет указана уже корректная информация.

Пример письма, которое получит клиент:

5. После завершения настроек не забудьте сохранить их и активировать виджет. Если вы включили виджет после сохранения настроек, нужно еще раз нажать на кнопку «Сохранить».

Чтобы просмотреть, как клиенты видят форму, перейдите по ссылке «Открыть виджет» (форма продажи становится активной только при включенной настройке «Включить виджет»).

Ссылка на форму онлайн-продажи генерируется автоматически, аналогично форме онлайн-записи.

После активации виджета вы также можете добавить кнопку онлайн-продажи в ваш виджет онлайн-записи. Кнопка продажи сертификата или абонемента доступна в старой (классической) и новой версии виджета.

Для добавления кнопки в форму

1. Перейдите в раздел «Онлайн-запись» > «Формы онлайн-записи» в интерфейсе филиала.

2. Нажмите на название формы или на кнопку «Редактировать».

3. На вкладке «Основные настройки» укажите сеть в поле «Онлайн-продажа абонементов и сертификатов».

4. После внесения изменений нажмите кнопку «Сохранить».

Цвет кнопки зависит от основного цвета в настройках дизайна виджета.

Примеры кнопки продажи в новой версии онлайн-записи:

Важно

Если виджет сетевой, то настроить в нем кнопку онлайн-продаж не получится. Чтобы кнопка появилась в сетевом виджете, необходимо в основной форме (не дополнительной и не сетевой) указать нужную сеть в поле «Использовать настройки онлайн-продажи из сети». Но в этом случае кнопка будет отображаться только в виджете того филиала, в котором произведена эта настройка.Чтобы кнопка отображалась при выборе каждого филиала сетевого виджета, необходимо в каждом филиале сети настроить кнопку онлайн-продажи в основном виджете.

Подробнее о создании и настройке виджетов онлайн-записи читайте здесь.

После сохранения форма для продажи доступна по прямой ссылке, можете отправить ее клиентам или анонсировать в соцсетях.

У вас остались вопросы? Напишите нам в Телеграм.

Обработка онлайн-заказов без подключения сервиса онлайн-оплаты

Если при настройке онлайн-продаж абонементов и сертификатов вы подключили сервис приема платежей онлайн, обработка заказов и переход их в нужный статус будут происходить автоматически.

Если вы планируете принимать платежи альтернативным способом (например, переводом средств по реквизитам), при настройке в разделе «Онлайн-продажи» > «Настройки», на вкладке «Оплата» вам понадобится выбрать вариант «Другой способ». Также, вам понадобится обрабатывать заказы вручную.

В этой статье мы рассмотрим настройку и обработку онлайн-заказов без подключения сервиса онлайн-оплаты. Подробная инструкция по настройке онлайн-продажи абонементов и сертификатов здесь.

Важно: функционал доступен только в РФ.

Настройка

1. В сетевом интерфейсе перейдите в раздел «Онлайн-продажи» > «Настройки» на вкладку «Оплата».

2. Ниже в поле «Выберите филиал», укажите, в какой филиал должны поступать средства от онлайн-продаж (в выбранном филиале будет автоматически создана отдельная касса),

3. Укажите Email, на который будут приходить уведомления о новых заказах, и сохраните настройки.

Если вы хотите фиксировать выручку в разных филиалах сети, свяжитесь с вашим менеджером или воспользуйтесь инструкцией в этой статье под заголовком «Настройка для нескольких филиалов».

Обработка онлайн-заказов

Если вы принимаете оплату за продажи альтернативным способом, вам понадобится обрабатывать заказы вручную.

Для этого:

1. Перейдите в сетевой раздел «Онлайн-продажи» > «Список продаж».

2. Отсортируйте заказы по статусу «Ожидает оплаты».

3. Отправьте клиенту реквизиты для оплаты заказа. Контакты клиента, сделавшего заказ, вы можете увидеть в поле «Клиент».

4. Далее подтвердите, либо отклоните заказ. В зависимости от выбранного действия, статус заказа изменится на «Оплачен» или «Отменен».

Если вы изменили статус заказа на «Оплачен», в филиале, указанном в настройках, будет создана операция продажи. Увидеть продажу можно в разделах «Финансы» > «Финансовые операции» или «Склад» > «Складские операции».

Фискализация онлайн-платежей

Оглавление:

1. Что нужно для работы по 54-ФЗ.2. Как работает фискализация через платежную систему и в YCLIENTS.3. Настройка онлайн-кассы в платежной системе.4. «Печать чеков» при оплате по QR-коду и ссылке.

Для онлайн-платежей доступна фискализация согласно 54-ФЗ.

После получения платежа за услугу или товар необходимо отправлять электронный фискальный чек в налоговую, это требование закона 54-ФЗ.

Отправлять фискальные чеки в налоговую можно подключив онлайн-кассу. Онлайн-кассу можно купить и поставить в вашем филиале, а можно арендовать облачную. Отличие облачной кассы в том, что такая касса находится физически не у вас, а в дата-центре партнера. Вы подключаетесь к облачной кассе через интернет, а данные о расчетах собираются и хранятся в облаке.

В YCLIENTS фискализация может быть настроена через онлайн-кассу (подробные статьи по интеграции с ККМ можно найти здесь), а также через платежную систему (ЮKassa и Тинькофф). Важно понимать, что это два разных типа интеграции, которые подключаются и работают по-разному.

В этой статье мы рассмотрим фискализацию для онлайн-платежей именно через подключение кассы в платежной системе и разберем различия в работе, если касса подключена через интеграцию в YCLIENTS.

1. Что нужно для работы по 54-ФЗ

1. Купить или арендовать онлайн-кассу.

2. Заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) — подойдет любой. Список операторов фискальных данных доступен по ссылке.

3. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП, нужна для регистрации онлайн-кассы в налоговой).

4. Зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой: в личном кабинете юрлица или ИП на сайте nalog.ru.

5. После каждого платежа отправлять фискальные данные через онлайн-кассу в налоговую. Подробнее на сайте налоговой.

2. Как работает фискализация через платежную систему и в YCLIENTS

Если настроена онлайн-касса в платежной системе (ЮKassa или Тинькофф):

В этом случае клиент проводит оплату онлайн и получает на Email выписку по проведению оплаты — это нефискальный чек.Далее по этой оплате производится фискализация чека через облачную кассу. Клиенту фискальный чек придет на Email или по SMS.В систему YCLIENTS передается только статус оплаты, информация, что фискальный чек по этой оплате был распечатан, не передается.Важно: в филиале при такой интеграции печатать чек вручную не нужно (т.е. не нужно нажимать кнопку «Распечатать чек продажи» в визите/продаже, фискализация происходит автоматически через кассу в платежной системе). В этом случае, если вручную распечатать чек по визиту/продаже, которые оплатили онлайн, произойдет задвоение оплат, что скажется на бухгалтерских отчетах.

Если подключена интеграция с онлайн-кассой в YCLIENTS:

Клиент производит оплату онлайн, то есть совершается перевод денежных средств с карты клиента на счет филиала/компании. В этом случае клиент получает на Email выписку по проведению оплаты — это нефискальный чек.В филиале в визите/продаже товара передается информация об оплате, создается финансовая операция на специально выделенную кассу, фискальный чек при этом автоматически не печатается.Чек в этом случае необходимо печатать вручную, нажав на кнопку «Распечатать чек продажи» в визите или операции продажи. После печати чека продажи вы не сможете изменить информацию по визиту, которая влияет на сумму оплаты. Подробнее об этом читайте в статье «Работа с кассами» (под заголовками «1.2 Чек продажи» и «1.3 Чек возврата»).Фискальный чек можно будет распечатать и в день визита по кнопке «Распечатать чек продажи», даже если уже была онлайн-оплата ранее, т.к. фискальный чек автоматически не печатался.Для онлайн-продажи абонементов и сертификатов также доступна печать чека вручную через операцию продажи в разделе «Склад» > «Складские операции».

3. Настройка онлайн-кассы в платежной системе

Для ЮKassa

1. В ЛК ЮKassa перейдите в раздел «Настройки» — «Онлайн-касса».

2. На открывшейся странице выберите провайдера кассы из списка.

3. Заполните данные для подключения и настройки чеков.

4. Примените настройки.

Для Тинькофф

1. В ЛК Тинькофф перейдите в раздел «Магазины» — «Онлайн-касса» и нажмите кнопку «Настроить».

2. На открывшейся странице выберите провайдера кассы из списка.

3. Заполните данные для подключения.

4. Сохраните настройки.

4. «Печать чеков» при оплате по QR-коду и ссылке

В YCLIENTS стало доступно отображение фискализации при оплате по QR-коду и ссылке при подключенной онлайн-кассе в платежной системе (ЮKassa или Тинькофф).

Также вы можете установить систему налогообложения и НДС в настройках ККМ платежной системы.

Важно

Работает для услуг и товаров.Отображение фискализации пока доступно только для оплаты по QR-коду и ссылке, для оплаты через виджет онлайн-записи появится в будущем.

Как это работает?

1. В разделе «Финансы» > «Безналичная оплата» > «Платежные системы» после подключения нужной интеграции, ввода данных платежной системы и сохранения настроек внизу появится блок про налогообложение. В случае, если платежная система уже настроена, блок про налогообложение также доступен.

2. После нажатия на кнопку «Перейти в настройки ККМ» будут созданы настройки профиля ККМ с типом подключения «Платежная система» (создать вручную в настройках ККМ профиль с таким типом нельзя).

3. В открывшемся окне настройте систему налогообложения и НДС. Также в некоторых случаях необходимо настроить статус подключения (подробнее об этом ниже).

Данные, которые отображаются в настройках профиля:

Название. Берется и названия платежной системы и ID (например, ЮKassa: 111111).Статус подключения ККМ. Выставляется в зависимости от условий:— Если в ЮKassa подключена интеграция с онлайн-кассой, то статус «Подключен и настроен» установится автоматически. Если нет, то будет статус «Не подключен».— Если интеграция с Тинькофф, то независимо от наличия подключенной онлайн-кассы по умолчанию будет стоять статус «Не подключен». Если онлайн-касса в Тинькофф подключена, то необходимо установить статус «Подключен и настроен» вручную.

Тип подключения ККМ. Только «Платежная система».Аккаунт. Данные берутся из настроек платежной системы, изменить их нельзя.Система налогообложения. Одинаковая для товаров и услуг.Для товаров и услуг, НДС. Можно выбрать систему налогообложения (СНО) и размер НДС. Если ранее СНО можно было настроить только для каждой услуги или товара отдельно, то теперь настройка доступна для всех товаров и услуг.

В отличие от стандартных настроек ККМ (если касса подключена в YCLIENTS), привязывать пользователя к сотруднику, указывать ИНН, обновлять статус ККМ, открывать и закрывать смену не нужно, все работает в автономном режиме.

4. Далее в окне визита администратор отправляет ссылку на оплату, или клиент сканирует QR-код на кассе, затем проводит оплату онлайн.

5. После проведения оплаты YCLIENTS проверяет, включена ли фискализация в филиале, если да — то чек отправится в налоговую автоматически (вручную чек печатать не нужно), в визите будет отображено, что «чек распечатан», будет создана кассовая операция, а визит будет частично заблокирован для изменений, которые влияют на сумму оплаты.

Блокируется:

Изменение статуса визита (кроме статусов «Клиент пришел» и «Клиент подтвердил»).Удаление визита.Дата и время визита (в том числе и перемещение записи с чеком).Клиент.Добавление или удаление услуг и товаров.Кнопка «Выбрать из списка» (услуги и товары).Кнопка «Добавить услугу».Изменение количества услуг и товаров.Изменение стоимости услуг и товаров.Изменение скидки на услуги и товары.Удаление услуг и товаров на вкладке «Статус визита».Кнопка «Оплатить», сумма и касса на вкладке «Оплата визита».Удаление финансовых транзакций на вкладке «Оплата визита».Удаление финансовых транзакций в разделе «Финансы» > «Финансовые операции».Изменение суммы в самой финансовой транзакции в разделе «Финансы» > «Финансовые операции».

Не блокируется:

Длительность визита.Сотрудник.Статусы визита «Клиент пришел» и «Клиент подтвердил».Выбор склада и сотрудника в дополнительной разворачиваемой панели рядом с товаром на вкладке «Статус визита».

Важно

Кнопка печати чека возврата пока не работает. Возврат средств клиенту проводится только через платежную систему. Если после возврата в платежной системе в YCLIENTS не получается удалить финансовую операцию, обратитесь в нашу техническую поддержку.

6. В разделе «Финансы» > «Операции с ККМ» можно просмотреть список проведенных кассовых операций.

Чтобы отключить отображение фискализации в вашем филиале:

1. Перейдите в раздел «Финансы» > «Настройки» > «Настройки ККМ».

2. Выберите нужный платежный профиль в списке.

3. В поле «Статус подключения KKM» выберите «Не подключен».

4. Нажмите кнопку «Сохранить».

Примечания

Чек «печатается», когда визит становится полностью оплачен.СНО (система налогообложения) устанавливается для всех товаров и услуг в настройках ККМ, но также можно настроить и для отдельных услуг и товаров. Если в настройках услуг/товаров будет стоять значение «По умолчанию», в этом случае настройки будут браться из настроек ККМ.Если вы уже настроили оплату визитов через безналичную оплату, то настройка ККМ для платежной системы все равно будет доступна. После нажатия на кнопку «Перейти в настройки ККМ» YCLIENTS проверяет, созданы ли настройки для отправки чеков через ЮKassa или Тинькофф. Если нет, то после нажатия на кнопку настройки создаются. Если кнопку «Перейти в настройки ККМ» не нажимать, то старые настройки не изменятся.Если профиль для платежной системы был создан, то к настройкам ККМ вы также можете перейти через раздел «Финансы» > «Настройки» > «Настройки ККМ».Если касса в платежной системе не подключена, а подключена в YCLIENTS, то кнопка «Перейти в настройки ККМ» все равно будет отображаться и по ней можно перейти в настройки ККМ платежной системы. Но при этом в списке профилей также будут другие кассы, которые настроены. Т.е. для офлайн-оплат можно использовать другую интеграцию для печати чеков.

Подключение bePaid для приема онлайн-платежей в виджете (Беларусь)

bePaid — это провайдер по приему платежей через интернет в Республике Беларусь.

Настройте интеграцию с YCLIENTS для приема онлайн-предоплаты за услуги в форме онлайн-записи. Прием онлайн-платежей с bePaid доступен на любом тарифе. Клиент сможет оплатить услуги в виджете при онлайн-записи. Для включения необходимо выбрать услуги или сотрудников, для которых будет подключена онлайн-оплата.

Возможности

Прием платежей по банковским картам, Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay и через систему ЕРИП.Для физических лиц доступен прием платежей по банковским картам.Персональный менеджер, индивидуальные ставки, подготовка и подача документов, аудит сайта.Ответы на вопросы по законодательным аспектам организации приема платежей в Беларуси.Простая платежная форма для покупателей, возвраты одной кнопкой, обработка карт из любой страны в любой валюте.Удобный личный кабинет для всех видов платежей, простое выставление счетов.

