Как подключить Google Календарь сотруднику

Оглавление:

1. Подключение календаря.
2. Какие данные передаются в Google Календарь.
3. Отключение календаря. 
4. Синхронизация расписания всех сотрудников в один календарь.

Синхронизация с Google Календарем позволяет автоматически дублировать записи сотрудников из YCLIENTS в Google Календарь. Можно подключить синхронизацию записей для определенного сотрудника или нескольких сотрудников в один календарь. 

Важно

 Синхронизация осуществляется из YCLIENTS в Google Календарь, но не наоборот.

Подключение календаря

1. Перейдите в раздел «Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники», нажмите на имя сотрудника и перейдите на вкладку «Настройки».

2. В блоке «Внедрение» нажмите кнопку «Войти через Google». 

3. В открывшемся новом окне браузера авторизуйтесь в аккаунте Google и разрешите передачу данных. 

После подключения календаря все записи автоматически будут загружаться Google Календарь.

4. Если включить опцию «Выгружать данные клиентов в Google», то при записи в календарь Google будут попадать данные клиента. Если эта функция выключена, то в календарь попадет только имя.

Какие данные передаются в Google Календарь

После включения и настройки синхронизации в Google Календарь будут попадать записи сотрудника или нескольких сотрудников, в зависимости от настроек (как подключить синхронизацию расписания всех сотрудников в один календарь, читайте далее в этой статье). 

В записи Google Календаря отображаются следующие данные: 

• Название услуги.
• Дата и время записи. 
• Адрес филиала — указанный в настройках филиала. 
• Данные клиента — имя или имя, номер телефона и email.
  Если при настройке синхронизации не была включена опция «Выгружать данные клиентов в Google», то в календаре будет отображаться только имя клиента. Если опция включена, то будет отображаться имя, номер телефона и email клиента (если он указан). 
  Также синхронизация работает только для поля «Имя» клиента, если в филиале включено отображение фамилии и отчества, в Google Календарь они не попадут. 
• Комментарий к записи — комментарий к индивидуальной записи (комментарии из карточки клиента в Google Календаре не отображаются). 
• Сотрудник. 
• Кем была создана запись. 

Другие данные записи, например, ресурс, дополнительные поля, категории и т. д. в Google Календаре при синхронизации не отображаются. 

Пример одной и той же записи в Google Календаре и в YCLIENTS: 

Отключение календаря

1. Перейдите в раздел «Настройки > блок Настройки записи > Сотрудники», выберите сотрудника и перейдите на вкладку «Настройки».

2. В пункте «Внедрение» нажмите кнопку «Отключить синхронизацию».

Синхронизация расписания всех сотрудников в один календарь

1. Добавьте один и тот же календарь всем сотрудникам, например, на вашу учетную запись Google.

2. Для того чтобы каждый сотрудник получил доступ к информации по своим записям в Google Календаре, выберите календарь сотрудника и нажмите кнопку с тремя точками. В выпадающем меню выберите пункт «Настройки и общий доступ».

3. В разделе «Открыть доступ пользователям или группам» нажмите кнопку «Добавить пользователей или группы», укажите адрес электронной почты сотрудника и настройте права на просмотр и/или изменения календаря, нажмите кнопку «Отправить». Пользователь появится в общем списке. Вы можете настроить нужные права доступа как на этапе добавления пользователя в календарь, так и после добавления в этом же разделе. 

4. В настройках проверьте часовой пояс календаря. Он должен соответствовать часовому поясу того города, где находится ваша компания.