Подробнее о возможностях и тарифах — на сайте bepaid.by.

Важно: онлайн-продажа абонементов и сертификатов в форме онлайн-записи недоступна.

Настройка интеграции

1. Подайте заявку для подключения онлайн-платежей на сайте или авторизуйтесь в личном кабинете используя свой адрес электронной почты и пароль.

2. В интерфейсе bePaid перейдите на вкладку «Магазины». Там вы увидите список ваших магазинов, нажмите на кнопку «Подробнее».

3. Откроется страница с подробной информацией о магазине. Найдите ID магазина в строке «ID» и нажмите на кнопку «Показать секретный ключ магазина», чтобы узнать «Shop Secret key».

4. После нажатия на «Показать секретный ключ магазина», появится окно с данными «Shop Secret key». Также нажмите на «Показать публичный ключ магазина», чтобы узнать «Shop Public key».

Скопируйте оба ключа, а также ID магазина, в дальнейшем эти данные понадобятся для настройки интеграции с YCLIENTS.

5. В интерфейсе YCLIENTS перейдите в раздел «Финансы» > «Безналичная оплата».

Вы можете изучить детали онлайн-предоплаты на вкладке «Способы оплаты», нажав на кнопку «Как это работает?». Далее откроется страница с детальным описанием на которой можно оставить заявку на помощь при подключении. Для самостоятельной настройки вернитесь на вкладку «Способы оплаты».

6. Переключите ползунок «Онлайн-предоплата» в активное положение.

7. Перейдите на вкладку «Платежные системы», нажмите кнопку «Подключить».

8. Введите параметры для интеграции с bePaid: «Shop ID», «Shop Public key» и «Shop Secret key», которые вы скопировали ранее.

9. После ввода параметров нажмите на кнопку «Сохранить».

После подключения интеграции настройте прием онлайн-оплаты для услуг и/или сотрудников. В разных версиях виджета (старая версия формы записи и в новом дизайне) настройки отличаются. Подробнее о настройках оплаты в новой версии онлайн-записи читайте здесь, для старой версии — здесь.

Как подключиться к SMS-агрегатору для экономии на SMS?

Для отправки сообщений через SMS-агрегаторов нужно заключить договор с одним из партнеров YCLIENTS. Список партнеров будет расширяться и вы всегда сможете перейти к агрегатору с более выгодными условиями.

Возможности работы через SMS-агрегаторов

1. Отправка SMS-сообщений по рыночным ценам агрегаторов.

2. Гибридная отправка уведомлений в мессенджеры. Например, сначала сообщение отправляется в Viber, а если сообщение не доставлено – через SMS. С помощью этой функции вы сможете сократить расходы на рассылку сообщений.

3. Настройка индивидуальных шаблонов SMS внутри агрегатора. Благодаря этому сообщения идентифицируются как сервисные, и сокращается расход на SMS-рассылки.

Как настроить отправку сообщений?

Чтобы начать отправлять SMS-рассылки, выполните следующие шаги:

1. Подключитесь к SMS-агрегатору.

Вы можете подключиться к одному из SMS-агрегаторов, отправлять сообщения через них напрямую и оплачивать SMS-сообщения на основании регламентированных сотовыми операторами цен. Также у каждого провайдера предусмотрены массовые рассылки.

Рассылка доступна после одобрения имени отправителя SMS – это правило от операторов связи. Имя отправителя нужно будет одобрить у SMS-агрегаторов. При отправке сообщений в страны СНГ или Европы имя SMS сохраняется. Допускаются частные случаи, когда сообщения уходит от общего имени. Подробности можно уточнить у агрегаторов.

2. Настройте подключение.

Подключение и работа с каждым провайдером, а также получение ключа авторизации описаны в статьях по работе с SMS-провайдерами.

Настройка уведомлений

YCLIENTS дает возможность оповещать и информировать новых и постоянных клиентов о предоставляемых услугах и скидках, уведомлять о записи через интернет, напоминать о предстоящем визите, запрашивать отзывы после визита, а также в любое время информировать сотрудников о записи клиента, переносе или отмене записи с помощью отправки PUSH-уведомлений, SMS и Чат-ботов.

Более подробно о типах уведомлений можете узнать в статье «Типы уведомлений и настройка их шаблонов».

Настройка SMS-уведомлений

Подключитесь к одному из SMS-агрегаторов или Чат-боту, чтобы отправлять сообщения через них напрямую и оплачивать SMS-сообщения на основании регламентированных сотовыми операторами цен.

Особенности подключения к каждому провайдеру подробно описаны в статье «Как подключиться к SMS-агрегатору для экономии на SMS?»

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «SMS-уведомления».

2. «SMS-агрегатор». Выберите из списка SMS-агрегатора или Чат-бота, к которому вы подключились. После этого в открывшемся поле для ввода укажите «Ключ авторизации».

3. «Имя отправителя SMS». Здесь вы можете указать собственное имя отправителя, от которого будут уходить сообщения. Особенности согласования имени отправителя у каждого агрегатора индивидуальны.

4. Нажмите кнопку «Сохранить».

Важно

Для теста SMS-уведомлений не используйте собственный номер телефона, некоторые типы уведомлений могут не отправиться. Тестируйте уведомления с другого номера.

Настройка Email-уведомлений

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Email-уведомления». Установите настройки основных уведомлений:

2. «Email для ответов». На эту почту будут приходить ответы клиентов, получивших Email-уведомления.

3. «Внешний вид». Здесь вы можете изменить:

цвет фона (цвет рамки в письме);цвет заголовка;цвет элементов: кнопки, иконки геолокации, адреса филиала.

Вы можете выбрать цвет по его внешнему виду, а можете указать код цвета в формате трех пар шестнадцатеричных цифр (#00ff00).

4. Нажмите кнопку «Сохранить».

Типы уведомлений

Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений». Здесь можно настраивать и включать/отключать отправку сообщений, которые отправляются по наступлению определенного события. Чтобы быстро включить или отключить тип уведомления нажмите на кнопку «Вкл»/«Выкл». Чтобы отредактировать уведомление, нажмите на кнопку с изображением карандаша.

Более подробно эти настройки описаны в статье «Типы уведомлений и настройка их шаблонов».

Важно

В шаблоны уведомлений не рекомендуется добавлять emoji смайлы, т.к. текст сообщения у получателя может отображаться некорректно. У каждого SMS-агрегатора есть свои ограничения, список поддерживаемых emoji необходимо уточнять у агрегатора.

У вас остались вопросы? Напишите нам в Телеграм.

Сценарий отправки PUSH, VK и SMS уведомлений клиентам

Отправка всех уведомлений настраивается в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладке «Типы уведомлений».

В этом же разделе можно задать последовательность настройки каналов сообщений. Клиент получит PUSH-уведомление, если у него установлено клиентское мобильное приложение.

Логика отправки PUSH и SMS-уведомлений

1. PUSH-уведомление отправляется на клиентское мобильное приложение.

2. Если уведомление не доставляется, то проверяется, возможна ли отправка личного сообщения ВКонтакте.

3. Если сообщение ВКонтакте не доставляется, то SMS-уведомление отправляется по соответствующему шаблону.

Важно

Отправка уведомлений в разные типы приложений ВКонтакте работает по-разному. Есть два типа приложений: мини-приложение «Онлайн-запись» от разработчиков VK и приложение «YCLIENTS - онлайн-запись» от разработчиков YCLIENTS. Подробнее об отправке уведомлений в разные приложения читайте ниже.

Отправка уведомления через ВКонтакте в мини-приложении «Онлайн-запись»

В мини-приложении «Онлайн-запись» для VK отправляется только уведомление с напоминанием о предстоящем визите, другие типы уведомлений не поддерживаются. При этом оно отправляется за 1 час до записи, установить другое время отправки нельзя.

Чтобы клиенту приходили уведомления, нужно:

1. Чтобы он состоял в вашем сообществе.

2. Чтобы клиент сделал запись через это приложение.

3. Чтобы была разрешена отправка уведомлений в настройках приложения:

Отправка уведомлений через ВКонтакте в приложении «YCLIENTS - онлайн-запись»

В приложении «YCLIENTS - онлайн-запись» для VK доступна отправка всех уведомлений с типом «Уведомления клиенту».

Подробная инструкция по настройке в статье «Отправка уведомлений через ВКонтакте».

Отправка уведомлений через приложение ВКонтакте «YCLIENTS - онлайн-запись»

В YCLIENTS доступна отправка уведомлений клиентам в личные сообщения ВКонтакте. Для отправки необходимо установить в вашем сообществе VK приложение «YCLIENTS - онлайн-запись».

В приложении «YCLIENTS - онлайн-запись» доступна отправка всех уведомлений с типом «Уведомления клиенту». Подробнее о настройке типов уведомлений можно прочитать в этой статье.

Настройка и редактирование

Чтобы клиенту приходили уведомления в VK:

1. В YCLIENTS в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» в типе уведомления должен быть включен канал VK.

2. В настройках сообщества необходимо включить отправку сообщений.

3. Администратор сообщества должен разрешить приложению доступ к сообщениям сообщества в настройках виджета в VK.

Для этого нужно нажать на кнопку с тремя полосками:

Перейти в раздел «Настройки виджета» и авторизоваться под данными пользователя YCLIENTS.

После нажать на кнопку «Уведомления», поставить отметку «Разрешить приложению доступ к сообщениям сообщества» и нажать «Разрешить».

4. Клиент, открыв приложение, должен разрешить получение сообщений от сообщества:

После клиент будет получать уведомления в личные сообщения VK.

При необходимости он сможет включать и отключать разрешение на отправку сообщений самостоятельно в личных сообщениях или самом сообществе.

«Разрешить сообщения» (1) — уведомления выключены, «Запретить сообщения» (2) — уведомления включены.

Какие виды SMS-уведомлений бывают? Как они настраиваются?

YCLIENTS предоставляет возможности широкой настройки автоматической рассылки SMS-уведомлений как вашим клиентам, так и сотрудникам. Вы получите возможность оповещать и информировать новых и постоянных клиентов о предоставляемых услугах и скидках, а также информировать сотрудников о записи клиента, даже если они не находятся на рабочем месте.

В YCLIENTS предусмотрено несколько видов SMS-уведомлений:

Автоматические SMS-уведомления

Более подробно о видах SMS-уведомлений и возможностях их настройки вы можете узнать в статье «Типы уведомлений и настройка их шаблонов».

SMS-уведомления из окна записи

В YCLIENTS также можно отправлять индивидуальные SMS-оповещения для каждого клиента. Сделать это можно двумя способами:

1. В карточке клиента в разделе «Клиенты» > «Клиентская база» (подробная информация в статье «Информация в карточке клиента», пункт «Отправить сообщение»)

2. Через окно визита с помощью раздела «Отправить сообщение» в блоке «Клиент».

SMS-рассылки

YCLIENTS предоставляет возможность рассылки SMS-сообщений клиентам. Вы можете отправить SMS как всем клиентам, так и выборочно определенному списку клиентов (подробная информация в статье «Клиентская база», пункт «Действия с клиентской базой»).

Юридические аспекты SMS рассылок

Продвижение товаров и услуг через SMS рассылки – эффективный маркетинговый ход, который позволяет удержать старых клиентов и привлечь новых, однако необходимо знать, что данный вид рекламы регулируется следующими законами:

ФЗ №126 «О связи» от 07.07.2003 г. (поправки от 21.07.2014 года)ФЗ №38 «О рекламе» от 13.03.2006 г.ФЗ №152 «О персональных данных» (подробнее об изменениях в законе с 1.09.2022 года — здесь)

Кто несет ответственность?

Вся ответственность за незаконную отправку SMS сообщений полностью лежит на инициаторе рекламы – владельце бизнеса, использующем YCLIENTS для SMS уведомлений.

Суть закона о рекламе по SMS

Рассылка не должна содержать фальсифицированные данные. Реклама должна быть добросовестной.Лицо, распространяющее рекламные сообщения, должно немедленно прервать рассылку по первому требованию Федеральной Антимонопольной Службы Российской Федерации.Компания, имеющая в базе информацию о клиенте, должна также иметь разрешение от клиента на хранение и использование этих данных. Клиент вправе потребовать удаление всей информации. О том, как получить разрешение от клиента, читайте ниже.

Что напрямую запрещено законом?

Законодательством РФ запрещено рекламировать наркотические и психотропные вещества, алкоголь, сигареты и другие табачные изделия. Распространитель рекламы не имеет права продвигать по данным каналам товары для взрослых и эскорт, сайты 18+, БАДы, лекарственные средства, азартные игры, поддельные документы, оружие. Также запрещена пропаганда насилия.Рассылку можно осуществлять только по предварительному согласию абонента.

Нарушение закона

Если отправка рекламных сообщений была произведена без согласия абонента, то инициатор рассылки рискует получить штраф в размере до 500 тыс. руб.Если содержание рассылки не соответствует закону (п. 1 выше), то штрафы доходят до 2 млн. руб.

Как получить согласие от клиента?

При онлайн-записи любой пользователь соглашается с Условиями использования и Политикой конфиденциальности.

В соответствии с пользовательским соглашением пользователь дает согласие, в том числе на отправку SMS-оповещений:

7.1.1. Предоставляя свой номер телефона при оформлении онлайн-записи на Сайте Пользователь соглашается на его обработку Администрацией Сайта, в том числе и в целях выполнения обязательств перед Пользователем в рамках настоящего Пользовательского соглашения, информирования Пользователя о своих услугах, продвижения услуг Сайта и его партнеров, проведения электронных и sms опросов, контроля маркетинговых акций, клиентской поддержки, проведение розыгрышей призов среди Пользователей, контроля удовлетворенности Пользователя, а также качества услуг, сбору отзывов. Не считается нарушением предоставление Администрацией Сайта информации партнерам, агентам и третьим лицам, действующим на основании договора или договора-оферты с Администрацией Сайта, для исполнения обязательств перед Пользователем, в том числе партнеры имеют право отправлять Пользователю SMS-напоминания и уведомления.

При записи по телефону такого подтверждения нет, поэтому согласие обязательно должно быть оформлено в письменном виде.

Самый оптимальный вариант решения данной задачи – заполнение клиентом анкеты. Лучше, если это будет обычная бумажная анкета, содержащая определенный набор граф, которую клиент заполнит и собственноручно подпишет. Также желательно чтобы вторую подпись поставил сотрудник компании, принявший анкету у клиента.

Примеры и правила составления анкет

Отсутствие необходимых полей в анкете будет означать, что компания не получила явного согласия человека на получение SMS-сообщений рекламного характера. Лицо, дающее свое согласие на SMS рассылку, в анкете должно указать:

Фамилию.Имя.Отчество.Номер телефона.

Так же в анкете желательно предусмотреть графу «Отказаться от SMS-информирования», иначе контролирующие органы могут придраться в навязывании услуг SMS-информирования, поскольку у клиента не было альтернатив при выборе варианта.Еще лучше предоставить клиенту на выбор несколько видов информации, которую вы планируете распространять: «О скидках», «О распродажах», «О новостях компании» и т.д.Абонент должен быть предупрежден о последствиях указания некорректных данных в анкете. А именно, если клиент укажет неверный номер телефона, то ваши SMS-сообщения будут направлены лицу, которое не давало на это согласие. В таком случае ответственность будет снята с вас.

Примеры анкет:

Подробная анкетаПростая анкета

Как исключить клиента из SMS рассылки?

Самый простой и удобный способ для исключения клиента из SMS-рассылки - установить соответствующую настройку в его карточке в разделе «Клиенты» > «Клиентская база»:

1. Выберите клиента и откройте его карточку.2. Перейдите в раздел «Уведомления».3. Поставьте галочку «Исключить» в пункте «Рекламные рассылки».4. Сохраните изменения.

История отправленных сообщений

В YCLIENTS можно узнать историю сообщений, отправленных конкретному клиенту, а также увидеть историю сообщений, соответствующих определенным фильтрам.

Узнать историю сообщений, отправленных конкретному клиенту, можно следующими способами:

Через окно визита

Выберите запись клиента в журнале и перейдите в окно визита. В блоке «Клиент» перейдите в раздел «Отправленные сообщения».

Через карточку клиента

В разделе «Клиенты» > «Клиентская база» перейдите в карточку клиента, историю сообщений которого хотите просмотреть, и перейдите в раздел «Отправленные сообщения».

Также вы можете просматривать общую историю сообщений и фильтровать ее нужным образом. Для этого перейдите в раздел «Обзор» > «Сообщения» (подробная инструкция в статье).

Отключение SMS-уведомления при создании записи администратором

Для отключения отправки SMS-уведомления при создании записи в журнале перейдите в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений» и снимите галочку напротив пункта «Создание записи через журнал записи». При необходимости вы можете включить отправку этого уведомления в этом же разделе.

Несмотря на запрет отправки этого вида уведомлений, SMS с деталями записи все же можно отправить в индивидуальном порядке.

Для этого при создании записи перейдите на вкладку «Уведомления» в окне визита и поставьте галочку напротив пункта «Отправить уведомление с деталями записи сразу после сохранения».

Также здесь вы можете изменить время отправления напоминания клиенту о предстоящем визите (подробнее в статье).

Уведомления ВКонтакте

В YCLIENTS появилась возможность отправлять уведомления в VK через официальную интеграцию YCLIENTS и ВКонтакте.

Интеграция поможет вам сэкономить на оповещениях от 3 500 ₽/месяц (из расчета средних показателей компаний, которые отправляют 140 SMS в неделю).

Подключение для всех компаний — бесплатно.

Как это работает?

При создании, подтверждении или удалении записи YCLIENTS автоматически отправляет клиенту нужные уведомления.

Если в визите указан номер телефона, к которому привязан аккаунт ВКонтакте, то посетитель получит уведомление в мессенджере соцсети в специальном разделе ВКонтакте «Бизнес-уведомления», где нельзя отвечать на сообщения.Для отправки уведомлений через ВКонтакте вы можете использовать только стандартные шаблоны YCLIENTS. Изменять текст этих сообщений нельзя.На данный момент каскадная отправка SMS-сообщений недоступна (каскадная отправка работает так — если сообщение не было доставлено в VK, отправляется SMS), но она будет добавлена в ближайших обновлениях. Сейчас вы можете либо отправлять одновременно и уведомления ВКонтакте, и SMS, либо отключить отправку SMS и уведомлять пользователей только через ВКонтакте.

Для отправки доступны следующие уведомления:

Напоминание о предстоящем визите. За указанное время до начала визита клиенту будет отправлено сообщение с приглашением.Создание записи через виджет онлайн-записи. Сразу после того, как клиент создал запись через виджет онлайн-записи, ему будет отправлено уведомление с деталями визита.Удаление записи, созданной через виджет онлайн-записи. Сразу после того, как клиент, администратор или сотрудник удалил запись, созданную клиентом через виджет онлайн-записи, клиент получит уведомление, что запись удалена, с деталями удаленного визита.Создание записи через журнал записи. Сразу после того, как администратор или сотрудник создали запись через журнал записи, клиенту будет отправлено уведомление с деталями визита.Подтверждение записи клиента, созданной через виджет онлайн-записи. Если после онлайн-записи администратор выполнит процедуру подтверждения бронирования, клиенту будет отправлено сообщение, что запись подтверждена, вместе с деталями визита. Для того чтобы подтвердить запись, необходимо нажать на кнопку-иконку «Подтвердить запись» в разделе «Обзор» > «Сводка».Уведомление клиента об успешной онлайн-оплате. Используется, чтобы уведомить клиента об успешной онлайн-оплате записи.

Отправка сообщений через ВКонтакте не поддерживает приглашение на повторный визит, запрос отзыва и другие маркетинговые рассылки.

Для посетителей без аккаунта ВКонтакте вы можете отправлять бесплатные сообщения через push в приложении YPLACES или email-уведомления.

Проверить статус доставки уведомления ВКонтакте можно в разделе «Обзор» > «Сообщения» по каналу «VK Push». Недоставленные сообщения будут иметь статус «Отклонено оператором», доставленное, но не прочитанное — «Доставлено», если клиент открыл сообщение, статус — «Прочитано».

Настройка интеграции

1. В YCLIENTS перейдите в раздел «Интеграции» > «Уведомления» и выберите приложение «Уведомления ВКонтакте».

2. На открывшейся странице нажмите кнопку «Подключить».

3. Ознакомьтесь с договором-офертой на обработку персональных данных, поставьте отметку, чтобы подтвердить согласие, затем нажмите «Подключить».

4. После подключения интеграции настройте отправку уведомлений:

Чтобы включить/отключить отправку уведомления, переключите ползунок в колонке «Статус».Чтобы выбрать другой шаблон уведомления, нажмите на кнопку редактирования. После изменения нажмите «Сохранить».

Чтобы изменить время отправки напоминания о предстоящем визите, при редактировании нажмите на ссылку «Изменить» в поле «Время отправки».Далее откроется раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» > «Типы уведомлений», нажмите на кнопку редактирования в типе «Предстоящий визит». Выберите нужное время в поле «Отправлять SMS» (если вы также отправляете SMS-уведомоления, в этом случае время отправки тоже изменится), затем нажмите «Сохранить». После время изменится в настройках интеграции.

Важно

Типы уведомлений в настройках YCLIENTS и в настройках интеграции «Уведомления ВКонтакте» не связаны между собой. Если отключить один из видов уведомлений, то аналогичный будет работать. Например, если отключить уведомление «Создание записи через виджет онлайн-записи» в настройках YCLIENTS, но оставить включенным в настройках приложения «Уведомления ВКонтакте», то уведомления будет отправляться в VK. Если изменить шаблон в одном из видов уведомлений, то в другом шаблон не изменится. Исключение составляет настройка времени отправки напоминания о предстоящем визите. Канал отправки «VK» в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» > «Типы уведомлений» никак не связан с отправкой Push-уведомлений через данную интеграцию. Этот канал отвечает за отправку уведомлений в приложение «YCLIENTS - онлайн-запись» для ВКонтакте.

Чтобы отключить интеграцию, перейдите в приложение «Уведомления ВКонтакте» и нажмите кнопку «Отключить».

Типы уведомлений и настройка их шаблонов

YCLIENTS дает возможность оповещать и информировать новых и постоянных клиентов о предоставляемых услугах и скидках, уведомлять о записи через интернет, напоминать о предстоящем визите, запрашивать отзывы после визита, а также в любое время информировать сотрудников о записи клиента, переносе или отмене записи.

Настройка и редактирование

Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» и откройте вкладку «Типы уведомлений». Здесь можно настраивать и включать/отключать отправку сообщений, которые отправляются по наступлению определенного события.

Выберите стандартные шаблоны или придумайте собственные для каждого типа уведомлений. Выполните детальную настройку каналов, по которым будут отправляться сообщения:

PUSH-уведомление.Личное сообщение Вконтакте.SMS.Email.

Примечания

В мини-приложении «Онлайн-запись» для ВКонтакте отправляется только уведомление с напоминанием о предстоящем визите, другие типы уведомлений не поддерживаются. При этом оно отправляется за 1 час до записи, установить другое время отправки нельзя.В приложении «YCLIENTS - онлайн-запись» для ВКонтакте доступна отправка всех уведомлений с типом «Уведомления клиенту».Подробнее о сценариях отправки PUSH, VK и SMS уведомлений клиентам можно прочитать в этой статье.

Чтобы перейти к редактированию типа уведомлений, нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша рядом с его названием.

Шаблоны уведомлений

В открывшемся всплывающем окне настройте статус, шаблон уведомления, каналы отправки и нажмите кнопку «Сохранить».

Важно

В шаблоны уведомлений не рекомендуется добавлять emoji смайлы, так как текст сообщения у получателя может отображаться некорректно.Для того чтобы в своем шаблоне уведомлений сделать абзацный переход, необходимо писать не через «Enter», а через сочетание клавиш «Shift» + «Enter».В типе уведомления «Предстоящий визит» по умолчанию установлена отправка SMS за 1 час до визита и Email за 12 часов до визита. Если запись в журнале была создана до изменения настроек отправки уведомления, то для нее будут действовать настройки по умолчанию, все изменения применяются только для будущих записей. При необходимости для созданных ранее записей время отправки можно изменить в самом визите вручную в разделе «Уведомления». Подробнее об этом можно прочитать здесь.

Дополнительная информация в Email

Если клиенты филиала получают Email-уведомления, то вы можете добавить дополнительный текст в следующие уведомления:

напоминание;запрос отзыва (онлайн);запрос отзыва (офлайн);детали онлайн-записи;детали записи;удаление записи;уведомление о выпуске электронной карты.

Для того чтобы добавить дополнительный текст, перейдите на вкладку «Дополнительная информация в Email».

1. Поставьте галочку «Выводить дополнительную информацию в Email», чтобы текст был добавлен.

2. Поставьте галочку «Отступ», чтобы текст начинался с красной строки.

3. Нажмите на кнопку «Изменить».

4. Напишите дополнительный текст, добавьте изображение, видео или ссылку.

5. Чтобы увидеть, как будет выглядеть письмо, нажмите на кнопку «Предпросмотр».

6. Нажмите кнопку «Сохранить».

Важно

В некоторых типах Email-уведомлений отображаются имя, телефон и Email клиента, которые указаны в клиентской базе. Информация отображается в следующих типах уведомлений:

«Напоминание клиенту о предстоящем визите».«Уведомление клиента об онлайн-записи».«Уведомление клиента об оффлайн-записи».«Напоминание клиенту о повторном визите».«Уведомление клиента о подтверждении записи».«Уведомление клиента об удалении онлайн-записи».

События, при которых возможна отправка сообщения

Отправка уведомлений осуществляется по определенным событиям. Для каждого уведомления необходима отдельная настройка. Более подробную информацию по настройке каждого типа уведомления можно найти в статьях ниже.

Уведомления клиенту

Создание записи через виджет онлайн-записиСоздание записи через журнал записиПодтверждение записи клиента, созданной через виджет онлайн-записиУдаление записи, созданной через виджет онлайн-записиПредстоящий визитЗапрос отзыва после визита, запись на который создана через виджет онлайн-записи/через журнал записиПриглашение на повторный визитПоздравление с днем рожденияНовая скидкаОкончание действия скидкиУведомление клиента об успешной онлайн-оплатеПодтверждение номера клиента в виджете онлайн-записи Приглашение на визит недошедших клиентов

Уведомления администратору

Создание записи клиентом через виджет онлайн-записи/через журнал записиПеренос записи, созданной через виджет онлайн-записиУдаление записи через виджет онлайн-записиСкорое завершение расписания работы сотрудников

Уведомления сотруднику

Создание записи клиентом через виджет онлайн-записи/создание записи администратором через журнал записи для сотрудникаПеренос записи клиентом или администраторомУдаление записи клиентом или администратором

Уведомления администратору и сотруднику

Окончание действия лицензии

Массовые рассылки клиентам

Вы можете отправить массовую рассылку, чтобы одновременно оповестить группу клиентов или всю клиентскую базу.

Важно

Для отправки SMS-рассылки в вашем филиале должен быть подключен SMS-провайдер или чат-бот. Перед проведением массовой рассылки, проконсультируйтесь с вашим агрегатором о ее возможностях и ограничениях, которые могут возникнуть на стороне провайдера/чат-бота или сервиса, где будет проходить рассылка. Это может касаться особенностей самой рассылки (например, как правильно ее провести, чтобы ваш аккаунт не заблокировали за спам), или определенных слов, которые не пропустит оператор связи.

Настройка и редактирование

1. В боковом меню перейдите в раздел «Настройки»> «Системные настройки»> «Уведомления».

2. Перейдите на вкладку «Типы уведомлений».

3. В блоке «Уведомления клиенту» выберите тип «Массовые рассылки клиентам» и нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша.

4. В появившемся меню выберите каналы отправки в блоке «Каналы». Сохраните готовые настройки.

Важно

Для включения или отключения статуса уведомления обратитесь в техническую поддержку или к вашему персональному менеджеру.Рассылка будет отправлена только по тем каналам, которые вы выберете в этом меню. Перед отправкой сообщений убедитесь что в настройках типа уведомления включены нужные вам каналы отправки.

Отправка

1. Перейдите в раздел «Клиенты» > «Клиентская база».

2. Сформируйте список клиентов, которым вы планируете отправить рассылку. Вы можете сделать это при помощи чекбокса или фильтров клиентской базы. Если отправить рассылку нужно всем клиентам, пропустите этот пункт.

3. Нажмите на кнопку «Действия» в правом нижнем углу страницы. В появившемся меню выберите пункт «Отправить сообщение».

4. В появившемся окне введите текст рассылки и нажмите кнопку «Отправить».

Переменные

%CLIENT_NAME% – в отправленных сообщениях эта переменная автоматически будет заменена на то имя клиента, которое вы указали в клиентской базе.

Подтверждение номера клиента в виджете онлайн-записи

Автоматическое уведомление с кодом подтверждения, которое отправляется клиенту для авторизации в личном кабинете виджета онлайн-записи и для подтверждения номера телефона при создании записи, если такая опция включена в настройках онлайн-записи.

Канал отправки уведомления — SMS.

Важно

Для отправки кодов подтверждения в вашем филиале должен быть подключен SMS-провайдер или чат-бот.Обязательно проконсультируйтесь с вашим агрегатором об особенностях отправки кодов подтверждений. У разных провайдеров — разные условия. Для некоторых операторов связи, с которыми работают провайдеры, не подходит стандартный шаблон от YCLIENTS только с кодом. В этом случае вы можете настроить другой шаблон, где будет указано также название вашей компании. Стандартный размер одного сообщения — 69 символов. Если в шаблоне используется название компании, но оно слишком длинное, попробуйте его укоротить, чтобы текст SMS помещался в одном сообщении.

Авторизация в личном кабинете в виджете онлайн-записи

В личном кабинете онлайн-записи клиенты могут:

переносить или отменять предстоящие записи;повторять прошедшие записи;просматривать карты лояльности и условия акции;увидеть остаток по абонементам;просматривать баланс по сертификатам.

Подробнее о личном кабинете в виджете можно прочитать здесь.

Подтверждение номера телефона клиента по SMS

В разделе «Онлайн-запись» > «Настройки» поставьте галочку «Подтверждать номер клиента по SMS», если хотите, чтобы клиент смог завершить запись только после подтверждения своего номера. Данная функция позволит избежать создания недействительных и тестовых записей.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Уведомления клиенту» выберите тип «Подтверждение номера клиента в виджете онлайн-записи» и нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша.

3. По умолчанию уведомление всегда включено, но отправка будет осуществляться только при действующей интеграции с провайдером уведомлений, который осуществляет отправку кодов подтверждений.

4. Выберите один из двух стандартных шаблонов. Создание своего шаблона недоступно.

5. Нажмите «Сохранить».

Шаблоны

1. Код подтверждения: %CODE%

2. Код подтверждения для %SALON_TITLE%: %CODE%

В каждом шаблоне есть переменные, вместо них автоматически выводятся данные:

%CODE% — код подтверждения.%SALON_TITLE% — название компании, указанное в разделе «Настройки» > «Мой филиал» > «Настройки филиала». Если название компании не указано, будет использоваться название филиала.

Создание записи через виджет онлайн-записи

Автоматическое уведомление с деталями визита, которое отправляется клиенту сразу после того, как он создал запись через виджет онлайн-записи. Используется, чтобы клиент имел подтверждение записи.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Уведомления клиенту» выберите тип «Создание записи через виджет онлайн-записи» и нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша.

3. Поставьте отметку на статусе «Уведомления включены».

4. Выберите один из трех стандартных шаблонов или создайте свой.

5. Настройте каналы отправки.

6. Нажмите кнопку «Сохранить».

Шаблоны

1. Вы записаны на услугу %SERVICE_TITLE% к %POSITION_TITLE% %MASTER_NAME% на %DATE% в %HOURMINUTES%. Детали: %LINK%

2. Вы записаны на %SERVICE_TITLE% на %DATE% в %HOURMINUTES%. Детали: %LINK%

3. Вы записаны на %DATE% в %HOURMINUTES%. Детали: %LINK%

4. Свой шаблон

В каждом шаблоне есть переменные (ссылки на параметры визита в журнале записи). Вместо этих переменных автоматически выводятся данные о записи:

%SERVICE_TITLE% — название одной или нескольких услуг у конкретной записи%POSITION_TITLE% — должность сотрудника, которая указывается в разделе «Онлайн-запись» > «Настройки» в пунктах:Название сущности "Сотрудник",Сущность "Сотрудник", родительный падеж,Сущность "Сотрудник", дательный падеж,Сущность "Сотрудник", множественное число.%MASTER_NAME% — имя сотрудника%DATE% — дата визита%DATETIME% — дата и время визита%HOURMINUTES% — время визита%CLIENT_NAME% — имя клиента%LINK% — ссылка на подробную информацию о предстоящем визите (при переходе по этой ссылке также можно отменить запись, если в разделе «Онлайн-запись» > «Настройки» включена опция «Разрешить клиентам удалять записи»)

Пример уведомления по стандартному шаблону:

«Вы записаны на услугу стрижка бороды к барберу Александру на 18 января в 19:00. Детали: [ссылка с описанием записи]»

Создание записи через журнал записи

Автоматическое уведомление с деталями визита, которое отправляется клиенту сразу после того, как администратор или сотрудник создали запись через журнал записи. Используется, чтобы клиент имел подтверждение записи.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Уведомления клиенту» выберите тип «Создание записи через журнал записи» и нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша.

3. Поставьте отметку на статусе «Уведомления включены».

4. Выберите один из трех стандартных шаблонов или создайте свой.

5. Настройте каналы отправки.

6. Нажмите кнопку «Сохранить».

Шаблоны

1. Вы записаны на услугу %SERVICE_TITLE% к %POSITION_TITLE% %MASTER_NAME% на %DATE% в %HOURMINUTES%. Детали: %LINK%

2. Вы записаны на %SERVICE_TITLE% на %DATE% в %HOURMINUTES%. Детали: %LINK%

3. Вы записаны на %DATE% в %HOURMINUTES%. Детали: %LINK%

4. Свой шаблон

В каждом шаблоне есть переменные (ссылки на параметры визита в журнале записи). Вместо этих переменных автоматически выводятся данные о записи:

%SERVICE_TITLE% — название одной или нескольких услуг у конкретной записи.%POSITION_TITLE% — должность сотрудника, которая указывается в разделе «Онлайн-запись» > «Настройки» в пунктах:Название сущности "Сотрудник",Сущность "Сотрудник", родительный падеж,Сущность "Сотрудник", дательный падеж,Сущность "Сотрудник", множественное число.%MASTER_NAME% — имя сотрудника.%DATE% — дата визита.%DATETIME% — дата и время визита.%HOURMINUTES% — время визита.%CLIENT_NAME% — имя клиента.%LINK% — ссылка на подробную информацию о предстоящем визите (при переходе по этой ссылке также можно отменить запись, если в разделе «Онлайн-запись» > «Настройки» включена опция «Разрешить клиентам отменять записи онлайн»).%TITLE% — название компании (указанное в разделе «Настройки» > «Мой филиал» > «Настройки филиала» в поле «Название филиала»).

Пример уведомления по стандартному шаблону:

«Вы записаны на услугу стрижка бороды к барберу Александру на 18 января в 19:00. Детали: [ссылка с описанием записи]»

Отправка уведомления

Уведомление о создании записи через журнал формируется и отправляется сразу после того, как сотрудник или администратор создает запись в журнале.

Главное условие — для формирования уведомления в визит должен быть добавлен номер телефона клиента на момент создания записи. Если не указывать номер телефона клиента (например, добавить только Email) или добавить номер после создания записи, уведомление не сформируется и не будет отправлено.

Подтверждение записи клиента, созданной через виджет онлайн-записи

Настройка этого уведомления подходит для компаний, в которых предусмотрено подтверждение записи. Например, администратор созванивается с клиентом и уточняет информацию о визите. После клиенту будет отправлено сообщение, что запись подтверждена, вместе с деталями визита.

Для того чтобы подтвердить запись, необходимо нажать на кнопку «Подтвердить запись» в разделе «Обзор» > «Сводка» или в окне записи.

Используется, если компания не может гарантировать в реальном времени оказание услуги, и для онлайн-записи требуется подтверждение.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Уведомления клиенту» выберите тип «Подтверждение записи клиента, созданной через виджет онлайн-записи» и нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша.

3. Поставьте отметку на статусе «Уведомления включены».

4. Выберите один из трех стандартных шаблонов или создайте свой.

5. Настройте каналы отправки.

6. Нажмите кнопку «Сохранить».

Шаблоны

1. Запись подтверждена. %POSITION_TITLE% : %MASTER_NAME%, Услуга: %SERVICE_TITLE%, Время: %DATETIME%. Детали: %LINK%

2. Запись подтверждена. Услуга: %SERVICE_TITLE%, Время: %DATETIME%. Детали: %LINK%

3. Запись подтверждена. Детали: %LINK%

4. Свой шаблон

В каждом шаблоне есть переменные (ссылки на параметры визита в журнале записи). Вместо этих переменных автоматически выводятся данные о записи:

%POSITION_TITLE% — должность сотрудника, которая указывается в разделе «Онлайн-запись» > «Настройки» в пунктах:Название сущности "Сотрудник",Сущность "Сотрудник", родительный падеж,Сущность "Сотрудник", дательный падеж,Сущность "Сотрудник", множественное число.%SERVICE_TITLE% — название одной или нескольких услуг у конкретной записи%MASTER_NAME% — имя сотрудника%DATETIME% — дата и время визита%LINK% — ссылка на страницу с подробной информацией о записи

Пример уведомления по стандартному шаблону:

«Запись подтверждена. Барбер: Михаил, Услуга: Мужская стрижка, Время: 25 марта в 21:00. Детали: [ссылка на описание записи]»

Отправка уведомления

Уведомление отправляется сразу после того, как сотрудник или администратор подтвердит запись.

Подтвердить запись можно двумя способами:

1. В разделе «Обзор» > «Сводка» необходимо нажать на кнопку «Подтвердить запись» с изображением галочки.

2. В окне записи перейдите на вкладку «Уведомления» и нажмите на кнопку «Отправить уведомление, подтверждающее запись».

Удаление записи, созданной через виджет онлайн-записи

Автоматическое уведомление, которое отправляется клиенту после удаления онлайн-записи.

Сразу после того, как клиент, администратор или сотрудник удалит запись, созданную клиентом через виджет онлайн-записи, клиент получит уведомление, что запись удалена, с деталями удаленного визита.

Используется, чтобы предотвратить путаницу и недопонимание со стороны клиентов.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Уведомления клиенту» выберите тип «Удаление записи, созданной через виджет онлайн-записи» и нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша.

3. Поставьте отметку на статусе «Уведомления включены».

4. Выберите один из трех стандартных шаблонов или создайте свой.

5. Настройте каналы отправки.

6. Нажмите кнопку «Сохранить».

Шаблоны

1. Отменена запись. Услуга: %SERVICE_TITLE%, %POSITION_TITLE%: %MASTER_NAME%, Время: %DATETIME%. Детали: %LINK%

2. Отменена запись. Услуга: %SERVICE_TITLE%, Время: %DATETIME%. Детали: %LINK%

3. Отменена запись. Время: %DATETIME%. Детали: %LINK%

4. Свой шаблон

В каждом шаблоне есть переменные (ссылки на параметры визита в журнале записи). Вместо этих переменных автоматически выводятся данные о записи:

%SERVICE_TITLE% — название одной или нескольких услуг у конкретной записи%POSITION_TITLE% — должность сотрудника, которая указывается в разделе «Онлайн-запись» > «Настройки» в пунктах:Название сущности "Сотрудник",Сущность "Сотрудник", родительный падеж,Сущность "Сотрудник", дательный падеж,Сущность "Сотрудник", множественное число.%MASTER_NAME% — имя сотрудника%DATETIME% — дата и время%LINK% — ссылка с подробным описанием записи

Пример уведомления по стандартному шаблону:

«Отменена запись. Услуга: Мужская стрижка, Барбер: Михаил, Время: 25 марта в 18:00. Детали [ссылка на страницу с описанием]»

Предстоящий визит

Автоматическое уведомление с приглашением, которое отправляется клиенту за указанное время до начала визита. Используется, чтобы снизить опоздания и неприходы.

В виджете онлайн-записи клиент также может самостоятельно выбирать удобное для себя время напоминания или отключать отправку этого уведомления.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Уведомления клиенту» выберите тип «Предстоящий визит» и нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша.

3. Поставьте отметку на статусе включения.

4. Выберите один из трех стандартных шаблонов или создайте свой.

5. Настройте время отправки для SMS-уведомлений и для Email.

6. Настройте каналы отправки.

7. Нажмите кнопку «Сохранить».

Также время отправки напоминания перед визитом можно установить индивидуально для каждого визита в окне записи на вкладке «Уведомления». Чтобы отключить отправку напоминания в визите уберите отметку с канала отправки. После изменения настроек нажмите «Сохранить» в правом нижнем углу.

Важно

По умолчанию в настройках уведомления установлена отправка SMS за 1 час до визита и Email за 12 часов до визита. Если запись в журнале была создана до изменения настроек отправки уведомления, то для нее будут действовать настройки по умолчанию. Все изменения применяются только для будущих записей. При необходимости для созданных ранее записей время отправки можно изменить вручную в окне записи на вкладке «Уведомления».Уведомление не придет клиенту, если изменить статус визита на «Клиент не пришел».

Шаблоны

1. До визита к %POSITION_TITLE% %MASTER_NAME% осталось %HOURMINUTES% (%DATE%). Детали: %LINK%

2. До визита к %POSITION_TITLE% %MASTER_NAME% осталось %HOURMINUTES%. Детали: %LINK%

3. Напоминание о визите. Детали: %LINK%

4. Свой шаблон

В каждом шаблоне есть переменные (ссылки на параметры визита в журнале записи). Вместо этих переменных автоматически выводятся данные о записи:

%POSITION_TITLE% — должность сотрудника, которая указывается в разделе «Онлайн-запись» > «Настройки» в пунктах:Название сущности "Сотрудник",Сущность "Сотрудник", родительный падеж,Сущность "Сотрудник", дательный падеж,Сущность "Сотрудник", множественное число.%MASTER_NAME% — имя сотрудника.%HOURMINUTES% — количество часов до предстоящего визита.%DATE% — время и дата предстоящего визита.%CLIENT_NAME% — имя клиента.%LINK% — ссылка на подробную информацию о предстоящем визите (при переходе по этой ссылке также можно перенести запись, если такая опция включена в настройках онлайн-записи).

Пример напоминания по стандартному шаблону:

«До визита к косметологу Светлана осталось 1ч (25 марта в 18:00). Детали: [ссылка на страницу с описанием]»

Отправка уведомления

Уведомление формируется и отправляется автоматически. Перед его формированием система просматривает дату и время визита, настройки типа уведомления, проверяет, сколько времени осталось до визита. Если все корректно, уведомление формируется и отправляется.

Главное условие — визит должен быть создан раньше, чем настанет время формирования уведомления. Также в окне записи на вкладке «Уведомления» должна стоять отметка на нужном канале уведомления.

Например, визит на 1 марта в 10:00, в нем установлено напоминание за час до визита. Чтобы уведомление сформировалось, визит должен быть создан не позднее 08:59 того же числа. Если визит создали после 08:59, то уведомление с напоминанием не сформируется, так как во время проверки условия, визита еще не было.

Возможные причины отсутствия отметки на уведомлении в визите:

Клиент записался сам и отключил отправку напоминания.На момент записи клиента не было включено напоминание в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления».Отметку убрали из визита вручную.

Запрос отзыва после визита, запись на который создана через виджет онлайн-записи/через журнал записи

Автоматические сообщения, которые отправляются клиенту после визита.

Отзыв можно запрашивать как у клиентов, записавшихся через виджет онлайн-записи, так и у клиентов, записавшихся у администратора через журнал записи. Сообщение с запросом отзыва содержит в себе ссылку, перейдя по которой клиент сможет оставить отзыв о работе сотрудника. После оставленный отзыв будет отображаться в виджете онлайн-записи на шаге выбора специалиста.

Все полученные отзывы можно просматривать и удалять в разделе «Обзор» > «Отзывы».

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Уведомления клиенту» выберите тип «Запрос отзыва после визита, запись на который создана через виджет онлайн-записи» или «Запрос отзыва после визита, запись на который производилась через журнал записи» и нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша.

3. Поставьте отметку на статусе «Уведомления включены».

4. Выберите один из трех стандартных шаблонов или создайте свой.

5. Настройте время отправки запроса отзыва.

6. При необходимости выберите условия, при которых сообщение не будет отправлено клиенту:

В визите есть выбранные услуги — выберите услугу или несколько услуг из списка. Если в визите будет любая из указанных услуг, то отзыв не будет запрошен. Клиент уже оставлял отзыв — отметьте филиал, сотрудника или услугу. Эта опция необходима, чтобы не запрашивать отзыв у клиента повторно. Если клиент уже оставлял отзыв в этом филиале (любой, самостоятельно через виджет или через сообщение с запросом отзыва), то запрос не отправится.Если клиент оставлял отзыв по визиту, в котором был тот же сотрудник, что и в текущем, то уведомление не будет отправлено.Если клиент уже оставлял отзыв на визит с той же услугой, что и в нынешнем, то запрос отзыва не будет отправлен.

7. Настройте каналы отправки.

8. Нажмите кнопку «Сохранить».

Шаблоны

1. Пожалуйста, оставьте отзыв о визите. Услуга: %SERVICE_TITLE%, %POSITION_TITLE%, %MASTER_NAME%, Время: %DATETIME%. %LINK%

2. Пожалуйста, оставьте отзыв о визите %DATETIME%. %LINK%

3. Оставьте отзыв о визите %DATETIME%. %LINK%

4. Свой шаблон

В каждом шаблоне есть переменные (ссылки на параметры визита в журнале записи). Вместо этих переменных автоматически выводятся данные о записи:

%SERVICE_TITLE% — название услуги.%POSITION_TITLE% — должность сотрудника, которая указывается в разделе «Онлайн-запись» > «Настройки» в пунктах:Название сущности "Сотрудник",Сущность "Сотрудник", родительный падеж,Сущность "Сотрудник", дательный падеж,Сущность "Сотрудник", множественное число.%MASTER_NAME% — имя сотрудника.%DATETIME% — дата и время визита.%LINK% — ссылка, при переходе по которой можно оставить отзыв.

Пример уведомления по стандартному шаблону:

«Пожалуйста, оставьте отзыв о визите. Услуга: стрижка бороды, барбер Алексей. Время: 2023-03-24 10:00. [ссылка]»

Отправка уведомлений

Запрос отзыва отправляется через заданное вами количество минут/часов, если клиент был переведен в статус «Клиент пришел» до окончания формирования уведомления.

Перед формированием и отправкой уведомления система проверяет дату и время визита, настройки типа уведомления и сколько времени прошло с момента завершения визита.

Главное условие — визит обязательно нужно перевести в статус «Клиент пришел». Изменить статус необходимо не позднее интервала формирования уведомления.

Например, если запрос отзыва отправляется через час, а визит закончился в 11:00, то статус должен быть изменен до 12:00. Если перевести статус позднее, то уведомление не сформируется и не будет отправлено клиенту.

Важно

Чтобы избежать ошибок в формировании уведомлений с запросом отзыва, рекомендуется менять статус заблаговременно до окончания визита.

Приглашение на повторный визит

Автоматическое сообщение с предложением снова совершить визит. Уведомление будет отправляться, если в течение указанного периода клиент не совершил запись в компанию на услугу. Проверка будет идти по каждой услуге. Если по двум услугам периоды уведомления совпадают, то по ним будет отправлено одно уведомление с указанием этих двух услуг.

Используется, чтобы повысить частоту посещений клиентов и своевременно напоминать регулярных услугах.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Уведомления клиенту» выберите тип «Приглашение на повторный визит» и нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша.

3. Поставьте отметку на статусе «Уведомления включены».

4. Выберите один из двух стандартных шаблонов или создайте свой.

5. Укажите, через сколько дней после визита будет отправляться уведомление.

6. Настройте каналы отправки.

7. Нажмите кнопку «Сохранить».

В этом разделе указывается общая настройка периода для филиала. Вы также можете изменить настройки периода для каждой услуги в разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги» на вкладке «Расширенные настройки» (подробнее о настройке услуг читайте в статье).

Также период можно изменить для отдельной услуги в окне записи на вкладке «Уведомления».

Шаблоны

1. Здравствуйте, %CLIENT_NAME%. Вам уже пора записаться к нам на %SERVICE_TITLE% %LINK%

2. Здравствуйте, %CLIENT_NAME%. Вам уже пора записаться к нам на %SERVICE_TITLE% %CONTACT_PHONE%

3. Свой шаблон.

В каждом шаблоне есть переменные. Вместо них автоматически выводятся данные клиента и услуги:

%CLIENT_NAME% — имя клиента%SERVICE_TITLE% — название одной или нескольких услуг у конкретной записи%LINK% — ссылка на виджет онлайн-записи%CONTACT_PHONE% — номер телефона компании

Пример уведомления по стандартному шаблону:

«Здравствуйте, Сергей. Вам уже пора записаться к нам на стрижку бороды [ссылка на виджет онлайн-записи]»

Поздравление с днем рождения

Автоматическое уведомление, которое отправляется клиенту в день его рождения.

Уведомление формируется, только если дата рождения указана в карточке клиента. Сообщение отправляется в 10:40 по местному времени.

Используется для повышения лояльности клиентов и продвижения скидочных акций.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Уведомления клиенту» выберите тип «Поздравление с днем рождения» и нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша.

3. Поставьте отметку на статусе включения.

4. Выберите один из трех стандартных шаблонов или создайте свой.

5. Настройте каналы отправки.

6. Нажмите кнопку «Сохранить».

ВажноВ типе уведомления на текущий момент указано время отправки 12:00, но сообщение отправляется в 10:40. В будущем описание будет заменено на корректное. Шаблоны

1. Поздравляем Вас с Днём Рождения! Желаем всех благ и хорошего настроения! С Уважением, %TITLE%

2. Поздравляем Вас с Днём Рождения! С Уважением, %TITLE%

3. Поздравляем Вас с Днём Рождения! %TITLE%

4. Свой шаблон

В каждом шаблоне есть переменные. Вместо этих переменных автоматически выводятся данные о записи:

%TITLE% — название компании, указанное в разделе «Настройки» > «Системные настройки» > «Настройки филиала»%CLIENT_NAME% — имя клиента

Пример уведомления по стандартному шаблону:

«Поздравляем Вас с Днём Рождения! Желаем всех благ и хорошего настроения! С Уважением, Chop-Chop»

Новая скидка

Уведомление отправляется после того, как скидка для клиента изменилась, в соответствии с правилами и настройками в разделе «Клиенты» > «Программа лояльности».

Важно

Для акций, созданных в сетевом разделе «Лояльность», уведомления настраиваются в сети.

Используется, чтобы повысить лояльность клиентов и продвигать скидочные акции.

Отмена скидок, классов важности, добавление и удаление из категорий клиентов производится в 8.50 утра по Московскому времени по истечении установленного количества дней. В момент отмены скидки клиенту не предусмотрены никакие уведомления.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Уведомления клиенту» выберите тип «Новая скидка» и нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша.

3. Поставьте отметку на статусе «Уведомления включены».

4. Выберите один из трех стандартных шаблонов или создайте свой.

5. Настройте каналы отправки.

6. Нажмите кнопку «Сохранить».

Шаблоны

1. %CLIENT_NAME%, Вам присвоена скидка %DISCOUNT%% в %TITLE%. Для того чтобы скидка продолжала действовать, совершите следующий визит в течение %DAYS% дней

2. Вам присвоена скидка %DISCOUNT%% в %TITLE%. Для того чтобы скидка продолжала действовать, совершите следующий визит в течение %DAYS% дней

3. Вам присвоена скидка %DISCOUNT%% в %TITLE%

4. Свой шаблон

В каждом шаблоне есть переменные (ссылки на параметры скидки). Вместо этих переменных автоматически выводятся данные о скидках:

%CLIENT_NAME% — имя клиента%TITLE% — название компании (указанное в разделе «Настройки» > «Настройки филиала»)%DISCOUNT% — сумма скидки%DAYS% — количество дней, в течение которых клиент должен будет совершить визит для сохранения скидки

Пример уведомления по стандартному шаблону:

«Сергей, Вам присвоена скидка 5% в Chop-Chop. Для того чтобы скидка продолжала действовать, совершите следующий визит в течение 20 дней»

Окончание действия скидки

Уведомление отправляется за указанное вами количество дней до того, как скидка для клиента перестанет действовать. Правила окончания скидки настраивается в разделе «Клиенты» > «Программа лояльности».

Важно

Для акций, созданных в сетевом разделе «Лояльность», уведомления настраиваются в сети.

Уведомление о прекращении действия скидки отправляется в 13:50 по Московскому времени за установленное количество дней.

Используется для увеличения возвращаемости клиентов

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Уведомления клиенту» выберите тип «Окончание действия скидки» и нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша.

3. Поставьте отметку на статусе «Уведомления включены».

4. Выберите один из трех стандартных шаблонов или создайте свой.

5. Настройте каналы отправки.

6. Нажмите кнопку «Сохранить».

Шаблоны

1. %CLIENT_NAME%, Ваша скидка %DISCOUNT% в %TITLE% сгорает через %DAYS%. Для того, чтобы скидка продолжала действовать, совершите визит в течение %DAYS% дней

2. Ваша скидка %DISCOUNT% в %TITLE% сгорает через %DAYS%. Для сохранения скидки совершите следующий визит в течение %DAYS% дней

3. Ваша скидка %DISCOUNT% в %TITLE% сгорает через %DAYS%

4. Свой шаблон

В каждом шаблоне есть переменные (ссылки на параметры скидки). Вместо этих переменных автоматически выводятся данные о скидках:

%CLIENT_NAME% — имя клиента%TITLE% — название компании (указанное в разделе «Настройки» > «Настройки филиала»)%DISCOUNT% — сумма скидки%DAYS% — количество дней, в течение которых клиент должен будет совершить визит для сохранения скидки

Пример уведомления по стандартному шаблону:

«Сергей, Ваша скидка 5% в Chop-CHop сгорает через 5 дней. Для того чтобы скидка продолжала действовать, совершите визит в течение 5 дней»

Чтобы настроить интервал отправки уведомления об окончании скидки, перейдите в основном меню в раздел «Клиенты» > «Программа лояльности» на вкладку «Настройки» и выберите, за сколько дней до окончания скидки клиент будет получать уведомление.

Уведомление клиента об успешной онлайн-оплате

Если у вас подключена онлайн-оплата, то вы можете включить уведомление, которое отправляется клиенту, если онлайн-оплата произведена успешно.

Важно Для отправки уведомления об успешной онлайн-оплате необходимо включить уведомление о создании записи через виджет. Если уведомления о создании записи через виджет и об успешной онлайн-оплате включены, то клиенту одновременно отправится два уведомления. Если включить только уведомление об успешной онлайн-оплате, то оно не будет отправлено.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Уведомления клиенту» выберите тип «Уведомление клиента об успешной онлайн-оплате» и нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша.

3. Поставьте отметку на статусе «Уведомления включены».

4. Выберите один из трех стандартных шаблонов или создайте свой.

5. Настройте каналы отправки.

6. Нажмите кнопку «Сохранить».

Шаблоны

1. Запись оплачена. Услуга: %SERVICE_TITLE%, %POSITION_TITLE%: %MASTER_NAME%, Время %DATETIME%. Детали: %LINK%

2. Запись оплачена. Услуга: %SERVICE_TITLE%, Время %DATETIME%. Детали: %LINK%

3. Запись оплачена. Детали: %LINK%

4. Свой шаблон

В каждом шаблоне есть переменные (ссылки на параметры визита в журнале записи). Вместо этих переменных автоматически выводятся данные о записи:

%SERVICE_TITLE% — название одной или нескольких услуг у конкретной записи%POSITION_TITLE% — должность сотрудника, которая указывается в разделе «Онлайн-запись» > «Настройки» в пунктах:Название сущности "Сотрудник",Сущность "Сотрудник", родительный падеж,Сущность "Сотрудник", дательный падеж,Сущность "Сотрудник", множественное число.%MASTER_NAME% — имя сотрудника%DATETIME% — дата и время визита%LINK% — ссылка на подробную информацию о предстоящем визите (при переходе по этой ссылке также можно отменить запись, если в разделе «Онлайн-запись» > «Настройки» включена опция «Разрешить клиентам удалять записи»

Пример уведомления по стандартному шаблону:

«Запись оплачена. Услуга: Мужская стрижка; Сотрудник: Мико, Время: 25 марта в 18:00. Детали: [ссылка с описанием записи]».

Приглашение на визит недошедших клиентов

Автоматическое уведомление с предложением совершить визит, если клиент не пришел.

Уведомление отправится клиентам, у которых была отмененная запись или запись со статусом «Клиент не пришел» и нет записей на будущее. Отправка уведомления осуществляется спустя выбранное вами время после изменения статуса на «Клиент не пришел» и/или отмены визита.

Используется, чтобы повысить частоту посещений клиентов.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Уведомления клиенту» выберите тип «Приглашение на визит недошедших клиентов» и нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша.

3. Поставьте отметку на статусе включения.

4. Выберите стандартный шаблон или создайте свой.

5. Настройте время отправки.

6. Выберите, при каких условиях будет отправляться уведомление. Можно выбрать все или одно:

Отменена (удалена) — уведомление будет отправлено, если запись была отменена клиентом или сотрудником. В статусе «Клиент не пришел» — уведомление будет отправлено, если изменить статус визита на «Клиент не пришел».

Также система проверит записи клиента на будущее, если их нет, то уведомление будет отправлено в соответствии с выбранными условиями.

7. Настройте каналы отправки.

8. Нажмите кнопку «Сохранить».

Шаблоны

%CLIENT_NAME%, добрый день! Вы записывались к нам в %SALON_TITLE%, но так и не смогли прийти. Если это еще актуально для вас, то мы будем рады видеть вас %BOOKING_LINK%Свой шаблон

В каждом шаблоне есть переменные (ссылки на параметры визита). Вместо этих переменных автоматически выводятся данные о записи:

%CLIENT_NAME% — имя клиента.%BOOKING_LINK% — ссылка на основную форму онлайн-записи из раздела «Онлайн-запись» > «Формы онлайн-записи». Если основных форм несколько, будет взята первая из списка. %SALON_TITLE% — название компании, указанное в разделе «Настройки» > «Мой филиал» > «Настройки филиала». Если название компании не указано, будет использоваться название филиала.

Пример уведомления по стандартному шаблону:

«Ирина, добрый день! Вы записывались к нам в Beauty Salon, но так и не смогли прийти. Если это еще актуально для вас, то мы будем рады видеть вас [ссылка на форму онлайн-записи]»

Создание записи клиентом через виджет онлайн-записи/через журнал записи для администратора

Автоматические уведомления, которые отправляются администратору сразу после записи. Настраиваются два типа уведомлений: об онлайн-записи и о записи, созданной в журнале.

Для онлайн-записи: сразу после создания клиентом записи через виджет онлайн-записи администратор получит уведомление с деталями визита.

Для записи, созданной в журнале: сразу после создания записи в журнале записи (другим администратором или сотрудником) администратор получит уведомление с деталями визита. Администратор или сотрудник, который создал запись, уведомление не получит.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Уведомления администратору» выберите тип «Создание записи клиентом через виджет онлайн-записи» или «Создание записи через журнал записи» и нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша.

3. Поставьте отметку на статусе «Уведомления включены».

4. Выберите один из трех стандартных шаблонов или создайте свой.

5. Настройте каналы отправки.

6. Нажмите кнопку «Сохранить».

Шаблоны

1. Новая запись: %CLIENT_NAME% (%CLIENT_PHONE%); Услуга: %SERVICE_TITLE%; Сотрудник: %MASTER_NAME% на %DATETIME%

2. Новая запись: %CLIENT_NAME% (%CLIENT_PHONE%); Сотрудник: %MASTER_NAME% на %DATETIME%

3. Новая запись: %CLIENT_NAME% (%CLIENT_PHONE%) на %DATETIME%

4. Свой шаблон

В каждом шаблоне есть переменные (ссылки на параметры визита в журнале записи). Вместо этих переменных автоматически выводятся данные о записи:

%CLIENT_NAME% — имя клиента%SERVICE_TITLE% — название одной или нескольких услуг у конкретной записи%CLIENT_PHONE% — телефон клиента%MASTER_NAME% — имя сотрудника%DATETIME% — дата и время

Пример уведомления по стандартному шаблону:

«Новая запись: Антон (79123456789); Услуга: Стрижка; Сотрудник: Иван Иванов; на 1 февраля в 18.30».

Перенос записи, созданной через виджет онлайн-записи

Автоматическое уведомление, которое высылается администратору после переноса записи.

Сразу после переноса записи, созданной через виджет онлайн-записи, администратору будет отправлено сообщение о том, что запись перенесена, вместе с деталями перенесенного визита. Уведомление отправляется как в случае, если клиент сам изменил запись через виджет, так и если другой администратор или сотрудник изменили эту запись.

Используется, чтобы администратор своевременно узнавал об изменениях в журнале записи.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Уведомления администратору» выберите тип «Перенос записи, созданной через виджет онлайн-записи» и нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша.

3. Поставьте отметку на статусе «Уведомления включены».

4. Выберите один из трех стандартных шаблонов или создайте свой.

5. Настройте каналы отправки.

6. Нажмите кнопку «Сохранить».

Шаблоны

1. Перенос записи: %CLIENT_NAME% (%CLIENT_PHONE%); Услуга: %SERVICE_TITLE%; Сотрудник: %MASTER_NAME% на %DATETIME%

2. Перенос записи: %CLIENT_NAME% (%CLIENT_PHONE%); Сотрудник: %MASTER_NAME% на %DATETIME%

3. Перенос записи: %CLIENT_NAME% (%CLIENT_PHONE%) на %DATETIME%

4. Свой шаблон

В каждом шаблоне есть переменные (ссылки на параметры визита в журнале записи). Вместо этих переменных автоматически выводятся данные о записи:

%CLIENT_NAME% — имя клиента%CLIENT_PHONE% — телефон клиента%SERVICE_TITLE% — название одной или нескольких услуг у конкретной записи%MASTER_NAME% — имя сотрудника%DATETIME% — дата и время

Пример уведомления по стандартному шаблону:

«Перенос записи. Клиент: Антон (+79123456789); Услуга: Мужская стрижка; Сотрудник: Мико; Время: 25 марта в 18:00».

Удаление записи через виджет онлайн-записи

Автоматическое уведомление, которое высылается администратору, когда клиент отменяет запись в личном кабинете на сайте yclients.com.

Сразу после того, как клиент удаляет через виджет запись, созданную через виджет онлайн-записи или через журнал записи, администратор получит уведомление вместе с деталями удаленного визита.

Используется, чтобы администратор своевременно узнавал об изменениях в журнале записи.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Уведомления администратору» выберите тип «Удаление записи через виджет онлайн-записи» и нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша.

3. Поставьте отметку на статусе «Уведомления включены».

4. Выберите один из трех стандартных шаблонов или создайте свой.

5. Настройте каналы отправки.

6. Нажмите кнопку «Сохранить».

Шаблоны

1. Удалена запись: %CLIENT_NAME% (%CLIENT_PHONE%); Услуга: %SERVICE_TITLE%; Сотрудник: %MASTER_NAME%; Время: %DATETIME%

2. Удалена запись: %CLIENT_NAME% (%CLIENT_PHONE%); Сотрудник: %MASTER_NAME%; Время: %DATETIME%

3. Удалена запись. Клиент: %CLIENT_NAME% (%CLIENT_PHONE%)

4. Свой шаблон

В каждом шаблоне есть переменные (ссылки на параметры визита в журнале записи). Вместо этих переменных автоматически выводятся данные о записи:

%CLIENT_NAME% — имя клиента%SERVICE_TITLE% — название одной или нескольких услуг у конкретной записи%CLIENT_PHONE% — телефон клиента%MASTER_NAME% — имя сотрудника%DATETIME% — дата и время

Пример по стандартному шаблону:

«Удалена запись. Клиент: Антон (+79123456789); Услуга: Мужская стрижка; Сотрудник: Мико; Время: 25 марта в 18:00».

Скорое завершение расписания работы сотрудников

Автоматическое уведомление о необходимости продлить расписание работы сотрудников, которое отправляется администратору.

Уведомления этого типа отправляются 3 раза: за 7 дней, за 3 дня и за 1 день до окончания действия расписания. Важно отметить, что уведомление отправляется, когда завершается все расписание филиала. Если в филиале 10 сотрудников, и у 9 нет расписания, а у 1 еще есть, то эти уведомления не приходят. Канал отправки уведомления — SMS.

Используется, чтобы контролировать время работы сотрудников и своевременно предотвращать потерю клиентов.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Уведомления администратору» выберите тип «Скорое завершение расписания работы сотрудников» и нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша.

3. Поставьте отметку на статусе «Уведомления включены».

4. Нажмите кнопку «Сохранить».

Создание записи клиентом через виджет онлайн-записи/создание записи администратором через журнал записи для сотрудника

Автоматические уведомления, которые отправляются сотруднику сразу после записи. Настраиваются два типа уведомлений: об онлайн-записи и о записи, созданной в журнале.

Для онлайн-записи: сразу после того, как клиент создал запись через виджет онлайн-записи, сотруднику, который выбран для оказания услуги клиенту, будет отправлено сообщение с деталями визита.

Для записи, созданной в журнале: сразу после того, как администратор создал запись из журнала записи, сотруднику, который выбран для оказания услуги клиенту, будет отправлено уведомление с деталями визита.

Используются, чтобы сотрудник своевременно узнавал об изменениях в своих записях.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Уведомления сотруднику» выберите тип «Создание записи клиентом через виджет онлайн-записи» или «Создание записи администратором через журнал записи» и нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша.

3. Поставьте отметку на статусе «Уведомления включены».

4. Выберите один из трех стандартных шаблонов или создайте свой.

5. Настройте каналы отправки.

6. Нажмите кнопку «Сохранить».

Шаблоны

1. Новая запись. Клиент: %CLIENT_NAME% (%CLIENT_PHONE%); Услуга: %SERVICE_TITLE%; на %DATETIME%

2. Новая запись. Клиент: %CLIENT_NAME%(%CLIENT_PHONE%); на %DATETIME%

3. Свой шаблон

В каждом шаблоне есть переменные (ссылки на параметры визита в журнале записи). Вместо этих переменных автоматически выводятся данные о записи:

%CLIENT_NAME% — имя клиента%SERVICE_TITLE% — название одной или нескольких услуг у конкретной записи%CLIENT_PHONE% — телефон клиента%MASTER_NAME% — имя сотрудника%DATETIME% — дата и время

Пример уведомления по стандартному шаблону:

«Клиент: Антон (79123456789); Услуга: Стрижка; на 19 марта в 18:45»

Перенос записи клиентом или администратором

Автоматическое уведомление, которое высылается сотруднику, когда клиент переносит запись в личном кабинете, или когда администратор переносит запись в журнале.

Сразу после того, как клиент или администратор перенесли запись, сотруднику, который выбран для оказания услуги клиенту, будет отправлено уведомление с деталями перенесенного визита.

Используется, чтобы сотрудник своевременно узнавал об изменениях своих записей.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Уведомления сотруднику» выберите тип «Перенос записи клиентом или администратором» и нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша.

3. Поставьте отметку на статусе «Уведомления включены».

4. Выберите один из двух стандартных шаблонов или создайте свой.

5. Настройте каналы отправки.

6. Нажмите кнопку «Сохранить».

Шаблоны

1. Перенос записи: %CLIENT_NAME% (%CLIENT_PHONE%); Услуга: %SERVICE_TITLE% на %DATETIME%

2. Перенос записи: %CLIENT_NAME% (%CLIENT_PHONE%) на %DATETIME%

3. Свой шаблон

В каждом шаблоне есть переменные (ссылки на параметры визита в журнале записи). Вместо этих переменных автоматически выводятся данные о записи:

%CLIENT_NAME% — имя клиента%CLIENT_PHONE% — телефон клиента%SERVICE_TITLE% — название одной или нескольких услуг у конкретной записи%DATETIME% — дата и время

Пример уведомления по стандартному шаблону:

«Перенос записи: Антон (+79123456789); Услуга: Мужская стрижка на 25 марта в 18:00»

Удаление записи клиентом или администратором

Автоматическое уведомление, которое высылается сотруднику, когда клиент отменяет запись в личном кабинете на сайте yclients.com, или когда администратор удаляет запись в журнале.

Сразу после удаления записи клиентом или администратором, сотруднику, который выбран для оказания услуги клиенту, будет отправлено уведомление, что запись удалена, вместе с деталями удаленного визита.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Уведомления сотруднику» выберите тип «Удаление записи клиентом или администратором» и нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша.

3. Поставьте отметку на статусе «Уведомления включены».

4. Выберите один из трех стандартных шаблонов или создайте свой.

5. Настройте каналы отправки.

6. Нажмите кнопку «Сохранить».

Шаблоны

1. Удалена запись: %CLIENT_NAME% (%CLIENT_PHONE%); Услуга: %SERVICE_TITLE%; Сотрудник: %MASTER_NAME% на %DATETIME%2. Удалена запись: %CLIENT_NAME% (%CLIENT_PHONE%); Услуга: %SERVICE_TITLE% на %DATETIME%3. Удалена запись: %CLIENT_NAME% (%CLIENT_PHONE%) на %DATETIME%

В каждом шаблоне есть переменные (ссылки на параметры визита в журнале записи). Вместо этих переменных автоматически выводятся данные о записи:

%CLIENT_NAME% — имя клиента%SERVICE_TITLE% — название одной или нескольких услуг у конкретной записи%CLIENT_PHONE% — телефон клиента%MASTER_NAME% — имя сотрудника%DATETIME% — дата и время

Пример по стандартному шаблону:

«Удалена запись: Антон (+79123456789); Услуга: Мужская стрижка; Сотрудник: Мико; Время: 25 марта в 18:00»

Окончание действия лицензии

Автоматическое уведомление, которые оповещает администратора и сотрудника об окончании действия лицензии филиала.

За 3 дня и 1 день до окончания лицензии и сразу после завершения лицензии администратору и сотруднику будет отправлено уведомление о ее статусе.

Используется, чтобы своевременно узнавать о прекращении работы YCLIENTS.

Настройка и редактирование

1. Перейдите в основном меню в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления» на вкладку «Типы уведомлений».

2. В блоке «Уведомления администратору и сотруднику» выберите тип «Окончание действия лицензии» и нажмите на кнопку «Изменить» с изображением карандаша.

3. Поставьте галочку «Уведомления включены».

4. Настройте каналы отправки.

5. Нажмите «Сохранить».

План лечения

План лечения представляет собой список услуг с ценами, выстроенными в определенном порядке. Инструмент необходим для того, чтобы сориентировать пациента:

о составе лечения;о стоимости лечения;о возможных вариантах лечения.

Функционал доступен компаниям в сфере бизнеса «Медицина».

Как использовать

1. Перейдите в визит пациента и откройте раздел «Планы лечения».

2. Нажмите кнопку «Добавить план лечения».

3. В появившемся окне заполните нужные поля и нажмите «Создать».

Важно

В плане лечения отображается минимальная стоимость услуги, которую вы указали в разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги».

Если вы измените название или стоимость услуги в разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги», информация в плане лечения также поменяется.

4. Сохраните созданный план лечения. При необходимости можете также сохранить его в формате PDF.

В этом же разделе вы можете просмотреть все планы лечения, составленные для пациента. Сохраненный план лечения можно скопировать или распечатать.

Права доступа

Для работы с «Планами лечения», установите необходимые права доступа пользователю. Для этого:

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей».

2. Нажмите на имя нужного пользователя и перейдите на вкладку «Права доступа».

3. Отметьте права «Планы лечения» — «Просмотр» в блоке «Медицинские документы». Также отметьте дополнительные права для печати и редактирования при необходимости.

4. Нажмите «Сохранить» внизу.

Текущий прием

Функционал доступен следующим типам бизнеса в сфере «Медицина»:

Медицинский центрСтоматологияВетеринарияПсихотерапия и психологияАльтернативная медицинаБольницаПоликлиникаАнализыДиагностический центрЖенская консультацияДругая медицина

Как использовать

Вы можете выдать пациенту заключение по результатам приема прямо из окна записи. Для этого:

1. Перейдите в раздел «Текущий прием».

2. Заполните нужные поля.

3. Сохраните заключение. В этом же окне вы можете распечатать документ, чтобы отдать его пациенту, или сохранить документ в PDF-формате на ваше устройство. Для этого нажмите кнопку «Печать приема».

Права доступа

Для работы с «Текущим приемом», установите необходимые права доступа пользователю. Для этого:

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей».

2. Нажмите на имя нужного пользователя и перейдите на вкладку «Права доступа».

3. Отметьте права «Текущий прием» — «Просмотр» в блоке «Медицинские документы». Отметьте дополнительные права для печати и редактирования при необходимости. Также можно разрешить просматривать и редактировать приемы определенных сотрудников или должностей.

4. Нажмите «Сохранить» внизу.

Медицинская карта

Вы можете вести медицинскую карту пациента внутри YCLIENTS в соответствии с приказом МинЗдрава РФ.

Функционал доступен следующим типам бизнеса в сфере «Медицина»:

Медицинский центрСтоматологияВетеринарияПсихотерапия и психологияАльтернативная медицинаБольницаПоликлиникаАнализыДиагностический центрЖенская консультацияДругая медицина

Работа с медкартой

Заполнить титульный лист медкарты пациента понадобится при первом визите. Для ее заполнения:

1. Откройте визит пациента в журнале записи и перейдите в раздел «Медкарта».

2. Заполните нужные поля.3. Нажмите «Сохранить медкарту».

Заполненный лист медицинской карты сохранится в визите пациента.

Для печати или сохранения медкарты на ваше устройство нажмите кнопку «Печать медкарты». На открывшейся странице настройте параметры печати, затем файл можно сохранить в PDF-формате или сразу отправить на печать.

Просмотреть или отредактировать сохраненную медицинскую карту возможно только в визите пациента.

Права доступа

Для работы с «Медкартой», установите необходимые права доступа пользователю. Для этого:

1. Перейдите в раздел «Настройки» > «Системные настройки» > «Список пользователей».

2. Нажмите на имя нужного пользователя и перейдите на вкладку «Права доступа».

3. Отметьте права «Медкарты» — «Просмотр» в блоке «Медицинские документы». Также отметьте дополнительные права для печати и редактирования при необходимости.

4. Нажмите «Сохранить» внизу.

Как удалить филиал из YCLIENTS

Для удаления компании (филиала), свяжитесь с вашим персональным консультантом, который указан в разделе «Обзор» > «Сводка» или обратитесь в службу поддержки по телефону:

8(800)505-04-75 (РФ).

Также вы можете написать нам:

в чат на сайте;в разделе «Поддержка» в мобильном приложении YCLIENTS;в Telegram;в WhatsApp;во Вконтакте.

Первые шаги для настройки и работы в Журнале записи

Для того, чтобы начать работу в Журнале записи, необходимо выполнить всего пару шагов. Выполните их прямо сейчас, это не займет много времени.

Войдите в личный кабинет на yclients.com.

Логин — ваш email или номер телефона.Пароль — пароль, который вы указали при регистрации (можно восстановить по SMS или email).

Внесите прайс услуг, которые оказываются в вашем филиале (можно прислать файл для загрузки нам, ориентируйтесь на шаблон).Внесите список сотрудников и укажите, какие услуги оказывает каждый из сотрудников.Установите график работы (расписание) каждого сотрудника.

Базовые настройки для работы в Журнале готовы, теперь рассмотрим, как в нем работать:

видеоинструкция,статья.

Настройка прав доступа пользователей обеспечивает безопасность важной информации (например, клиентской базы) и позволяет руководителю контролировать деятельность сотрудников в YCLIENTS:

пригласите пользователя (любой сотрудник вашей компании, которому нужен доступ) к управлению филиала в YCLIENTS: инструкция,ограничьте права пользователя в зависимости от его должности: инструкция, можете использовать функционал ролей (стандартный набор прав должности),настройте уведомления для ваших сотрудников: инструкция.

Видеоурок: Базовые настройки YCLIENTS.

Видеоурок: Как работать в Журнале записи.

Первые шаги для настройки Журнала записи. Бани и банные комплексы

Первые шаги для работы

Для того чтобы начать работу с журналом записи от YCLIENTS, необходимо выполнить всего пару шагов. Давайте разберем подробно каждый.

1. Добавьте услуги

В банных комплексах как правило предоставляются услуги по аренде, или комплексные услуги для отдыха. При записи ваш клиент выбирает сам длительность аренды и нужную баню или сауну. Исходя из этого необходимо создать категории услуг (например: аренда финской бани, аренда сауны и т.д), и сами услуги по длительности аренды (например: аренда 1 час, аренда 2 часа, аренды выходные дни полный день и т.д).

В системе YCLIENTS услуги объединяются в категории аналогичных услуг, чтобы вам и вашим клиентам было проще найти необходимую услугу.

Создание категории происходит в разделе «Настройки» > «Услуги» — через кнопки «Создать» > «Создать категорию» > «Сохранить».

При добавлении услуг заполняется базовая информация, более подробно о каждом пункте можно посмотреть в статье «Настройка и редактирование услуг».

2. Добавьте сотрудников

Сотрудник в системе YCLIENTS необязательно живой человек, сущность «сотрудник» — это то, что бронирует клиент при выборе услуги. Если в нашем с вами кейсе мы, например, выбираем услугу аренда финской бани, то сотрудник должен быть — Финская баня.

Все дополнительные настройки по сотрудникам описаны в статье «Настройка сотрудников».

3. Закрепите за сотрудниками услуги и проставьте длительность

После настройки услуг и заполнения раздела «Сотрудники» назначьте сотрудников на выполнение услуг.

Назначить услуги сотрудникам можно двумя способами:

1. В разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники». Такой вариант удобнее использовать, если в компании много услуг и мало сотрудников, описание в статье по ссылке.

2. В разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги». Такой вариант удобнее использовать, если в компании мало услуг и много сотрудников, описание читайте в этой статье.

4. Установите график

Разберемся что такое график работы — это время, которое доступно вашему клиенту для записи. Предположим баню можно арендовать с 05:00 - 24:00, это и будет являться графиком работы — вам необходимо его задать на нужный период, чтобы как можно больше вывести свободных слотов клиентам под запись.

Назначить расписание сотрудникам можно несколькими способами:

через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы (new)» (новый интерфейс);через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы» (старый интерфейс);через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники»;через журнал записи;через мобильное приложение YCLIENTS.

Базовые настройки выполнены, давайте разберемся, как создавать запись

Настройки журнала и работа в нем доступна в формате видеоинструкции по ссылке или в статье.

Первые шаги для настройки Журнала записи. Автобизнес и шиномонтаж

Первые шаги для работы

Для того чтобы начать работу с журналом записи от YCLIENTS, необходимо выполнить всего пару шагов. Давайте разберем подробно каждый.

1. Добавьте услуги

Тип бизнеса "Авто" предоставляет большую разновидность услуг, независимо от специфики - процессы записи схожи.

Оказывая услуги различных направлений вы должны собрать их в категории по схожему смыслу, и в последующем, детализировать.

Например: Шиномонтаж — это группа услуг, которая содержит: снятие 1 колеса — 500 рублей, демонтаж 1 колеса — 300 рублей, балансировка — 300 рублей и т.д.

Если рассматривать автомойку, то услуги нужно оформить аналогично: химчистка салона — 10000 рублей, мойка седан — 2000 рублей, полировка — 1000 рублей и т.д.

В системе YCLIENTS услуги объединяются в категории аналогичных услуг, чтобы вам и вашим клиентам было проще найти необходимую услугу.

Создание категории происходит в разделе «Настройки» > «Услуги» — через кнопки «Создать» > «Создать категорию» > «Сохранить».

При добавлении услуг заполняется базовая информация, более подробно о каждом пункте можно посмотреть в статье «Настройка и редактирование услуг».

2. Добавьте сотрудников

Сотрудник в системе YCLIENTS необязательно живой человек, сущность «сотрудник» — это то, что бронирует клиент при выборе услуги. Если в нашем с вами кейсе мы, например, выбираем услугу химчистка или балансировка — то сотрудником в данном случае будет выступать бокс или например мойка. Добавить вы должны их столько в систему, сколько разово допустимо принять клиентов, к примеру, у вас всего 5 боксов и один пост шиномонтажа — в этом случае будет 6 сотрудников.

Все дополнительные настройки по сотрудникам описаны в статье «Настройка сотрудников».

3. Закрепите за сотрудниками услуги и проставьте длительность

После настройки услуг и заполнения раздела «Сотрудники» назначьте сотрудников на выполнение услуг.

1. В разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники». Такой вариант удобнее использовать, если в компании много услуг и мало сотрудников, описание в статье по ссылке.

2. В разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги». Такой вариант удобнее использовать, если в компании мало услуг и много сотрудников, описание читайте в этой статье.

4. Установите график

Разберемся что такое график работы — это время, которое доступно вашему клиенту для записи. Предположим оформить запись к вам на услуги шиномонтажа, например, можно с 09:00 - 21:00, это и будет являться графиком работы — вам необходимо его задать на нужный период, чтобы как можно больше вывести свободных слотов клиентам под запись.

Назначить расписание сотрудникам можно несколькими способами:

через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы (new)» (новый интерфейс);через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы» (старый интерфейс);через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники»;через журнал записи;через мобильное приложение YCLIENTS.

Базовые настройки выполнены, давайте разберемся, как создавать запись

Настройки журнала и работа в нем доступна в формате видеоинструкции по ссылке или в статье.

Первые шаги для настройки Журнала записи. Фотостудии

Первые шаги для работы

Для того чтобы начать работу с журналом записи от YCLIENTS, необходимо выполнить всего пару шагов. Давайте разберем подробно каждый.

1. Добавьте услуги

Тип бизнеса «Фотостудия» предоставляет большую разновидность услуг, независимо от специфики - процессы записи схожи.

Оказывая услуги различных направлений вы должны собрать их в категории по схожему смыслу, и в последующем, детализировать.

— Если вы предлагаете вашим клиентам возможность забронировать конкретную фотостудию, то вы должны прописать услуги по длительности аренды и стоимости. Пример: Аренда фотостудии «Кэрри» — 1 час — 5000 рублей.

— Есть другой вариант, вы предлагаете клиентам сразу комплексные фотосессии, в таком случае услугами будут являться варианты таких комплексов. Пример: Фотосессия «Love» для двоих — 3 часа — 15000 рублей.

— Также вы можете предоставлять услуги фотографа, в таком случае стоит указать сколько будет стоить час работы фотографа.

Часто помимо того, что клиент арендует у вас фотостудию, ему требуется дополнительное оборудование, либо услуги стилиста или визажиста — если вы это представляете, укажите это в услугах в категории «Дополнительные услуги».

В системе YCLIENTS услуги объединяются в категории аналогичных услуг, чтобы вам и вашим клиентам было проще найти необходимую услугу.

Создание категории происходит в разделе «Настройки» > «Услуги» — через кнопки «Создать» > «Создать категорию» > «Сохранить».

При добавлении услуг заполняется базовая информация, более подробно о каждом пункте можно посмотреть в статье «Настройка и редактирование услуг».

2. Добавьте сотрудников

Сотрудник в системе YCLIENTS необязательно живой человек, сущность «сотрудник» — это то, что бронирует клиент при выборе услуги. Если в нашем с вами кейсе мы, например, выбираем услугу аренда фотостудии или запись к фотографу на съемку — то сотрудником в данном случае будет выступать фотостудия или, например, фотограф, если к нему напрямую возможно сделать запись. Но обычно это бронь фотостудии с конкретным дизайном.

Все дополнительные настройки по сотрудникам описаны в статье «Настройка сотрудников».

3. Закрепите за сотрудниками услуги и проставьте длительность

После настройки услуг и заполнения раздела «Сотрудники» назначьте сотрудников на выполнение услуг.

Назначить услуги сотрудникам можно двумя способами:

1. В разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники». Такой вариант удобнее использовать, если в компании много услуг и мало сотрудников, описание в статье по ссылке.

2. В разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги». Такой вариант удобнее использовать, если в компании мало услуг и много сотрудников, описание читайте в этой статье.

4. Установите график

Разберемся что такое график работы — это время, которое доступно вашему клиенту для записи. Предположим фотостудию можно арендовать с 11:00 - 23:00, это и будет являться графиком работы. Или, например, запись к фотографу возможна только с 10:00 - 18:00 — вам необходимо его задать на нужный период, чтобы как можно больше вывести свободных слотов клиентам под запись.

Назначить расписание сотрудникам можно несколькими способами:

через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы (new)» (новый интерфейс);через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы» (старый интерфейс);через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники»;через журнал записи;через мобильное приложение YCLIENTS.

Базовые настройки выполнены, давайте разберемся, как создавать запись

Настройки журнала и работа в нем доступна в формате видеоинструкции по ссылке или в статье.

Первые шаги для настройки Журнала записи. Коворкинг

Первые шаги для работы

Для того чтобы начать работу с журналом записи от YCLIENTS, необходимо выполнить всего пару шагов. Давайте разберем подробно каждый.

1. Добавьте услуги

Коворкинг — офисное пространство, в котором любой желающий может арендовать одно или несколько рабочих мест. Исходя из формулировки мы понимаем, что основной услугой для бизнеса является аренда. Это может быть аренда на 1 час, или на 10 часов, возможно кто-то бронирует у вас сразу на месяц.

Все эти виды услуг должны быть созданы и разбиты на категории.

В системе YCLIENTS услуги объединяются в категории аналогичных услуг, чтобы вам и вашим клиентам было проще найти необходимую услугу.

Создание категории происходит в разделе «Настройки» > «Услуги» — через кнопки «Создать» > «Создать категорию» > «Сохранить».

При добавлении услуг заполняется базовая информация, более подробно о каждом пункте можно посмотреть в статье «Настройка и редактирование услуг».

2. Добавьте сотрудников

Сотрудник в системе YCLIENTS необязательно живой человек, сущность «сотрудник» — это то, что бронирует клиент при выборе услуги. Коворкинг — это и есть то пространство, где любой желающий может найти для себя временное или постоянное рабочее место. В качестве сотрудника у вас будут выступать кабинеты, рабочие места, которые ваш клиент сможет забронировать на нужное количество часов/дней.

Все дополнительные настройки по сотрудникам описаны в статье «Настройка сотрудников».

3. Закрепите за сотрудниками услуги и проставьте длительность

После настройки услуг и заполнения раздела «Сотрудники» назначьте сотрудников на выполнение услуг.

Назначить услуги сотрудникам можно двумя способами:

1. В разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники». Такой вариант удобнее использовать, если в компании много услуг и мало сотрудников, описание в статье по ссылке.

2. В разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги». Такой вариант удобнее использовать, если в компании мало услуг и много сотрудников, описание читайте в этой статье.

4. Установите график

Разберемся что такое график работы — это время, которое доступно вашему клиенту для записи. Предположим маникюрный стол можно арендовать с 11:00 - 23:00, это и будет являться графиком работы. Или, например, кабинет для эпиляции возможно арендовать только с 10:00 - 18:00 — вам необходимо его задать на нужный период, чтобы как можно больше вывести свободных слотов клиентам под запись.

Назначить расписание сотрудникам можно несколькими способами:

через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы (new)» (новый интерфейс);через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы» (старый интерфейс);через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники»;через журнал записи;через мобильное приложение YCLIENTS.

Базовые настройки выполнены, давайте разберемся, как создавать запись

Настройки журнала и работа в нем доступна в формате видеоинструкции по ссылке или в статье.

Первые шаги для настройки Журнала записи. Обучающие центры

Первые шаги для работы

Для того чтобы начать работу с журналом записи от YCLIENTS, необходимо выполнить всего пару шагов. Давайте разберем подробно каждый.

1. Добавьте услуги

В обучающих центрах есть услуги/занятия как групповые, так и индивидуальные.

Пример групповой услуги:«Занятие в группе. Английский язык, чтение» — указывая данное направление, вы должны прописать обязательно ее стоимость.Внимание: стоимость услуги указывается за 1 сеанс для всех клиентов, независимо от способа оплаты.

Пример индивидуальной услуги:«Персональное занятие с преподавателем по английскому языку для детей», проставьте стоимость.Внимание: стоимость услуги указывается за 1 сеанс, независимо от способа оплаты.

Таким образом, вы должны внести услуги:

Все групповые направления.Все индивидуальные услуги для ваших клиентов.

В системе YCLIENTS услуги объединяются в категории аналогичных услуг, чтобы вам и вашим клиентам было проще найти необходимую услугу.

Категория услуг — это папка, которая по смыслу объединяет ряд аналогичных услуг.

Например:

Занятия в группе для детей — это категория, которая объединяет все групповые услуги.

Индивидуальные занятия для дошкольников — это категория, которая объединяет все персональные услуги по разным направлениям (индивидуальные занятия по предметам, консультации, и т.д).

Создание категории происходит в разделе «Настройки» > «Услуги» — через кнопки «Создать» > «Создать категорию» > «Сохранить».

После того как вы создали категории услуг, в них нужно создать ваши услуги — «Добавить услугу» > «Сохранить».

При добавлении услуг заполняется базовая информация, более подробно о каждом пункте можно посмотреть в статье «Настройка и редактирование услуг».

2. Добавьте сотрудников

Сотрудником в системе YCLIENTS является педагог, который оказывает у вас занятия по групповым или индивидуальным направлениям. Также в списке сотрудников могут быть добавлены администраторы.

Все дополнительные настройки по сотрудникам описаны в статье «Настройка сотрудников».

3. Закрепите за сотрудниками услуги и проставьте длительность

После настройки услуг и заполнения раздела «Сотрудники» назначьте сотрудников на выполнение услуг.

Назначить услуги сотрудникам можно двумя способами:

1. В разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники». Такой вариант удобнее использовать, если в компании много услуг и мало сотрудников, описание в статье по ссылке.

2. В разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги». Такой вариант удобнее использовать, если в компании мало услуг и много сотрудников, описание читайте в этой статье.

4. Установите график

Разберемся что такое график работы — это время, которое доступно вашему клиенту для записи. Предположим записаться на занятия к педагогу можно с 09:00 - 18:00, это и будет являться графиком работы — вам необходимо его задать на нужный период, чтобы как можно больше вывести свободных слотов клиентам под запись.

Назначить расписание сотрудникам можно несколькими способами:

через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы (new)» (новый интерфейс);через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы» (старый интерфейс);через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники»;через журнал записи;через мобильное приложение YCLIENTS.

Базовые настройки выполнены, давайте разберемся как создавать групповое событие и записывать клиента

Настройки групповых событий и работа с ними доступна в видеоинструкциях или в статье по ссылке.

Первые шаги для настройки Журнала записи. Спортивные направления

Первые шаги для работы

Для того чтобы начать работу с журналом записи от YCLIENTS, необходимо выполнить всего пару шагов. Давайте разберем подробно каждый.

1. Добавьте услуги

В направлениях спорта есть услуги/тренировки как групповые, так и индивидуальные.

Пример групповой услуги:«Групповая тренировка Pilates» — указывая данное направление, вы должны прописать обязательно ее стоимость.Внимание: стоимость услуги указывается за 1 сеанс для всех клиентов, независимо от способа оплаты.

Пример индивидуальной услуги:«Персональная тренировка Pilates», проставьте стоимость.Внимание: стоимость услуги указывается за 1 сеанс, независимо от способа оплаты.

Таким образом, вы должны внести услуги:

Все групповые направления.Все индивидуальные услуги для ваших клиентов.

В системе YCLIENTS услуги объединяются в категории аналогичных услуг, чтобы вам и вашим клиентам было проще найти необходимую услугу.

Категория услуг — это папка, которая по смыслу объединяет ряд аналогичных услуг.

Например:

Групповые занятия — это категория, которая объединяет все групповые услуги.

Персональные тренировки — это категория, которая объединяет все персональные тренировки по разным направлениям (Pilates, йога, и т.д).

Создание категории происходит в разделе «Настройки» > «Услуги» — через кнопки «Создать» > «Создать категорию» > «Сохранить».

После того как вы создали категории услуг, в них нужно создать ваши услуги — «Добавить услугу» > «Сохранить».

При добавлении услуг заполняется базовая информация, более подробно о каждом пункте можно посмотреть в статье «Настройка и редактирование услуг».

2. Добавьте сотрудников

Сотрудником в системе YCLIENTS является тренер, который оказывает у вас занятия по групповым или индивидуальным направлениям. Также в списке сотрудников могут быть добавлены администраторы.

Все дополнительные настройки по сотрудникам описаны в статье «Настройка сотрудников».

3. Закрепите за сотрудниками услуги и проставьте длительность

После настройки услуг и заполнения раздела «Сотрудники» назначьте сотрудников на выполнение услуг.

Назначить услуги сотрудникам можно двумя способами:

1. В разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники». Такой вариант удобнее использовать, если в компании много услуг и мало сотрудников, описание в статье по ссылке.

2. В разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги». Такой вариант удобнее использовать, если в компании мало услуг и много сотрудников, описание читайте в этой статье.

4. Установите график

Разберемся что такое график работы — это время, которое доступно вашему клиенту для записи. Предположим записаться на занятия к тренеру можно с 09:00 - 21:00, это и будет являться графиком работы — вам необходимо его задать на нужный период, чтобы как можно больше вывести свободных слотов клиентам под запись.

Назначить расписание сотрудникам можно несколькими способами:

через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы (new)» (новый интерфейс);через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы» (старый интерфейс);через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники»;через журнал записи;через мобильное приложение YCLIENTS.

Базовые настройки выполнены, давайте разберемся как создавать групповое событие и записывать клиентаНастройки групповых событий и работа с ними доступна в видеоинструкциях или в статье по ссылке.

Первые шаги для настройки Журнала записи. Медицинские центры

Первые шаги для работы

Для того чтобы начать работу с журналом записи от YCLIENTS, необходимо выполнить всего пару шагов. Давайте разберем подробно каждый.

1. Добавьте услуги

Медицинские центры предоставляют большую разновидность услуг, независимо от специфики, процессы записи стандартны.

Оказывая услуги различных направлений вы должны собрать их в категории по схожему смыслу и в последующем детализировать, разберемся на примерах.

В системе YCLIENTS услуги объединяются в категории аналогичных услуг, чтобы вам и вашим клиентам было проще найти необходимую услугу.

1. Косметологическая клиника: услуги по косметологии/массажи/коррекция тела — это и есть ваши категории, далее вы уже детализируете по зонам или комплексам.

Пример: Аппаратная косметология: Чистка лица с косметикой HOLY LAND — 5000 рублей.

2. Медицинский центр или поликлиника: примерами категорий услуг могут быть консультации специалистов/анализы/узи.

Пример: Консультация специалистов: Невролог, первичная консультация — 3000 рублей.

Создание категории происходит в разделе «Настройки» > «Услуги» — через кнопки «Создать» > «Создать категорию» > «Сохранить».

При добавлении услуг заполняется базовая информация, более подробно о каждом пункте можно посмотреть в статье «Настройка и редактирование услуг».

2. Добавьте сотрудников

Сотрудник — это специалист, на которого осуществляется запись по перечню услуг.

Мы вносим например: врачей, косметологов, специалистов, кто будет оказывать услугу клиенту при записи.

Все дополнительные настройки по сотрудникам описаны в статье «Настройка сотрудников».

3. Закрепите за сотрудниками услуги и проставьте длительность

После настройки услуг и заполнения раздела «Сотрудники» назначьте сотрудников на выполнение услуг.

Назначить услуги сотрудникам можно двумя способами:

1. В разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники». Такой вариант удобнее использовать, если в компании много услуг и мало сотрудников, описание в статье по ссылке.

2. В разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги». Такой вариант удобнее использовать, если в компании мало услуг и много сотрудников, описание читайте в этой статье.

4. Установите график

Разберемся что такое график работы — это время, которое доступно вашему клиенту для записи. Предположим вы принимаете клиентов с 10:00 - 22:00, в таком случае это и является графиком работы специалистов. Да, возможно, что кто-то выходит раньше, а кто-то позже, это можно регулировать индивидуально по каждому специалисту. Обратите внимание, на 20:00 уже никто не сможет записаться, это конец рабочего дня.

График лучше формировать сразу на месяц вперед, чтобы ваши клиенты могли планировать свои записи заранее.

Назначить расписание сотрудникам можно несколькими способами:

через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы (new)» (новый интерфейс);через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «График работы» (старый интерфейс);через раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники»;через журнал записи;через мобильное приложение YCLIENTS.

Базовые настройки выполнены, давайте разберемся, как создавать запись

Настройки журнала и работа в нем доступна в формате видеоинструкции по ссылке или в статье.

При формировании записи по вашему клиенту, важно сохранить не только детали, а указать нюансы текущего приема, составить план лечения/обследования и детально заполнить его медицинскую карту.

В закрытии этих нюансов вам поможет медицинский функционал:

Медицинская карта;План лечения;Текущий прием.

Обращаем внимание: при заполнении медицинских документов или плана лечения, данные закрепляются за текущем визитом. При создании новой записи данные по прошлым назначениям не переходят в текущий день, поэтому вы можете перейти через историю посещений в день, когда вы сформировали медицинскую карту или описывали план лечения.

Внедрение: настройка групповых событий

Для того чтобы начать работу с групповой записью в YCLIENTS, предварительно необходимо:внести список сотрудников,создать групповые услуги (внести прайс услуг), и указать, какие услуги выполняют сотрудники, установить график работы сотрудников (расписание),создать групповые события в Журнале записи.

Дополнительные настройки для групповых событий:

В YCLIENTS доступна возможность автоматизировать проведение групповых онлайн-занятий при помощи отправки клиентам инструкций и ссылок на вебинары, для записавшихся можно настроить: дополнительные уведомления.Ресурсы — упрощают контроль инвентаря/помещений, дают возможность записаться на услугу только при наличии свободных ресурсов для ее оказания и просматривать альтернативное расписание.

как создать ресурсы,как закрепить ресурс за услугой,просмотр расписания по ресурсам.

Видеоурок: Работа с Журнале записи с групповыми событиями.

Внедрение: настройка ресурсов

Внедрение: настройка и установка онлайн-записи

После внесения первоначальных настроек можно открыть онлайн-запись для ваших клиентов:

Внедрение: складской учет [настройка]

Модуль Склад предназначен для ведения складского учета компании и работы со списанием расходных материалов при оказании услуг.

Чтобы начать работу со Складом, первым этапом необходимо выполнить следующие настройки:

Создайте категории товаров.Внесите список товаров в соответсвующие категории или загрузите через Excel (можете прислать файл для загрузки товарной номенклатуры нам. Ориентируйтесь на шаблон в нем указаны поля, которые мы можем загрузить в карточку товара).Создайте склады (при необходимости).

Чтобы автоматически учитывать расход материалов, изучите инструкцию по созданию технологических карт.

Видеоурок: Настройка Склада.

Внедрение: складской учет [работа с товарами]

Необходимые настройки по Складу успешно выполнены, разберем как правильно с ним работать:

1. После внесения номенклатуры товаров необходимо сделать приход товаров на склад.

2. Изучите инструкцию: как продавать, списывать или перемещать товары.

Дополнительно можно:

подключить штрих-сканер,печатать ценники,смотреть отчеты.

Видеоурок: Настройке и работа с модулем Склад.

Внедрение: финансовый учет и аналитика работы филиала

Чтобы вести финансовый учет в YCLIENTS

достаточно корректно работать в Журнале записи, но есть и дополнительные настройки:

работа с кассами: создать кассу, настройка и редактирование кассы, как оформить перевод из кассыстатьи платежей: статьи расходов и доходовработа с контрагентами: создание контрагентовфинансовые операции: создание нового платежанастройка комиссии за эквайринг и настройка нефискального чека.

Внедрение: настройка расчета зарплат

Расчет зарплат

чтобы настроить автоматический расчет зарплат, сделайте несколько шагов:

Внедрение: программа лояльности

Программа лояльности помогает эффективно работать с клиентской базой:

Внедрение: абонементы, сертификаты и счета клиента (депозиты). Виджет онлайн-продажи

Сертификаты:

первым шагом нужно создать типы сертификатов;далее можно оформлять продажу сертификатов;использование сертификата при оплате визита;отчетность по сертификатам.

Абонементы:

первым шагом нужно создать типы абонементов;далее можно оформлять продажу абонементов;использование абонемента при оплате визита;отчетность по абонементам;дополнительные возможности абонементов: заморозка, автоактивация, автоматическое списание с абонемента, уведомления, архивация типов абонементов.

Дополнительно можно настроить онлайн-продажу абонементов и сертификатов. Для этого необходимо подключить сервис по приему платежей:

настройка виджета онлайн-продажи через ЮKassa;настройка виджета онлайн-продажи через "Обработку заказов".

Счета клиентов (депозит):

прочтите инструкцию и узнайте, как настроить и использовать счета клиентов.

Видеоурок: Настройка абонементов, сертификатов, открытие счета клиента.

Видеоурок: Другие способы оплаты визита.

Внедрение: абонементы [настройка и применение]

Запустите продажу абонементов уже сейчас, они помогут увеличить доход вашего бизнеса и избавить от ошибок в учете.

первым шагом нужно создать типы абонементовдалее можно оформлять продажу абонементов;использование абонемента при оплате визитаотчетность по абонементам;

Дополнительные возможности абонементов:

Внедрение: сертификаты и счета клиентов [настройка и применение]

Сертификаты:

первым шагом нужно создать типы сертификатов;далее можно оформлять продажу сертификатов;использование сертификата при оплате визита;отчетность по сертификатам.

Дополнительно можно настроить онлайн-продажу сертификатов. Для этого необходимо подключить сервис по приему платежей:

настройка виджета онлайн-продажи через ЮKassa;настройка виджета онлайн-продажи через "Обработку заказов".

Счета клиентов (депозит):

прочтите инструкцию и узнайте, как настроить и использовать счета клиентов.

Видеоурок: Настройка абонементов, сертификатов, открытие счета клиента.

Видеоурок: Другие способы оплаты визита.

Внедрение: онлайн-платежи [подключение]

В YCLIENTS есть возможность принимать платежи от клиентов в режими онлайн:

за услуги в виджете онлайн-записи,за визит клиента при оплате по ссылке,за сертификаты и абонементы в виджете продаж,за визит клиента через систему быстрых платежей (СБП).

Для подключения онлайн-платежей, необходимо:

выбрать провайдера: ЮKassa или Тинькофф ,за